如何改進(jìn)高校檔案管理工作

楊陽 關(guān)英慧

摘要：社會在不斷發(fā)展與進(jìn)步，高校的日常管理工作也應(yīng)與時俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)管理方式的不斷改進(jìn)。檔案管理是高校管理工作的重要內(nèi)容，其管理狀況的好壞直接反應(yīng)了高校管理水平的高低。近年來，隨著高校體制不斷發(fā)生改革，檔案管理工作也面臨著相當(dāng)大的考驗(yàn)，工作內(nèi)容也愈發(fā)復(fù)雜，基于此種現(xiàn)狀，本文將結(jié)合當(dāng)前高校檔案管理工作現(xiàn)狀問題展開探討，提出改進(jìn)高校檔案管理工作的具體建議。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理工作;改進(jìn)

眾所周知，各大高校是我國人才培養(yǎng)的主要陣地，而高校檔案能夠清晰、準(zhǔn)確地記錄學(xué)校的變革與發(fā)展歷程，其將教育、科研、管理集中為一體，是高校行政工作的重要組成部分，同時更是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。由此可見，檔案管理工作是高校實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)辦學(xué)的必要條件之一，除了能夠衡量高校的管理水平之外，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的改革與不斷進(jìn)步也是相關(guān)檔案管理工作人員的重要工作內(nèi)容與方向[1]。因此，需結(jié)合當(dāng)前高校檔案管理工作的現(xiàn)狀和問題進(jìn)行科學(xué)分析，謀求改進(jìn)的方法。

一、當(dāng)前高校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）管理制度問題

目前，我國高校檔案管理工作受多方面因素的限制無法順利展開，如高校經(jīng)費(fèi)投入、師資水平等原因?qū)е赂咝n案管理工作開展并不順利，呈現(xiàn)檔案管理混亂的局面。究其原因在于高校檔案管理制度存在問題，如檔案目錄建立不完善，不便于后期的檔案查找等工作的進(jìn)行。

（二）管理人員問題

新時期，雖然高校不斷謀求著自身的發(fā)展，對人才素養(yǎng)的要求也逐步提升，但在實(shí)際工作中，高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和素養(yǎng)仍存在諸多問題。如無法適應(yīng)新時期網(wǎng)絡(luò)時代給高校檔案管理人員提出的挑戰(zhàn)，檔案管理人員信息管理能力較低。另一方面，由于學(xué)校管理人員在思想上認(rèn)為高校檔案管理工作不重要，因此，檔案管理工作者的工作動機(jī)不強(qiáng)，在同一工作崗位上很難做出工作的創(chuàng)新，易產(chǎn)生倦怠之感。

（三）管理設(shè)施問題

當(dāng)前高校檔案管理的方式過于傳統(tǒng)，尤其在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，檔案管理工作并未及時運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)來輔助其工作，致使高校檔案管理工作效率低下。此外，高校在檔案管理方面沒有投入相應(yīng)的資金，導(dǎo)致高校檔案管理工作整體落后。

（四）領(lǐng)導(dǎo)層問題

高校領(lǐng)導(dǎo)層將更多的時間和精力投入到學(xué)校建設(shè)和發(fā)展等方面，對于檔案管理工作存在一定的忽視。如不能及時、有效監(jiān)督高校檔案管理工作的實(shí)際進(jìn)展情況，那么，高校檔案管理即使出現(xiàn)問題也不能及時被發(fā)現(xiàn)并找到相應(yīng)的解決對策。

（五）檔案利用率問題

檔案管理工作之所以存在，主要原因在于通過檔案信息能夠服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展，包括為教學(xué)、科研等多個方面提供可參考的有價值信息。但在實(shí)際的檔案利用方面，由于人員意識以及檔案管理模式等多方面的因素致使高校檔案實(shí)際利用率偏低，沒有發(fā)揮檔案管理的真正作用[2]。

二、改進(jìn)高校檔案管理工作的建議

（一）不斷健全檔案管理制度

根據(jù)國家相關(guān)部門的明確指示，高校檔案管理工作要不斷健全管理制度，明確檔案管理工作人員的職責(zé)，充分發(fā)揮高校檔案管理工作的實(shí)際效益，為高校的良好發(fā)展服務(wù)。在檔案管理制度健全方面，應(yīng)從檔案收集之初就明確制度細(xì)則，包括檔案的收集、歸檔、保管以及后續(xù)的利用、保密工作等的細(xì)化。要明確高校檔案管理制度是必須納入高校管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，將其作為相關(guān)管理工作者工作考評的重要標(biāo)準(zhǔn)。在健全高校檔案管理工作時，領(lǐng)導(dǎo)層要提高重視程度、員工層要加強(qiáng)業(yè)務(wù)素養(yǎng)，在人力、物力、時間等方面都要做到科學(xué)、有目的、有意義地投入，從而使檔案管理工作開展得更加有效。

（二）提升管理人員水平

改進(jìn)高校檔案管理工作，還要從檔案管理工作人員入手，全面提升檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提升其業(yè)務(wù)素養(yǎng)和綜合能力，使高校的檔案管理工作人員能夠適應(yīng)新時代發(fā)展下對其提出的高標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)要求。首先要提高高校檔案管理工作人員的政治素養(yǎng)，使其能夠站在學(xué)校發(fā)展的角度反思自身的工作，提高對自己的要求，明確自身肩負(fù)的責(zé)任和使命，認(rèn)真對待本職工作。學(xué)校要為高校檔案管理工作人員提供更多的學(xué)習(xí)和提升自我的機(jī)會，全面提升其業(yè)務(wù)素養(yǎng)和綜合能力。另外，要引進(jìn)業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、思想先進(jìn)和創(chuàng)新能力強(qiáng)的人員，為高校檔案管理工作注入新鮮的血液。同時要明確獎懲制度，給予高校檔案管理工作人員充分的工作動力和信心的同時，使其能夠在工作中時常警醒自己，認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)對待本職工作。

（三）加強(qiáng)管理設(shè)施建設(shè)

現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展應(yīng)給予高校檔案管理工作新的啟示，前文提到當(dāng)前高校檔案管理工作形式落后，方法傳統(tǒng)，如果能加強(qiáng)高校檔案管理設(shè)施的建設(shè)，無疑對于高校檔案管理工作的改進(jìn)將起到一定的促進(jìn)作用。如充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)將原本以紙質(zhì)為檔案記載的形式轉(zhuǎn)變?yōu)楣獗P等記錄的形式，不但能夠大大增加檔案存儲的空間，還能減少資源的浪費(fèi)，同時便于檔案查閱和數(shù)字化管理。檔案管理工作人員能夠?qū)⒏嗟臅r間和精力投入到檔案管理的其他工作方面，實(shí)現(xiàn)人力資源的有效協(xié)調(diào)和利用。另外，檔案管理通過信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)信息化和數(shù)字化，還有利于檔案資源的共享，有效提升了資源的利用率，發(fā)揮資源的最大效用。

綜上所述，高校在謀求自身不斷發(fā)展的同時要充分思考當(dāng)前檔案管理工作的情況，客觀分析檔案管理現(xiàn)狀，謀求科學(xué)、有效的方法改進(jìn)檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案管理工作的智能作用，將檔案管理工作落到實(shí)處，從而為高校的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

參考文獻(xiàn)：

[1]范曉燕，閆琳，牛艷莉.高校檔案管理工作信息化建設(shè)探析[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2017 （12）：17.

[2]金愛新.高校檔案管理工作中存在的問題與對策分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017 （9）：104.