信息化環(huán)境下公路檔案管理研究

趙文英

【摘要】公路檔案作為我國(guó)交通建設(shè)事業(yè)發(fā)展的根本依據(jù)，可以有效地推動(dòng)公路建設(shè)的發(fā)展，因此對(duì)于工作人員而言，做好對(duì)公路檔案的管理工作是非常有必要的。從目前的公路檔案管理方式來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的公路檔案管理工作已經(jīng)很難滿足信息化時(shí)代的管理要求，因此工作人員有必要對(duì)公路管理工作進(jìn)行信息化管理的研究。

【關(guān)鍵詞】公路檔案；信息化建設(shè)；管理研究

公路檔案完整地記錄了公路建設(shè)過(guò)程中涉及的文字、圖表以及重要的聲像內(nèi)容等，同時(shí)公路檔案也記錄了我國(guó)公路建設(shè)進(jìn)程的歷史變化，具有一定的歷史意義。除此之外，公路檔案也是對(duì)建設(shè)道路進(jìn)行有效保養(yǎng)與監(jiān)督維修的重要依據(jù)。隨著我國(guó)現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷加快，公路檔案的管理工作也逐漸順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展，全面實(shí)現(xiàn)公路檔案的信息化管理，進(jìn)一步強(qiáng)化了檔案的收集與保存。

一、公路檔案管理的現(xiàn)狀分析

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)水平與科學(xué)技術(shù)建設(shè)水平的不斷發(fā)展，相應(yīng)的辦公自動(dòng)化與無(wú)紙化的管理方式也逐漸被應(yīng)用于日常的管理工作中，并且在此發(fā)展基礎(chǔ)上，我國(guó)的檔案管理工作也發(fā)生了相應(yīng)的改變。公路檔案管理的文件一般是以機(jī)讀文件的形式存在，工作人員需要對(duì)這些文件提供大量的電腦儲(chǔ)存空間，以將這些文件進(jìn)行分類存放，并且工作人員可以根據(jù)文件管理信息的綜合系統(tǒng)詳細(xì)地去讀取需要查閱的文件。然而在實(shí)際公路檔案的管理工作中，工作人員采用的管理方法比較落后，在管理檔案的時(shí)候還是比較重視紙質(zhì)的檔案，缺乏對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的意識(shí)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不便于保存，隨著時(shí)間的推移紙質(zhì)也會(huì)泛黃，不利于讀取文件的重要信息。除此之外，檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)水平也不是很高，在工作中會(huì)存在不規(guī)范管理、流于形式等職業(yè)素質(zhì)不高的現(xiàn)象。

二、實(shí)現(xiàn)公路檔案信息化管理的重要性

公路檔案的信息化管理是指建立公路檔案的數(shù)據(jù)信息庫(kù)，在一定程度上可以有效實(shí)現(xiàn)公路檔案信息資源共享的目的，并且可以進(jìn)一步提升工作人員的管理效率。通過(guò)利用現(xiàn)代化的信息化建設(shè)手段，實(shí)現(xiàn)科技手段與管理手段地來(lái)回轉(zhuǎn)化。公路檔案對(duì)于公路建設(shè)的發(fā)展而言，具有提供信息服務(wù)的作用，可以有效地推動(dòng)公路建設(shè)進(jìn)程的發(fā)展，同時(shí)公路建設(shè)工程也可以根據(jù)以往的建設(shè)檔案進(jìn)行相應(yīng)的強(qiáng)化分析，不斷完善公路建設(shè)的發(fā)展水平。檔案的信息化管理可以很好地實(shí)現(xiàn)推動(dòng)公路建設(shè)事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)，工作人員通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，有利于對(duì)檔案資料實(shí)行收集、儲(chǔ)存以及使用的工作，利用計(jì)算機(jī)可以增加公路檔案的儲(chǔ)存量，進(jìn)一步拓寬檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)強(qiáng)化公路建設(shè)發(fā)展水平的目標(biāo)。因此，工作人員通過(guò)實(shí)現(xiàn)公路檔案的信息化管理，從一定程度上來(lái)說(shuō)，對(duì)提升公路建設(shè)的發(fā)展水平是具有非常重要的影響。

三、提升公路檔案信息化管理水平的有效措施

（一）強(qiáng)化公路檔案信息化管理意識(shí)。公路建設(shè)部門和相關(guān)的檔案管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)的管理理念，應(yīng)該適當(dāng)?shù)赜犀F(xiàn)代化的管理理念，加強(qiáng)對(duì)公路檔案的信息化管理手段，為此相關(guān)的管理人員應(yīng)該強(qiáng)化工作人員對(duì)公路檔案信息化管理的意識(shí)。公路管理部門應(yīng)該利用一切手段，宣傳信息化檔案管理的重要性以及必要性，可以開展相應(yīng)的會(huì)議進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員的工作意識(shí)，強(qiáng)化管理人員對(duì)于信息化檔案管理工作的重視程度。

（二）強(qiáng)化公路檔案信息庫(kù)的建設(shè)水平。為了更好地強(qiáng)化公路檔案信息化管理水平，工作人員必須對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的工作予以一定程度的重視。首先，工作人員應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案記錄的管理方式，利用電子存檔的方式保存公路建設(shè)檔案。電子存檔解決了紙張浪費(fèi)的問題以及查閱麻煩的問題，有效提高了檔案管理人員的工作效率。在利用電子存檔管理方式的基礎(chǔ)上，工作人員應(yīng)該全面建設(shè)公路檔案的信息庫(kù)，滿足檔案信息資源的需求，可以對(duì)檔案信息資源進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充與更新工作，進(jìn)一步完善工作人員對(duì)公路檔案的接收與整理工作。

（三）強(qiáng)化公路檔案的管理機(jī)制。在信息化檔案管理的建設(shè)工作中，工作人員要注重檔案管理機(jī)制的管理水平，應(yīng)該及時(shí)完善并且嚴(yán)格遵守管理機(jī)制的規(guī)章制度，進(jìn)一步提升信息化管理的可靠性與便利性。公路檔案的管理部門可以在遵循《檔案文件整理規(guī)則》的基礎(chǔ)上，對(duì)其規(guī)章內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步的完善，做好提升公路檔案管理機(jī)制水平的優(yōu)化工作。除此之外，對(duì)于檔案資料的接收工作、編目工作以及電子文檔的錄入工作等都應(yīng)該進(jìn)行嚴(yán)格的制定，可以適當(dāng)?shù)亟①p罰分明的工作制度，進(jìn)一步強(qiáng)化公路檔案管理機(jī)制的管理內(nèi)容。

四、結(jié)論

總而言之，我國(guó)公路建設(shè)對(duì)于檔案管理的需求越來(lái)越嚴(yán)格，可以說(shuō)實(shí)現(xiàn)公路檔案全面信息化管理的工作已經(jīng)成為當(dāng)前公路建設(shè)工程首要開展的工作，為此工作人員應(yīng)該及時(shí)強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)的工作力度，促使我國(guó)檔案管理水平進(jìn)入一個(gè)全新的管理階段。

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