新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進方法探究

陳燕

摘 要：檔案管理是醫(yī)院日常管理工作的重要組成部分，隨著新醫(yī)改工作的深入進行，醫(yī)院的檔案管理工作暴露出一些問題，如檔案管理效率較低、檢索繁瑣等問題，嚴重影響著醫(yī)院檔案管理工作的改革與發(fā)展，不利于醫(yī)院新醫(yī)改工作的積極開展。因此在新醫(yī)改的背景之下，要改進當前醫(yī)院檔案管理工作，使檔案管理工作助力于醫(yī)院的改革事業(yè)。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改；醫(yī)院改革；檔案管理；

在新醫(yī)改的推動下，醫(yī)藥衛(wèi)生體制不斷深化改革，醫(yī)院的管理體制不斷完善，醫(yī)療衛(wèi)生服務水平不斷提高，基本醫(yī)療衛(wèi)生制度得到不斷優(yōu)化。在新醫(yī)改落實的過程中，醫(yī)院的檔案管理工作發(fā)揮著巨大的作用。醫(yī)院檔案管理工作為新醫(yī)改提供了重要的信息支持，保障了新醫(yī)改的順利進行。此外醫(yī)院的檔案管理工作記錄了醫(yī)院的日常工作信息，為醫(yī)療糾紛的解決提供了重要的參考依據(jù)。檔案信息關(guān)系到每一名醫(yī)務人員的調(diào)動與升遷，在新醫(yī)改進行的過程中，更是受到廣大醫(yī)務工作者的重視。因此對醫(yī)院檔案管理工作進行改進對于醫(yī)院的發(fā)展起著重要的推進作用。

一、提升醫(yī)院檔案管理工作的信息化水平

（一）構(gòu)建良好的軟硬件設(shè)施

在新醫(yī)改的過程中，醫(yī)院的檔案管理工作步入信息化階段，檔案無紙化成為醫(yī)院個檔案管理的新目標。借助信息化設(shè)備，醫(yī)院的檔案管理工作逐步實現(xiàn)了辦公自動化，檔案信息的安全性也得到極大的提升。但是也要看到各地因經(jīng)濟發(fā)展水平的不同，醫(yī)院的檔案管理信息化水平不一，為進一步推動醫(yī)院檔案管理信息化水平的提高，應從構(gòu)建良好的軟硬件設(shè)施做起。醫(yī)院的管理層要重視檔案管理工作，并在資金方面予以傾斜，為醫(yī)院的檔案管理部門購置和更新現(xiàn)代化的辦公設(shè)備。在醫(yī)院檔案信息化的硬件上，醫(yī)院要購進計算機、掃描儀、打印機、錄入筆、服務器等硬件設(shè)備，由專業(yè)的人員進行硬件設(shè)備的安裝和調(diào)試。在醫(yī)院檔案信息化的軟件上，醫(yī)院要根據(jù)自身的實際情況購置檔案管理系統(tǒng)，或是向軟件商訂制檔案管理系統(tǒng)。醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)應具備多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能，支持跨全宗、跨門類和遞進檢索的功能，并能夠支持系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全保密員和系統(tǒng)安全審計員的三員分立的安全控制功能，以提高醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的安全性。通過購檔案管理的軟硬件設(shè)備，構(gòu)建檔案管理辦公網(wǎng)絡，由此可以使檔案管理工作方式得到改進。如在檔案信息的錄入上，不需要寫在檔案紙上，只需要錄入計算機上，便可以存儲到計算機服務器，并進行加密處理，提高了檔案信息的安全性。

（二）醫(yī)院檔案信息化工作機制

在醫(yī)院的檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)完成以后，便需要建立與之相配套的檔案信息化工作機制，以發(fā)揮出檔案信息化設(shè)備的強大工作能力。首先在檔案信息化工作機制中要規(guī)定檔案室的管理制度，對檔案室內(nèi)的信息化設(shè)備的操作作出明確的規(guī)定，要求檔案室工作人員必須按照規(guī)定進行操作。如在計算機開機后，應通過賬戶驗證系統(tǒng)才能夠進入檔案信息管理系統(tǒng)。通過強化檔案室內(nèi)的操作規(guī)定，既是對檔案室內(nèi)設(shè)備的一種保護，也是對檔案信息的一種保護。其次要明確電子檔案的制作標準。在檔案管理信息化以后，要根據(jù)國家法律法規(guī)的規(guī)定，如國家檔案局辦公室所印發(fā)的《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》，以《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》為標準，結(jié)合醫(yī)院的實際情況，制定符合醫(yī)院需要的電子檔案。并以此為模板通用于本醫(yī)院各部門，使檔案管理工作逐步正規(guī)化。最后在檔案管理的日常工作中，要對日常管理內(nèi)容作出具體的規(guī)定，使檔案管理人員在辦公時，能夠明確各項辦公標準，并自覺提高檔案管理工作的質(zhì)量。如對檔案信息的收集工作，便要求所收集的檔案信息真實可靠，不弄虛作假。對于輸入到檔案信息管理系統(tǒng)的檔案信息，要檢查其是否存在錯誤，如身份證號、姓名等方面的錯誤，提高錄入信息的準確性。

二、培養(yǎng)現(xiàn)代化的檔案管理人才

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案工作人員素質(zhì)較低，其檔案管理業(yè)務專業(yè)性較差，僅僅是做一些檔案信息的收集和整理工作，且計算機操作能力較弱，無法適應逐漸現(xiàn)代化的檔案管理工作。而新醫(yī)改提高了醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，檔案管理現(xiàn)代化則需要由現(xiàn)代化的檔案管理人員來擔任，才能夠使醫(yī)院的檔案管理工作真正的實現(xiàn)現(xiàn)代化。因此在醫(yī)院的檔案管理工作上，要積極引進和培養(yǎng)現(xiàn)代化的檔案管理人才。首先是要優(yōu)化醫(yī)院檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)，通常而言，醫(yī)院的檔案管理工作人員往往身兼數(shù)職，導致醫(yī)院檔案管理工作效率較低，且分工不明確引發(fā)工作責任不明確。因此在優(yōu)化醫(yī)院檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)時，應改變這一不合理的人員任用狀況。在醫(yī)院檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)上要做到專人專崗，杜絕一人身兼數(shù)職現(xiàn)象，明確每一個管理崗位的具體職責，告知每一名管理人員其具體管理內(nèi)容及管理責任。其次要提高醫(yī)院檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。主要是通過兩項工作來完成：一是積極引進專業(yè)的檔案管理人員，將他們充實到醫(yī)院檔案管理工作的骨干崗位上，引進醫(yī)院檔案管理工作向現(xiàn)代化、正規(guī)化發(fā)展。在引進專業(yè)的檔案管理人員時，首先要選擇專業(yè)對口的人才，其次要考慮愿意投身于檔案管理工作的人員。二是要做好醫(yī)院檔案管理的培訓工作。培訓對于醫(yī)院檔案管理工作來說十分重要，可以說是提升檔案管理人員素質(zhì)的主要方式。對剛?cè)肼毜臋n案管理人員進行培訓，使其明確醫(yī)院檔案管理部門的各項規(guī)章制度，在心中樹立認真工作的意識。對原有的檔案管理人員進行培訓，使其業(yè)務素養(yǎng)、專業(yè)技能、計算機操作能力均能得到提升。在培訓的過程中，要注意對檔案管理人員進行考核，只有通過考核的檔案管理人員，才允許其上崗，否則將要繼續(xù)培新，直到考核合格。

三、完善醫(yī)院檔案管理制度

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院原有的檔案管理制度已不再適用于新形勢下的檔案管理工作，應針對當下檔案管理工作所出現(xiàn)的問題，進一步完善醫(yī)院檔案管理制度。在醫(yī)院的檔案管理制度上，主要完善檔案信息的收集、整理、分類、錄入、保存、安全等方面的管理制度。對檔案管理的各項工作作出具體而明確的質(zhì)量要求，如檔案的分類，就必須要按照檔案的類別、用途、性質(zhì)進行分類，杜絕檔案管理人員的隨意分類行為，做到分類工作科學合理。其次檔案管理部門要積極聯(lián)系和配合醫(yī)院其他部門的工作，如醫(yī)院各科室、后勤等部門，要與各部門及時聯(lián)系，密切關(guān)注各科室的人員調(diào)動情況，及時的跟進和補償檔案信息，使檔案信息的真實可靠性得到保障。對于檔案的歸檔工作，要詳細記錄檔案的歸檔時間及借閱人，防止檔案信息的泄露所帶來的不必要麻煩。最后要完善檔案管理的反饋機制，可設(shè)置意見箱，接受廣大人民群眾及醫(yī)院各部門人員的監(jiān)督，及時吸取他們的意見，才能夠找出檔案管理工作的不足，才能夠有針對性的改正。

四、結(jié)語

對于醫(yī)院的檔案管理工作，檔案管理部門要找準自己的定位，緊跟新課改的方向，提升檔案管理人員的服務意識與服務行為，使檔案管理工作的信息化水平不斷提高，為醫(yī)院的發(fā)展貢獻自己的力量。

參考文獻：

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