城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對策探討

范增山 馮世超

摘要：伴隨當(dāng)前科技技術(shù)發(fā)展的速度不斷加快，電子信息技術(shù)被有效的應(yīng)用社會各個行業(yè)的發(fā)展當(dāng)中，并且取得了非常良好的效果。電子文件的收取與歸檔對豐富城建檔案信息資源、提升城建檔案信息的標準化具有非常重要的意義。本文首先對城建檔案電子文檔歸檔制約性因素進行了分析，然后重點對城建檔案電子文檔歸檔制約性因素解決策略進行了探討，希望對我國城建檔案的歸檔工作提供參考。

關(guān)鍵詞：城建檔案；電子文檔；影響因素

當(dāng)前電子文檔在收取和歸類的工作當(dāng)中，所面臨的文件丟失與失真的風(fēng)險，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)的文件風(fēng)險性要高很多。所以說，與其形成積累和歸檔的程序方面顯得更加的復(fù)雜，并且在工作技術(shù)方面要求更高。當(dāng)前，在我國各地的城建檔案的管理部門當(dāng)中，對檔案的驗收工作主要表現(xiàn)在紙質(zhì)的內(nèi)容方面。伴隨當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展的速度不斷加快，相關(guān)的管理法律法規(guī)不斷的出臺，對電子文檔的歸檔工作的管理要求也在不斷的上升，同時也對歸檔文檔的必要性和可行性的要求越來越高。電子文件歸檔，就是通過信息數(shù)字設(shè)備環(huán)境的有效生成，通過計算機的讀取、處理以及電子傳送的方式，將相關(guān)的文件實施歸檔工作，這種歸檔技術(shù)已經(jīng)逐漸的被使用到社會中的各行各業(yè)當(dāng)中，尤其在城市建設(shè)規(guī)劃管理部門當(dāng)中，對這種電子檔案的歸檔使用更加的常見，因此，對城建檔案電子文件歸檔的制約因素進行分析，并且針對性的提出解決的策略是非常重要的工作。

1.城建檔案電子文檔歸檔制約性因素分析

1.1傳統(tǒng)管理理念形成制約性

由于傳統(tǒng)的檔案管理方式，在檔案管理人員的心理已經(jīng)形成了一種固有的模式，并且這種工作的習(xí)慣很難加以轉(zhuǎn)變，這是對當(dāng)前電子文件進行歸檔的基本要素。傳統(tǒng)形式下的紙質(zhì)檔案的收取與歸檔體制發(fā)展了非常長的時間，在整個體系當(dāng)中所涉及到的各個部門也是比較多的。不管是在整體的設(shè)計、建立、管理以及驗收等相關(guān)部門，已經(jīng)完全適應(yīng)了這種傳統(tǒng)形式下的運作方式。在對電子檔案進行歸檔之后，傳統(tǒng)的工作方式正在被現(xiàn)代化的科技技術(shù)所代替，這就需要在相關(guān)工作人員的思維觀念上做出基礎(chǔ)性的轉(zhuǎn)變，這樣才可以有效的實施電子檔案的歸檔管理工作[1]。

1.2方案可操作性的限制

為了有效的推動城建檔案電子文檔工作的效率，從建設(shè)部門到各個省市的城建檔案的管理單位，都需要依照相關(guān)檔案的管理法律法規(guī)來進行研究，同時還有效的制定出了一系列的規(guī)章制度和操作的方法。但是在實際的工作當(dāng)中發(fā)現(xiàn)了，這種歸檔工作水平和現(xiàn)實工作存在一定的差異性，外加上相互之間缺少有效的溝通能力，全國各地在實施電子檔案的歸類工作的標準，都存在一定的差異性，并且還會存在管理體制不統(tǒng)一的情況，同時相互之間的有效溝通次數(shù)非常少，最終形成了很多不必要的重復(fù)性的工作。比如在建設(shè)部當(dāng)中的《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》當(dāng)中 就規(guī)定了“電子檔案的文件標頭，必須要是三位阿拉伯?dāng)?shù)字或者是三位阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字組合而成的”，但是這種規(guī)定在不同的城市的城建檔案的管理工作當(dāng)中確實存在不同的地方，這也是形成了檔案可操作性制約的重要因素[2]。

2. 城建檔案電子文檔歸檔制約性因素解決策略

2.1投入充足的人力物力資源

在對電子檔案進行驗收、接受以及保管的工作當(dāng)中，對電子檔案的管理主要目的，就在于更好的運用城建檔案本身具有的資源的優(yōu)勢性，建立起科學(xué)、真實、有效的電子檔案管理庫。因此，城建檔案在其管理部門當(dāng)中，除了要配備必要的計算機硬件、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等，還必須要對其中的信息管理系統(tǒng)進行升級，不斷的增加接受和調(diào)閱電子檔案的功能模式，同時將接收檔案的電子檔案目錄數(shù)據(jù)，準確的導(dǎo)入到對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，對電子文件信息準確的保存到本地的服務(wù)器當(dāng)中，提供出了在線信息提取和閱讀功能，實現(xiàn)了對城建的電子檔案的在線管理和集中性管理。當(dāng)然，這種工作模式還是不能完全的適用在電子文件的歸檔工作當(dāng)中，這就需要投入到其中大量的人力和物理來對其進行技術(shù)方面的改造，實現(xiàn)對城建電子檔案的歸檔管理[3]。

2.2加快測試點的有效推廣

當(dāng)前在很多方面的研究成果，其中主要的工作內(nèi)容集中在原則、模式以及理論方法等方面，在實際的使用過程當(dāng)中很難進行有效的轉(zhuǎn)化。因此，在實際的研究過程當(dāng)中，需要具有重點性、針對性和比較深入性的進行工作調(diào)整，同時在前期的準備、設(shè)計、施工以及最后的驗收方面的工作上，對其中不同的極端當(dāng)中所產(chǎn)生的電子文檔實施編制，并且通過報告管理流程的操作特點，要求城建檔案的管理部門實施有效的組織和領(lǐng)導(dǎo)，并且對其中的所研究的文獻接收文檔試點工作進行規(guī)定，有效的對城建電子文件實施管理和歸檔。

2.3展開技術(shù)攻關(guān)和解決數(shù)據(jù)關(guān)鍵技術(shù)

從技術(shù)發(fā)揮在那的角度上來講，電子文件檔案在進行格式的轉(zhuǎn)變、數(shù)據(jù)的儲存以及真實的課程鑒定等技術(shù)環(huán)節(jié)方面，其中涉及到了很多個方面的技術(shù)領(lǐng)域，并且其中所覆蓋的知識量已經(jīng)擴展到個人、單位的整體掌控程度，因此，建議相關(guān)的城建管理結(jié)構(gòu)必須要設(shè)立起多種不同形式聯(lián)合的攻關(guān)方式，和科研院校、相關(guān)專業(yè)單位展開聯(lián)合性的工作，不蹲啊的推動電子檔案歸檔的關(guān)鍵性技術(shù)問題[4]。

3.結(jié)束語

通過本文對城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對策的分析和探討，可以看出電子檔案的歸檔管理，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔管理更加具有效率性和準確性，但是在在文檔安全性以及實施的統(tǒng)一性方面還是存在一定的欠缺，因此，必須要對這方面的問題加以解決，不斷加大對電子歸檔工作的人力物力投資力度，保證文檔在歸檔過程當(dāng)中的安全性，這對我國城建發(fā)展工作起到了保障性的意義。

參考文獻：

[1]王菊秋.城建檔案電子文件歸檔的制約因素分析及策略探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（08）：126+140.

[2]阮舒殊.城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對策[J].技術(shù)與市場，2016，23（06）：397+399.

[3]劉靜. 淺析城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對策[A]. 中國檔案學(xué)會.檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展：新環(huán)境 新理念 新技術(shù)——2008年檔案工作者年會論文集（上冊）[C].中國檔案學(xué)會：，2008：5.

[4]劉靜，朱衛(wèi)鋒.淺析城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對策[J].上海城市規(guī)劃，2007（04）：41-43.