探究企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及其對策

何程

摘 要：現(xiàn)代化水平的不斷提升，很大程度上是依靠信息技術(shù)與計算機技術(shù)為主要推動力的，信息時代下的各行各業(yè)都在進行著信息化建設(shè)的嘗試，其中檔案管理在信息化建設(shè)過程中逐漸暴露了一定的不足。本文基于這一前提，就企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中存在的缺陷與不足進行分析，進而有針對性地就這些問題提出相應(yīng)的解決策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；信息安全

現(xiàn)代企業(yè)的信息化建設(shè)包括檔案信息化管理與辦公自動化建設(shè)，而在這個過程中，其技術(shù)的應(yīng)用核心就是信息技術(shù)與計算機技術(shù)。在檔案管理方面，企業(yè)可以通過信息技術(shù)的應(yīng)用來進一步提高其檔案管理效率與管理水平，減少需要消耗在檔案方面的成本與投入，為企業(yè)的檔案信息服務(wù)提供更加便捷與高效的模式，同時可以通過行之有效的檔案信息化建設(shè)來提高檔案管理的安全性。

1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.1 對于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識存在誤區(qū)

就當(dāng)前而言，許多企業(yè)在檔案管理的信息化建設(shè)方面存在一定的局限與不足，而產(chǎn)生這種情況的主要原因在于企業(yè)對于檔案信息化建設(shè)認(rèn)知水平的嚴(yán)重不足。許多企業(yè)認(rèn)為檔案管理的信息化建設(shè)是一種檔案電子化的轉(zhuǎn)換過程，只是一種信息存儲方式的轉(zhuǎn)換。在實際的工作中能夠認(rèn)可檔案管理信息化建設(shè)的便捷性，僅僅將檔案資料的信息化管理措施作為一種輔助性管理措施，利用信息化檔案管理的便于錄入與傳輸?shù)膬?yōu)勢，但依舊將紙質(zhì)檔案管理作為主流方式，不僅沒有減少紙質(zhì)檔案管理中的不必要投入，還降低了檔案管理的質(zhì)量與效率。另外，當(dāng)前的企業(yè)在開展檔案管理信息化建設(shè)的過程中，還存在檔案管理隊伍專業(yè)性不足的現(xiàn)象，檔案管理人員的整體素質(zhì)較低，影響檔案管理工作的順利開展。

1.2 檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)匱乏

部分企業(yè)在實際的檔案管理工作中，并沒有及時轉(zhuǎn)變工作模式與管理理念，僅僅是將檔案管理工作著眼于電子檔案的收集與管理方面，缺少專門的檔案管理信息化系統(tǒng)，影響檔案管理質(zhì)量與效果，將檔案管理的信息化建設(shè)，僅僅看做一種電子文檔處理方法、檔案管理工作流程來看待，并沒有將檔案信息化建設(shè)作為一種系統(tǒng)性的工程來加以考量。就目前而言，我國大力提倡檔案管理的信息化建設(shè)，并且出臺了相應(yīng)的管理辦法與政策法規(guī)，但在實際的應(yīng)用中，這些政策法規(guī)還存在一定的局限性，對于企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)而言，缺少實踐價值。主要問題體現(xiàn)在：其一，檔案信息化管理模式的應(yīng)用缺少規(guī)范化與系統(tǒng)化的標(biāo)準(zhǔn)；其二，現(xiàn)有的管理辦法與法律法規(guī)的應(yīng)用無法適應(yīng)時代的高速發(fā)展，沒有根據(jù)不同的產(chǎn)業(yè)行業(yè)與企業(yè)運行模式制定差異化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

2 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要策略

2.1 轉(zhuǎn)變對于檔案管理信息化建設(shè)的錯誤理念

針對當(dāng)前企業(yè)檔案信息化管理機制的建設(shè)，要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念與管理模式，看清當(dāng)前的企業(yè)建設(shè)與發(fā)展形勢，明確企業(yè)管理的實際需求，采用信息化手段來有效提高檔案管理信息化建設(shè)水平[1]。在這個過程中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者與檔案管理部門要做好自身定位工作，明確企業(yè)發(fā)展的實際需求與實際考量，明確檔案管理信息化建設(shè)的重要性，積極謀求建立專業(yè)的、獨立的企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，通過該檔案管理信息系統(tǒng)有效加強企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的專門性與專業(yè)性。同時，企業(yè)需要加強對于時事政治與時代主流的關(guān)注與了解，明確社會發(fā)展的主要方向，積極學(xué)習(xí)先進的管理理念，以信息技術(shù)為支撐，推動企業(yè)檔案管理信息化水平的提升，并且通過進一步提高信息技術(shù)與信息化設(shè)備的投入，減少消耗在紙質(zhì)檔案管理中的物資成本、時間成本、空間成本投入，進一步提高檔案管理質(zhì)量與效率。

2.2 建立規(guī)范化的信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

企業(yè)在開展檔案管理的信息化建設(shè)的過程中，還需要建立行之有效的檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，建立科學(xué)合理的檔案管理系統(tǒng)。就目前而言，我國國家檔案局已經(jīng)發(fā)布了檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》，對企業(yè)檔案管理通過提出了規(guī)范化的整理規(guī)則，但相較于主要發(fā)達國家而言，還未能形成健全而完善的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。為此，企業(yè)在開展檔案管理的信息化建設(shè)的過程中，就需要企業(yè)根據(jù)自身發(fā)展的實際需求，結(jié)合企業(yè)未來發(fā)展建立相應(yīng)的檔案管理信息化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系。為此，企業(yè)在開展檔案管理的信息化建設(shè)的過程中，就需要對于國家的相關(guān)制度規(guī)范與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)有明確的了解，以此基礎(chǔ)開展行之有效的檔案管理信息化建設(shè)。在這個過程中，企業(yè)還可以充分參考發(fā)達國家與大型企業(yè)內(nèi)部檔案管理信息化建設(shè)經(jīng)驗與模式，積極引進先進的管理理念與管理技術(shù)，推動企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)水平的有效提升。

2.3 加強企業(yè)檔案信息化管理的人才隊伍建設(shè)

企業(yè)在開展檔案管理信息化建設(shè)的過程中，需要明確檔案管理信息化建設(shè)的主要局限與限制，就目前而言，人才的局限是影響企業(yè)檔案信息化管理的重要因素，為此就需要加強企業(yè)檔案信息化管理人才隊伍的建設(shè)。信息時代，企業(yè)的檔案信息化管理不僅要求把檔案信息保存好，還要實現(xiàn)對信息技術(shù)的有效應(yīng)用，通過信息化檔案管理來減少企業(yè)消耗在檔案管理與資源配置方面的成本，進一步提高企業(yè)檔案管理的經(jīng)濟性。為此，企業(yè)需要積極引進在專業(yè)技術(shù)與專業(yè)能力方面更加突出的人才，通過引進專業(yè)技術(shù)人才來進一步加強企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)與完善。

企業(yè)還需要對當(dāng)前的檔案管理人員進行行之有效的專業(yè)培訓(xùn)，加強檔案管理人員與大型企業(yè)之間的溝通與交流，積極謀求與大型企業(yè)之間的合作，定期派員進行相互交流與溝通，以考察先進的檔案管理信息化建設(shè)模式。另外，還需要加強對于檔案管理人員的信息化水平與專業(yè)技術(shù)的考核與培訓(xùn)，建立良好的考核機制，制定合理的考核指標(biāo)，對于檔案管理信息化建設(shè)過程中的人員表現(xiàn)進行考核與評價，就其中表現(xiàn)較好的人員給予一定的獎勵，對于表現(xiàn)較差的人員采取一定的懲處措施。

2.4 加強對于企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的安全性管理

就企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)來說，盡管在很大程度上可以提高其檔案管理效率與管理質(zhì)量，但同時也會帶來一定的信息安全威脅，基于此，企業(yè)在開展檔案管理的信息化建設(shè)的過程中，需要注重檔案管理的安全性。一般來說，在企業(yè)初步開展企業(yè)檔案信息化建設(shè)時，需要留存相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，制定相應(yīng)的雙軌并行制，通過紙質(zhì)檔案與電子檔案的并行管理來有效減少檔案資料的遺漏與丟失。而這個過程并不等同于上文所述的對于檔案管理信息化缺少信心的情況，而是在考慮到自身在技術(shù)應(yīng)用與信息化建設(shè)水平方面的不足，將紙質(zhì)檔案的管理作為一種保障措施。另外，在實際的信息化建設(shè)的過程中，要加強信息技術(shù)的安全應(yīng)用，通過自動化的數(shù)據(jù)備份與病毒防護措施，結(jié)合嚴(yán)格限制的檔案信息訪問權(quán)限，以實現(xiàn)對于檔案資料的安全管理[2]。

3 結(jié)語

在信息時代下，要想進一步推動企業(yè)的向好發(fā)展，推動企業(yè)信息化水平的提升，就需要制定行之有效的檔案管理辦法，大力推動企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)水平的提升，就需要轉(zhuǎn)變對于檔案管理信息化建設(shè)的錯誤理念，建立規(guī)范化的信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，加強企業(yè)檔案信息化管理的人才隊伍建設(shè)，加強對于企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的安全性管理。

參考文獻

[1]張華.企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題與對策探析[J].中國高新區(qū)，2018（09）：221.

[2]靳秀華.關(guān)于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].蘭臺世界，2014（S1）：72-73.