信息技術(shù)在加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

摘 要：在科技進(jìn)步和社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)下，信息技術(shù)滲透和融入到人們的工作各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作之中也融入了信息技術(shù)和手段，它給機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作帶來(lái)了極大的便利，提升了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作流程更為優(yōu)化。然而，我們還要分析信息技術(shù)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用缺陷，并針對(duì)性地采用相應(yīng)的解決措施和策略，探索信息技術(shù)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的創(chuàng)新應(yīng)用路徑，更好地提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；應(yīng)用

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在管理工作中會(huì)生成大量的信息資料，這些信息資料復(fù)雜多樣，給機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)和困難，為此，要在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中引入先進(jìn)的物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理由實(shí)體保管向全新的虛擬保管模式轉(zhuǎn)變，更好地推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化、規(guī)范化和數(shù)字化建設(shè)。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的概念及意義

互聯(lián)網(wǎng)給機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，徹底轉(zhuǎn)變了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的面貌，在物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算 、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案過(guò)程中，較好地實(shí)現(xiàn)了檔案管理的統(tǒng)一規(guī)劃和部署，實(shí)現(xiàn)了檔案信息化采集、整理、分類(lèi)、立閱和歸檔。其應(yīng)用意義具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

1）提升了檔案管理的效率。由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位在新的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，必然生成紛繁復(fù)雜的文件資料，這些千頭萬(wàn)緒的資料覆蓋機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的各個(gè)方面的內(nèi)容，如果還采用之前的傳統(tǒng)檔案管理模式和方法，則會(huì)因人手不足、資料繁雜、外部環(huán)境等諸多方面的干擾而難以實(shí)現(xiàn)檔案的充分利用和管理，導(dǎo)致檔案資料浪費(fèi)或遺失的情況。而在先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)之下，可以將紙質(zhì)的檔案資料進(jìn)行電子化存儲(chǔ)、打印和輸出，較好地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的修正、拷貝、重置、攜帶和傳遞，極大地提升了檔案管理的質(zhì)量和效率。

2）更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)歷史檔案的整理和開(kāi)發(fā)利用。由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理活動(dòng)是一個(gè)歷史的發(fā)展過(guò)程，在長(zhǎng)期的傳統(tǒng)管理方式之下，許多檔案都處于塵封的狀態(tài)之中，這些珍貴的歷史檔案資料長(zhǎng)期處于“沉睡”狀態(tài)，難以得到充分合理的開(kāi)發(fā)和利用，無(wú)法發(fā)揮其自身的價(jià)值。而在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)應(yīng)用環(huán)境之下，這些陳舊的歷史檔案可以得以“重見(jiàn)天日”，在大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的整理、開(kāi)發(fā)之下，可以較好地實(shí)現(xiàn)對(duì)這些珍貴的歷史檔案資料的查詢(xún)、檢索和調(diào)用，充分發(fā)揮這些珍貴的歷史檔案資料的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，擴(kuò)充信息化檔案開(kāi)發(fā)存儲(chǔ)及利用的空間，方便了檔案信息資料的查詢(xún)和利用。

3）更好地促進(jìn)檔案信息資料的共享。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式和方法之下，紙質(zhì)檔案受囿于物質(zhì)環(huán)境及空間的限制和約束，長(zhǎng)期處于封閉、分散的狀態(tài)，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的整體規(guī)劃和綜合性運(yùn)用，限制了檔案資料的有效發(fā)揮。而在信息技術(shù)的應(yīng)用條件下，利用檔案信息資源管理系統(tǒng)平臺(tái)，可以極其便捷地實(shí)現(xiàn)對(duì)信息檔案資源的日常條件查詢(xún)和檢索、統(tǒng)計(jì)分析、數(shù)據(jù)報(bào)表制作、數(shù)據(jù)交換等，滿(mǎn)足檔案信息資源的共享和無(wú)紙化查詢(xún)需求，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的專(zhuān)業(yè)化管理和統(tǒng)一化整合利用。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題分析

2.1 信息化基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)落后

機(jī)關(guān)事業(yè)單位長(zhǎng)期以來(lái)采用人工檔案管理和紙質(zhì)檔案利用的方式，缺乏信息化檔案管理意識(shí)和觀(guān)念，沒(méi)有充分重視檔案局域網(wǎng)的建設(shè)，這就使機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的信息化檔案管理必備的軟、硬件設(shè)備缺失，有的單位盡管有計(jì)算機(jī)設(shè)備，然而配套設(shè)施卻跟不上，顯現(xiàn)出信息化基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)落后的狀態(tài)，這就在較大的程度上制約了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的效果，沒(méi)有充分發(fā)揮出檔案信息化管理的價(jià)值和效能。

2.2 信息化管理機(jī)制尚未健全

由于長(zhǎng)期以來(lái)缺乏對(duì)檔案信息化管理的充分認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位的信息化檔案管理機(jī)制不夠健全，存在管理范圍不夠清晰、職責(zé)分工不夠明確等問(wèn)題，這就使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息法律法規(guī)體系難以統(tǒng)一和完善，無(wú)法推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。

2.3 信息化檔案管理人才隊(duì)伍素質(zhì)偏低

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)進(jìn)程之中，暴露出信息化檔案管理人才相對(duì)匱乏的現(xiàn)象，高素質(zhì)的信息化檔案管理人員明顯存在不足，大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員年齡偏大、缺乏應(yīng)有的網(wǎng)絡(luò)信息化管理技術(shù)和知識(shí)，專(zhuān)業(yè)檔案知識(shí)也缺乏更新，這就使機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)普遍偏低，難以滿(mǎn)足現(xiàn)代信息化檔案管理建設(shè)的需求。

3 提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化檔案管理的有效路徑探索

3.1 建立健全信息化檔案管理的法律法規(guī)體系

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化管理建設(shè)進(jìn)程之中，首先就要建立健全相關(guān)的法律法規(guī)體系，要制定與機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)際情況相契合的規(guī)章制度，結(jié)合《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理制度體系。其次還要加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，要完善檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，確定和設(shè)置統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一和規(guī)范檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的管理軟件、硬件文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)、著錄項(xiàng)目及格式等，在職責(zé)分工明確的前提下，確保檔案信息化資源的共享和利用，較好地突破機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息數(shù)據(jù)的有效轉(zhuǎn)換和讀取的瓶頸，確保檔案信息化網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全有序地穩(wěn)定運(yùn)行。

3.2 建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)，推動(dòng)檔案信息化資源建設(shè)

要建立和完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，選取適宜的信息技術(shù)和軟件，將單位的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)換為電子檔案信息，并建立相應(yīng)的文件夾，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息檔案的分類(lèi)整理、加密處理，并設(shè)置信息化檔案資源查詢(xún)窗口，方便需求者進(jìn)行快速便捷的檔案信息查詢(xún)和檢索，提升檔案信息化資源查詢(xún)的效率。另外，還要做好檔案信息化歸檔工作，要實(shí)現(xiàn)館藏檔案的電子化、數(shù)字化，更好地提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化水平。

3.3 促進(jìn)信息化檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

要使檔案信息、電子文件統(tǒng)一于標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系之中，包括檔案信息資源的標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢(xún)、交換、網(wǎng)上傳輸、管理等方面，都能夠在統(tǒng)一的規(guī)范下得到共享，依循檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范這一“交通規(guī)則”，較好地保障檔案信息資源的通暢、安全的管理與利用。

3.4 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施及人員建設(shè)

要加大對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，要根據(jù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實(shí)際情況，采購(gòu)和配置信息化檔案管理所需的軟、硬件設(shè)施，建構(gòu)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，成為檔案信息化管理利用的物質(zhì)前提和保障。同時(shí)，還要做好檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，包括開(kāi)放信息應(yīng)用系統(tǒng)、權(quán)限信息應(yīng)用系統(tǒng)等，確保檔案信息化服務(wù)質(zhì)量和水平。另外，還要加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)，增強(qiáng)工作人員的信息化知識(shí)和技能，掌握專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，整體提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理隊(duì)伍的素質(zhì)。

總之，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)是極其重要而不可或缺的內(nèi)容，單位所有人員要充分重視檔案信息化建設(shè)和管理工作，充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的現(xiàn)代化價(jià)值，采用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，促進(jìn)檔案管理的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

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作者簡(jiǎn)介

張溪卉（1969—），女，滿(mǎn)族，吉林伊通人，本科，館員職稱(chēng)，研究方向：檔案管理