新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究

周蓉

摘 要：本文就新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的基本內(nèi)容進(jìn)行分析，包括總體規(guī)劃、平臺(tái)搭建及檔案數(shù)字化處理這三方面內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上，從規(guī)范業(yè)務(wù)流程、優(yōu)化組織架構(gòu)、推廣模式構(gòu)建、人員素質(zhì)提升及檔案管理服務(wù)能力拓展這幾方面入手，探討新形勢(shì)下如何推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，僅供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，社會(huì)活動(dòng)對(duì)于檔案信息資源的需求也呈現(xiàn)出多元化特征，對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代社會(huì)檔案管理需求，檔案管理的信息化水平較低。檔案管理信息化建設(shè)就是在保證檔案資料完整性的基礎(chǔ)上，通過(guò)電子技術(shù)建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，對(duì)檔案資源實(shí)施數(shù)字化管理。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是勢(shì)在必行的。

1 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的基本內(nèi)容

1.1 總體規(guī)劃

在社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)下，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，以事業(yè)單位實(shí)際情況以基本需求為依據(jù)，在國(guó)家信息化管理制度條件下，制定檔案信息化管理規(guī)劃，明確其基本內(nèi)容、服務(wù)對(duì)象、核心環(huán)節(jié)以及信息化管理方式等，確?？傮w規(guī)劃具有高度適宜性、科學(xué)性和合理性。

1.2 平臺(tái)搭建

在明確事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的總體規(guī)劃的基礎(chǔ)上，搭建檔案信息化管理平臺(tái)，包括網(wǎng)站主頁(yè)與后臺(tái)管理系統(tǒng)兩部分，網(wǎng)站建設(shè)開(kāi)發(fā)主要交由專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員來(lái)實(shí)現(xiàn)，以確保系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定性。檔案信息化管理平臺(tái)需要建立相關(guān)保密制度，在有限范圍內(nèi)科實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，以降低檔案資料的安全隱患。

1.3 檔案數(shù)字化處理

在搭建檔案管理信息化平臺(tái)的基礎(chǔ)上，需由專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括檔案信息源轉(zhuǎn)化、數(shù)據(jù)與圖片儲(chǔ)存、檔案信息再分類(lèi)等，這一操作主要應(yīng)用信息化技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，以確保檔案管理的規(guī)范性、高效性與實(shí)用性，從而推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，提高事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)成效。

2 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

2.1 規(guī)范檔案管理業(yè)務(wù)流程，優(yōu)化檔案管理組織架構(gòu)

在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展新時(shí)期，事業(yè)單位檔案管理也面臨著復(fù)雜的形勢(shì)，為更好的推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，要結(jié)合事業(yè)單位檔案管理信息化背景出發(fā)，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理業(yè)務(wù)流程，提高事業(yè)單位檔案信息處理時(shí)效，這是推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的基本條件。也就是說(shuō)，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，要結(jié)合事業(yè)單位檔案管理實(shí)際情況開(kāi)展綜合分析，梳理檔案管理內(nèi)部流程，明確檔案管理各部門(mén)之間的內(nèi)在聯(lián)系，確保檔案信息錄入的準(zhǔn)確性和實(shí)效性，并規(guī)范檔案信息檢索與利用方式，科學(xué)分析檔案需求，轉(zhuǎn)變檔案管理方式，科學(xué)應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)提高事業(yè)單位檔案管理成效。

在此基礎(chǔ)上，要積極優(yōu)化檔案管理組織架構(gòu)，整合檔案管理及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人才資源，在事業(yè)單位內(nèi)部構(gòu)建信息化檔案管理體系，培養(yǎng)檔案管理專(zhuān)業(yè)化人才，為檔案管理信息化建設(shè)的順利開(kāi)展提供有利條件。檔案管理組織架構(gòu)的優(yōu)化，要注重引進(jìn)先進(jìn)的人才，對(duì)事業(yè)單位人力資源實(shí)施高效管理，建立科學(xué)且可行的獎(jiǎng)懲機(jī)制與激勵(lì)機(jī)制，充分發(fā)揮檔案管理的能動(dòng)性，確保崗位人員能夠明確自身職責(zé)并規(guī)范履行檔案管理服務(wù)職能，以高效開(kāi)展檔案管理工作，為檔案管理信息化建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)。

2.2 前臺(tái)管理與后臺(tái)技術(shù)緊密配合，構(gòu)建信息化平臺(tái)推廣模式

無(wú)論是前臺(tái)檔案管理人員，還是后臺(tái)技術(shù)人員，都是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的重要人才，為更好的推進(jìn)新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，要注重前臺(tái)管理與后臺(tái)技術(shù)的緊密配合，規(guī)范且高效的開(kāi)展事業(yè)單位檔案管理工作，提高檔案管理信息化水平。前臺(tái)管理人員與后臺(tái)技術(shù)人員要通力合作，積極溝通，在后臺(tái)技術(shù)人員有效維護(hù)平臺(tái)并做好數(shù)據(jù)錄入與更新之后，前臺(tái)管理人員基于此提供優(yōu)質(zhì)且高效的檔案管理服務(wù)。在這一過(guò)程中，需要事業(yè)單位建立規(guī)范的制度體系，明確各部門(mén)人員崗位職責(zé)與工作內(nèi)容，確保權(quán)責(zé)清晰，以避免責(zé)任推諉等情況出現(xiàn)。要建立優(yōu)良的前后臺(tái)溝通機(jī)制，保證檔案信息分類(lèi)更新等工作開(kāi)展的統(tǒng)一性，切實(shí)提高檔案管理工作實(shí)效，提高檔案管理信息化水平。

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，要積極構(gòu)建信息化平臺(tái)推廣模式，以更好的提供檔案信息服務(wù)。這就需要加大信息化檔案管理平臺(tái)的宣傳力度，提升其知名度，強(qiáng)化需求者對(duì)檔案管理信息化平臺(tái)的認(rèn)知，在此基礎(chǔ)上，借鑒先進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合事業(yè)單位自身實(shí)際情況出發(fā)，構(gòu)建具有高度適宜性的信息化檔案管理平臺(tái)，從而切實(shí)提高檔案管理信息化水平。

2.3 全面提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，拓展檔案管理服務(wù)能力

檔案管理人員的綜合素質(zhì)在一定程度上關(guān)系著檔案管理信息化水平，關(guān)系著檔案管理工作質(zhì)量。因此在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，要全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，結(jié)合新形勢(shì)下檔案管理多元需求組織開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)與崗位技能，包括信息技術(shù)應(yīng)用能力、計(jì)算機(jī)技能等，確保檔案管理人員具備優(yōu)良的信息化素質(zhì)，并明確自身所扮演的服務(wù)角色，為需求者提供有效的檔案資源。

新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)，要注重檔案管理服務(wù)能力的拓展，實(shí)際上這是社會(huì)發(fā)展新時(shí)期對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化要求。也就是說(shuō)，在事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中，要傾向于體現(xiàn)管理服務(wù)，包括信息檢索、數(shù)據(jù)自動(dòng)歸并、信息自動(dòng)篩選與分析等，在信息技術(shù)的支持下提升檔案管理服務(wù)能力，對(duì)數(shù)據(jù)信息實(shí)施動(dòng)態(tài)化應(yīng)用，致力于改善事業(yè)單位檔案管理服務(wù)成效。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，對(duì)新形勢(shì)下的事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理總體規(guī)劃與平臺(tái)搭建、檔案數(shù)字化處理都是檔案管理信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)性?xún)?nèi)容，為推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的順利實(shí)現(xiàn)，要明確事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)流程，令前臺(tái)管理與后臺(tái)技術(shù)協(xié)調(diào)配合，構(gòu)建現(xiàn)代化、信息化的平臺(tái)推廣模式，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理組織架構(gòu)的不斷優(yōu)化，并逐步拓展檔案管理服務(wù)能力，從而切實(shí)改善事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)成效，以更好的適應(yīng)社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)，為事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展提供可靠支持。

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