對提高基層城建檔案管理水平的探索分析

王二瑋 王國強

摘要：在網(wǎng)絡信息時代，檔案管理進入新階段，且隨著城市開發(fā)與建設越來越深入，城市的發(fā)展日益加快，推動基層城建檔案管理工作進入新時代，如何提高檔案管理水平是每一位檔案工作者務必認真思考的問題。本文即從城建檔案的主要特征著手，探索提高基層城建檔案管理水平的策略。

關鍵詞：城建檔案；基層檔案管理；策略；建議

現(xiàn)階段，城市建設進程越來越快，城建檔案管理工作面臨更高的要求，但基層城建檔案管理始終難以緊跟城市發(fā)展的步伐，需要檔案工作者清晰認識城建檔案的形成特征，提出工作策略與建議，提高基層城建檔案管理水平，使檔案管理更好地服務于城市建設與發(fā)展。

一、城建檔案的主要特征

（一）城建檔案有豐富的內(nèi)容和較強的綜合性

站在歸檔的角度，城建檔案涵蓋形成于前期準備環(huán)節(jié)的各種資料，包括可行性研究報告、勘察設計報告；形成于基本建設環(huán)節(jié)的各種資料，包括施工技術資料以及監(jiān)理工作資料等；形成于工程竣工之后的各種驗收資料，包括相關的錄像、照片等。

（二）歸檔周期長，有較強的連貫性

城市建設工程從立項到規(guī)劃再到?jīng)Q策等準確工作開始，經(jīng)過施工直到竣工驗收，整個過程往往要經(jīng)歷數(shù)年時間，每一個階段的歸檔資料不僅有明確的類別，且環(huán)環(huán)相扣，形成相對獨立又聯(lián)系密切的有機整體。

（三）資料來源較廣，涉及眾多部門

城建檔案廣泛涉及規(guī)劃、設計、電力、電信、消防以及環(huán)保等眾多部門，它們屬于不同管理系統(tǒng)，需要相互之間密切配合.

二、提高基層城建檔案管理水平的策略建議

（一）加強數(shù)字檔案室規(guī)范化建設

在信息化背景下，各縣區(qū)應堅持實行城建檔案數(shù)字化戰(zhàn)略，致力于強化基層城建檔案管理信息化建設的人才支撐，投入信息化設備，依據(jù)上級檔案館的要求統(tǒng)一安裝城建檔案系統(tǒng)管理軟件，利用計算機高效管理城建檔案。在確保城建檔案紙質版與電子版接收質量時，還要快速將館藏紙質檔案轉換成數(shù)字化檔案，盡早在線運行、利用所有的數(shù)據(jù)；大力建設地方城建檔案目標中心，統(tǒng)一規(guī)范、標準，逐漸形成基層城建檔案管理的規(guī)范化，且將數(shù)字檔案室建設納入基層單位信息化發(fā)展規(guī)劃，與業(yè)務系統(tǒng)、自動化辦公系統(tǒng)銜接，歸檔電子文件并加強管理，支持電子政務的推行。

（二）做好城建檔案管理基礎工作

一方面，豐富基層城建檔案館藏。要想豐富基層城建檔案館藏，就需改變庫存城建檔案門類不全、內(nèi)容單一、結構不合理的狀況?；鶎訖n案工作者要按照相關要求科學制定城建檔案管理規(guī)劃，在規(guī)劃的指導下保質保量達成既定目標；強化基層城建檔案管理機構建設，健全基層城建檔案管理網(wǎng)絡，把各種關系理順，促進各部門之間的協(xié)調與合作，同時堅持學習檔案專業(yè)知識，強化業(yè)務指導。

另一方面，做好基層城建檔案鑒定工作。鑒定基層城建檔案是整個檔案管理工作的一個關鍵環(huán)節(jié)，對提高城建檔案管理水平有決定性意義。城建檔案鑒定決定著檔案的保存、毀滅，是難度最大的一項工作，因為鑒定基層城建檔案時會受到專業(yè)特征、地理環(huán)境、時間、性質以及城市規(guī)模等因素的影響，是一個相當復雜的過程，滲透到基層城建檔案的收集、整理以及立卷、保管等全部環(huán)節(jié)。做好鑒定工作是優(yōu)化基層城建檔案館藏資源、提高案卷質量、提高檔案管理水平的重要保證，但基層單位往往缺乏對鑒定工作意義及作用的重視，導致鑒定工作沒能落到實處，處于半停滯狀態(tài)[2]。這就需要基層單位完善城建檔案鑒定機制，專門設立鑒定領導小組、專家小組，制定與鑒定實際相符的工作原則與標準，有機結合平時鑒定、定期鑒定，保證順利開展城建檔案鑒定工作。

（三）建立城建檔案知識管理系統(tǒng)

基層城建檔案管理是復雜的系統(tǒng)，原因很簡單，即忽略對知識的管理，需要建立知識管理系統(tǒng)?；鶎映墙n案管理勢必要面向城市建設主題，形成在時間的變化中保持相對穩(wěn)定的、基于集成管理模式的大型數(shù)據(jù)庫，所以信息化建設是基層城建檔案管理的發(fā)展趨勢。基層單位應致力于嘗試依托智能化的管理技術，形成可擴展、可交互操作的分布式數(shù)據(jù)庫，利用互聯(lián)網(wǎng)提供優(yōu)質服務，滿足用戶不同需求，切實提高基層城建檔案管理水平?；鶎訂挝辉诮⒊墙n案管理知識系統(tǒng)時，應綜合考慮各部門人員的隱性知識交流，共享資源，通過互聯(lián)網(wǎng)廣泛收集散存于社會的城建檔案資料[3]。城建檔案知識管理系統(tǒng)能促使城市建設與規(guī)劃人員應用超文本、多媒體等先進技術手段檢索文件和信息資源，同時對需要保密的文檔應用電子加密技術，保證基層城建檔案信息的安全性。而檔案數(shù)字化就是采取先進數(shù)字化技術輔助基層城建檔案管理，讓使用者依托計算機實時瀏覽或聯(lián)網(wǎng)查詢基層城建檔案，標準化程度高、通用性和可視性較強、安全性高。將網(wǎng)絡虛擬城建檔案資源館藏化則是依托網(wǎng)絡鏈接實現(xiàn)城建檔案室的資源共享、文獻互借，形成基層城建檔案虛擬資源?；鶎映墙n案室之間的資源共享、文獻互借不需要紙質檔案，檔案信息共享更便捷，使用者能在任何地點、任何時間利用網(wǎng)絡便捷地使用有關于城建檔案的信息，更及時、更準確地獲取信息資源，節(jié)省大量財力與人力資源。

（四）全面推進基層依法治檔工作

國家先后頒布實施了與檔案管理相關的諸多法律法規(guī)，包括《檔案法》《科學技術檔案工作條例》《建筑法》以及《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》等，這使得基層城建檔案管理的改革與發(fā)展有了法律依據(jù)和法律保障。尤其是住房和城鄉(xiāng)建設部頒布實施了《城市建設檔案管理規(guī)定》《城市建設檔案分類大綱》以及《城市地下管線工程檔案管理辦法》等法和規(guī)章，這一系列法律法規(guī)的出臺在推進依法治檔、提高基層城建檔案管理水平、促使城建檔案工作法制化、科學化、規(guī)范化等方面發(fā)揮了重要作用。

全面推進基層城建檔案管理依法治檔工作應從以下幾個方面作出努力：一是基層單位要大力宣傳城建檔案管理的相關法律、法規(guī)，宣傳城市建設管理中城建檔案的重要作用，強化全民管檔意識，共同關注城建檔案，認識它、重視它，自覺向基層單位報送城建檔案。二是成立基層城建檔案工作機構，立足實際情況遵守相關法律法規(guī)，不管是規(guī)劃許可還是施工許可、質量監(jiān)督、竣工驗收、辦理房產(chǎn)證、規(guī)劃驗收等，均要大力監(jiān)管城建檔案管理，規(guī)范各單位的城建檔案收集工作與報送工作。三是依據(jù)現(xiàn)有法律法規(guī)以及基層城建檔案管理職能，大力建設執(zhí)法隊伍，提高執(zhí)法的能力與水平，開展基層城建檔案管理執(zhí)法大檢查工作，強化法制觀念，提高基層單位依法管檔和依法行政的水平。事實證明，采取法制手段全面推進依法治檔工作，這是做好基層檔案管理工作、提高基層城建檔案管理水平的重要途徑。

三、結語

提高基層城建檔案管理水平、提升基層城建檔案服務能力是促進基層城建檔案事業(yè)健康科學發(fā)展的基礎。只有立足城建檔案特點，著力提高基層城建檔案管理水平，才能適應網(wǎng)絡信息時代的城建檔案管理模式，營造健康的、和諧的檔案工作環(huán)境，全面推動城建檔案事業(yè)又快又好發(fā)展。

參考文獻：

[1]吳學敏. 論如何提高城建檔案管理水平[J]. 中外企業(yè)家，2016（18）：200.

[2]吳建軍. 加強城建檔案管理努力提高管理水平[J]. 農(nóng)家顧問，2015（06）：5.

[3]程秀艷. 對提高基層城建檔案管理水平的探索[J]. 城建檔案，2017（11）：54-55.

[4]唐華. 如何加強城建檔案管理和提高管理水平[J]. 城建檔案，2013（06）：25-26.

[5]張四新，溫曉棠. 淺談如何提高基層城建檔案管理水平[J]. 科技與企業(yè)，2012（10）：21+23.