淺談城建檔案利用服務問題及其對策

王萃 王二瑋

摘要：城建檔案利用服務問題是城市建設中檔案管理的重要問題，通過對城建檔案用戶需求的調查分析，比對現(xiàn)實城建檔案利用服務工作中存在的問題，提出搞好利用服務工作的對策，是促進城建檔案管理工作更好發(fā)展的重要路徑。本文旨在通過對城建檔案利用服務問題的分析研究，找出相應的解決方法以便更好地完成城建檔案利用服務工作。

關鍵詞：城建檔案；利用服務；問題；對策

隨著現(xiàn)代社會的不斷發(fā)展，公民法律、民主意識不斷增強，城建檔案的價值和作用越來越引起社會的廣泛關注，需要提供城建檔案利用服務的呼聲和要求也越來越高。然而，城建檔案的利用服務現(xiàn)狀卻不容樂觀。城建檔案利用服務環(huán)節(jié)相對滯后，根本無法滿足現(xiàn)實的需求。

一、城建檔案利用服務工作存在的主要問題

（一）城建檔案服務意識不強

要做好城建檔案利用服務工作，必須要有良好的城建檔案服務意識。事實上，城建檔案管理機構一直處于半封閉狀態(tài)，城建檔案作為城市規(guī)劃、建設和管理的組成部分，極少與其他部門和社會互動，在與城建檔案用戶的溝通方面還存在不少問題，缺乏調研和引導需求的規(guī)劃和策略，服務意識上仍然有欠缺，提供利用服務也存在一定的缺陷。隨著城建檔案工作重要性的日益凸顯，城建檔案工作在管理方面尤其是現(xiàn)代化管理方面取得了長足的進步。然而長期以來，城建檔案工作的服務意識一直沒有跟進。要想改變這種狀況，城建檔案管理機構需要轉變思想觀念，用長遠發(fā)展的眼光來看待城建檔案利用服務問題。

（二）城建檔案管理機構庫藏結構不夠合理

縱觀全國各地城建檔案管理機構，庫藏檔案多以建筑檔案為主，真正與人民群眾密切相關，貼近百姓需求的城建檔案并不多，城建檔案來源的單一性決定了館藏檔案并不能全面客觀地反映新時期城市建設的全貌。在城建檔案的門類上，房地產開發(fā)商移交的檔案居多，而城市基礎設施和地下管線等重要檔案卻數(shù)量較少。

（三）城建檔案資源分散保存不能實現(xiàn)共享

一方面，城市規(guī)劃、建設、能源、交通等部門“各自為政”，分別管理本部門形成的城建檔案，拒絕向當?shù)爻墙n案管理機構移交檔案，造成各級城建檔案管理機構普遍存在庫藏結構單一現(xiàn)象；另一方面，有些部門受利益驅使，不愿意將重要的專業(yè)檔案向城建檔案管理機構移交。這樣以來，城市城建檔案信息資源呈現(xiàn)出分散保存的態(tài)勢，勢必影響城建檔案服務利用工作的開展。

（四）城建檔案信息化建設舉步維艱

隨著信息社會的到來，傳統(tǒng)的城建檔案管理模式面臨著越來越嚴峻的挑戰(zhàn)，為順應時代潮流，提高城建檔案利用服務水平，城建檔案管理機構應積極將現(xiàn)代信息技術與城建檔案管理技術和方法結合起來，搞好城建檔案信息化建設，為城建檔案資源共享和高效快捷提供利用服務打好基礎。然而實際上，在城建檔案信息化建設方面，往往表現(xiàn)為思想認識不夠重視，資金與信息化人才上都存在著不可忽視的問題。

二、改進城建檔案利用服務工作對策分析

（一）加強宣傳，引導城建檔案需求

按照管理經濟學的理論，需求是需要引導的。同樣，城建檔案需求也需要引導。原國家檔案局局長毛福民指出：“檔案工作的目的是服務于社會，應當通過檔案宣傳促使公眾學會善于利用檔案。有意識地吸引公眾利用檔案，培養(yǎng)公眾善于利用檔案的好習慣，是檔案工作實現(xiàn)服務社會目的的必要前提之一。”由于歷史原因，很多城建檔案館的設立常在規(guī)劃或建設部門的駐地內，很多普通百姓甚或公職人員不知道還有城建檔案館，不知道城建檔案館在哪里，也根本不知道哪些事情需要到城建檔案館去查閱、利用，更不清楚城建檔案館對自己能起到什么作用。很多人對可以利用的城建檔案一無所知，對具體內容更不知曉。因此，應加強宣傳，不斷引發(fā)公眾對利用城建檔案的興趣，引導公眾利用城建檔案解決問題。

（二）對城建檔案資源進行有效整合

這里所說的城建檔案資源的整合，不單指一般意義上的城建檔案接收，更重要的是指對城市城建檔案信息資源的有效配置。對城建檔案信息資源進行整合就是要突破其來源的限制，充分集聚各種城建檔案信息資源，最終實現(xiàn)城市范圍內城建檔案信息資源的高度集中要求。城建檔案館作為一座城市永久保管城建檔案的基地，要最大限度地集聚城市城建檔案信息資源，為拓展社會服務功能存儲充足的能量。因此，有必要建立以城市城建檔案館為基地的城建檔案目錄中心，建立包括各有關部門在內的城市城建檔案目錄中心，對城市城建檔案資源實行集中信息管理，緩解城建檔案實體“各自為政管理”與社會利用之間的矛盾，為依法監(jiān)控國家城建檔案資源的流向與有效整合城建檔案資源提供必要的條件。

（三）加強城建檔案隊伍人才建設

人才問題是關系城建檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵問題。新形勢對城建檔案工作提出了更高的要求。一方面，經濟、社會的快速發(fā)展對城建檔案的需求量越來越大，對城建檔案開發(fā)的要求越來越高；另一方面，信息化的發(fā)展對提升城建檔案利用服務水平和效率越來越緊迫。如何發(fā)揮城建檔案優(yōu)勢，努力為社會提供服務，是城建檔案工作者義不容辭的責任。要適應新形勢，順應時代發(fā)展潮流，提高城建檔案利用服務水平，必須造就一支高素質的城建檔案人才隊伍。這就要求城建檔案工作人員在政治素養(yǎng)、文化知識、專業(yè)水平和操作技能方面都要加強提升。因此，城建檔案管理機構應積極采取措施，落實好人才培養(yǎng)教育的各項任務，進一步抓好繼續(xù)教育工作，采取多種形式，使城建檔案人員的專業(yè)技能和理論水平不斷得到補充和拓展，為進一步搞好城建檔案提供利用服務工作打好基礎。

三、結語

城建檔案是城市規(guī)劃、建設及其管理工作的真實記錄，是城市建設和發(fā)展的重要依據(jù)。多年來的實踐證明，城建檔案在城市規(guī)劃、設計、施工、維護以及解決征地、拆遷糾紛和公民維權等方面起到了舉足輕重的作用，很大程度上促進了城市經濟、社會穩(wěn)步協(xié)調發(fā)展。長期以來城建檔案工作的服務意識一直沒有跟進。要想改變這種狀況，城建檔案管理機構需要轉變思想觀念，用長遠發(fā)展的眼光來看待并切實改革解決城建檔案利用服務中存在的問題。

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