企業(yè)檔案外包服務(wù)風(fēng)險因素與防范措施之我見

李薇

摘要：將企業(yè)內(nèi)部檔案文件管理外包給專門的檔案管理機構(gòu)成為企業(yè)檔案外包。企業(yè)檔案外包不僅能夠使檔案管理的成本大大降低同時提高管理效率，還可以提高企業(yè)的競爭力，讓企業(yè)快速應(yīng)對周邊環(huán)境變化的管理模式。目前大部分企業(yè)都將檔案外包，在獲得一定好處的同時也面臨著一些服務(wù)風(fēng)險。本文主要對企業(yè)檔案外包服務(wù)風(fēng)險因素進行探究，并提出了一些防范風(fēng)險的措施，希望能夠為相關(guān)企業(yè)做一些參考。

關(guān)鍵詞：檔案；外包服務(wù)；風(fēng)險；措施

一、企業(yè)檔案外包服務(wù)風(fēng)險因素探析

盡管企業(yè)將檔案管理業(yè)務(wù)外包能夠很大程度上減少企業(yè)檔案管理的成本，并收到良好的管理效果，但是企業(yè)將檔案業(yè)務(wù)外包面臨的風(fēng)險也不容小覷，下面從檔案原件丟失或損毀以及檔案信息泄露兩個方面進行分析：

（一）檔案原件丟失或損毀風(fēng)險

檔案在寄存外包和數(shù)字化外包的過程中容易發(fā)生檔案原件丟失或損毀的狀況。檔案外包需要對檔案進行搬運，倘若在外包過程中沒有進行很好的管理，檔案丟失和損毀等現(xiàn)象就容易出現(xiàn)。數(shù)字化外包與寄存外包相比，更容易使檔案原件丟失或遭到破壞。把檔案存放于外包企業(yè)，可以方便管理，因為涉及的人員較少，而且移動或開箱檢查的可能性很小，所以檔案原件很少會 因為處理不當(dāng)而丟失或者被破壞。然而在進行數(shù)字化管理時，要對檔案進行開箱掃描、搬運等等一系列環(huán)節(jié)，非常容易發(fā)生原件丟失等情況，檔案原件丟失或損毀的風(fēng)險較高。

（二）檔案信息泄露風(fēng)險

檔案記錄的內(nèi)容是其價值所在，檔案內(nèi)容泄露的風(fēng)險在存在檔案外包的各個環(huán)節(jié)中，檔案信息泄露很可能給企業(yè)帶來不可估量的損失，所以保護檔案的安全是非常必要和關(guān)鍵的。在檔案寄存外包的過程中，檔案信息的閱覽或者寄存沒有封箱移庫都是很容易導(dǎo)致檔案內(nèi)容泄露的；在檔案數(shù)字化外包的過程中，開箱掃描及核對等過程容易使檔案泄露；在檔案信息化外包的過程中，外包企業(yè)對信息系統(tǒng)進行維護或相關(guān)人員對檔案進行查閱時容易導(dǎo)致檔案內(nèi)容泄露；除此之外，部分企業(yè)還將檔案銷毀業(yè)務(wù)外包，如果銷毀不夠全面徹底，或者沒有對銷毀過程加以嚴(yán)格的管控，此時檔案的信息就容易泄露出去。

二、企業(yè)檔案外包服務(wù)風(fēng)險防范措施

為防范企業(yè)檔案外包服務(wù)的風(fēng)險，應(yīng)該采取針對性的措施來消除檔案外包過程中可能發(fā)生的各種問題，在有效進行檔案管理工作的同時保障檔案信息的安全，避免檔案信息外泄。下面主要從四個方面進行闡述：

（一）合理選擇外包企業(yè)

外包企業(yè)的資質(zhì)是影響企業(yè)檔案安全的直接因素，在與外包企業(yè)合作時，要慎重選擇外包企業(yè)，保證外包企業(yè)的資質(zhì)達到要求，為檔案管理的安全提供一定的保障。企業(yè)需要審核外包企業(yè)的性質(zhì)，了解其背景和管理人員的相關(guān)信息等等。根據(jù)法律要求，檔案業(yè)務(wù)外包機構(gòu)要有獨立的法人資格，可以獨立承擔(dān)民事責(zé)任，無不良記錄或違法行為，并進行保密資質(zhì)認定等。除此之外，要求外包企業(yè)的注冊資本高于一百萬元人民幣，人數(shù)在五十人以上，有豐富的檔案管理經(jīng)驗，具備相關(guān)的檔案管理設(shè)施設(shè)備，具有健全的管理制度和高素質(zhì)的檔案管理人員等等。

（二）確定合同細節(jié)，明確權(quán)責(zé)

與外包企業(yè)簽訂合同時，要確定合同細節(jié)，明確雙方的權(quán)責(zé)問題，為雙方履行義務(wù)或行使權(quán)力提供法律支持。合同是雙方行為的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，所簽訂的合同中要包含業(yè)務(wù)范圍、違約責(zé)任以及人員管理等等一切相關(guān)的內(nèi)容，尤其是涉及檔案安全的條款，如保密協(xié)議等，需要對其有高度的警惕和進行嚴(yán)格的處理?？梢酝ㄟ^增加處罰力度來約束外包企業(yè)的行為，一旦外包企業(yè)有違法等行為將會承擔(dān)巨大的賠償責(zé)任，外包企業(yè)為保證自身的利益，會對檔案信息的安全更加關(guān)注。這是保障企業(yè)檔案信息安全，降低企業(yè)檔案外包服務(wù)風(fēng)險的重要措施。

（三）對外包企業(yè)進行有效監(jiān)督

簽訂合同后，雙方應(yīng)該根據(jù)合同的規(guī)定進行檔案業(yè)務(wù)管理。企業(yè)要對外包企業(yè)進行有效的監(jiān)督，降低檔案服務(wù)風(fēng)險。企業(yè)要時刻掌握外包企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)的運行狀態(tài)，能夠確保外包企業(yè)能夠遵守合同規(guī)定進行檔案管理工作，發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中的風(fēng)險問題并及時采取應(yīng)對措施。對外包企業(yè)的監(jiān)督，不同的外包方式有不同的監(jiān)督方法和監(jiān)督內(nèi)容，下面分為寄存外包、數(shù)字化外包和信息化外包三個方面進行闡述：

首先，在企業(yè)進行寄存外包的過程中，企業(yè)應(yīng)該檢查寄存在外包企業(yè)的檔案箱是否存在破損等安全問題，倘若發(fā)現(xiàn)了問題，那么要求外包企業(yè)及時對此進行整理和改進，若外包公司處理不全面，那么應(yīng)該收回所寄存的檔案。其次，在企業(yè)進行數(shù)字化外包過程中，企業(yè)應(yīng)該對外包企業(yè)的檔案管理的各項業(yè)務(wù)進行監(jiān)督和管理，若發(fā)現(xiàn)安全隱患，馬上與外包企業(yè)反映，讓外包企業(yè)能夠及時解決安全問題。最后，在企業(yè)進行檔案信息化外包的過程中，要嚴(yán)格檢查外包相關(guān)人員的各項操作是否安全合理，避免檔案信息泄露和文件丟失等狀況的出現(xiàn)，為檔案信息安全提高強而有力的保障。除此之外，企業(yè)要設(shè)立專門的監(jiān)督小組來監(jiān)督外包企業(yè)，為企業(yè)檔案外包服務(wù)的安全提供多重保障。

（四）加強與外包企業(yè)的往來與交流

降低企業(yè)檔案外包服務(wù)的風(fēng)險是企業(yè)和外包公司雙方需要共同努力的。首先，外包主體應(yīng)該主動跟進檔案管理的狀況，同時承擔(dān)外包業(yè)務(wù)的企業(yè)要自覺向外包主體反饋相關(guān)信息。因此，在與外包企業(yè)合作的過程中，企業(yè)要加強與外包企業(yè)的往來和信息交流，使雙方能夠保持相同的步伐，實現(xiàn)共贏。雙方企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該進行定期的會談交流，根據(jù)在合作過程中出現(xiàn)的意見不統(tǒng)一的狀況進行協(xié)商，為將來雙方對檔案管理的相關(guān)工作的順利進行打下基礎(chǔ)。除此之外，檔案管理人員的意見或建議也是非常重要的。企業(yè)應(yīng)該讓檔案的管理者說出自己的需求和想法，減少因為信息交流不到位而引發(fā)的各種風(fēng)險，保證檔案外包的安全性。

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（作者單位：天津海泰數(shù)碼科技有限公司）