新形勢(shì)下煉化企業(yè)自備熱電廠辦公室文秘工作探討

趙曉勇

摘要：煉化企業(yè)自備熱電廠辦公室是企業(yè)指揮的輔助中心，承擔(dān)著熱電廠管理制度和上級(jí)方針政策上傳下達(dá)的責(zé)任，辦公室中的文秘工作是對(duì)該廠中的政策進(jìn)行上傳、轉(zhuǎn)化、同時(shí)將政策的文件檔案進(jìn)行整理和歸檔，辦公室文秘工作對(duì)企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)有著十分重要的意義，但因?yàn)闊犭姲l(fā)電企業(yè)的特殊性，使得辦公室文秘管理工作相對(duì)較為繁雜，在管理過程中存在一些問題，本文就辦公室文秘工作進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；辦公室文秘；探討

熱電廠是中石油克石化有限責(zé)任公司直屬二級(jí)單位，建設(shè)于1994年，是一家以供熱為主，發(fā)電為輔的生產(chǎn)單位。主要任務(wù)是為公司生產(chǎn)裝置提供蒸汽、風(fēng)、氮、無鹽水以及向電網(wǎng)供電，是煉化生產(chǎn)動(dòng)力保障系統(tǒng)。熱電廠的辦公室是一個(gè)全方面的管理部門，它在企業(yè)中主要起承上啟下的協(xié)調(diào)作用，是輔助廠領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)高效的機(jī)構(gòu)。每一個(gè)辦公室管理都存在著一個(gè)相同的共性，為領(lǐng)導(dǎo)提供綜合服務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，認(rèn)真貫徹落實(shí)公司各項(xiàng)工作部署，團(tuán)結(jié)帶領(lǐng)全體員工，以業(yè)績(jī)指標(biāo)為中心，以營(yíng)造和諧為目標(biāo)，克服困難，精細(xì)管理，因此，為保證辦公室工作的高效，做好煉化企業(yè)自備熱電廠辦公室文秘管理工作有十分重要的意義。

一、石油石化自備熱電廠辦公室文秘工作的特點(diǎn)

（一）辦公室文秘工作的綜合性

煉化企業(yè)自備熱電廠辦公室文秘工作與廠各部門之間有直接關(guān)系，負(fù)責(zé)將廠領(lǐng)導(dǎo)的決策傳達(dá)到各個(gè)部門，定期將各部門安全、生產(chǎn)運(yùn)行、環(huán)保、經(jīng)營(yíng)狀況和意見建議統(tǒng)一收集和反饋。因此，辦公室文秘工作需要將各類信息進(jìn)行按專業(yè)分類組合，整合成有效的信息，為廠領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有效有價(jià)值的參考意見。文秘工作效率對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)展有很大影響。辦公室文秘工作不僅是領(lǐng)導(dǎo)工作的基礎(chǔ)，還是領(lǐng)導(dǎo)工作任務(wù)的延伸，辦公室文秘日常需要對(duì)各專業(yè)信息進(jìn)行編輯處理發(fā)布，因此需要文秘具有一定的處理綜合信息的能力，對(duì)與廠里各項(xiàng)黨政、經(jīng)營(yíng)、安全環(huán)保、生產(chǎn)運(yùn)行等各類知識(shí)和現(xiàn)狀具有一定的了解，并具有各專業(yè)信息分類整合的能力，同時(shí)，辦公室文秘還需要對(duì)辦公室內(nèi)部人員的工作崗位職能進(jìn)行了解，明確個(gè)人負(fù)責(zé)的各項(xiàng)任務(wù)，進(jìn)行內(nèi)部上下級(jí)交流和信息的傳遞。因此，辦公室文秘工作對(duì)廠里管理工作者的組織協(xié)調(diào)能力、溝通交流能力、語(yǔ)言表達(dá)能力和協(xié)商能力都提出了較高要求，需要廠各級(jí)工作管理者具備較高的綜合素質(zhì)能力。

（二）辦公室文秘工作的重要性

辦公室文秘工作是煉化企業(yè)自備熱電廠核心領(lǐng)導(dǎo)部門，辦公室是一個(gè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)政策落實(shí)的參謀部和服務(wù)部，上為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，下為單位員工服務(wù)，中間為企業(yè)各部門和車間服務(wù)，一個(gè)廠辦公室文秘工作服務(wù)水平直接關(guān)系到廠生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)水平，在煉化企業(yè)自備熱電廠發(fā)揮越來越重要的作用，因此，在執(zhí)行計(jì)劃和重大決策時(shí)，提高辦公室文秘工作效率對(duì)提高熱電廠的政策傳達(dá)效率十分關(guān)鍵，文秘將管理層的決策傳達(dá)到基層，同時(shí)反饋基層的眾多意見和建議，總的來說，辦公室文秘工作對(duì)煉化企業(yè)自備熱電廠運(yùn)作效率起到重要的影響。

二、增強(qiáng)辦公室文秘工作的有效措施

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高文秘人員素質(zhì)

辦公室文秘工作者是領(lǐng)導(dǎo)與各部門之間聯(lián)系的橋梁，主要負(fù)責(zé)信息的上傳下達(dá)工作，并負(fù)責(zé)起草文件、記錄會(huì)議紀(jì)要、書面信息等內(nèi)容的整合收集編輯處理發(fā)布。因此，文秘工作的核心是文字工作，主要是通過公文、寫作表達(dá)能力、學(xué)習(xí)能力和組織協(xié)調(diào)能力中體現(xiàn)，辦公室文秘人員由于工作性質(zhì)的關(guān)系，相對(duì)來說培訓(xùn)機(jī)會(huì)較少，文秘人員知識(shí)更新慢，現(xiàn)有的知識(shí)水平很難滿足工作的需要。為此，文秘工作者在日常工作中需要不斷學(xué)習(xí)和提高自己的職業(yè)素養(yǎng)，多方面去了解煉化企業(yè)自備熱電廠的實(shí)際狀況，使文秘人員成為復(fù)合型人才，要做到提筆能寫，開口能講，有事能辦，尤其要把提高文秘的寫作水平作為增強(qiáng)能力的重點(diǎn)，不斷使文秘人員的綜合素質(zhì)得到提高。

（二）樹立服務(wù)意識(shí)，做好文秘服務(wù)工作

辦公室文秘工作在熱電廠的制定和信息的傳遞中起到輔助作用，由于辦公室工作點(diǎn)多面廣，秘書是為領(lǐng)導(dǎo)提供綜合服務(wù)的辦公室人員，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，辦公室服務(wù)職能是一項(xiàng)多方位的工作，不但要對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，還積極協(xié)調(diào)好其他部門的關(guān)系。在這個(gè)服務(wù)過程中，最重要的是要積極對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行服務(wù)，所以，辦公室文秘服務(wù)職能工作一定要有積極性，要慢慢轉(zhuǎn)向深層次的主動(dòng)服務(wù)，要根據(jù)上級(jí)指示的想法、思路等方面來進(jìn)參謀。要充分利用熱電廠信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、基礎(chǔ)管理平臺(tái)、微信群，電子郵件等及時(shí)安排布置各項(xiàng)管理工作，傳達(dá)上級(jí)的重要指示，溝通基層車間的安全生產(chǎn)信息，做到高效及時(shí)有效的創(chuàng)新服務(wù)。

（三）學(xué)會(huì)總結(jié)，確保各項(xiàng)工作和諧高效

由于煉化企業(yè)自備熱電廠處在不斷變化的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，辦公室文秘人員工作比較繁忙，工作關(guān)系都錯(cuò)綜復(fù)雜，辦公室文秘人員要不斷改進(jìn)自己的工作方法，不斷提高自身能力，不斷摸索辦公室工作規(guī)律，并掌握這種規(guī)律，根據(jù)任務(wù)的重要性，工作的輕重緩急，時(shí)間長(zhǎng)短，合理制定工作計(jì)劃，牢固樹立超前的理念，同時(shí)，對(duì)市場(chǎng)中的新形勢(shì)進(jìn)行預(yù)測(cè)，做好參謀助手工作。此外，還需要做到對(duì)行業(yè)中新興的事物做出了解，提前掌握，工作提前部署，分清工作主次，做到忙而不亂，穩(wěn)而不拖，在任何工作中做到從容不迫，游刃有余，并將高效的工作方法應(yīng)用到日常的文字總結(jié)規(guī)劃中，因此，文秘人員不僅要協(xié)調(diào)好自身心態(tài)，還要在工作中不斷充實(shí)自己，確保各項(xiàng)工作和諧高效。

三、結(jié)束語(yǔ)

在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展中，企業(yè)改革新環(huán)境下，企業(yè)在未來的發(fā)展道路上都會(huì)遇到很多問題，這就需要企業(yè)做好自身建設(shè)，重視辦公室高效運(yùn)轉(zhuǎn)和有效的管理，結(jié)合時(shí)代的發(fā)展步伐，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的辦公室管理理念，注重信息化建設(shè)，優(yōu)化管理模式，因此，需要提高管理團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)，從而實(shí)現(xiàn)提高辦公室管理效能的目的，對(duì)辦公室文秘工作進(jìn)行改善是提高辦公室工作效率的重要方面，更好的提高企業(yè)在行業(yè)中競(jìng)爭(zhēng)力。

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