探討怎樣做好醫(yī)院檔案利用工作

李建成

【摘要】醫(yī)院的檔案利用工作是醫(yī)院管理工作之中十分重要的一個(gè)部分，隨著當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生改革的逐漸深入，醫(yī)院需要高度重視醫(yī)院的檔案利用工作，加強(qiáng)對(duì)檔案的統(tǒng)一管理。本文根據(jù)筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)，提出了關(guān)于醫(yī)院做好檔案利用和服務(wù)的幾項(xiàng)建議，以供相關(guān)人士進(jìn)行參考。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案；利用；工作

醫(yī)院完善檔案利用工作，對(duì)強(qiáng)化醫(yī)院的檔案服務(wù)功能以及促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展具有重要作用。醫(yī)院需要高度重視檔案的利用以及開發(fā)工作。醫(yī)院的檔案主要包括聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案、設(shè)備檔案、人事檔案等，強(qiáng)化檔案利用對(duì)于醫(yī)院的建設(shè)意義重大。

一、豐富醫(yī)院的檔案室藏

在醫(yī)院的檔案利用工作之中，若想實(shí)現(xiàn)檔案室的社會(huì)功能，必須具備豐富的檔案室藏。就目前醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀來(lái)說，一方面缺乏對(duì)檔案質(zhì)量的重視；另一方面缺乏信息資源的完整性。針對(duì)上述問題，醫(yī)院檔案管理者應(yīng)做到：第一，全面認(rèn)識(shí)豐富檔案室藏的含義。檔案管理人員一直以來(lái)對(duì)豐富檔案室藏缺乏全面的認(rèn)識(shí)，片面地將其理解為增加室藏?cái)?shù)量，忽略了對(duì)檔案質(zhì)量的要求。豐富檔案室藏，不是無(wú)目的大幅度地增加室藏量，不是追求檔案數(shù)量的壯大。豐富指的是豐富檔案的種類，豐富檔案資源，其前提是確保檔案的質(zhì)量。第二，結(jié)合多種方式做好檔案收集工作。豐富檔案室藏的一個(gè)重要方式就是征集檔案。檔案征集工作在時(shí)間上具有一定靈活性，在范圍上具有廣闊性。檔案征集的工作人員要主動(dòng)出擊，深入挖掘征集線索，要將征集范圍擴(kuò)大到全社會(huì)。檔案征集是一項(xiàng)復(fù)雜而繁瑣的工作，具有長(zhǎng)期性和連續(xù)性的工作特點(diǎn)。檔案征集要求從業(yè)人員必須具備對(duì)工作的責(zé)任心、對(duì)被征集者的耐心，以及對(duì)檔案價(jià)值的判斷力。征集人員應(yīng)結(jié)合多種方式，及時(shí)收集信息以確定征集目標(biāo)，確保收集到的檔案具有保存價(jià)值。

二、提高醫(yī)院檔案編研水平

檔案編研就是以檔案室所藏資料為主要對(duì)象，以滿足社會(huì)檔案利用需要為主要目的，在檔案研究基礎(chǔ)上進(jìn)行的參考資料編寫、檔案文件匯編、專著撰寫以及編史修志的工作。檔案編研是開發(fā)利用室藏檔案資源的有效方法，其水平和質(zhì)量關(guān)系到檔案部門社會(huì)影響力的發(fā)揮。從目前狀況來(lái)說，醫(yī)院檔案室編研水平的提高需要以下兩個(gè)方面入手：第一，增強(qiáng)編研力量。當(dāng)前醫(yī)院檔案室在編研工作方面還存在一些問題，如醫(yī)院管理層對(duì)檔案室缺乏重視、檔案工作人員配備不得力等。編研工作的周期比較長(zhǎng)而且見效慢，其對(duì)外部條件的要求也比較高，需要大量人力物力財(cái)力的投入。醫(yī)院管理層要從檔案室的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備和職能安排上入手，加大對(duì)編研隊(duì)伍人才和物資的投入，為順利開展編研工作創(chuàng)造條件。第二，提高編研質(zhì)量。編研工作的目的是向社會(huì)提供檔案利用服務(wù)，是檔案利用的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。編研人員在工作中必須遵循實(shí)用性的原則，提高編研產(chǎn)品質(zhì)量。在信息時(shí)代的背景下，編研人員還需要掌握基本的計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)以及操作技術(shù)，切實(shí)提高自身的知識(shí)水平和專業(yè)素質(zhì)，為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理而努力。現(xiàn)代信息技術(shù)在編研工作中的應(yīng)用有助于撰寫出使用價(jià)值高、實(shí)用性強(qiáng)、便于傳播的編研作品，也有助于實(shí)現(xiàn)檔案室的社會(huì)功能。

三、提高檔案室現(xiàn)代化設(shè)備管理水平

高效以及準(zhǔn)確的計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于提升檔案室功能具有重要作用。第一，對(duì)于計(jì)算機(jī)需要進(jìn)行嚴(yán)格管理，從而提升檔案管理工作效率。目前，雖然在檔案室引入了電子計(jì)算機(jī)，并且已經(jīng)錄入較多的檔案信息，各種專題目錄也已然編制，但是，總體而言并未實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化的管理。這主要是由于計(jì)算機(jī)相關(guān)管理軟件應(yīng)當(dāng)進(jìn)行必要的完善和改進(jìn)。另一方面，很多領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于計(jì)算機(jī)的重要性缺乏重視，認(rèn)為只是一種現(xiàn)代化的擺設(shè)，依然存在一部分的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于計(jì)算機(jī)管理檔案的迫切性缺乏清醒認(rèn)識(shí)。因此，檔案室的工作效率總體偏低，這樣就嚴(yán)重影響社會(huì)功能的發(fā)揮。第二，對(duì)于醫(yī)院的檔案信息網(wǎng)需要加強(qiáng)建設(shè)，從而促使檔案信息的資源共享盡快實(shí)現(xiàn)。其中，檔案是一種重要的信息，因此，為了發(fā)揮檔案管理的作用，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于信息網(wǎng)絡(luò)的建立健全，這是促使檔案室盡快實(shí)現(xiàn)社會(huì)功能的重要手段。此外，需要在醫(yī)院內(nèi)部建立完善的信息網(wǎng)，并且需要設(shè)置檔案在線的服務(wù)，檔案信息需要實(shí)現(xiàn)資源共享。與此同時(shí)，檔案信息的安全保護(hù)需要高度重視，應(yīng)當(dāng)切實(shí)保證檔案保密性以及安全性，有效避免網(wǎng)上泄密、侵權(quán)以及違法行為，一方面提高醫(yī)院檔案管理工作效率，另一方面，提升醫(yī)院形象。

四、進(jìn)一步提高檔案工作人員的能力以及素質(zhì)

在新的歷史時(shí)期，相關(guān)檔案工作人員需要將身心投在社會(huì)之中，將自己知識(shí)以及才學(xué)等奉獻(xiàn)給社會(huì)。因此，檔案工作人員需要具備良好的新形象，以及需要具備較高檔案管理修養(yǎng)、情操和氣質(zhì)。相關(guān)檔案人員需要具備良好的職業(yè)道德，通過自身的行為以及形象贏得社會(huì)的認(rèn)可以及人們的敬重，這樣提高檔案室在社會(huì)上的地位，有助于檔案室更好實(shí)現(xiàn)社會(huì)服務(wù)功能。除此之外，相關(guān)人員需要高度重視檔案管理的相關(guān)知識(shí)，尤其是現(xiàn)代化知識(shí)，其中，檔案管理的現(xiàn)代化涉及很多方面的內(nèi)容，比如計(jì)算機(jī)軟硬件、數(shù)字影像技術(shù)、掃描、存儲(chǔ)技術(shù)等，因此，這需要檔案人員具備較高的素質(zhì)以及能力才能掌握。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，結(jié)合多年的檔案室工作經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為，醫(yī)院需要高度重視檔案管理工作，為了充分利用醫(yī)院的檔案，需要豐富醫(yī)院的檔案室藏、提高醫(yī)院檔案編研水平、提高醫(yī)院檔案室的現(xiàn)代化設(shè)備管理水平以及進(jìn)一步提高檔案工作人員的素質(zhì)。

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