高校檔案管理信息化建設(shè)的思考

周亞芳

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案管理信息化建設(shè)也在不斷推進。高校檔案管理信息化建設(shè)是基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的理念而提出來的新技術(shù)，是高校檔案管理和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)緊密結(jié)合的結(jié)果，也是高校檔案管理方式順應(yīng)歷史發(fā)展而做出的理性選擇。在今天這個互聯(lián)網(wǎng)時代，只有在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新高校檔案管理方式，才能推進高校檔案管理信息化建設(shè)。文章以目前高校檔案管理存在的問題為研究的出發(fā)點，結(jié)合高校檔案管理信息化建設(shè)的實際情況，提出自己對高校檔案管理信息化建設(shè)的見解。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化建設(shè)；思考

高校檔案管理是一項復(fù)雜的工程，因為檔案管理需要進行檔案收集、檔案分類、信息輸入等，不僅所涉及的管理環(huán)節(jié)多，而且數(shù)量龐大。在檔案管理的過程中，其管理人員不僅要具備基本的耐心、細(xì)心、責(zé)任心，還要防止信息泄露。在今天這個互聯(lián)網(wǎng)時代，很多傳統(tǒng)行業(yè)都面臨轉(zhuǎn)型升級，高校檔案管理信息化建設(shè)就是高校檔案管理和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)緊密結(jié)合并且創(chuàng)新的重要體現(xiàn)。同時，高校檔案管理信息化建設(shè)是針對當(dāng)前高校檔案管理出現(xiàn)的問題而實現(xiàn)的創(chuàng)新。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，只有大力推進高校檔案管理信息化建設(shè)，才能進一步降低高校檔案管理成本，提高檔案管理的效率和安全性。

一、當(dāng)前高校檔案管理中存在的主要問題

（一）檔案管理技術(shù)落后，意識薄弱

高校檔案管理是一項十分重要的工作，其管理效率和管理方式關(guān)系到學(xué)校師生信息和學(xué)校信息的安全性。因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)入應(yīng)該高度重視檔案管理工作，并且不斷創(chuàng)新檔案管理方式，完善檔案管理的規(guī)章制度，從而提高檔案管理的效率和安全性。但在現(xiàn)實生活中，有的高校領(lǐng)導(dǎo)只注重教學(xué)和科研，忽視了檔案管理的重要性，并且不注重檔案管理方式的創(chuàng)新，導(dǎo)致檔案管理技術(shù)落后，其管理人員管理意識薄弱。同時，由于一些高校領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案管理的重要性，一定程度上制約了我國檔案管理技術(shù)的進步。另外，很多高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理就是把全校師生的檔案按照一定分類保管就可以，不僅缺乏對檔案管理的正確認(rèn)識，而且沒有充分意識到檔案管理的重要性。這種認(rèn)識不到位導(dǎo)致檔案管理缺乏資金投入，并且阻礙了檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展。除此之外，很多高校不注重把檔案管理和信息化建設(shè)結(jié)合起來，依然延續(xù)傳統(tǒng)的辦公設(shè)備和管理方式。傳統(tǒng)的檔案管理方式在今天來說是相對落后的，因為管理效率低下，并且缺乏安全保障，也不能滿足學(xué)校師生隨時查閱檔案的基本需求。所以，高校檔案管理方式的創(chuàng)新和信息化建設(shè)是提高檔案管理效率和安全性的重要舉措。

（二）檔案管理人員缺乏專業(yè)性和職業(yè)素養(yǎng)，管理機構(gòu)設(shè)置不合理

在現(xiàn)實生活中，存在高校領(lǐng)導(dǎo)把家屬安排到學(xué)校檔案館工作的現(xiàn)象，并且很多家屬不具備專業(yè)知識和管理能力，導(dǎo)致高校檔案管理的效率和安全性一直得不到提高。這是當(dāng)前阻礙檔案管理信息化建設(shè)的一個重要因素之一，所以，要進一步推進檔案管理信息化建設(shè)，就要提高檔案管理人員的專業(yè)性和綜合素質(zhì)。在今天這個互聯(lián)網(wǎng)時代，必須培養(yǎng)檔案管理人員基本的計算機網(wǎng)路技術(shù)能力和基本管理能力。由于檔案管理人員大多都學(xué)歷較低，并且沒有受到相應(yīng)的培訓(xùn)，缺乏最基本的檔案管理技能和方法。并且隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，很多高校依然延續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理方法，缺乏創(chuàng)新。總之，一方面，很多高校領(lǐng)導(dǎo)不注重檔案管理的方法創(chuàng)新和信息化建設(shè)，另一方面，高校檔案管理人員缺乏專業(yè)性和創(chuàng)新精神。這兩方面的原因綜合起來使得高校檔案管理一直得不到發(fā)展和創(chuàng)新。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)的背景與積極作用

在今天這個互聯(lián)網(wǎng)時代，信息技術(shù)的發(fā)展改變了我們的學(xué)習(xí)方式和生活方式，高?？梢园褭n案管理和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)進行有效結(jié)合，并且充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的積極作用。這樣不僅有利于促進高校檔案管理信息化建設(shè)，還能解決當(dāng)前檔案管理中存在的問題，進而創(chuàng)新檔案管理方法，提高檔案管理效率。高校檔案管理信息化建設(shè)對高校各種資源的高效利用起到至關(guān)重要的作用，直接關(guān)系到學(xué)校建設(shè)和為廣大師生服務(wù)的水平和質(zhì)量。

（一）檔案信息化建設(shè)的時代背景

高校檔案管理信息化建設(shè)是基于“互聯(lián)網(wǎng)+”理念而提出的新技術(shù)，指的是在傳統(tǒng)檔案管理的方法中融入互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，以提高檔案管理的效率和安全性。因為信息化建設(shè)是不可阻擋的歷史潮流，只有把傳統(tǒng)行業(yè)和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展緊密結(jié)合起來，才能適應(yīng)今天的市場環(huán)境。為了進一步提高高校各種資源的利用效率，必須開展檔案管理信息化建設(shè)的工作。同時，信息化建設(shè)是衡量一個國家發(fā)展程度的重要體現(xiàn)，也是推進社會各行各業(yè)發(fā)展的重要動力。由于高

校檔案管理缺乏領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，并且系統(tǒng)化、規(guī)?；?、信息化的檔案管理方式遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有形成，充分說明了我國很多高校在檔案管理方面是落后的，也表明了檔案管理信息化建設(shè)是提高檔案管理水平的重要措施。在高校檔案管理信息化建設(shè)的過程中，首先要優(yōu)化整合學(xué)校的圖書資源、檔案信息資源，規(guī)范高校檔案管理方式，提高檔案管理人員的基本技能和職業(yè)素養(yǎng)，比如、計算機基本辦公軟件的使用，信息技術(shù)的基本常識和檔案管理的基本方法等。

（二）高校檔案管理信息化建設(shè)的積極作用

高校檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理事業(yè)發(fā)展的重要動力，也是滿足廣大師生基本信息需求的關(guān)鍵。首先，高校檔案管理信息化建設(shè)有利于提高檔案管理工作人員的工作效率，并且減少工作量。因為傳統(tǒng)的檔案管理方式都是手工完成，需要經(jīng)過信息收集、信息分類、信息核對、儲存保管等程序才能完成整個管理工作，并且一個學(xué)校的各種檔案信息都是成千上萬的數(shù)量，對于檔案管理工作人員來說其工作強度和工作壓力是巨大的。而高校檔案管理信息化建設(shè)不僅可以減少工作環(huán)節(jié)，還能直接利用信息技術(shù)完成檔案信息的收集、分類、核對和管理。一方面，使得檔案管理工作更加制度化、規(guī)范化，其檔案管理人員只要在電腦上輸入一個數(shù)據(jù)就能快速查閱到相關(guān)信息。另一方面，更好的滿足了廣大師生的需求。傳統(tǒng)的檔案管理方式十分落后，如果學(xué)校師生查閱相關(guān)信息，不僅耗費的時間長，而且會存在相關(guān)信息丟失的情況。

（三）推進高校檔案管理信息化建設(shè)的對策

高校檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的“工程”，只有建立健全相關(guān)管理程序、完善相關(guān)管理制度，才能促進檔案管理和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的緊密結(jié)合，才能真正推動檔案管理信息化建設(shè)。另外，高校檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行統(tǒng)一的管理流程，促使檔案管理工作進一步規(guī)范化、程序化。首先，全校要統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)的目錄，因為檔案管理的工作人員要面對成千上萬的檔案信息，統(tǒng)一目錄有利于提高檔案信息的查閱和保管。其次，高校應(yīng)該建立健全相應(yīng)的檔案管理制度，以進一步規(guī)范檔案信息的管理，同時，積極推進計算機管理程序。例如，檔案信息管理制度、無紙使用制度。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，各個高?？梢越⒆约旱臋n案信息數(shù)據(jù)庫，以方便學(xué)校師生查閱。信息共享是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)發(fā)展的重要成果，它實現(xiàn)了資源共用的目標(biāo)，促進了高校檔案管理信息化、數(shù)字化的發(fā)展，也提高了檔案管理的服務(wù)和水平。最后，高校要高度重視人才隊伍建設(shè)，進一步提高檔案管理人員的專業(yè)性和職業(yè)素養(yǎng)。因為檔案管理信息化建設(shè)需要提高檔案管理人員對信息的處理能力和對信息的敏感度。

三、結(jié)語

在今天這個互聯(lián)網(wǎng)時代，很多傳統(tǒng)行業(yè)都面臨轉(zhuǎn)型升級，高校檔案管理信息化建設(shè)就是高校檔案管理和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)緊密結(jié)合并且創(chuàng)新的重要體現(xiàn)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)入應(yīng)該高度重視檔案管理工作，并且不斷創(chuàng)新檔案管理方式，完善檔案管理的規(guī)章制度，從而提高檔案管理的效率和安全性。同時，為了進一步提高高校各種資源的利用效率，必須開展檔案管理信息化建設(shè)的工作。

參考文獻

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