大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理模式變化探析

姜珊

摘 要：如今，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)悄然來臨，其在改變?nèi)藗儌鹘y(tǒng)生活方式的同時(shí)也極大地影響了檔案管理工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作對(duì)檔案管理人員提出了新的要求。在大數(shù)據(jù)時(shí)背景下進(jìn)行檔案管理工作模式研究，一方面可以很好地保護(hù)信息資源，另一方面還能對(duì)檔案事業(yè)的健康發(fā)展有著十分積極的意義。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理；數(shù)據(jù)資源；檔案

大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展對(duì)檔案管理提出了新的要求，在檔案管理工作中，必須要積極地突破傳統(tǒng)管理模式的束縛，只有這樣，才能更好地滿足時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案管理工作的要求。此外，檔案信息本身就是一種非常重要的資源，也具有非常高的價(jià)值，因此必須做好檔案信息的管理工作。

1大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理模式的變化

1.1檔案管理理論的變化

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案的數(shù)量也有了十分顯著的提升。采用傳統(tǒng)的方法和技術(shù)已經(jīng)不能很好地展示數(shù)據(jù)的重要內(nèi)容，在檔案管理工作中一切數(shù)據(jù)都是有價(jià)值的數(shù)據(jù)，也就是說所有有用的數(shù)據(jù)都是檔案。這一定義也拓寬了檔案的范圍。傳統(tǒng)檔案觀念中認(rèn)為只有陳設(shè)在檔案館當(dāng)中的材料是檔案。而如今，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)在不斷地發(fā)展和革新，檔案信息數(shù)量越來越多，同時(shí)在人們的生活中發(fā)揮的作用越來越重。在檔案服務(wù)觀念上，大數(shù)據(jù)時(shí)代在一定程度上改變了人們的需要和認(rèn)識(shí)，檔案用戶不僅僅關(guān)注檔案的利用，還對(duì)檔案工作提出了更為細(xì)致和全面的要求，若要獲得數(shù)據(jù)背后的知識(shí)和信息，就必須不斷完善檔案管理工作。在檔案平臺(tái)建設(shè)的過程中，由于傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法很好地滿足檔案管理的要求，所以檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)成為了檔案管理工作中非常重要的一個(gè)內(nèi)容。

1.2檔案信息資源管理方式的變化

在以往的檔案管理工作中主要接觸的是紙質(zhì)檔案，而隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，數(shù)字檔案和電子檔案的管理成為了重點(diǎn)內(nèi)容。檔案管理對(duì)象發(fā)生了非常明顯的變化，而正是由于檔案管理對(duì)象的變化，檔案管理的方式也隨之發(fā)生了非常明顯的改變。檔案管理人員在管理的過程中無法將電子介質(zhì)存儲(chǔ)在固定的位置，若將信息存儲(chǔ)于特定的位置，也就失去了大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義。所以檔案管理人員一定要為電子檔案信息安排一個(gè)安全可讀的存儲(chǔ)空間，對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的管理，創(chuàng)建一個(gè)科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，借助云系統(tǒng)來對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，進(jìn)而有效保證數(shù)據(jù)資源的利用效率，確保檔案工作的正常開展。

1.3檔案服務(wù)內(nèi)容的變化

在以往的檔案服務(wù)管理工作中，其主要模式是人為進(jìn)入到檔案館來查詢資料，檔案管理人員需要根據(jù)其提供的相關(guān)信息來查找檔案資料。若館內(nèi)沒有用戶所需的資料，則其他的環(huán)節(jié)就不再歸屬于檔案館的職責(zé)范圍。這種管理方式下，檔案管理的作用受到了一定的限制。

而大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的內(nèi)容則發(fā)生了較為明顯的變化，館外的多種資源成為了檔案管理中的重要內(nèi)容。檔案管理人員在工作中可以借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)搜索各種有關(guān)資料，在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效整合與科學(xué)處理的過程中可以更好地發(fā)現(xiàn)其中出現(xiàn)的主要問題，并提出針對(duì)性的解決對(duì)策。

2大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理模式存在的問題

2.1加大了檔案工作中的安全風(fēng)險(xiǎn)

當(dāng)前，檔案管理工作中互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了普遍應(yīng)用，檔案信息的安全性和可靠性也成為了人們關(guān)注的焦點(diǎn)問題。一些網(wǎng)絡(luò)黑客會(huì)采取一些技術(shù)來侵?jǐn)_檔案管理系統(tǒng)，從而盜取或篡改重要信息，而這也對(duì)檔案管理工作的正常開展產(chǎn)生了非常明顯的消極影響。此外，我國(guó)政府也加大了網(wǎng)上工程的建設(shè)力度，多地的地方政府也可借助網(wǎng)絡(luò)建立站點(diǎn)和主頁，更好地與民眾建立緊密的聯(lián)系，增強(qiáng)政府工作的透明度。

但是我國(guó)政府檔案管理人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的了解與掌握還需要不斷完善，沒有專業(yè)的信息技術(shù)處理人員對(duì)其進(jìn)行有效的管理。所以建立網(wǎng)絡(luò)政府平臺(tái)，檔案部門不能很好地發(fā)揮其自身的作用與價(jià)值。與此同時(shí)，檔案還有可能丟失或出現(xiàn)其他的安全隱患，這對(duì)于檔案管理工作的順利開展也會(huì)產(chǎn)生非常不利的影響。

2.2提高了歸檔和存儲(chǔ)的難度

檔案管理人員在工作中不但需要整合非常多的檔案信息，還要對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的分析和整理，進(jìn)而明確檔案間的聯(lián)系，創(chuàng)建完善的檔案存儲(chǔ)規(guī)范，這也給檔案管理工作帶來了一定的障礙，工作量也明顯提升。而信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性也是管理工作中的一個(gè)非常重要的問題。網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)通常需要電子介質(zhì)的輔助，當(dāng)前我國(guó)的信息技術(shù)不斷發(fā)展，電子文件的復(fù)雜性也因此不斷提高，所以在檔案信息儲(chǔ)存的過程中，管理人員一定要將繁雜的信息進(jìn)行科學(xué)有效的存儲(chǔ)。

2.3檔案掛案例標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

以往的檔案信息管理工作中，管理人員依據(jù)檔案的性質(zhì)完成檔案的分類工作，之后將其擺放在指定的位置。而大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息的數(shù)量明顯增多，采用傳統(tǒng)的歸檔方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前檔案工作的具體需要。巨大的數(shù)據(jù)庫增強(qiáng)了檔案管理工作的盲目性，且管理方法的科學(xué)性及有效性也受到了較大的影響，檔案管理部門也沒有在日常工作中制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。所以，當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作處于無序狀態(tài)。雖然一些企業(yè)在檔案管理中使用了檔案管理系統(tǒng)，但是由于不同的系統(tǒng)有不同的管理標(biāo)準(zhǔn)，也會(huì)對(duì)管理效果造成嚴(yán)重影響。

3大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下完善檔案管理工作的策略

3.1建設(shè)完善的檔案管理系統(tǒng)，有效控制安全風(fēng)險(xiǎn)

大數(shù)據(jù)背景下，若要更好地保證檔案管理的質(zhì)量和效果，不斷拓寬檔案的應(yīng)用領(lǐng)域，就務(wù)必需保證檔案信息的安全性。采取有效措施控制檔案管理中的安全風(fēng)險(xiǎn)。在檔案存儲(chǔ)時(shí)應(yīng)科學(xué)設(shè)置加密程序，進(jìn)而有效避免檔案信息被盜取或篡改。此外，檔案管理人員還應(yīng)做好檔案信息的備份工作，避免電子介質(zhì)出現(xiàn)故障，影響了檔案信息的完整性。檔案管理人員在日常工作中還應(yīng)不斷提升自身的工作質(zhì)量和技術(shù)水平，熟練應(yīng)用信息技術(shù)，減少由于自身技術(shù)方面的不足對(duì)檔案管理工作的不利影響。檔案管理系統(tǒng)開發(fā)企業(yè)在日常生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)的過程中應(yīng)該做好系統(tǒng)升級(jí)工作，同時(shí)提升風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，以此有效控制系統(tǒng)運(yùn)行中的安全風(fēng)險(xiǎn)。

3.2創(chuàng)建大數(shù)據(jù)平臺(tái)，促進(jìn)資源共享

檔案管理部門在日常工作中應(yīng)積極建立大數(shù)據(jù)平臺(tái)，這樣可以更好地保證資源的有效共享，拓展資源的搜索范圍，確保檔案信息的精細(xì)度和全面性。并且還要在數(shù)據(jù)平臺(tái)當(dāng)中創(chuàng)建一個(gè)網(wǎng)羅大量信息資源的資料庫，科學(xué)設(shè)置搜索項(xiàng)目，檔案查詢者可以根據(jù)自身的需要找到自己所需的檔案資料，避免了歸檔工作中的問題，省去了歸檔環(huán)節(jié)，也避免了存儲(chǔ)過程中出現(xiàn)的各種安全隱患。

3.3創(chuàng)建統(tǒng)一化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

大數(shù)據(jù)背景下，信息數(shù)據(jù)的數(shù)量非常多，所以為了更好地保證管理質(zhì)量，一定要?jiǎng)?chuàng)建科學(xué)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，這也是管理人員的重要工作規(guī)范。制定管理標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)保證格式統(tǒng)一、長(zhǎng)期可續(xù)、數(shù)據(jù)規(guī)范等原則保證數(shù)據(jù)的有序性。除此之外，制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)時(shí)應(yīng)積極學(xué)習(xí)和借鑒西方的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)以及有效的方法，從而更好地推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展與完善。同樣在檔案工作中，相關(guān)部門還應(yīng)采取有效措施，積極引進(jìn)檔案管理體系的國(guó)際化標(biāo)準(zhǔn)，這樣就可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)容的定期檢查與整理工作。

4結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)社會(huì)的發(fā)展和人們的日常生活都產(chǎn)生了十分顯著的影響，同時(shí)檔案管理模式也在大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響下發(fā)生了諸多的變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法很好地順應(yīng)當(dāng)今檔案管理工作的需求。所以，在檔案管理工作中，必須積極轉(zhuǎn)變管理模式，不斷提高管理的質(zhì)量和水平，推動(dòng)我國(guó)檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

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