高校檔案部門職能拓展與深化研究

魏麗平

【摘要】本文從高校檔案部門職能入手，分析高校檔案部門職能發(fā)揮受限的主要原因，在此基礎(chǔ)上提出要從加強(qiáng)行政管理職能、更新理念、找準(zhǔn)定位、做好規(guī)劃、引進(jìn)人才、擴(kuò)大宣傳等方面為高校檔案部門職能的充分發(fā)揮提供條件保障，使高校檔案部門能切實(shí)履行好自己的職責(zé)，拓展深化職能，增強(qiáng)服務(wù)能力和水平，為高校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案；職能；功能

一、職能拓展與深化是必然選擇

長(zhǎng)期以來(lái)，高校檔案部門被定位為學(xué)校的教輔機(jī)構(gòu)，其承擔(dān)著保管學(xué)校在各類活動(dòng)中形成的各種檔案材料，并為高校教學(xué)、科研、黨政管理及競(jìng)賽訓(xùn)練等提供檔案信息服務(wù)的職能。新形勢(shì)下，業(yè)內(nèi)學(xué)者提出：高校檔案部門應(yīng)在基本的保管利用職能基礎(chǔ)上拓展信息公開、宣傳教育、服務(wù)社會(huì)等方面的職能。筆者也認(rèn)為：新時(shí)期高校檔案部門應(yīng)從建設(shè)成為學(xué)校信息文化中心的目標(biāo)和定位出發(fā)，夯實(shí)基礎(chǔ)職能，改變角色認(rèn)知，拓展和豐富其他職能，為更好發(fā)揮自身的作用積極爭(zhēng)取和創(chuàng)造條件，改變檔案工作在高校工作中“失語(yǔ)”“失位”的現(xiàn)狀。

高校檔案部門拓展自身職能是檔案工作形勢(shì)發(fā)展的必然選擇。不管高校檔案部門自身想法如何，在信息化的浪潮下，檔案工作已經(jīng)自覺或不自覺、主動(dòng)或被動(dòng)地接受了信息化進(jìn)程的影響和改變。過(guò)去諸多的手工操作方式已然被計(jì)算機(jī)所替代，檔案館已從過(guò)去保管室、倉(cāng)庫(kù)的時(shí)代走出來(lái)，檔案工作人員也不再局限于基本的收收查查。在社會(huì)改革發(fā)展的推動(dòng)下，高校檔案館的職能不斷拓展延伸，將從最初的保管、利用為主的單一功能到集多種功能為一體，并承擔(dān)更多的社會(huì)責(zé)任。

二、職能發(fā)揮受限的原因分析

如今，高校檔案部門的職能發(fā)揮卻極不平衡。這種不平衡既體現(xiàn)在不同高校之間，也體現(xiàn)在高校檔案部門自身的各種職能之間。本文主要以后者為探討對(duì)象。筆者認(rèn)為高校檔案部門職能發(fā)揮受限、不平衡的原因主要有：

（一）檔案工作認(rèn)知度和認(rèn)同度偏低，總體發(fā)展滯后。主要體現(xiàn)在高校管理層面對(duì)檔案工作的認(rèn)知有偏差，對(duì)新形勢(shì)下檔案工作的發(fā)展任務(wù)和目標(biāo)不夠明確，還停留在過(guò)去時(shí)代的烙印當(dāng)中，將檔案工作放在各項(xiàng)工作的末位來(lái)考慮，認(rèn)為只要一間庫(kù)房?jī)扇藛T支撐起基本的收收查查即可，這種認(rèn)識(shí)上的不足直接導(dǎo)致對(duì)檔案工作的重視程度偏低。檔案工作在整體工作中的地位偏低、規(guī)模弱小、步調(diào)滯后，檔案工作發(fā)展的訴求得不到滿足，檔案工作自然也就開展不力。

（二）高校檔案工作人員自我發(fā)展期待較低，檔案事業(yè)發(fā)展動(dòng)力不足。由于受上述因素的影響，檔案工作人員的職業(yè)自信度不夠，職業(yè)價(jià)值感、認(rèn)同度偏低，職業(yè)發(fā)展空間有限，自我發(fā)展期待降低，認(rèn)為只要做好基本的收查用就行，其他錦上添花的工作做得再好也改變不了自身發(fā)展的現(xiàn)狀。因此，檔案事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力嚴(yán)重不足，檔案信息服務(wù)中心的職能也得不到充分發(fā)揮。當(dāng)然，另外一種情況的普遍存在也是主要原因之一，那就是現(xiàn)有檔案工作人員隊(duì)伍規(guī)模、整體素質(zhì)和能力水平有限，順利開展基本的業(yè)務(wù)工作已足夠負(fù)荷，根本無(wú)暇顧及其他職能和角色的擔(dān)當(dāng)。

（三）檔案工作宣傳力度較弱，導(dǎo)致宣傳教育職能發(fā)揮不夠。利用是檔案工作的最終目的，但在利用過(guò)程開始之前，適當(dāng)?shù)男麄鹘逃谴俪衫没顒?dòng)的有效手段。宣傳教育不夠，導(dǎo)致利用者和檔案部門之間的信息不對(duì)稱，利用者對(duì)高校檔案部門的職能、作用、可提供利用的內(nèi)容和范圍模糊不清，對(duì)提供利用的方式、手段及信息獲取途徑缺乏了解，導(dǎo)致高校大量的檔案信息資源閑置浪費(fèi)，極為可惜。這最終導(dǎo)致檔案工作的社會(huì)認(rèn)知和認(rèn)同度不夠，影響了檔案信息資源的有效利用。

三、職能拓展深化的實(shí)現(xiàn)途徑

在信息時(shí)代，新的理念和管理方式為高校檔案館職能拓展延伸提供了很強(qiáng)的吸引力和推動(dòng)力。高校檔案部門職能的發(fā)展深化是適應(yīng)信息化時(shí)代所作出的必然選擇。高校檔案部門要抓住這個(gè)自我提升的重大機(jī)遇，在承擔(dān)基本職能的同時(shí)，強(qiáng)調(diào)內(nèi)涵發(fā)展，通過(guò)多種途徑加強(qiáng)自身建設(shè)，發(fā)揮好延伸職能，才能確保高校檔案事業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。具體來(lái)講，高校檔案部門首先應(yīng)找準(zhǔn)定位，樹立目標(biāo)，明確所為所不為，其次應(yīng)做好充分的規(guī)劃，通過(guò)多種渠道，爭(zhēng)取多方條件支持，采取措施積極應(yīng)對(duì)。

（一）改變角色認(rèn)知，積極行動(dòng)起來(lái)。高校檔案部門要改變傳統(tǒng)的觀念和思維方式，充分認(rèn)識(shí)新時(shí)代檔案工作發(fā)展的趨勢(shì)，革新理念，改變保守被動(dòng)的工作作風(fēng)和行為方式，積極行動(dòng)起來(lái)，抓住信息化校園、校園文化建設(shè)等重大活動(dòng)契機(jī)，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，關(guān)鍵時(shí)刻勇于亮劍，爭(zhēng)取改變高校管理層面的認(rèn)知偏差，為檔案工作爭(zhēng)取更多的發(fā)展空間和發(fā)展保障。同時(shí)，檔案工作人員自身要擺正心態(tài)和位置，增強(qiáng)職業(yè)自信，無(wú)論現(xiàn)實(shí)情況多艱難，都要保持一顆積極向上的進(jìn)取之心，通過(guò)自身努力去提高檔案工作的認(rèn)知度和影響力，不能在消極被動(dòng)中被時(shí)代甩在身后。

（二）加強(qiáng)管理職能，提高制度執(zhí)行力。管理職能是《高等學(xué)校檔案管理辦法》賦予高校檔案機(jī)構(gòu)的基本職責(zé)之一，其主要涵蓋資源管理、制度管理、人員管理等方面。但在實(shí)際工作中，高校檔案部門在這些方面執(zhí)行力低下的情況普遍存在，極大影響了檔案工作的有效開展。高校檔案工作規(guī)章制度建設(shè)情況整體良好，但執(zhí)行上的折扣使得高校檔案部門越發(fā)硬不起腰桿，很多時(shí)候?qū)Σ块T檔案工作的考核也流于形式。只有將高校檔案工作納入學(xué)校的整體考評(píng)考核當(dāng)中，并嚴(yán)格獎(jiǎng)懲，檔案工作的執(zhí)行力才能體現(xiàn)出來(lái)。

（三）增強(qiáng)自身實(shí)力，人才建設(shè)是關(guān)鍵。近年來(lái)，雖然高校檔案工作人才隊(duì)伍建設(shè)有所發(fā)展，但從業(yè)人員的整體力量薄弱、年齡結(jié)構(gòu)偏高、學(xué)歷層次偏低、工作進(jìn)取心不夠的現(xiàn)狀沒(méi)有得到根本改善。檔案工作要以人為本，這是國(guó)家層面的戰(zhàn)略。就高校而言，要改變進(jìn)人困難和用人僵化的現(xiàn)狀。一方面要通過(guò)多種方式積極補(bǔ)充檔案人才隊(duì)伍，加強(qiáng)整體力量和規(guī)模，可根據(jù)崗位性質(zhì)和特點(diǎn)確立招錄方式，而不應(yīng)局限于“公招”這一種方式。另一方面對(duì)現(xiàn)有工作人員要建立定期或定量培訓(xùn)制度。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、管理知識(shí)培訓(xùn)及職業(yè)認(rèn)知發(fā)展培訓(xùn)等，不僅提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力和水平，還要培養(yǎng)他們的工作熱情和職業(yè)自信。此外，還應(yīng)建立和完善管理激勵(lì)機(jī)制。檔案工作人員的流動(dòng)性很小，發(fā)展空間有限，很多崗位都是一干一輩子，這也是很多年輕人不愿意從事這項(xiàng)工作的主要原因。檔案部門應(yīng)該嘗試從物質(zhì)、科研、情感等方面建立激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性和主觀能動(dòng)性，營(yíng)造積極向上的工作氛圍，增強(qiáng)檔案工作的凝聚力和吸引力。

（四）圍繞中心服務(wù)大局，充分拓展服務(wù)功能。檔案工作的根本目的是為了提供利用服務(wù)，國(guó)家檔案工作層面也提出要建立健全包括檔案利用體系在內(nèi)的“三個(gè)體系”。高校檔案工作應(yīng)以服務(wù)學(xué)校大局和“服務(wù)民生”為中心工作，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)包括新媒體技術(shù)，創(chuàng)新檔案服務(wù)手段和方式，加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)，開展檔案咨詢、遠(yuǎn)程服務(wù)及校史展覽等專題利用，積極拓展服務(wù)范圍，延伸服務(wù)職能。此外，高校檔案工作應(yīng)由以往主要提供基礎(chǔ)資源的角色向有能力提供信息產(chǎn)品信息服務(wù)的角色逐步轉(zhuǎn)變，可利用自身優(yōu)勢(shì)積極參與到高校信息公開工作中來(lái)，提高高校檔案工作服務(wù)社會(huì)的能力和水平。

（五）積極開展宣傳教育，提升認(rèn)知度和認(rèn)可度。網(wǎng)絡(luò)新媒體的廣泛應(yīng)用，使得高校檔案工作的對(duì)內(nèi)對(duì)外宣傳有了更為便捷的實(shí)現(xiàn)途徑。檔案館網(wǎng)站的建設(shè)和移動(dòng)終端的應(yīng)用極大地拉近了檔案館與利用者之間的距離，也對(duì)檔案工作和檔案資源的宣傳起到了重要作用。高校檔案部門可在網(wǎng)站上舉辦專題展覽、開辟專欄解決師生遇到的查檔問(wèn)題、不定期推送檔案信息服務(wù)、進(jìn)行愛國(guó)主義教育等，讓內(nèi)部師生及外部社會(huì)對(duì)高校檔案工作和檔案部門有更深的了解和認(rèn)識(shí)，從而提高高校檔案工作的社會(huì)認(rèn)知度和認(rèn)同感，起到宣傳自身感化育人的作用。

（六）樹立大檔案觀，提高全程跟蹤控制能力。高校檔案來(lái)源于各個(gè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)，通常情況下都是各部門交什么我們就收什么，在檔案資源建設(shè)方面檔案部門比較被動(dòng)和滯后。在“大檔案觀”理念下，高校檔案的類別涵蓋內(nèi)部各部門各群體，歸檔的文件載體也得以大大豐富，因此，檔案部門被動(dòng)接收資源的現(xiàn)狀必須改變。一方面要主動(dòng)加強(qiáng)與歸檔部門的溝通聯(lián)系，了解歸檔部門的職能活動(dòng)及檔案形成狀況，從總體上設(shè)計(jì)歸檔要求，同時(shí)應(yīng)不局限校內(nèi)各部門，還要通過(guò)多種形式拓展檔案收集渠道。另一方面要主動(dòng)對(duì)接校內(nèi)其他管理系統(tǒng)，特別是OA系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)及人事系統(tǒng)等，以方便快捷地收集和保管電子文檔，要充分發(fā)揮全程跟蹤控制的職能，學(xué)習(xí)和嘗試建立“一鍵歸檔、單套保存、一站查詢”的管理服務(wù)模式。

【本文為四川省高等學(xué)校檔案工作協(xié)會(huì)檔案管理科研課題，課題號(hào)：160305】

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