事業(yè)單位辦公室檔案日常管理與應用

蘇憲光

摘 要：檔案管理工作是事業(yè)單位工作中最為關(guān)鍵的部分，而隨著事業(yè)單位對但檔案工作重視度的不斷提升，從而促使檔案管理工作得以有效落實，特別是對于其日常管理工作也得以有效執(zhí)行，然而部分事業(yè)單位辦公室檔案管理工作還存在極大的欠缺，還需這一方面加強管理與應用。文章簡要闡述了事業(yè)單位辦公室檔案管日常管理及應用情況，提出更優(yōu)化的解決措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；辦公室檔案；日常管理；應用

社會的進步推動事業(yè)單位檔案管理工作也需要日益月異，這樣才能促使辦公室檔案的日常管理得以有效落實，與此同時，還需要在以往管理及應用的基礎(chǔ)上加以創(chuàng)新，優(yōu)化管理手段，提升檔案管理的質(zhì)量，從而更好地適應社會發(fā)展現(xiàn)狀。鑒于此本文對此展開全面的分析與探究，謹以此突出檔案管理的實效性。

1 創(chuàng)新服務領(lǐng)域，優(yōu)化服務效果

隨著社會的不斷發(fā)展進步，事業(yè)單位檔案管理工作也逐漸引起重視，在以往的檔案管理工作中存在諸多需要完善的部分，這使得檔案管理最終呈現(xiàn)的效果并不顯著。新時期對于事業(yè)單位辦公室檔案日常管理及應用賦予全新的定義，不僅呈現(xiàn)出信息化特點，作為事業(yè)單位發(fā)展中不可缺少的檔案管理工作，相關(guān)單位必須對其管理工作做到與時俱進，而且還需要彰顯出檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化，以更好地服務于事業(yè)單位。此外，還需要注意的是，事業(yè)單位檔案管理工作還需要在以往的基礎(chǔ)上拓寬領(lǐng)域，增加服務內(nèi)容，從而最大限度改善檔案管理工作的服務質(zhì)量，這樣才能推動檔案管理工作逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化，而且更重要的是加速社會的快速發(fā)展，在實施服務的過程中，可以為事業(yè)單位帶來更多的經(jīng)濟效益，不斷提升他們的服務水平及能力。

2 優(yōu)化檔案整理收集方法，完善檔案利用途徑

事業(yè)單位辦公室檔案日常管理工作必須要引起領(lǐng)導的重視，對其檔案收集及整理的方式需要不斷創(chuàng)新，無論是針對收集范圍，還是收集渠道、要求，亦或是收集補充制度，這些都需要加以調(diào)整，符合現(xiàn)代化的管理需求，然而值得注意的是，必須要在收集方式及重點上加以調(diào)整，比如：對于業(yè)務考績檔案，需要將其歸入檔案體系，成為其重要的組成內(nèi)容，這樣才能最大限度彌補檔案收集的不足。檔案社會化管理已經(jīng)成為未來發(fā)展的一種趨勢，特別是計算機及網(wǎng)絡的有效應用，輸入輸出設(shè)備的逐步完善，從而促使檔案管理工作得以不斷創(chuàng)新，最大限度促使檔案管理工作實現(xiàn)新的進步。網(wǎng)絡化的推廣促使事業(yè)單位辦公室檔案管理工作質(zhì)量及效率能夠得到最大限度改善，同時也讓檔案的收集及查閱相對來說更為便利。例如：單位需要查閱相關(guān)檔案，則需要借助網(wǎng)絡鏈接下載查看。

3 構(gòu)建檔案管理意識，提升檔案管理水平

信息化的不斷推進，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法跟隨時代的發(fā)展腳步，無法滿足信息化發(fā)展的需求，因此，必須出臺新型的檔案管理方式，而且是具有信息化功能的新型模式，以此取代傳統(tǒng)模式。而信息化的管理的主要突出快捷、方便等特點，其實施主要依靠計算機來完成，并且將是企業(yè)管理的一種信息化趨勢，采用計算機進行企業(yè)檔案管理，還必須借助一些企業(yè)軟件來完成，這不僅可以提高管理人員的工作效率，而且能夠保證檔案數(shù)據(jù)準確錄入電腦，并入庫保存，這個過程非常的快捷、有序，而且保證信息的完整性。檔案管理人員通過計算機軟件，建立檔案查詢的相關(guān)網(wǎng)站，然后將數(shù)據(jù)傳送到網(wǎng)站，供人查閱，這對于檔案管理人員來說，是自己工作成果的展現(xiàn)，而對于查閱人員而言，方便了其查詢工作，節(jié)省了時間與精力。與此同時，檔案管理人員在使用計算機時，要注意網(wǎng)絡安全，防止病毒入侵，避免檔案信息丟失，進而導致檔案信息的泄露給事業(yè)單位帶來不必要的損失。事業(yè)檔案不斷創(chuàng)新檔案管理意識，才能最大限度改善當前檔案管理存在的弊端，然后采取積極有效的措施去應對問題，從根本上提升檔案管理的最終成效，辦公室檔案給管理工作對于事業(yè)單位的和諧穩(wěn)定發(fā)展是非常有利的因素，所以必須要采取積極管理理念來推動管理工作達到預期的目標，促使事業(yè)單位辦公室檔案管理發(fā)揮其自身的功能性作用。

4 強化檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)

檔案管理人員的素質(zhì)決定事業(yè)單位辦公室檔案管理的最終效果，所以重視檔案人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)也顯得非常關(guān)鍵。而對于檔案管理需要得到領(lǐng)導的認可才可以有效執(zhí)行，但也離不開相關(guān)人員的共同努力，因而提高他們自身的管理水平更有利于開展檔案管理工作。針對檔案管理的專業(yè)性，這就要求管理人員具有極強專業(yè)技能，才能有效開展實踐性工作，但是如果相關(guān)人員沒有專業(yè)知識作為后盾，同時并不具備任何實踐經(jīng)驗，將會很難開展相關(guān)工作。因此，要想實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，必須要提高管理人員綜合水平，并要定期對其進行新知識的培訓，幫助他們更新知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，并從以下兩個方面著手進行改善：一方面，必須加強其職業(yè)道德建設(shè)，樹立正確的工作思想，即服務于社會發(fā)展；另一方面，加強對其知識技能進行培訓，尤其針對信息技術(shù)，必須要及時掌握相關(guān)知識，這不僅體現(xiàn)在專業(yè)知識方面，還有加強其它方面建設(shè)，如不斷拓寬知識面，提高其綜合能力，而對于相關(guān)工作軟件的學習也不能松懈，使其成為復合型人才，不僅對檔案管理業(yè)務了如指掌，同時熟練使用計算機。

5 結(jié)語

總體來說，事業(yè)單位辦公室檔案管理工作必須要引起領(lǐng)導的高度重視，針對當前檔案管理工作存在的弊端需要展開全面的論述分析，然后提出具有針對性的解決方案，這樣才能促使檔案管理工作能夠真正落實，獲得理想的管理成效，還需要注意的是，檔案管理工作需要根據(jù)自身的實際情況，提出具有針對性的解決方案。文章簡要闡述了目前檔案管理工作存在的問題，然后予以建設(shè)性地改進方案，以期優(yōu)化檔案管理成效。

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