淺析檔案現(xiàn)代化管理

駱英

【摘要】隨著科學技術(shù)的進步和計算機技術(shù)的發(fā)展，檔案必須實現(xiàn)信息化管理，提高檔案利用率，為實現(xiàn)全國疾病預防控制系統(tǒng)檔案的網(wǎng)絡化打下堅實基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；電子文件；安全管理

科技的發(fā)展帶給人類社會方方面面的變化，給人們的生活和工作帶來各種便利的同時也對大家提出更高的要求，面對快速發(fā)展的科學技術(shù)，檔案工作如果還保持傳統(tǒng)管理方式不變，那么就會被歷史淘汰。因此，檔案工作必須適應新形勢的發(fā)展，積極跟上社會進步的步伐，轉(zhuǎn)換思路，為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化打下堅實的基礎(chǔ)。

一、傳統(tǒng)檔案管理和現(xiàn)代化管理的比較

檔案是一個單位在工作中產(chǎn)生的最原始的記錄，是來自第一線的寶貴資料，是單位的歷史發(fā)展和傳承中不可復制的真實財富，傳統(tǒng)的檔案大部分是紙質(zhì)的，占用空間大，不易保存，容易被蟲損壞，檔案在借閱過程中也容易發(fā)生缺損，檔案工作人員還要對缺損部分進行及時的修復，同時檔案管理工作只注重對檔案的保存而忽略了對它的利用，不重視檔案的分類與整理，導致檔案工作陷入混亂的局面，不能及時準確地為相關(guān)工作人員提供需要的檔案資料，此外，檔案工作人員基本上沒有檔案專業(yè)畢業(yè)的人才，對檔案工作的發(fā)展也是極其不利的。

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，檔案工作也發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐步被電子檔案所替代，單位購買了相應的檔案管理軟件，對檔案的管理進行了分類，極大提高了檔案的利用率，檔案庫房也按標準要求設(shè)置并且配備了防火、防盜、防光、防磁等安全設(shè)施。

二、檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理必須完善相應措施

（一）健全現(xiàn)代化檔案管理規(guī)章制度。任何一項管理工作的有效開展和實施都是以規(guī)章制度來保駕護航，對規(guī)章制度的嚴格遵守和執(zhí)行是保障檔案的重要措施，規(guī)章制度的制定嚴格按照國家檔案局的相關(guān)性規(guī)定如《電子文件管理辦法》

《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等來制定現(xiàn)代化檔案室的規(guī)章制度，規(guī)章制度的內(nèi)容應該包括檔案的收集、整理、分類、借閱、安全、銷毀、保密等等方面，做到越細越好，以便有章可循。

（二） 現(xiàn)代化檔案室的建設(shè)?，F(xiàn)代化檔案室的建設(shè)要按照國家頒布的《全國檔案信息化實施綱要》進行，把信息化建設(shè)作為檔案基礎(chǔ)業(yè)務重點建設(shè)內(nèi)容。要實現(xiàn)檔案信息化，基礎(chǔ)工作就是實現(xiàn)檔案的計算機管理，發(fā)揮計算機在檔案管理中的重要作用。實現(xiàn)檔案的計算機管理，改變過去用手工編寫檢索目錄的模式，使手工檢索向計算機檢索過渡。計算機在檔案管理中的應用，不僅帶來了高效率和高質(zhì)量，而且也改變了檔案工作的傳統(tǒng)方式。

（三）加強現(xiàn)代檔案管理工作的安全措施。檔案形成電子文檔后會存在安全隱患，應該加強對電子文檔的安全意識，建立健全安全機制系統(tǒng)。將安全作為系統(tǒng)運行和管理的重中之重，加強檔案工作人員的安全意識，制定科學的流程，確保檔案的正常運作，單位的檔案來源于不同部門，要建立單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)機制，檔案工作人員要與各部門多溝通合作，形成強大合力，有效避免出現(xiàn)安全漏洞。加強技術(shù)安全管理、網(wǎng)絡安全管理、數(shù)據(jù)庫安全管理、系統(tǒng)軟件安全管理工作。使檔案工作處于安全環(huán)境下運作，做好數(shù)據(jù)備份：U盤、光盤、云存儲等等，確保數(shù)據(jù)安全。

（四）要做好磁性載體檔案的管理工作。磁性載體檔案是不同于紙質(zhì)檔案的新型檔案，磁性載體文件是指以磁性載體（如計算機磁帶、錄像帶、錄音帶、磁盤等），對磁性檔案要按照《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范DA/T15-95》進行管理，檔案工作人員應該利用數(shù)字技術(shù)，盡可能使其轉(zhuǎn)換成數(shù)字化模式，存入硬盤，同時給予相應的檔案編號便于檢索。存入的聲像檔案可以打印，不怕磨損。

（五）提高檔案工作人員的現(xiàn)代化檔案管理技能。檔案工作具有保密性，檔案工作人員必須樹立保密意識，應該經(jīng)常進行專業(yè)知識和保密知識的培訓，樹立終身學習的能力，制定相應的崗位管理職責，增強檔案人員的責任心和服務意識，不斷優(yōu)化自身的知識結(jié)構(gòu)，單位應該鼓勵檔案工作人員積極參加計算機水平等級考試，培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務又具有網(wǎng)絡技術(shù)知識的復合型人才。檔案工作人員要適應新形勢對檔案工作人員的要求，改變觀念，提高對檔案信息的收集、理解、分析、處理的能力，及時準確、全面地為單位提供檔案信息，保證檔案信息的充分開發(fā)利用。

（六）建立聯(lián)網(wǎng)機制。檔案如果只保存不利用那么就不會發(fā)揮多大的價值，不能讓檔案信息在數(shù)據(jù)庫里沉睡。因此，我們要在單位建立一個檔案服務網(wǎng)站，讓單位工作人員足不出戶就能查詢可以公開的檔案信息、圖片和視頻檔案信息。利用現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備為單位工作人員提供需要的檔案信息，為用戶提供多樣化深層次的服務。同時，我們還要建立全國疾病預防系統(tǒng)檔案聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息的資源共享。

三、結(jié)束語

檔案管理的現(xiàn)代化是歷史發(fā)展的趨勢，也對檔案工作人員提出了新的要求，我們應該不斷改變自己的工作方式，引進先進的檔案管理設(shè)備和技術(shù)人才，與時俱進是檔案工作人員對自己的嚴格要求，跟上時代的步伐讓檔案發(fā)揮最大的作用是我們永遠追求的目標。

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