餐飲企業(yè)采購方案優(yōu)化研究

白衛(wèi)東

摘要：文章通過對餐飲企業(yè)的采購管理進行更深層次的調(diào)查和分析，研究表明，餐飲企業(yè)存在采購結(jié)構(gòu)不合理、采購流程不暢通、采購物料管理不科學、供應商管理不規(guī)范等問題，從而提出調(diào)整采購組織架構(gòu)、明確崗位職責、優(yōu)化改善采購流程、利用ABC分類法對火鍋店的采購物品進行分類、改進供應商選擇方法等改進措施，為餐飲企業(yè)日常的采購管理提供建議。

關(guān)鍵詞：餐飲企業(yè)；采購成本；流程管理

引言

現(xiàn)代管理學將采購視為公司的第三利潤源泉，雖然它本身沒有創(chuàng)造的價值，但是卻是企業(yè)運作不可缺少的重要條件，采購成本的有效控制，直接決定了其在行業(yè)中的社會競爭力。餐飲企業(yè)在我國數(shù)量眾多，采購種類、采購數(shù)量都極其廣泛，研究餐飲企業(yè)的采購問題，可以為采購管理工作提供一定的借鑒。

一、餐飲業(yè)采購成本的概述

餐飲企業(yè)的購買成本是指餐飲企業(yè)在購置食材和物料的過程中產(chǎn)生的開支，也包含采辦款項和購置的相關(guān)費用。在購買成本中，采辦價款根據(jù)采購目標的差別，可以分為食材類（果蔬類、葷肉類等）、調(diào)味品（甜油、雞精等）、廚房餐具（鍋、碗等）、設施設備（桌椅、燈具等）及其他的用品。采購費用則是在采購環(huán)節(jié)中發(fā)生的一切費用。調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，餐飲業(yè)的采購主要有以下幾個方面的特點：采購范圍廣、牽涉部門多、季節(jié)性強、隨機性和靈活性大、采購次數(shù)頻繁。

二、餐飲企業(yè)采購成本控制存在的問題分析

1.采購組織結(jié)構(gòu)不合理

限于規(guī)模，餐飲企業(yè)多數(shù)未有明確的組織結(jié)構(gòu)形式，采購部門職責和權(quán)力也未有明確規(guī)定，但多數(shù)餐飲企業(yè)采購部權(quán)限太小，由于餐飲企業(yè)采購金額多數(shù)比較小，無法形成有效規(guī)模以利于集中采購，因此只能多次采購，而過小的權(quán)力則束縛了采購的靈活性。同時采購工作分工不合理，在采購人員設置方面職責不清，一方面導致采購人員無法集中精力對某一類原料的采購行情進行深入的了解；另一方面導致責任無法落實到具體的個人，如果采購過程出現(xiàn)了問題，責任不夠明確。同時單一的采購員設置使得采購員之間未形成有效的監(jiān)督機制，造成采購員為了中飽私囊而忽略采購物品的質(zhì)量問題。

2.采購流程不暢通

餐飲企業(yè)采購種類較多，順暢的采購流程可以降低采購成本，但從實際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，餐飲企業(yè)在采購流程中存在很多問題。一是存在多層級的審批，導致流程冗長復雜，具體工作執(zhí)行起來一點都不暢通；二是購置方式過于單一，未向多家供貨商提供商品需求清單，臨時采購太多加大了采購成本；三是貨物驗收和入庫不嚴謹，采購材料到貨后，應需由廚師長對食材進行仔細的查驗，合格材料收入倉庫，如果驗收過程中發(fā)現(xiàn)材料有問題，應當拒絕簽收，但調(diào)查發(fā)現(xiàn)多數(shù)餐飲企業(yè)只是檢查了所購物品的數(shù)量。

3.采購物料管理不科學

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，餐飲業(yè)的采購與其他行業(yè)的采購存在很大差別，主要是因為餐飲業(yè)采購的物料存在以下幾個方面的特點：種類極多，規(guī)格不一。餐飲食材多種多樣，平時的用品餐具數(shù)目之多，而且規(guī)格不同；物料難以標準化。根據(jù)以往的情況來看，有些物料很難實現(xiàn)標準化，例如一些河蝦類、蔬菜類和肉制品無法實現(xiàn)標準化，只能通過重量來確定規(guī)格；產(chǎn)品價值差異大，像蔬菜類一般都是以斤為單位，調(diào)味包一些干料都是以包為單位，一些用品和儀器可能比較昂貴，但一些蔬菜類水果類就比較廉價；產(chǎn)品訂貨周期不一，有的物品采購周期較久，如餐飲企業(yè)的一些器材和設備，相當一些物品采購周期較短，像主食類面和米，而對于一些生鮮類的菜品和原材料，像水果蔬菜和蛋類，水產(chǎn)類，必須要天天派送，保證新鮮。正是由于采購物品的眾多特性，導致采購物品的管理極為困難，由于沒有科學的分類，采購部門無法使用定量分析方法，如根據(jù)經(jīng)濟訂貨批量模型等，計算到合理的采購周期，從而導致公司的有限的資金使用效率低下。

4.供應商管理不規(guī)范

在供應商的選擇方面，多數(shù)餐飲企業(yè)主要依據(jù)報價，優(yōu)先簽約的通常是報價低的一方。因此，供應商也時常變更，無法保證和同一家或者單獨的幾家保持長期的合作。此外，供應商的品質(zhì)也有好有壞，部分供應商通過與采購人員拉近關(guān)系而獲得諸多特權(quán)，同時在供應商管理方面缺乏相應的管理制度，供應商的管理只是憑借工作經(jīng)驗，結(jié)果缺乏可信度，此外，雖然有單獨的評價組，但數(shù)據(jù)結(jié)果太過依賴餐飲部后廚對食材類物料質(zhì)量是否達標、送貨是否及時等簡單的評價，沒有具體的記錄要求和更為普遍的反饋調(diào)查，記錄太過于片面，缺乏客觀性。

三、上海老爐家火鍋采購成本控制的優(yōu)化研究

1.調(diào)整采購組織結(jié)構(gòu)、明確崗位職責

為適應餐飲企業(yè)的采購管理工作，首先要先整頓組織結(jié)構(gòu)，將供應鏈的效率最大化，增加采購資源，采購決策和實施單獨進行，加強對彼此的監(jiān)督。增加質(zhì)檢部門，安排獨立的兩個部門，質(zhì)檢部門和品管部門，品管部門直屬倉庫，質(zhì)檢部門屬于采購，品管是對物資是否合格進行檢驗，質(zhì)監(jiān)部門是在采購環(huán)節(jié)進行糾正和監(jiān)督。在進行的過程中進行監(jiān)督的效益遠遠大于事后的復查。采購經(jīng)理負責公司的全部的物資供應，并直接向總經(jīng)理匯報工作，不受其他部門的干涉和影響。

2.優(yōu)化改善采購流程

首先簡化審批程序，提高審批效率，減少采購訂單的審批時間，尤其是減少因為人為原因?qū)е碌膶徟鷷r間延誤；其次規(guī)范庫存信息系統(tǒng)的運行。信息系統(tǒng)的權(quán)限可以簡單地改變，打開采購部門的權(quán)限來管理和查詢，并使用倉庫信息?？梢詫⒔?jīng)營計劃信息提前告知采購部，使采購部能夠提前做好充分的準備。編寫職務說明書，責權(quán)分明。各部門可以經(jīng)常進行員工采購成本控制的培訓，創(chuàng)造出積極地工作環(huán)境。各部門互相監(jiān)督，鼓勵好的行為，杜絕一切怠慢行為。這也增強了員工的團隊合作的意識。

3.利用ABC分類法對火鍋店的采購物品進行分類管理

餐飲企業(yè)物料多而雜，主要分為原材料，主食、凍品、調(diào)味品、水產(chǎn)品類?？梢圆捎肁BC分類法來進行物料管理，依據(jù)供應商所提供的物資價值的大小將其劃分成A、B、C三類，然后根據(jù)其重要性分別采取不同管理方法的基礎上進行了改進和創(chuàng)新，不光考慮了傳統(tǒng)的金額占比因素、品種數(shù)量因素，同時通過加入“易腐程度”這個參數(shù)來衡量物料的重要性，進行主次分明的分類管理。例如鮮肉、果蔬類食材雖然金額占比不大，但是仍需重點管理，因為它們保存時間不長而且是火鍋店每日需求量較高的食材，幾乎需要天天采購來保證物料的新鮮程度，即使有些物料在冰箱保鮮層能短暫保存2-3天，但必須要謹慎存儲，所以必須劃歸A類物品進行管理。而對于干貨、調(diào)味品雖然占比金額比較大，但是相對較易存儲，可以一次性采購很多存放在倉庫備用，所以可以劃歸B類物品進行次重要

4.改進供應商選擇方法

完善合格供應商的評價體系。由各部門抽調(diào)一人組成評價小組，在規(guī)定的周期內(nèi)進行評審工作，并根據(jù)評價審核的結(jié)果形成合格供應商的名單和檔案。完善合格供應商的評價體系須要綜合考慮以下幾個因素：價格、信譽、質(zhì)量、交貨期、結(jié)算方式，在供貨的過程中，根據(jù)以上5種因素的執(zhí)行情況作為合格供應商評審的資料記入供應商檔案中。同時靈活運用供應商的激勵、淘汰與競爭機制，為了鼓勵合格的供應商，又保證他們接單后能自覺地提高服務的質(zhì)量，還要在合格供應商的范圍內(nèi)實施競爭。在選用供應商時遵循1+2+N原則，即是指一個品類的物料一個主要的供應商、2個輔助的供應商、N個考察待用的供應商。而數(shù)量不限的考察供應商則是突發(fā)狀況下的備用的供應力量，當然也有機會發(fā)展成為潛在的重要供應商。

四、結(jié)語

本文以采購管理、采購成本管理等相關(guān)理論和技術(shù)為理論支撐，首先對餐飲企業(yè)采購現(xiàn)狀進行分析，從現(xiàn)狀中發(fā)現(xiàn)餐飲存在組織結(jié)構(gòu)設置不合理、采購流程不暢通等問題，針對這些問題文章提出了一些參考建議。餐飲企業(yè)是日常生活的重要組成部分，降低其采購成本具有重要的現(xiàn)實意義。