小議總承包項目檔案管理

李洪黨

摘 要：總承包模式是當(dāng)前國際工程承包中一種被普遍采用的承包模式，也是在當(dāng)前國內(nèi)建筑市場中被我國政府和我國現(xiàn)行《建筑法》積極倡導(dǎo)、推廣的一種承包模式。本文作者根據(jù)總承包單位和分包單位的職責(zé)劃分，對總承包項目竣工資料管理工作進行了詳細的闡述，并發(fā)表自己獨到的見解。

關(guān)鍵詞：檔案；項目；總承包；分包；基建

工程總承包是指受建設(shè)單位的委托，按照合同約定，對工程項目的勘察、設(shè)計、施工、設(shè)備和材料的采購供應(yīng)及試運行等實行全過程或若干階段的承包，并對所承包的建設(shè)工程的質(zhì)量、安全、工期、造價等全面負責(zé)，最終向建設(shè)單位提交一個符合合同約定、滿足使用功能、具備使用條件并經(jīng)竣工驗收合格的建設(shè)工程承包模式。由工程總承包單位對整個工程項目建設(shè)進行整體構(gòu)思、全面安排、協(xié)調(diào)運行、前后銜接和系統(tǒng)化管理。

和其他工程承包模式相比，工程總承包有以下優(yōu)點：

（1）總承包商負責(zé)整個項目的實施過程，不再以單獨的分包商身份建設(shè)項目，有利于整個項目的統(tǒng)籌規(guī)劃和協(xié)同運作，可以有效解決設(shè)計與施工的銜接問題、減少采購與施工的中間環(huán)節(jié)，順利解決施工方案中的實用性、技術(shù)性、安全性之間的矛盾；

（2）工程總承包模式使工作范圍和責(zé)任界限更清晰，建設(shè)期間的責(zé)任和風(fēng)險可以最大程度地轉(zhuǎn)移給總承包商；

（3）工程總承包模式中合同總價和工期固定，業(yè)主的投資和工程建設(shè)期相對明確，有利于對費用和進度的控制；

（4）工程總承包模式能夠最大限度地發(fā)揮工程項目管理各方的優(yōu)勢，實現(xiàn)工程項目管理的各項目標(biāo)；

（5）工程總承包模式可以將業(yè)主從具體事務(wù)中解放出來，僅關(guān)注影響項目的重大因素，便可確保項目管理的大方向。

從項目管理的角度來看，工程總承包可以使各參與方的責(zé)任更加明確，使工程質(zhì)量更有保證；從業(yè)主的角度來看，工程總承包模式能夠幫他從瑣碎、繁雜的項目管理中釋放出來；從總承包商的角度來看，這一模式使它有機會獲得更多的利潤空間。因此，工程總承包如今已成為當(dāng)前國內(nèi)建筑市場中被我國政府和我國現(xiàn)行《建筑法》積極倡導(dǎo)、推廣的一種承包模式。

在工程總承包模式的實際實施過程中，總承包單位因承擔(dān)的項目內(nèi)容較多，往往憑一己之力很難在合同規(guī)定的時間內(nèi)完成項目所有內(nèi)容，因而會將項目拆分為若干個小的單位工程，并將其分包給其他有資質(zhì)的施工單位，與之簽訂分包合同（更有甚者，分包單位會再拆分分包合同，將其轉(zhuǎn)包給三級單位），這樣，總承包項目業(yè)主單位的檔案館對同一個項目的基建檔案就會面臨多個施工單位，給基建檔案的竣工驗收帶來困難。筆者從事基建檔案管理多年，參加過不少基建項目的竣工驗收，結(jié)合多年的工作經(jīng)驗，現(xiàn)就此談一下自己的體會，希望對提高總承包項目檔案管理水平有所借鑒。

總承包項目檔案其本質(zhì)上是基建檔案，因總承包單位對項目承擔(dān)的工作內(nèi)容不同而稍有差異。筆者認為，工程總承包項目的檔案管理，應(yīng)該抓大放小，抓主放次，即在重點部位、重點資料（文件）上牢牢抓緊總承包單位，其他細節(jié)則通過總承包單位來制約其他分包單位，牽一發(fā)而動全身，從而達到規(guī)范總承包項目檔案管理的目的。

眾所周知，基建項目檔案是隨著項目的建設(shè)環(huán)環(huán)相扣、段段相連、步步延伸而逐漸形成的，這些檔案一旦形成，他的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)就已經(jīng)是客觀存在的了，要保持這種客觀性，就要從工程項目的開頭開始積累、收集檔案。因此，從工程項目立項、簽訂總承包合同開始，建設(shè)單位檔案館就應(yīng)要求總包單位責(zé)成各分包單位配備專門的資料管理人員，負責(zé)施工過程資料的收集、整理、移交工作。建設(shè)單位檔案館也應(yīng)按照國家和行業(yè)有關(guān)規(guī)范，結(jié)合本單位特點對竣工資料的收集和歸檔的規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)進行進一步的修改和完善，使其更加詳盡和具體，并從工程開工之日起將其下發(fā)到總包單位手中，使總包及分包單位資料員從文件資料的形成、日常管理到收集、保管、移交都有一套完整的制度可遵循。通過分期分批針對總承包單位及分包單位的工程管理人員、資料員進行檔案法律法規(guī)的宣傳教育和檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，使之明確基建檔案工作的法律法規(guī)和質(zhì)量要求，明確各方應(yīng)負的責(zé)任和義務(wù)，完成的時間和節(jié)點，使他們在增強檔案意識的同時也熟知檔案館對竣工資料的要求標(biāo)準(zhǔn)，在項目開始時就用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來嚴格要求，杜絕施工過程中產(chǎn)生的不規(guī)范的原始施工資料和文件出現(xiàn)，確保形成一流的竣工資料。

眾所周知，基建檔案按照內(nèi)容形式不同分為圖紙卷和文字卷（工程質(zhì)量管理資料、工程質(zhì)量控制資料和工程質(zhì)量檢驗評定資料的統(tǒng)稱）2種。筆者認為，為體現(xiàn)總包單位在總承包項目中的職責(zé)，竣工資料中以下幾方面應(yīng)稍做改動：

針對總承包項目的圖紙卷，要求每一卷（每套圖為一卷）圖紙中的每張圖都加蓋竣工圖章（有可能同一套圖是多家單位施工），其中竣工圖章上施工單位一欄填寫履行施工責(zé)任的單位（如分包單位），在圖紙卷的備考表上欄施工單位的審核說明處加蓋總包單位紅章來證明此工程是由XX單位總承包的。圖紙卷的檔案盒編制單位一欄第一行填寫總包單位，第二行填寫分包單位，若分包單位在兩個以上的，以一家為主寫在封面第二行上，其它幾家單位均在備考表中注明。

針對總承包項目的工程質(zhì)量管理資料，開工報告（工程開工報審表）應(yīng)蓋總承包單位紅章；為使責(zé)任更加清晰明確，在竣工檔案中同時體現(xiàn)出總包單位和分包單位，建議將圖紙會審、交工驗收證書等原先需要由建設(shè)、施工、設(shè)計、監(jiān)理單位四方簽章地表格，把施工單位改為分包單位，另增加總包單位簽章欄。其他施工組織設(shè)計、工序方案、施工日志、預(yù)檢工程記錄、工程竣工報、工程竣工施工總結(jié)、工程質(zhì)量保修書等可以由分包單位按照原來的方式填寫。

對于工程質(zhì)量控制資料，施工記錄、工程洽商記錄及各種驗收記錄體現(xiàn)分包單位即可，材質(zhì)證明復(fù)印件上也加蓋分包單位紅章。

對于工程質(zhì)量檢驗評定資料，單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗收記錄、單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄、單位（子單位）工程安全和功能檢驗資料檢查及主要功能抽查記錄、單位（子單位）工程觀感質(zhì)量檢查記錄這4張重要的記錄單均應(yīng)由總包單位來簽章，而分部工程、分項工程及檢驗批的驗收記錄則可由分包單位來填寫。

另外，以上文字卷的封皮施工單位第一欄也要填寫總包單位，第二欄再填寫分包單位，若分包單位在兩個以上的，以一家為主寫在封面第二行上，其它幾家單位均在備考表中注明，備考表上同樣要加蓋總包單位紅章。

總結(jié)一下，在總承包項目檔案的移交過程中，為體現(xiàn)分包單位對總包單位負責(zé)，總包單位對工程項目總負責(zé)，項目的竣工資料由總承包向業(yè)主單位檔案館統(tǒng)一提交。提交的竣工資料中，在備考表、文字卷封皮的施工單位欄及檔案盒的編制單位欄要體現(xiàn)總包單位，而在竣工圖上加蓋的竣工章上施工單位一欄填寫履行施工責(zé)任的分包單位；還有工程質(zhì)量管理資料中的開工報告、交工驗收證書及工程質(zhì)量檢驗評定資料中的單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗收記錄、控制資料核查記錄、安全和功能檢驗資料檢查及主要功能抽查紀(jì)錄、觀感質(zhì)量檢查記錄四單需加蓋總包單位紅章，而控制卷中材質(zhì)證明復(fù)印件則體現(xiàn)的是分包單位。另外還要向業(yè)主單位檔案館提交總承包合同副本及分包單位與總承包單位簽訂的分包合同副本各壹份。

工程總承包模式是近幾年新型的工程施工模式，檔案人員應(yīng)結(jié)合實際，積極探索工程總承包模式下檔案管理的新思路，使基建檔案管理工作邁向一個新的更高的臺階。

參考文獻

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