基于信息化時(shí)代電子檔案和紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存的思考

涂桂莉

【摘要】伴隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)逐漸深入人們生產(chǎn)生活的各個(gè)領(lǐng)域，發(fā)揮了重要的作用。本文結(jié)合筆者自身的工作實(shí)踐，探討信息化時(shí)代背景下，電子檔案與紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期存在的相關(guān)問題與措施，以供參考。

【關(guān)鍵詞】信息化時(shí)代；電子檔案；紙質(zhì)檔案；長(zhǎng)期存放

伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)的廣泛普及，在當(dāng)前的檔案管理工作中發(fā)揮著重要的作用，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變和取代過去傳統(tǒng)的檔案管理方式，極大程度上提高了檔案管理人員的工作效率。但由于紙質(zhì)檔案有其應(yīng)用的特殊性，目前的檔案管理工作表現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存的形勢(shì)。

一、紙質(zhì)檔案與電子檔案的特點(diǎn)分析

（一）紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)。紙質(zhì)檔案指的是采用紙張記錄信息的檔案，這種應(yīng)用方式自東漢蔡倫發(fā)明紙張以后就一直得到重用，作為長(zhǎng)期應(yīng)用的介質(zhì)，它主要具備以下的特點(diǎn)：1.信息載體依附性結(jié)合。在紙張中記錄重要信息，實(shí)際就是實(shí)現(xiàn)了信息與載體相統(tǒng)一的目標(biāo)，即具備原始記錄性的特點(diǎn)，應(yīng)用在檔案管理工作中不但確定其原始的真實(shí)性，又表現(xiàn)出真實(shí)的依附性。過去傳統(tǒng)介質(zhì)的特性比較單一，尤其是信息與載體不可分割，賦予其應(yīng)用價(jià)值。2.原始憑證性。紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化起點(diǎn)為應(yīng)用文件，其內(nèi)部記錄的是以往歷史等重要信息，具備信服的憑證功能，且與檔案相互依托，成為檔案相關(guān)責(zé)任人的實(shí)體材料。3.儲(chǔ)存耐久性。長(zhǎng)期應(yīng)用紙質(zhì)檔案的實(shí)踐證實(shí)，在檔案文獻(xiàn)的長(zhǎng)期保存工作中，紙張或膠片等載體非常適合，盡管時(shí)間過長(zhǎng)時(shí)依舊會(huì)出現(xiàn)氧化或水解現(xiàn)象，但在工作人員針對(duì)性預(yù)防和排除相關(guān)因素的基礎(chǔ)上還是能大大延長(zhǎng)其使用價(jià)值。此外，紙質(zhì)檔案也存在了以下的不足：1.需要投入較多的管理人力，影響工作效率。2.管理和使用工作中受到地點(diǎn)、人員的使用限制，無法實(shí)現(xiàn)共享。3.保存過程中的占用空間較大，便捷性不高，保存和管理的手段比較落后。

（二）電子檔案的特點(diǎn)。電子檔案指的是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)利用代碼的方式將特定信息儲(chǔ)存的檔案形式，這是高科技發(fā)展背景下的產(chǎn)物，也是一種現(xiàn)代化的高效管理手段，在檔案信息管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中都有著傳統(tǒng)管理方式無法企及的優(yōu)勢(shì)。其特點(diǎn)主要有以下幾個(gè)方面：1.信息儲(chǔ)存更為豐富。儲(chǔ)存的方式包括光盤、磁帶、磁盤等等，其中：光盤具有高密度性的儲(chǔ)存特征，儲(chǔ)存量非常大，遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)的記錄儲(chǔ)存量，不但能縮小紙質(zhì)檔案保存的空間，又能很好地簡(jiǎn)化保存的各個(gè)環(huán)節(jié)。2.生動(dòng)形象性。這與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的逐漸成熟與改進(jìn)相關(guān)，當(dāng)前的電子檔案囊括了視頻、音頻、數(shù)字代碼等形式表現(xiàn)原有的形態(tài)，突破過去的信息記錄單一性，整合圖文聲像的優(yōu)勢(shì)，更能展現(xiàn)信息的全貌。3.信息利用的迅速準(zhǔn)確性。電子檔案通過計(jì)算機(jī)處理，具備高效率與準(zhǔn)確度高的優(yōu)勢(shì)，數(shù)字信息的加工、儲(chǔ)存、編輯與傳播都能轉(zhuǎn)變形式，提高效率。4.信息共享優(yōu)勢(shì)。電子檔案應(yīng)用最大的優(yōu)勢(shì)在于不限制時(shí)間與地點(diǎn)實(shí)現(xiàn)共享的目標(biāo)，大大提高信息利用的真實(shí)有效性，很大程度提升便捷性，在縮短查檔時(shí)間的基礎(chǔ)上提高管理和利用效率。但電子檔案也存在一些缺陷：1.電子檔案的保存過程中有復(fù)制、修復(fù)的功能，這對(duì)原始性產(chǎn)生影響。2.電子檔案的保存受到濕度、溫度、病毒、磁性等影響，應(yīng)用技術(shù)越先進(jìn)，對(duì)其保存技術(shù)的要求也就越高，尤其是受到存儲(chǔ)介質(zhì)的限制，影響其保管的難度。3.電子檔案本身的不能識(shí)別性質(zhì)以及過度依賴計(jì)算機(jī)技術(shù)性質(zhì)存在無法直觀閱讀的缺點(diǎn)。4.電子檔案在實(shí)現(xiàn)共享的過程中其安全性難以得到保障。

二、信息化時(shí)代電子檔案與紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期共存的必然性研究

（一）與兩者的優(yōu)缺點(diǎn)有關(guān)。如上所述，電子檔案與紙質(zhì)檔案都存在一定的優(yōu)缺點(diǎn)，其中，電子檔案與計(jì)算機(jī)設(shè)備及技術(shù)應(yīng)用相關(guān)，對(duì)硬盤、光盤等依賴度較高，那么應(yīng)用過程中發(fā)生意外情況的可能性也就更大，諸多便捷性優(yōu)勢(shì)也成為其應(yīng)用過程中唯一的通道，一旦發(fā)生故障，那么解決途徑的選擇也將受到限制。與之相比，紙質(zhì)檔案的可靠度則更高，完整性的保存也會(huì)更好，但紙質(zhì)檔案又有著浪費(fèi)資源等缺陷，因此兩者檔案形式相結(jié)合成為檔案應(yīng)用管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)。

（二）與檔案管理基礎(chǔ)工作有關(guān)。眾所周知，電子檔案已經(jīng)成為信息化時(shí)代檔案管理應(yīng)用工作的主流，是一種新興事物，其具備傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不具有的功能，但作為檔案管理和應(yīng)用人員，在特有的應(yīng)用模式中必然受到一定的局限，導(dǎo)致文件收集和保存工作難以達(dá)到管理目標(biāo)，而檔案本身的原始性又必須得到規(guī)范的遵循。盡管紙質(zhì)檔案使用局限性更大，但從長(zhǎng)期發(fā)展的角度來看，它已經(jīng)成為有效的模式，只有確保兩種形式檔案實(shí)現(xiàn)共存，才能完善當(dāng)前的檔案管理工作，確保檔案應(yīng)用更有效。

三、信息化時(shí)代電子檔案與紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存的途徑探索

（一）應(yīng)用“雙套制”的檔案管理模式?！半p套制”的檔案包含了電子檔案與紙質(zhì)檔案兩種，實(shí)現(xiàn)“雙套制”，就是確保紙質(zhì)檔案與電子檔案在應(yīng)用中并存。那么相關(guān)工作人員就要充分掌握這兩種檔案的特點(diǎn)及優(yōu)劣勢(shì)，在此基礎(chǔ)上應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)建立對(duì)應(yīng)的管理系統(tǒng)，在操作環(huán)節(jié)、保管環(huán)節(jié)和應(yīng)用環(huán)節(jié)建立規(guī)范統(tǒng)一的通道，確保不同的檔案在應(yīng)用通道中實(shí)現(xiàn)自如快捷的轉(zhuǎn)換，從而提高應(yīng)用便捷性，彌補(bǔ)兩種檔案形式的劣勢(shì)。比如針對(duì)電子檔案需要永久保存的問題，那么可以提前將電子檔案從計(jì)算機(jī)中拷貝出來，以紙質(zhì)的形式再次表現(xiàn)與保存，確保其原始性得到恢復(fù)，保障依據(jù)性不被破壞。此外還可以將一些需要頻繁應(yīng)用的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案形式，提高其利用的開放性，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案信息的共享目標(biāo)。

（二）建立健全檔案管理制度。電子檔案具有刪改和可復(fù)制的特征，因此對(duì)電子檔案進(jìn)行的管理保護(hù)工作應(yīng)貫穿整個(gè)生命周期中。因此，必須確保有科學(xué)合理健全的檔案管理制度作為保障，才能預(yù)防檔案在利用、刪改的過程中不會(huì)導(dǎo)致信息的丟失。另外，工作人員還要關(guān)注電子檔案載體格式轉(zhuǎn)換的問題，確保其存在形式的多樣性，并通過建立路徑記錄制度，對(duì)發(fā)生改變的情況進(jìn)行全程記錄，以保證電子檔案信息的完整性與原始性。

（三）及時(shí)改進(jìn)并調(diào)整檔案管理設(shè)施。無論是電子檔案或是紙質(zhì)檔案，其維護(hù)工作都需要完善的保管條件加以保障，才有一定的安全性。眾所周知，紙質(zhì)檔案的管理工作中最小的管理單位為“件”，一旦單位總數(shù)過多就會(huì)給庫(kù)房增加壓力，電子檔案的管理介質(zhì)則集中于磁盤、磁帶以及光盤，尤其是儲(chǔ)存量大的光盤，大大縮小了存放空間，減輕庫(kù)房壓力，同時(shí)還有效節(jié)省了成本。因此在對(duì)不同形式的檔案進(jìn)行管理的過程中，要及時(shí)根據(jù)檔案的重要性與應(yīng)用頻繁度來調(diào)整管理設(shè)施和管理方式，確保兩者長(zhǎng)期并存發(fā)展效率的提高。

（四）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。在信息化時(shí)代背景下，檔案管理人員必須適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，在進(jìn)行各種形式檔案資料的管理工作中，即時(shí)補(bǔ)充自我專業(yè)知識(shí)，提高職業(yè)素養(yǎng)，通過學(xué)習(xí)不斷完善現(xiàn)代化管理手段，并善于從日常工作中對(duì)管理要點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)管理規(guī)律，才能推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

四、結(jié)束語

綜上所述，信息化時(shí)代背景下電子檔案與紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期并存是發(fā)展趨勢(shì)，兩者之間各自發(fā)揮特有優(yōu)勢(shì)，同時(shí)彌補(bǔ)其他的管理缺陷，才能相輔相成。作為信息化時(shí)代的檔案管理人員，必須全面提高自身的專業(yè)管理素質(zhì)與職業(yè)素養(yǎng)，確保檔案管理工作的科學(xué)性與規(guī)范化，最終不斷推動(dòng)檔案管理的發(fā)展。

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