高速公路營(yíng)運(yùn)企業(yè)重大事件檔案歸檔整理工作探討

李碧秋

摘要：重大事件檔案是重大事件產(chǎn)生、發(fā)展、結(jié)束的全過(guò)程記錄。本文重點(diǎn)闡述了高速公路營(yíng)運(yùn)企業(yè)重大事件及重大事件檔案的含義、重大事件檔案的價(jià)值與重要性、重大事件檔案的整理與歸檔措施等內(nèi)容。旨在理順高速公路營(yíng)運(yùn)企業(yè)重大事件檔案歸檔整理工作， 為企業(yè)改善經(jīng)營(yíng)管理水平和提高管理效能提供依據(jù)和參考。

關(guān)鍵詞：高速公路 重大事件檔案 歸檔

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-5349（2018）13-0104-02

重大事件檔案是檔案工作的重要內(nèi)容之一，是重大事件產(chǎn)生、發(fā)展、結(jié)束的全過(guò)程記錄，是重大事件發(fā)展、處理全過(guò)程可靠、可信的原始記錄，對(duì)于高速公路營(yíng)運(yùn)企業(yè)追溯經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程、提高管理效能、查詢(xún)利用等具有重要意義。

一、重大事件及重大事件檔案的含義

對(duì)于重大事件的定義，目前的研究一般定義為“重大事件是指一個(gè)地區(qū)、國(guó)家、民族甚至全球范圍內(nèi)的情況下，具有重大意義、典型特征、價(jià)值明顯、值得納入社會(huì)記憶的事件”。本人認(rèn)為對(duì)于一個(gè)企業(yè)、組織甚至一個(gè)人來(lái)說(shuō)，只要某個(gè)事件對(duì)其具有典型特征、重大影響或深遠(yuǎn)意義，都可以納入重大事件范疇。因此，對(duì)于高速公路營(yíng)運(yùn)企業(yè)而言，重大事件是指對(duì)企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生重大影響或者具有深遠(yuǎn)意義的各類(lèi)事件。一般包括以下幾方面：企業(yè)的重大改革措施、發(fā)展規(guī)劃；企業(yè)發(fā)生的重大案件、重大糾紛；企業(yè)發(fā)生的重大收費(fèi)管理事件、對(duì)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程產(chǎn)生重要影響的事件；企業(yè)發(fā)生的需啟動(dòng)生產(chǎn)安全事故應(yīng)急預(yù)案的觸電事故、交通事故、構(gòu)造物突發(fā)性事故、火災(zāi)事故、?；奋?chē)輛泄漏事故、其他傷害事故等；企業(yè)發(fā)生的需啟動(dòng)突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案的自然災(zāi)害事件、生態(tài)環(huán)境污染事件、突發(fā)群體性事件、其他突發(fā)事件（包括食物中毒事故、傳染病疫情和群體性不明原因疾病事件、收費(fèi)場(chǎng)所搶劫和盜竊事故等）；在企業(yè)內(nèi)發(fā)生的其他具有重大影響的事件。

重大事件檔案，是指在重大事件發(fā)展、處理全過(guò)程形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子文件、實(shí)物等不同形式的歷史記錄及其他具有參考價(jià)值的文件材料。

二、如何做好重大事件檔案的整理與歸檔

（1）提高檔案意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)重大事件檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)。重大事件檔案是重要的檔案信息資源，高速公路企業(yè)應(yīng)增強(qiáng)重大事件檔案歸檔意識(shí)，積極爭(zhēng)取上級(jí)單位和本單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，健全組織架構(gòu)和人員配備，成立領(lǐng)導(dǎo)小組和工作小組，落實(shí)重大事件檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。

（2）健全重大事件檔案管理辦法，使重大事件檔案管理有法可依。為規(guī)范管理重大事件檔案，高速公路運(yùn)營(yíng)企業(yè)應(yīng)制定和完善重大事件檔案管理辦法，盡早形成有效的管理機(jī)制。江中公司依照所制定的重大事件檔案管理辦法有序開(kāi)展了?；奋?chē)輛泄露事件、2017年天鴿與帕卡臺(tái)風(fēng)事件，檔案收集與歸檔有法可依。

（3）主動(dòng)出擊，明確職責(zé)分工。重大事件具有突發(fā)性強(qiáng)、危害性大的特點(diǎn)，需要企業(yè)快速作出反應(yīng)、高效開(kāi)展應(yīng)對(duì)工作，這也要求企業(yè)檔案管理部門(mén)要第一時(shí)間主動(dòng)出擊，積極介入，及時(shí)掌握重大事件的有關(guān)情況，做好檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)和服務(wù)工作，監(jiān)督承辦部門(mén)完整收集、及時(shí)歸檔重大事件文件材料。

檔案管理部門(mén)平時(shí)要主動(dòng)多宣傳重大事件檔案的作用和重要性，讓相關(guān)部門(mén)事先了解重大事件檔案的意義和歸檔整理流程，當(dāng)突發(fā)事件來(lái)臨時(shí)，以確保各相關(guān)部門(mén)能及時(shí)、規(guī)范完成重大事件檔案的收集、整理和歸檔工作。

重大事件檔案收集與歸檔應(yīng)明確職責(zé)分工，一般以牽頭部門(mén)集中立卷歸檔、協(xié)助部門(mén)分項(xiàng)收集為原則，即兩個(gè)或兩個(gè)以上部門(mén)共同承辦的重大事件，協(xié)助部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集、整理本部門(mén)在事件處置中形成的文件材料，匯總提交至牽頭部門(mén)，再由牽頭部門(mén)統(tǒng)一立卷歸檔，并移交至檔案部門(mén)存檔。

重大事件承辦部門(mén)應(yīng)從方便利用和責(zé)任感的高度，加強(qiáng)重大事件文件材料收集、歸檔工作，必須把重大事件文件材料管理納入重大事件應(yīng)對(duì)管理過(guò)程中，確保文件收集與事件管理同步。

（4）明確重大事件檔案收集范圍。一般可按照重大事件發(fā)生、發(fā)展的不同階段進(jìn)行跟蹤，確定收集范圍。

預(yù)防階段檔案，即在重大事件發(fā)生之前所形成的檔案。主要有：應(yīng)急預(yù)案、啟動(dòng)應(yīng)急響應(yīng)文件、檢查與落實(shí)防御工作文件、觀(guān)（監(jiān)）測(cè)記錄、預(yù)防動(dòng)態(tài)材料等。

發(fā)生階段檔案，即在重大事件事發(fā)階段形成的檔案。主要有：事件發(fā)生報(bào)告、即時(shí)監(jiān)測(cè)記錄、事態(tài)進(jìn)展通報(bào)、應(yīng)急預(yù)案的執(zhí)行等。

應(yīng)對(duì)與處置階段檔案，即在重大事件的應(yīng)對(duì)、處置和抗御階段形成的檔案。主要有：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)與現(xiàn)場(chǎng)指揮小組的往來(lái)文件和照片、應(yīng)對(duì)措施與處置方案、指揮機(jī)構(gòu)、人員安排、處置單位名錄、會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要、應(yīng)急救援設(shè)備材料、應(yīng)急救援經(jīng)費(fèi)材料、搶修損壞設(shè)施材料、交通管制方案的制訂與執(zhí)行文件、媒體信息發(fā)布資料、檢測(cè)方案、檢測(cè)報(bào)告等。

善后階段檔案，即在重大事件結(jié)束后（下轉(zhuǎn)第194頁(yè)）（上接第104頁(yè)）形成的善后處置檔案。主要有：終止應(yīng)急響應(yīng)文件、重大事件調(diào)查材料、處置重大事件工作總結(jié)材料、責(zé)任追究查處材料、人財(cái)物支出與損失統(tǒng)計(jì)材料、保險(xiǎn)索賠、善后決策文件、事后安全隱患排查報(bào)告、修復(fù)費(fèi)用請(qǐng)示與批復(fù)文件、修復(fù)設(shè)計(jì)方案與合同、修復(fù)施工過(guò)程文件、重大事件處置中先進(jìn)人物事跡材料、人員安置與補(bǔ)償、應(yīng)對(duì)新聞媒體報(bào)道與社會(huì)反響材料等。

（5）重大事件檔案的檔號(hào)設(shè)置規(guī)則。為確保重大事件檔案的歸檔流程具有可操作性，應(yīng)明確其檔案設(shè)置規(guī)則，高速公路營(yíng)運(yùn)企業(yè)重大事件檔案檔號(hào)設(shè)置方法為：大類(lèi)代字+一級(jí)屬類(lèi)（重大事件檔案）+二級(jí)屬類(lèi)（年度）+三級(jí)屬類(lèi)（事件順序號(hào)）+案卷順序號(hào)+卷內(nèi)文件順序號(hào)。以江中公司重大事件檔案檔號(hào)設(shè)置規(guī)則為例，列表如下：

（6）重大事件檔案組卷要求和保管期限。重大事件檔案按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）進(jìn)行整理、立卷。保管期限按照事件的重要性一般劃分為永久。

（7）明確重大事件檔案的歸檔時(shí)間。為確保重大事件檔案歸檔的時(shí)效性，重大事件檔案承辦部門(mén)原則上應(yīng)當(dāng)自重大事件結(jié)束之日起60日內(nèi)，完成重大事件檔案的收集、整理歸檔。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，重大事件檔案對(duì)高速公路營(yíng)運(yùn)企業(yè)真實(shí)記錄經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程、總結(jié)重大事件處置經(jīng)驗(yàn)、改善經(jīng)營(yíng)管理水平、提高管理效能、方便查詢(xún)利用等方面具有重要意義。高速公路營(yíng)運(yùn)企業(yè)應(yīng)從加強(qiáng)對(duì)重大事件檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)，健全重大事件檔案管理辦法，主動(dòng)出擊與明確職責(zé)分工，明確重大事件檔案收集范圍、檔號(hào)設(shè)置規(guī)則、組卷要求和保管期限、歸檔時(shí)間等方面來(lái)健全和完善重大事件檔案管理機(jī)制，促進(jìn)企業(yè)和諧、高效發(fā)展。

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責(zé)任編輯：劉健