信息化條件下如何做好城建檔案的開發(fā)利用思路

高延軍 郭彪鑫

摘要：科技不斷發(fā)展，信息化也在高速發(fā)展中，在各個領域中都得到了廣泛的應用，城建檔案中也應用了信息化，這對檔案的生成以及管理方式都具有重要影響，讓它們發(fā)生了很大的變化，這對城建檔案管理工作來說是機遇也是挑戰(zhàn)，本文分析了信息化條件下如何做好城建檔案的開發(fā)利用思路。

關鍵詞：信息化條件；城建檔案；開發(fā)利用；思路

當前是信息時代，科技不斷發(fā)展，城建檔案信息以及載體類型也不斷增加，城建檔案以及其工作涉及的范圍不斷擴大，其重要性也不斷提升。在城建檔案管理工作中應用信息化，可以有效提高管理效果，改變了以往的生成及管理方式，讓工作效率提升，因此，在信息化背景下，需要采取有效的措施，加強城建檔案開發(fā)及利用水平，充分發(fā)揮出檔案的價值。

1、信息化條件下城建檔案開發(fā)利用中存在的問題

1.1城建檔案信息技術還需要提升

我國的城建檔案發(fā)展和國外先進國家相比還較為不足，對于相關的技術以及軟件的研發(fā)方面還是較為薄弱，科技水平較低，當前城建檔案的軟件并沒有統(tǒng)一，每個地方的城建檔案館應用的軟件都不一致，這是因為在系統(tǒng)軟件以及計算機型號上的差別，最終使得信息無法實現(xiàn)共享以及互用，檔案主管部門還缺乏一個計算機軟件管理系統(tǒng)，因此，無法進行數據交換[1]。城市建設在高速的發(fā)展中，當前很多歸檔城建工程文件都不是紙質的，很多圖紙以及資料都是以光盤、磁盤等方式儲存的。另外，網絡的不斷發(fā)展，風險也是其中一個特征，信息軟件在對風險進行防范的功能上還較為不足，在整理、分類以及著錄等方面還不夠科學和統(tǒng)一，這些都讓應用軟件受到限制，無法全面的滿足現(xiàn)實需求?？梢钥闯龀墙n案信息化技術較為滯后，這也讓檔案信息發(fā)展受到了限制，對于編研都具有不利影響，嚴重阻礙了城建檔案信息數字化以及信息化的發(fā)展。

1.2城建檔案信息化建設資金缺乏

要想讓城建檔案信息實現(xiàn)數字化以及信息化，就需要通過各種設備來實現(xiàn)，包括輸入輸出、存儲設備、計算機等，這些都需要有充足的資金，然而實際情況是這些費用一般都要高出城建檔案部門可以承擔的資金范圍，且一些地方不注重檔案信息化建設，在這方面的資金投入不足，資金無法及時的到位，這些都對檔案信息化建設造成了消極影響，發(fā)展速度緩慢。

1.3城建檔案信息資源管理規(guī)范性不夠

城建檔案要想有效的開展信息化建設，首先就需要注重管理工作，且需要實現(xiàn)標準化以及規(guī)范化，然而實際情況是，在檔案信息管理上還有問題，比如，在保管聲像檔案工作中，很多檔案館中普遍都存在一個問題就是不夠注重那些處理過的數字化文件，使得電子文件受到環(huán)境影響，如溫度、空氣等，讓文件受到損壞。城建檔案雖然在信息化上得到了一定的發(fā)展，然而信息化檔案通常被放在那里沒有得到應用，和網絡之間沒有實現(xiàn)對接，使得其沒有變成更加完善的城建檔案信息產品，沒有充分發(fā)揮出其作用，這些信息化檔案沒有實現(xiàn)共享和交流。還有一些地區(qū)不注重城建檔案信息化建設工作，對于一些可以轉變?yōu)閿底只馁Y料并沒有及時的進行處理，在城建檔案管理方面還缺乏健全的制度以及法律等。上面這些都是城建檔案管理中存在的問題和不足，都限制了其信息化建設。

2、信息化條件下如何做好城建檔案的開發(fā)利用思路

2.1變被動為主動，積極創(chuàng)造條件為各方面提供服務

城建檔案的開發(fā)以及管理工作最終就是要對其進行利用，利用的效率越高，越可以發(fā)揮出其價值和效果，人們對其也會更加看重，這對檔案資源開發(fā)利用具有積極影響[2]。所以，檔案管理人員需要改變傳統(tǒng)思想，積極的創(chuàng)造條件，改變以往被動提供服務的方式轉變?yōu)橹鲃印．斍?，工作者需要加快轉型的速度，不能停留在對原始檔案進行開發(fā)，還需要對綜合整理好的檔案信息進行加工，讓其能夠變成一種“產品”，進而更好的為社會提供服務。

2.2 要加快信息化、數字化進程

城建檔案管理工作中，需要以現(xiàn)代化管理作為基礎，圍繞城建檔案館，以其相關專業(yè)部門作為分中心，構建信息網絡，這對城市現(xiàn)代化建設也具有積極作用，可以給各級領導的決策提供有效依據，提高決策的科學性和有效性，給各種信息提供服務，這能夠有效的加強城建檔案發(fā)展，通過信息網絡系統(tǒng)的建設以及應用，可以讓檔案得到更多的利用，通過網上渠道對檔案進行收集可以極大節(jié)省時間，縮短資料歸檔的時間，讓工程竣工檔案可以更好的進行歸檔，保證檔案資料的準確性[3]。工程檔案資料是動態(tài)化的，及時的將它們進行歸檔，能夠確保檔案的正確性以及時效性，可以給檔案的利用奠定良好的基礎。專家也可以利用網絡開展檔案鑒定工作，將沒有用的檔案信息剔除掉，確保檔案的質量

2.3分析和掌握利用者的心理，為城建檔案利用工作奠定基礎

城建檔案管理工作是為檔案的利用工作提供基礎和服務的，是為了給社會提供服務。要加強對檔案的利用效率和效果，不能單靠檔案人員，所以，在努力工作之余，還需要盡量了解檔案利用者的心理，這樣能夠促進檔案利用工作發(fā)展[4]。要是檔案人員不清楚利用者的情況，尤其是他們的心理情況，那么就會限制檔案利用工作開展。而利用者心理情況就是其在對檔案進行利用的整個過程中出現(xiàn)的心理體現(xiàn)，如意志、情感，且這些心理狀態(tài)并非是一成不變的，而是跟隨時間、時間、人的不同而產生相應的變化，這一過程較為復雜。因此，檔案管理人員要想全面有效的掌握利用者的心理需求，就需要更加深入、詳細的進行調查和了解，結合不同利用者的心理情況，為他們提供相應的服務，滿足利用者各種需求，促進城建檔案利用工作的開展。

結束語

綜上所述，城建檔案的開發(fā)以及管理工作最終就是要為了城建檔案的利用工作服務，因此，在檔案管理的各個環(huán)節(jié)中也需要體現(xiàn)出這一思想，提升檔案管理水平，為檔案的利用奠定良好的基礎，充分發(fā)揮出城建檔案的價值，更好的給社會提供服務。

參考文獻：

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[3]龍飛斐.夯實城建檔案信息化基礎 為數字城市建設保駕護航[J].城建檔案.2015（5）

[4]劉紅建.信息化條件下城建檔案管理工作的創(chuàng)新對策[J].辦公室業(yè)務.2016（3）