大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的強化措施

趙巖

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展和進步，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。事業(yè)前段時間作為社會公共服務(wù)服務(wù)的職能部門，擔(dān)負著各方面的社會服務(wù)任務(wù)。由于檔案對于事業(yè)單位的發(fā)展至關(guān)重要，因此在當(dāng)新大數(shù)據(jù)背景下，需要加強事業(yè)單位檔案管理工作，全面提高事業(yè)單位檔案管理的水平，更好的促進事業(yè)單位的健康、持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景；事業(yè)單位；檔案管理；優(yōu)勢；強化措施

當(dāng)前各種先進的發(fā)展，有效的推動了現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)的進步。特別是大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，使各行各業(yè)發(fā)生了較大的改變，同時也有效的促進了事業(yè)單位檔案的科學(xué)化管理。事業(yè)單位作為社會公共服務(wù)職能機構(gòu)，在大數(shù)據(jù)時代，其對事業(yè)單位檔案管理工作帶來了全新的挑戰(zhàn)，基于這種情況下，需要充分的發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，全面推動事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，確保事業(yè)單位檔案管理工作效率和質(zhì)量的全面提升。

1 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的優(yōu)勢

1.1 實現(xiàn)檔案虛擬存儲，降低檔案管理成本

檔案是社會發(fā)展過程中留存下的珍貴資料，其是人類創(chuàng)造自然和改造自然的重要支持，具有非常重要的價值。但隨著時間的發(fā)展，檔案脹庫現(xiàn)象普遍存在，這給檔案資料檢索和檔案管理成本帶來了較大的難度。基于大數(shù)據(jù)背景下，通地運用大數(shù)據(jù)技術(shù)來對海量檔案信息進行處理，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息資源的有效檢查和利用，可以進一步推動檔案的數(shù)字化發(fā)媕娿，實現(xiàn)檔案信息的虛擬化存儲，降低檔案管理成本，全面提高檔案管理工作的效率。

1.2 檔案檢索更加便捷，電子文檔利于管理

一直以來檔案管理工作中都存在重藏輕用的問題?；诖髷?shù)據(jù)背景下，通過計算機內(nèi)的檔案系統(tǒng)即可以實現(xiàn)檔案信息的高效檢索，只需要輸入檔案的關(guān)鍵詞、時間、日期和類型等，都能夠快速檢索到所需要的檔案信息，有效的促進了檔案服務(wù)工作的完善。而且通過構(gòu)建檔案信息資源庫，有效的拓破了檔案信息利用上的時間、空間和地域方面的限制，檔案信息價值更好的體現(xiàn)出來，有效的推動了檔案信息資源的共享。

2 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的強化措施

2.1 制定嚴謹?shù)臄?shù)字化檔案管理規(guī)章

對于事業(yè)單位檔案管理工作來講，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，需要加快推動檔案的數(shù)字化發(fā)展，即需要通過制定一系列完善的檔案管理規(guī)范，并借助于電子技術(shù)來對檔案信息進行存儲，保證檔案信息的全面性和完整性。進一步建立健全事業(yè)單位數(shù)字檔案管理制度，確保檔案管理人員能夠在實際工作中嚴格按照制度開展各項工作，全面提高檔案管理工作的水平。

2.2 完善檔案信息化、數(shù)據(jù)化管理機制

基于大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位檔案信息化和數(shù)字化管理進程不斷加快，在這種情況下，則要通過建立健全檔案信息化和數(shù)字化管理機制，明確檔案信息化管理制度，從而為檔案管理工作提供制度保障。而且在檔案信息化和數(shù)字化發(fā)展過程中，還要安排高素質(zhì)的檔案管理人員，加快構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，并實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫的高效使用，以此來推進檔案管理的信息化和數(shù)字化建設(shè)。另外，在檔案信息化建設(shè)過程中，還要做好安全防范工作，明確檔案管理人員的具體職責(zé)，確保檔案數(shù)據(jù)資料的安全，有效的推動檔案信息化和數(shù)字化的發(fā)展。

2.3 提高檔案信息的開發(fā)效率，實現(xiàn)檔案資源的共享和傳遞

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，通過推動檔案信息資源的共享，可以有效的提高事業(yè)單位檔案信息資源的高效利用。這就需要在實際工作中，需要加快推動信息資源的共建工作。即要通過建立檔案信息資源管理系統(tǒng)，構(gòu)建完善的檔案信息共享平臺，全面提高檔案信息資源的利用效率。同時還可以通過開發(fā)檔案網(wǎng)站，將各單位的檔案管理信息系統(tǒng)有效的連接起來，實現(xiàn)局域網(wǎng)內(nèi)的檔案信息資源的共享，全面提高事業(yè)單位工作的效率，使其能夠更好的為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.4 做好檔案信息管理的安全保障

檔案信息資源是重要的物質(zhì)和精神財富。事業(yè)單位檔案信息的安全是事業(yè)單位得以健康發(fā)展的重要保障。因此在當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境下，需要處理好檔案信息利用及檔案管理安全管理之間的關(guān)系。對于檔案管理部門來講，要積極尋求與大數(shù)據(jù)公司或是上一級信息部門進行合作，進一步開發(fā)大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)，并打破行業(yè)體制的束縛，積極探索對檔案安全技術(shù)的維護。基于大數(shù)據(jù)發(fā)展的角度來看，需要加快完善分布式構(gòu)架技術(shù)，以此來降低檔案信息數(shù)據(jù)監(jiān)管風(fēng)險性?？梢栽趯嶋H工作中通過建立加密式局域網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建檔案信息資源交流庫，加快促進紙質(zhì)文字 表格的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，融合數(shù)字資源信息，并做好檔案管理部門的終端的維護工作，確保檔案信息資源的安全。

2.5 構(gòu)建智慧型的頂層云平臺

首先是構(gòu)建智能型的存儲系統(tǒng)、分析系統(tǒng)、挖掘系統(tǒng)和訪問系統(tǒng)，這是智慧型頂層云平臺的核心，然后是制訂與之匹配的管理制度，相互間的良好配合才能實現(xiàn)共享數(shù)據(jù)、動態(tài)交流的目標(biāo)。具體包括以下主要層次。

第一，基礎(chǔ)設(shè)施層，其功能包括集成分散的計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等物理資源，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、虛擬技術(shù)等使之變?yōu)橐粋€“資源庫”，云平臺對這個“資源庫”可以進行實時調(diào)度，并對其分區(qū)化管理，為云平臺提供數(shù)據(jù)存儲、查詢等功能。

第二，用戶平臺層，用戶所接觸的并不是基礎(chǔ)設(shè)施層，而是平臺層，用戶平臺層最大的特點是面向用戶，并為其提供相應(yīng)的檔案服務(wù)。用戶通過對主要程序的控制，接收所需要的電子檔案。同時，此平臺還可以向用戶提供查詢數(shù)字檔案公共資源、檔案政務(wù)服務(wù)等功能。

2.6 培養(yǎng)高標(biāo)準檔案專業(yè)人才

檔案數(shù)字化、信息化管理工作形式比較程序化，尤其是在大數(shù)據(jù)的背景條件下，繁瑣的數(shù)據(jù)處理，加上該工作與其他工作之間的聯(lián)系性不強，其探索研究和發(fā)展的空間有限，致使該工作的效能和效率不高，檔案管理人員需要提高信息化、數(shù)字化處理的能力。一是要積極招聘引進高校培養(yǎng)出來的檔案專業(yè)技術(shù)管理人才，充實到檔案管理隊伍中；二是要加強對檔案管理人員的檔案專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，特別是檔案信息化、數(shù)字化技術(shù)處理方面的培訓(xùn)；使檔案管理人員能夠熟悉應(yīng)用信息化、數(shù)字化的軟件，對事業(yè)單位檔案信息化、數(shù)字化管理進行熟練的掌握和操作，不斷提高檔案信息化、數(shù)字化管理工作的效率。

3 結(jié)束語

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位檔案數(shù)字化重審的重要性更好的凸顯出來，因此事業(yè)單位明確大數(shù)據(jù)對檔案管理工作的重要意義，并結(jié)合自身的實際情況來積極有效的措施來加快推動檔案管理工作的發(fā)展。在大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用過程中，要求單位要對有價值的數(shù)據(jù)進行處理，并深入挖掘，進一步明確數(shù)據(jù)挖掘的目的，避免造成人力、物力和財力上的浪費。更好的發(fā)揮出大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，全面提高檔案管理工作的水平。

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