淺析事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理及優(yōu)化策略

張艷菊

【摘要】隨著信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，社會(huì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作日益重要。事業(yè)單位應(yīng)該順應(yīng)新時(shí)代的要求，與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，不斷改革，利用互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)技術(shù)等新的科學(xué)技術(shù)，用開創(chuàng)性思維和方法重新審核檔案管理工作，不斷完善檔案管理工作，使事業(yè)單位檔案管理更加規(guī)范。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案；管理；優(yōu)化策略

事業(yè)單位檔案儲(chǔ)存了本單位真實(shí)的歷史資料，真實(shí)記錄了工作人員在工作中產(chǎn)生的有價(jià)值的資料，是事業(yè)單位工作執(zhí)行的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范化的檔案管理工作有利于提高單位的工作效率，提高檔案的利用率。本文重點(diǎn)探討了事業(yè)單位檔案管理的特征、規(guī)范化管理的重要性及內(nèi)容，并針對(duì)存在的問題提出了優(yōu)化建議。

一、事業(yè)單位檔案管理的特征

事業(yè)單位檔案管理具有公共服務(wù)性和保密性。首先，事業(yè)單位是一種公益性組織，保存的各類檔案匯總了社會(huì)各行各業(yè)的信息。事業(yè)單位通過檔案管理對(duì)這類無法自動(dòng)參與市場資源調(diào)配的社會(huì)信息進(jìn)行管理。事業(yè)單位的公益性決定了其將為社會(huì)無條件地提供檔案信息的查詢、咨詢和借閱服務(wù)，秉承為社會(huì)服務(wù)的宗旨。其次，事業(yè)單位是我國重要的信息管理機(jī)構(gòu)之一，其存放的檔案具有保密性，主要服務(wù)于國家機(jī)關(guān)，為其提供檔案信息和管理支持。

二、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的重要性

（一）促進(jìn)單位發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理記錄了員工的信息，是單位發(fā)展的重要基礎(chǔ)。衡量事業(yè)單位管理能力的標(biāo)準(zhǔn)之一是檔案管理的規(guī)范化。檔案管理水平的高低對(duì)領(lǐng)導(dǎo)了解單位運(yùn)行狀況和作出決策有重要的作用，因此應(yīng)提升檔案管理的規(guī)范化程度。為加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作，如實(shí)反映單位的發(fā)展?fàn)顩r，應(yīng)不斷創(chuàng)新管理理念，探索有效的管理途徑。檔案管理的規(guī)范化能夠提高事業(yè)單位的競爭力，促進(jìn)單位的健康持續(xù)發(fā)展。

（二）提供參考依據(jù)。事業(yè)單位的檔案資料包含員工的信息資料和單位發(fā)展的歷史過程，體現(xiàn)了對(duì)單位的集中管理。檔案能夠合理地評(píng)價(jià)事業(yè)單位的管理水平，通過查詢相關(guān)檔案信息，為事業(yè)單位后期工作提供參考依據(jù)，進(jìn)而制定出有利于單位發(fā)展的決策。

三、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容

（一）收集階段。檔案收集是檔案管理工作的第一步，其質(zhì)量關(guān)系著后續(xù)工作的開展。收集的檔案數(shù)量少或內(nèi)容不真實(shí)都會(huì)影響檔案的整理及鑒定，進(jìn)而影響單位的正常發(fā)展。首先應(yīng)加強(qiáng)本單位各部門工作人員之間的交流，明確檔案收集的內(nèi)容和流程，嚴(yán)格按照本單位歸檔文件管理制度以及檔案材料收集范圍和保管期限表的要求，定期收集本單位形成的文書、業(yè)務(wù)、基建、會(huì)計(jì)、音像、照片圖片等各類檔案材料以及個(gè)人形成的工資晉升、年度考核、榮譽(yù)證書、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、職稱材料、培訓(xùn)材料、出國等各類檔案材料，確保本單位各類檔案材料的完整性。其次整理入卷進(jìn)行移交。

（二）整理階段。把收集的材料通過分類、組合和編制對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行整理，使其更加清晰化和條理化。無序的檔案管理影響后續(xù)的查閱，導(dǎo)致利用率下降。因此整理檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)收集階段的工作質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)，合格后再編目進(jìn)行系統(tǒng)整理。

（三）鑒定階段。根據(jù)其固有價(jià)值大小確定檔案的保管期限，對(duì)于保存價(jià)值不高的進(jìn)行及時(shí)銷毀。檔案的價(jià)值取決于其是否能促進(jìn)單位的健康持續(xù)發(fā)展。

（四）保管階段。檔案的保管質(zhì)量影響其規(guī)范化管理，保管的失誤會(huì)使檔案的利用率降低。高效化的保管會(huì)提升檔案的價(jià)值，提高檔案的利用率，低效化的管理會(huì)造成信息的泄露，影響事業(yè)單位的健康發(fā)展。檔案的管理應(yīng)該環(huán)環(huán)相扣，檔案管理人員和保管人員應(yīng)相互溝通，確保其有序開展。

四、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理優(yōu)化策略

（一）提高認(rèn)識(shí)。事業(yè)單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和職員應(yīng)高度重視檔案管理工作，加大對(duì)檔案管理工作的重視力度是檔案規(guī)范化管理的前提。因此，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳力度，使本單位人員進(jìn)一步認(rèn)識(shí)和了解檔案管理，意識(shí)到檔案規(guī)范化管理的重要性。應(yīng)配備專人管理檔案，制定獎(jiǎng)罰分明的長效機(jī)制調(diào)動(dòng)工作人員的積極性。還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的管理，定期聽取其工作進(jìn)度報(bào)告，對(duì)于存在的問題及時(shí)總結(jié)。

（二）健全制度。制度具有規(guī)范性和約束性，發(fā)揮制度作用的同時(shí)應(yīng)確保制度的有效性、穩(wěn)定性和長期性。要想提高檔案管理的規(guī)范化水平，就必須建立規(guī)范化的制度，以制度為準(zhǔn)繩，引導(dǎo)其規(guī)范化發(fā)展。首先完善相關(guān)制度，以其為依據(jù)，推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化。同時(shí)應(yīng)及時(shí)清理過時(shí)的制度，根據(jù)時(shí)代的需要建立適合本單位發(fā)展的檔案管理制度，堅(jiān)決杜絕不規(guī)范的檔案管理行為。其次，應(yīng)建立科學(xué)合理的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面監(jiān)督以引導(dǎo)其朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)。先進(jìn)的檔案管理工作能提升單位的運(yùn)行效率，促進(jìn)單位發(fā)展。目前很多事業(yè)單位工作人員缺乏耐心，忽視檔案管理工作，使檔案失去了其應(yīng)發(fā)揮的效應(yīng)。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的認(rèn)識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理規(guī)范化的重要性。為強(qiáng)化檔案管理工作的地位，可以定期舉行相應(yīng)的評(píng)比活動(dòng)，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性。與此同時(shí)，應(yīng)該加強(qiáng)檔案相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，聘請專業(yè)化的檔案管理人士定期到本單位進(jìn)行培訓(xùn)講座。

（四）配套現(xiàn)代化。信息時(shí)代下，計(jì)算機(jī)越來越普及，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用能夠提高檔案管理效率，更好地歸檔，為單位決策人員提供更全面更系統(tǒng)的信息。事業(yè)單位可以通過計(jì)算機(jī)建立檔案共享平臺(tái)，方便對(duì)檔案資料的查詢和利用。為提高檔案信息的全面性和清晰性，應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)搜集記錄涵蓋文字、影音和圖像的檔案信息。應(yīng)配套先進(jìn)的硬件，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的相關(guān)培訓(xùn)，提升工作質(zhì)量和效率。

（五）加大監(jiān)管。部分單位忽視檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作監(jiān)管不到位。要想提高檔案管理規(guī)范化水平，提高檔案管理工作的質(zhì)量，應(yīng)該不定期地檢查檔案管理工作人員工作狀況，注重檔案的核查，加強(qiáng)監(jiān)管，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)指出并督促其改正。對(duì)于工作優(yōu)秀的檔案管理工作人員應(yīng)給予表彰，并鼓勵(lì)其他人員以其為榜樣。此外，還應(yīng)建立督查小組，專門檢查檔案管理工作，為其規(guī)范化發(fā)展提供保障。

五、結(jié)語

事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理在檔案管理中扮演著十分重要的角色，規(guī)范化的檔案管理可以提高單位工作的質(zhì)量和效率，為單位的運(yùn)行決策提供正確的方向。為了更好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，更好地迎接新的挑戰(zhàn)，事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理必須進(jìn)行優(yōu)化，與時(shí)俱進(jìn)，為單位和社會(huì)的發(fā)展增油添力。

【參考文獻(xiàn)】

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