重點項目工程檔案的管理方法探析

朱永進(jìn) 朱涌铚

摘要：本文通過分析重點項目工程建設(shè)過程中項目檔案管理工作存在的管理粗放、人才缺乏、制度不健全、設(shè)備滯后等問題，針對性的提出加強重點工程項目檔案管理的一些策略，通過加強管理、健全制度、培養(yǎng)人才、提高檔案管理信息化水平等方面，提高目前項目工程的檔案管理工作水平，以促進(jìn)工程項目檔案管理工作的健康發(fā)展，保障重點項目工程的順利實施。

關(guān)鍵詞：重點項目，工程檔案，管理，方法

隨著目前基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的不斷推進(jìn)，大項目大工程作為關(guān)系國計民生的重點項目工程，數(shù)量在不斷增多。項目檔案管理工作貫穿于項目建設(shè)實施的全過程，對于項目的工程進(jìn)度和質(zhì)量控制起著非常重要的作用，是重點工程項目持續(xù)健康開展的重要保障。

然而，目前的工程項目檔案管理工作，由于粗放式管理存在很多的問題，及時發(fā)現(xiàn)工程項目檔案管理中存在的不足，并提出有針對性的解決方案，對保障重點工程項目的實施，促進(jìn)重點工程項目的健康有序開展，意義重大。

一、重點項目工程檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

隨著工程項目的不斷推進(jìn)，各項目建設(shè)實施單位對工程檔案管理工作的重視程度逐漸增加，也逐漸意識到了目前工程項目建設(shè)實施過程中檔案管理工作存在的不足。但是，由于工程項目檔案管理長期處于粗放式的管理模式下，檔案缺失、專職檔案管理人才的缺乏、工程檔案管理制度不健全以及檔案管理設(shè)備落后等問題依然存在，嚴(yán)重制約了工程檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化發(fā)展。

（一）項目工程檔案不全，甚至缺失。

在項目工程的實施階段，項目的施工任務(wù)比較重，一些項目建設(shè)單位存在有重實施輕檔案的思想，造成項目在項目建設(shè)的準(zhǔn)備、調(diào)研、勘察階段，項目資料整理不被重視，出現(xiàn)項目資料填寫不嚴(yán)謹(jǐn)、不全面、不規(guī)范、不準(zhǔn)確等現(xiàn)象；在項目實施完成即將驗收的階段，為了保障項目的順利驗收，而對項目資料進(jìn)行突擊式補充，一些項目中期檢查及會議資料在這個階段才得以完善，這種工程實施與檔案資料管理不同步的情況比比皆是，為項目檔案管理工作造成了極大隱患。

（二）專職檔案管理人員缺乏。

重點項目工程屬于關(guān)系國計民生的大項目大工程，對專業(yè)程度要求比較高。因此在進(jìn)行工程檔案的整理及管理中，首先要熟悉對整個項目的關(guān)鍵技術(shù)、實施進(jìn)度和施工要求，其次，要能夠?qū)椖康膱D紙、實施路線、技術(shù)指標(biāo)以及其他資料進(jìn)行填寫、分類、整理和歸檔。但目前大多數(shù)項目工程的檔案管理人員，都不是專業(yè)技術(shù)出身，對工程技術(shù)和檔案管理知識比較欠缺，不能真正滿足重點工程項目檔案管理工作要求。

（三）檔案管理制度不健全。

檔案管理制度是檔案管理工作有序開展的依據(jù)和保障。目前，大多數(shù)企業(yè)的檔案管理制度不健全，甚至有的企業(yè)缺乏相應(yīng)的檔案管理制度，再加上重點項目工程項目周期長、資料分散、參與人員多，造成了檔案管理從收集、整理、組卷、歸檔、保管、借閱、銷毀、保密等各個環(huán)節(jié)無章可循，檔案管理工作隨意性比較大。

（四）檔案管理設(shè)備設(shè)施落后

由于工程項目管理人員對檔案管理重視不夠，造成企業(yè)對檔案管理的投入不夠，這一方面是由于檔案管理設(shè)備設(shè)施價格高昂，管理者認(rèn)為沒有必要大力投入，另一方面，是管理者對檔案管理信息化程度帶來的優(yōu)勢認(rèn)識不足，最終導(dǎo)致了檔案設(shè)備設(shè)施陳舊，信息化不足。

二、提高重點項目工程檔案管理水平的方法

針對以上分析的項目工程建設(shè)單位項目檔案管理的不足，提出加強管理、健全制度、培養(yǎng)人才、提高設(shè)備智能化水平等加強工程項目檔案管理策略，以提高工程項目的檔案管理水平。

（一）加強工程項目溝通及檔案管理。

工程項目的實施周期長、參與人員多，相應(yīng)的檔案工作管理也比較復(fù)雜，為了保證檔案管理工作的質(zhì)量，在項目工程建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)加強管理對各參與人員的管理，建立一個良好的溝通機制，一方面是加強檔案管理人員與項目實施人員的溝通，另一方面還要加強各參建單位的溝通，以保障項目資料的及時整理和移交。另外，為了提高檔案建設(shè)管理水平，還要加強對項目實施各階段的管理，確保項目實施與檔案資料的整理同步進(jìn)行，在項目建設(shè)的準(zhǔn)備、調(diào)研、勘察、施工、質(zhì)檢、驗收等全過程，進(jìn)行相應(yīng)項目資料的收集、整理、歸檔。

（二）完善工程項目檔案制度建設(shè)

為了提高工程項目檔案管理水平，項目工程相關(guān)單位應(yīng)健全檔案管理制度建設(shè)，將檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。制定完善的檔案管理制度，必須從檔案收集、整理、組卷、歸檔、保管、借閱、銷毀、保密等各個環(huán)節(jié)出發(fā)，在各個環(huán)節(jié)中貫穿檔案管理工作，落實檔案管理制度。同時，最好將將檔案管理制度納入崗位責(zé)任制度中，加強檔案管理工作人員的責(zé)任意識，從檔案建設(shè)的源頭加強管理。另外，項目建設(shè)單位還應(yīng)加強檔案管理跟蹤指導(dǎo)工作，根據(jù)項目工程計劃內(nèi)容，制定一套跟蹤指導(dǎo)計劃，在項目檔案管理的全過程進(jìn)行質(zhì)量把控，給予整改意見，提高檔案資料的整理及管理水平。

（三）提高工程項目檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

工程檔案的建設(shè)、管理過程，對相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平要求比較高。這就要求項目工程相關(guān)單位，嚴(yán)格挑選具有相關(guān)檔案管理工作經(jīng)驗、并且工作認(rèn)真、負(fù)責(zé)的人員進(jìn)行項目檔案資料的整理及管理工作。另外，項目工程相關(guān)單位還要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過培訓(xùn)加強檔案管理人員的責(zé)任意識，提高其業(yè)務(wù)水平。除此以外，項目工程相關(guān)單位還可以通過設(shè)置虛擬的檔案管理環(huán)境，進(jìn)行工作演練，通過總結(jié)不斷提高工作技能，提高檔案管理水平。

（四）提高檔案管理設(shè)備的智能化信息化水平

隨著社會信息化水平的提高，項目工程的檔案管理工作，也應(yīng)當(dāng)緊跟時代潮流，實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化。為此，項目工程相關(guān)單位可以引用專家數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)及終端裝置，將繁雜無章的項目檔案資料進(jìn)行歸類整理，不僅方便了項目檔案資料的存儲、調(diào)用，還可以讓項目工程的參與人員清晰的了解到項目實施情況及進(jìn)度，進(jìn)而提高了工程項目的管理水平。

三、小結(jié)

本文針對工程項目檔案管理工作中面臨的資料缺失、人才缺乏、制度不健全、設(shè)備滯后等問題，提出了提高工程項目檔案管理水平的方法，通過加強管理、健全制度、培養(yǎng)人才、提高檔案管理信息化水平等方面，提高目前項目工程的檔案管理工作水平，以促進(jìn)工程項目檔案管理工作的健康發(fā)展，保障重點項目工程的順利實施。