新時期加強衛(wèi)生院檔案管理的探討

謝湘萍

摘 要：新時期社會在不斷發(fā)展，同時也促進了我國衛(wèi)生院的發(fā)展，衛(wèi)生院檔案作為衛(wèi)生院管理工作的重要組成部分，與衛(wèi)生院的決策工作、未來發(fā)展息息相關(guān)。本文從衛(wèi)生院檔案管理的作用、存在的問題進行分析，并提出加強衛(wèi)生院檔案管理的對策，旨在促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生院；檔案管理；作用；問題；對策

衛(wèi)生院檔案記錄著衛(wèi)生院發(fā)展歷程的同時，也為衛(wèi)生院的決策工作提供了可靠數(shù)字依據(jù)的憑證。然而新時期中衛(wèi)生院檔案管理工作中存在許多問題，嚴(yán)重阻礙了衛(wèi)生院檔案管理的工作效率。因此新時期下，需要對檔案管理工作加以重視，尋找加強衛(wèi)生院檔案管理的措施，保證檔案管理工作的有序進行。

1 衛(wèi)生院檔案管理的作用

1.1 保存作用

檔案作為一種原始真實的歷史記錄，為人類保留了從文字產(chǎn)生之初的遠古時代一直到今天計算機網(wǎng)絡(luò)時代的漫長記憶，而且還將繼續(xù)延伸。衛(wèi)生院檔案體現(xiàn)了衛(wèi)生院的發(fā)展史，揭示了一定歷史背景下醫(yī)療活動的相關(guān)因素的發(fā)展?fàn)顩r。衛(wèi)生院檔案把這些歷史概貌真實地記錄下來，妥善保存，讓瞬間成為永恒，成為人們研究事物本質(zhì)、尋找內(nèi)在規(guī)律的可靠依據(jù)，為總結(jié)前人經(jīng)驗準(zhǔn)備了信息資料，為后人推動事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造了條件，是衛(wèi)生院發(fā)展史的一面鏡子，也是人類歷史文明綿延不斷的重要財富，因而需要長期乃至永久保存。

1.2 利用作用

檔案的價值就是檔案的利用價值。檔案工作是一項服務(wù)性工作，沒有利用者，檔案工作就失去了存在的意義。衛(wèi)生院檔案管理工作是整個衛(wèi)生院管理工作的重要組成部分，是衛(wèi)生院管理與決策的重要載體和信息保證，衛(wèi)生院檔案信息的積累、保管、開發(fā)利用都是衡量衛(wèi)生院管理水平、服務(wù)質(zhì)量、工作效率和經(jīng)濟運作成效最直接有效的依據(jù)。衛(wèi)生院可通過對檔案信息的收集、匯總和分析來加強對醫(yī)院各項工作的計劃、評估、檢查與監(jiān)督，有利于衛(wèi)生院管理決策的科學(xué)化、系統(tǒng)化及管理過程的反饋控制、動態(tài)調(diào)整與利用。

1.3 歷史研究作用

檔案學(xué)是一門科學(xué)，是一項科學(xué)性、專業(yè)性、知識性很強的工作。衛(wèi)生院在臨床教學(xué)中形成的大量教學(xué)科研檔案，是衛(wèi)生院廣大師生和教學(xué)管理人員在教學(xué)實踐和教學(xué)研究中所形成和積累的具有保存價值的研究文件材料，它真實地記錄了臨床教學(xué)活動的經(jīng)驗與教訓(xùn)，反映了衛(wèi)生院臨床教學(xué)的主要職能和歷史面貌，對衛(wèi)生院的教學(xué)與研究，包括教研手段和方法的改進、教研計劃的制定和實施等，都是不可缺少的珍貴資料。檔案具有的歷史研究價值將越來越突出，尤其是對醫(yī)療、預(yù)防、保健等具有行政、法律和依據(jù)效力。

1.4 證據(jù)作用

檔案是人類社會實踐活動的真實記錄，是歷史的連載，歷史的記憶。檔案具有歷史的真憑實據(jù)。近年來，隨著社會文明程度的提高和法律建設(shè)的深入，廣大患者法律意識的加強，衛(wèi)生醫(yī)院檔案特別是病歷檔案就不再是單純的醫(yī)療活動記錄載體。在出現(xiàn)醫(yī)患矛盾，引起醫(yī)療糾紛時，病歷檔案就具備了憑證價值，成為涉案理賠和醫(yī)療費用報銷的基本憑據(jù)，成為司法鑒定、判決和處理糾紛的重要憑證依據(jù)。歷史證據(jù)的保管既不應(yīng)當(dāng)看作是一種奢侈，也不應(yīng)當(dāng)看作是滿足學(xué)術(shù)的需要，而應(yīng)看作是國家的需要。

1.5 傳承作用

檔案是第一手資料，具有廣泛參考作用。醫(yī)學(xué)與健康服務(wù)是一項造福人民大眾的公益性福利事業(yè)。衛(wèi)生院檔案信息屬于衛(wèi)生院所有，具有社會共享性（其中涉及國家保密范圍及公民健康隱私的內(nèi)容除外，衛(wèi)生院在保管檔案的同時，還為疾病流行監(jiān)測控制、衛(wèi)生發(fā)展規(guī)劃、預(yù)防保健、醫(yī)療保險等提供有關(guān)數(shù)據(jù)資料，在社會重大搶險急救活動、地方病職業(yè)病防治中發(fā)揮了應(yīng)有的信息支持、儲備與利用功能，為保障環(huán)境健康、安全提供參考依據(jù)。憑借檔案的傳播，歷史得以重現(xiàn)，傳統(tǒng)得以延續(xù)，知識得以繼承，我們才能踏著前人的足跡，不斷發(fā)展、進步，值得我們永遠傳承。

2 新時期衛(wèi)生院檔案管理存在的問題

2.1 認(rèn)識上形成一種偏見

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作中，普遍存在著文件材料歸檔不系統(tǒng)、連續(xù)性差、歸檔材料不完整等現(xiàn)象，嚴(yán)重阻礙了衛(wèi)生院檔案管理工作的開展。至今仍有不少同志尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理不重視，認(rèn)為檔案工作可有可無，認(rèn)識不到檔案工作在衛(wèi)生院管理中的重要性和必要性。由于對檔案工作不了解，在認(rèn)識上形成一種偏見。

2.2 檔案意識淡薄

檔案工作歷來都被稱作是默默無聞的工作，它與從事決策部門相比，確實是不太起眼的崗位。由于歷史原因，絕大多數(shù)從事鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案工作的人員，所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致，許多人對檔案的知識了解不夠，對檔案信息的認(rèn)識程度不夠。有些人認(rèn)為檔案就是用過的資料，與工作關(guān)系不大，沒有必要過分地抓，甚至有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)從不過問檔案管理情況。各種原因?qū)е锣l(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案工作者對檔案管理的責(zé)任心不強，致使日常許多重要的檔案材料欠缺。大多數(shù)檔案工作者認(rèn)為檔案工作只不過是管理承辦過的文件而已，不了解檔案工件的內(nèi)容、性質(zhì)與任務(wù)，更不了解檔案事業(yè)的發(fā)展其有社會化、系統(tǒng)化和專業(yè)化的特點，認(rèn)為只要立卷、歸檔、鑒定、保管等一系列環(huán)節(jié)完成后，基本上就萬事大吉了[1]。在工作中，習(xí)慣于等待收的服務(wù)方式，對遇到新情況、新問題心中無數(shù)，不善于捕捉社會新信息，難以開創(chuàng)檔案工作的新局面。

3 加強衛(wèi)生院檔案管理的對策

3.1 設(shè)立專門檔案機構(gòu)

檔案管理是衛(wèi)生院管理工作中一個重要組成部分，衛(wèi)生院檔案管理要改變各自為政的固有觀念，設(shè)立專門檔案機構(gòu)，變成檔案管理的職能部門，配備由專職、兼職檔案工作人員組成的檔案隊伍，克服檔案分散管理的弊端，保證檔案的完整與齊全，使衛(wèi)生院的歷史能在檔案中得到全面涵蓋。針對醫(yī)療、護理、醫(yī)技和科研四類檔案成立檔案質(zhì)量專家督導(dǎo)小組，每月提出整改意見，并對檔案工作的優(yōu)劣進行獎懲，對存在的問題及時提出整改意見。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現(xiàn)科學(xué)管理的前提。院領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入衛(wèi)生院發(fā)展和管理的統(tǒng)籌規(guī)劃，與衛(wèi)生院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展；要大力宣傳衛(wèi)生院檔案管理的意義，加強檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使全院干部職工充分認(rèn)識檔案的重要性，認(rèn)識檔案與衛(wèi)生院日常工作的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作[2]。

3.2 提高開發(fā)檔案信息資源的意識

檔案管理者要提高開發(fā)檔案信息資源的意識，并積極付緒行動，要在平時加強各類檔案的編研工作，對檔案進行系統(tǒng)加工整理，從點滴做起，從基石做起，主動為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，主動為醫(yī)教研服務(wù)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院開展檔案管理工作的重要保證，直接關(guān)系到衛(wèi)生院檔案工作的成效，同時也在一定程度上反映了鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的管理水平。為了便于檔案管理、有利于檔案綜合利用，從促進資源共享的角度出發(fā)，基層衛(wèi)生院應(yīng)設(shè)立全院綜合檔案室，配備專職檔案員，并成立基層衛(wèi)生院檔案綜合管理領(lǐng)導(dǎo)小組和監(jiān)督小組，監(jiān)督指導(dǎo)全院檔案工作的資料收集、立卷歸檔、開展利用等工作。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院備科室配備兼職檔案員，負責(zé)本科室檔案資料的收集整理，并定期向鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院綜合檔案室移交。檔案工作人員的職責(zé)就是維護檔案的完整與安全，做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞是指對檔案保管的完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。不丟指要保證檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使其遺失或被竊。不散是指檔案保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便。不亂，就是要求檔案保管整齊規(guī)范，有據(jù)可循、有目可查。檔案工作人員在工作之余必須加強理論學(xué)習(xí)，提高檔案方面的理論修養(yǎng)，充分認(rèn)識檔案的價值，增強檔案管理工作的責(zé)任心和法制觀念[3]。

3.3 提供規(guī)范化管理服務(wù)

檔案是一種重要的信息資源，是衛(wèi)生院歷史發(fā)展的真實記錄。開發(fā)檔案信息資源是檔案工作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院服務(wù)的重要途徑，是檔案工作自我完善的必要內(nèi)容。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案部門及檔案工作人員必須轉(zhuǎn)變觀念，適應(yīng)醫(yī)療衛(wèi)生工作的發(fā)展要求，與時俱進，不斷改進工作方式方法，開闊視野，拓展工作內(nèi)涵，大力開發(fā)檔案信息資源，為衛(wèi)生院規(guī)范化管理提供服務(wù)，用有效的檔案資源為決策者提供更全面、多方位的客觀信息資料，真正發(fā)揮檔案工作的效能?？茖W(xué)有序管理好衛(wèi)生院檔案，掌握檔案管理的科學(xué)方法，將會對醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展有著十分重要的作用。

3.4 樹立衛(wèi)生院檔案管理工作的典型

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院數(shù)量多、發(fā)展歷史長，要提高檔案管理水平不是一日之功。衛(wèi)生主管部門、檔案行政部門聯(lián)合起來，樹立衛(wèi)生院檔案管理工作的典型，開展宣傳表彰、交流經(jīng)驗，以點帶面地做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案工作。

4 結(jié)語

新時期，我們要認(rèn)真分析衛(wèi)生院檔案管理中存在的問題，才能更好地做好衛(wèi)生院檔案管理工作。衛(wèi)生院檔案管理中普遍存在認(rèn)識上形成一種偏見、檔案意識淡薄等問題，因此，必須設(shè)立專門檔案機構(gòu)，提高開發(fā)檔案信息資源的意識，提供規(guī)范化管理服務(wù)，才能適應(yīng)新時期時代的發(fā)展，不斷提高醫(yī)院管理水平，為居民提供高效優(yōu)質(zhì)的衛(wèi)生保健服務(wù)，促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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[2]孫明娟. 基層衛(wèi)生院檔案管理存在的問題與對策措施[J]. 卷宗， 2017（36）.

[3]賈莉莉. 衛(wèi)生院檔案管理工作的重要性及完善措施[J]. 現(xiàn)代企業(yè)文化， 2017（8）：111-111.