信息化建設(shè)在城建檔案管理中的作用研究

申秀玲 孫繼超

摘要：針對(duì)城建檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)內(nèi)容，做了簡(jiǎn)單的論述。提升城建檔案管理工作的信息化水平，對(duì)提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，有著積極的作用。現(xiàn)結(jié)合城建檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)城建檔案管理信息化建設(shè)工作策略。

關(guān)鍵詞：城建檔案管理；信息化建設(shè)；工作效率

城建檔案是城市規(guī)劃建設(shè)管理以及城市公共安全管理工作的基礎(chǔ)信息資源。隨著新型智慧城市的發(fā)展，加之城建檔案管理工作改革，使得如何完善城建檔案管理功能，強(qiáng)化城建檔案和公共安全管理的有效對(duì)接，成為行業(yè)人員研究的重點(diǎn)。信息化建設(shè)無疑是提高城建檔案管理水平的最好出路，也是城市公共安全工作的著眼點(diǎn)。

1 信息化建設(shè)在城建檔案管理中的作用

1.1 提高工作效率

信息化建設(shè)，在城建檔案管理工作中，發(fā)揮著重要的作用，能夠簡(jiǎn)化辦事流程，提高行政工作效率。在城建工程竣工驗(yàn)收前，需要進(jìn)行建設(shè)工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。從驗(yàn)收工作實(shí)際來說，工程項(xiàng)目數(shù)量多，專項(xiàng)驗(yàn)收的辦理，需要花費(fèi)一定的時(shí)間，并且極易使得建設(shè)工程檔案驗(yàn)收形式化。而信息化建設(shè)的開展，開辟網(wǎng)上城建工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收渠道。建設(shè)單位可以結(jié)合項(xiàng)目的實(shí)際情況，安排檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作。經(jīng)過驗(yàn)收后，在網(wǎng)上按照要求，提交相關(guān)材料后，能夠快速獲得備案回執(zhí)。不僅簡(jiǎn)化了行政工作流程，而且能夠保證工作的質(zhì)量。城建檔案館接收工程方案時(shí)，會(huì)進(jìn)行真實(shí)性以及準(zhǔn)確性的審核工作，對(duì)文件簽署問題，比如代簽名等在，提出整改要求。將城建檔案移交進(jìn)館工作，轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上申報(bào)、現(xiàn)場(chǎng)審核、限期移交，優(yōu)化為網(wǎng)上受理和現(xiàn)場(chǎng)移交，可以減少申請(qǐng)人到現(xiàn)場(chǎng)的次數(shù)，提高當(dāng)場(chǎng)接受率。

1.2 提升檔案服務(wù)水平

信息化建設(shè)，構(gòu)建城建檔案管理信息化系統(tǒng)，能夠提升方案服務(wù)水平。通過搭建全是民生檔案利用網(wǎng)上預(yù)約服務(wù)平臺(tái)，升級(jí)改造城建檔案管理信息化平臺(tái)，進(jìn)而提供更為便捷的檔案管理以及查詢、利用服務(wù)。依托城建檔案管理信息化系統(tǒng)，能夠提升城建檔案行政指導(dǎo)以及接收服務(wù)，完善城建檔案內(nèi)容，為城市規(guī)劃建設(shè)以及城市公共安全管理工作的開展，提供更為有效的檔案資源服務(wù)。

1.3 提高資源利用率

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，使得我國(guó)大部分紙質(zhì)方案和錄音檔案等的管理方式，難以滿足城建檔案管理工作要求和需求。不僅會(huì)影響檔案資料查閱的便利性，而且會(huì)造成資源浪費(fèi)。信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的充分利用，對(duì)原有的城建檔案信息，進(jìn)行深度整合和優(yōu)化，形成數(shù)字化和信息化檔案，不僅能夠提高檔案資源的利用率，還能夠提高城建檔案管理資源的利用率，節(jié)約社會(huì)資源。

2 城建檔案管理信息化建設(shè)問題分析

從當(dāng)前城建檔案管理信息化建設(shè)實(shí)際情況來說，雖然各地區(qū)紛紛開展建立城建檔案管理信息化系統(tǒng)，為檔案管理工作的開展，提供信息化工作平臺(tái)，不過從系統(tǒng)應(yīng)用的實(shí)際情況來說，信息系統(tǒng)的作用尚未得到充分發(fā)揮。具體原因如下：1）管理人員的信息化操作技能水平低下。2）信息資源的開發(fā)過于的形式化，利用率較低。3）信息安全保護(hù)工作不到位，檔案資料的安全性難以得到保障[1]。

3 城建檔案管理信息化建設(shè)工作策略

3.1 建設(shè)城建檔案數(shù)字化系統(tǒng)管理平臺(tái)

開展城建檔案管理信息化建設(shè)，要結(jié)合檔案管理工作實(shí)際需求，做好前期的需求調(diào)研工作，再進(jìn)行軟件開發(fā)以及系統(tǒng)測(cè)試。以某單位為例，其構(gòu)建的城建檔案管理數(shù)字化信息平臺(tái)，集成了城建檔案數(shù)字化管理、地下管線檔案信息管理以及聲像檔案信息管理系統(tǒng)，轉(zhuǎn)變了城建檔案管理工作模式。在實(shí)際應(yīng)用的過程中，通過錄入電子檔案目錄以及電子檔案資料，為檔案資料使用人員，提供便利的檔案服務(wù)。查閱人員通過訪問權(quán)限后，能夠檢索檔案資料。不僅查閱方便快速，而且高效，增強(qiáng)了群眾以及企業(yè)查閱城建檔案的體驗(yàn)。在進(jìn)行城建檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，要結(jié)合實(shí)際需求，開發(fā)相應(yīng)的功能模塊，滿足檔案資料使用者的需求，同時(shí)要做好檔案信息安全保護(hù)工作。

3.2 做好城建檔案管理信息化系統(tǒng)安全管理

為了充分發(fā)揮城建檔案管理信息化系統(tǒng)的作用，提高檔案資料的利用率，需要強(qiáng)化系統(tǒng)的安全管理工作。在進(jìn)行城建檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，要充分利用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，比如防火墻技術(shù)和身份驗(yàn)證技術(shù)等，通過設(shè)置訪問權(quán)限，做好城建檔案資料安全加密，避免發(fā)生檔案資料泄漏和盜取等情況，提高檔案資料管理的安全性。在具體操作城建檔案管理信息化系統(tǒng)的過程中，操作人員要具有較強(qiáng)的安全意識(shí)，規(guī)范化操作，避免造成檔案資料丟失或者泄漏情況，保障檔案資料的安全性。通過完善城建檔案管理信息化系統(tǒng)安全管理制度，為檔案資料安全管理工作提供保障[2]。

3.3 做好人才隊(duì)伍的培訓(xùn)

為了提高城建檔案管理信息化系統(tǒng)的利用率，需要增強(qiáng)城建檔案管理人員的信息化意識(shí)，提高其信息化手段操作的技能水平，使其能夠更好的運(yùn)用此系統(tǒng)。在進(jìn)行城建檔案管理信息化建設(shè)的過程中，除了注重硬件系統(tǒng)建設(shè)以及計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等的應(yīng)用外，還需要強(qiáng)化人才建設(shè)以及儲(chǔ)備。新時(shí)期，城建檔案管理工作，對(duì)人才有了新的要求。為了保證此項(xiàng)工作順利開展，需要強(qiáng)化對(duì)人才的信息化技能的培訓(xùn)以及信息安全教育力度，提高其綜合素質(zhì)，保證各項(xiàng)工作順利開展。

3.4 做好宣傳交流工作

在進(jìn)行城建檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要做好信息技術(shù)普及和宣傳工作，使得公眾能夠了解城建檔案管理信息化的作用，能夠充分利用城建檔案管理信息化平臺(tái)，感受檔案資料查詢服務(wù)的便捷性。通過網(wǎng)絡(luò)宣傳、媒體宣傳等形式，做好城建檔案管理信息化宣傳工作。在具體建設(shè)的過程中，了解群眾的需求，并且努力滿足其需求，提高城建檔案管理信息化系統(tǒng)的實(shí)用性[3]。

4 結(jié)束語

綜上所述，城建檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，要建設(shè)城建檔案數(shù)字化系統(tǒng)管理平臺(tái)，做好城建檔案管理信息化系統(tǒng)安全管理、人才隊(duì)伍的培訓(xùn)，做好宣傳交流工作。通過全面建設(shè)，完善城建檔案信息化管理系統(tǒng)，進(jìn)而為各項(xiàng)工作的開展，提供強(qiáng)有力的平臺(tái)支撐。

參考文獻(xiàn)：

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[3]楊潔. 試論如何加強(qiáng)城建檔案管理的信息化建設(shè)[J]. 城市建設(shè)理論研究：電子版，2014（21）.