淺談提高國有企業(yè)辦公室文秘的工作質(zhì)量和水平

葛瓊

摘 要：在辦公室工作中文秘屬于非常重要的一項工作內(nèi)容。文秘工作水平的優(yōu)劣不僅會對單位工作安排產(chǎn)生影響，還代表著一級機關(guān)的形象。提升文秘工作水平是想干、會干和能干三者之間相互作用的結(jié)果。辦公室文秘人員在工作過程中要增強工作責任感和緊張感，積極主動參與學習，圍繞中心開展工作，服務大局，將所學到的知識在實際工作中進行充分利用，在實踐過程中努力提升自身素質(zhì)，提升文秘工作質(zhì)量、工作效率和工作水平。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘；工作質(zhì)量和水平；策略

在大多數(shù)企業(yè)、單位中辦公室文秘工作占據(jù)核心地位，其不但要負責多種類型的工作，而且工作量特別大。辦公室文秘工作不僅要對上級下達的命令和要求給予嚴格傳達，還應該全方位了解基層工作人員的實際狀況。在國有企業(yè)內(nèi)部負責處理事務的工作人員，還應該具備良好的溝通能力和調(diào)節(jié)能力。對于文秘工作人員來講，他們只有保證自身工作水平和工作質(zhì)量，才能推動企業(yè)單位在穩(wěn)定狀態(tài)下運行和發(fā)展。

一、提升辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的重要性和原則

（一）提升辦公室文秘工作質(zhì)量和工作水平的重要性

辦公室在國有企業(yè)中作為管理、行政工作的重要組成部分，其承擔各種行政管理工作，日常工作中完全處于超負荷工作狀態(tài)，除了要不斷向上級領(lǐng)導匯報各種工作的進展情況之外，還要將上級領(lǐng)導下達的命令和任務及時、準確的傳達給下級，每個細節(jié)工作都要做好。另外，辦公室不但要將企業(yè)中的各種工作以及工作人員之間的關(guān)系協(xié)調(diào)好，還要做好外部的溝通交流和經(jīng)濟交易等工作事項。因此，擔任文秘工作人員的工作質(zhì)量和工作水平直接關(guān)系到企業(yè)內(nèi)部管理工作，文秘工作質(zhì)量以及工作水平都需要國有企業(yè)對其加大重視力度。

（二）提升辦公室文秘工作質(zhì)量和工作水平的原則

文秘工作在國有企業(yè)中尤為重要，擔任文秘工作人員應該對所在單位的工作標準給予嚴格遵循，一般原則包括：（1）對于上級下達的命令要嚴格執(zhí)行，使上下級之間保持良好的溝通效果，協(xié)調(diào)好上下級之間的關(guān)系，推動企業(yè)有序運營。（2）從事文秘工作人員應想盡辦法對自身的專業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì)進行提升，按照實際狀況合理有效的安排辦公室工作，從而促使工作質(zhì)量和效率得以提升。（3）嚴格遵循職業(yè)道德素養(yǎng)，面對復雜、繁重的辦公室工作，要時刻保持認真、耐心的工作態(tài)度，按照單位內(nèi)部所規(guī)定的辦事章程進行工作。

二、企業(yè)辦公室文秘工作中存在的問題

（一）辦公室文秘人員能力不足

對辦公室文秘工作效率造成影響的一個重要因素就是辦公室文秘工作人員能力不足。從現(xiàn)階段來看，因為辦公室工作特別繁雜，擔任文秘工作人員在超負荷工作壓力下很有可能抱著完成任務的心態(tài)去工作，無法對工作的核心進行掌握，文秘人員也無法提升自身工作能力，從而文秘工作人員難以在工作過程中將自身作用充分發(fā)揮出來。

（二）辦公室文秘人員數(shù)量不足

因為企業(yè)辦公室文秘日常處于高負荷工作狀態(tài)，所以加班情況非常普遍，從而導致很多工作人員不愿加入到辦公室文秘團隊中，造成辦公室文秘工作人員數(shù)量和其工作強度不成正比。目前很多企業(yè)辦公室文秘都是兼職人員，在實際工作中文秘工作人員在巨大工作量下很容易出現(xiàn)錯誤，從而造成辦公室文秘工作效率不達標、質(zhì)量得不到保障等現(xiàn)象。

三、辦公室文秘要提升專業(yè)素養(yǎng)

（一）嚴格遵循企業(yè)規(guī)章制度

嚴格遵循企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)制度是一名辦公室文秘工作人員最基礎(chǔ)的職業(yè)素養(yǎng)。雖然文秘日常工作量巨大，但是也不能以任何理由出現(xiàn)遲到早退現(xiàn)象。辦公室文秘需要盡量在上班之前到達辦公室，做好當天工作規(guī)劃，提升對工作的把握，如果辦公室文秘卡點上班，很有可能領(lǐng)導已經(jīng)安排好了當天任務，這種情況下辦公室文秘工作人員就會手忙腳亂，工作過程中很容易出現(xiàn)失誤，從而對辦公室整體的辦公效率和質(zhì)量造成影響。另外，文秘人員應該將瑣碎的時間充分利用起來進行整理文件和材料。

（二）以大局為重

時刻以大局為重是文秘工作人員的責任，手中工作要圍繞公司利益來開展，遇到事情要站在公司的角度上考慮，不但需要承受巨大的工作壓力，還要具備寬廣的心胸，積極面對困難，不能存在假公濟私心理。

（三）增強辦事效率

工作效率和能力是評判一項工作優(yōu)劣的重要指標，如果辦公室文秘工作人員在一天之內(nèi)完成了很多工作，但是工作質(zhì)量卻差強人意，就說明這名工作人員缺乏辦事能力。辦事最注重的就是質(zhì)量。工作期間應該保持工作積極性和工作熱情。如果文秘工作過程中擁有足夠的激情，有利于工作的有效執(zhí)行，如果做事不用心，工作質(zhì)量自然無法保障。例如，文秘工作人員接到一項幫助領(lǐng)導編寫發(fā)言稿的任務，如果文秘工作人員有較好的文字功底，自然可以在最短時間內(nèi)完成任務；但是如果缺乏相關(guān)經(jīng)驗，很可能出現(xiàn)發(fā)言稿不符合演講要求的情況。因此，需要格外注重寫作質(zhì)量，不能盲目亂寫，需提前了解好工作內(nèi)容和方向，弄清領(lǐng)導的要求。要不斷提高自身知識，便于想出解決問題的好方法。在企事業(yè)單位發(fā)展期間，也在不斷對其生產(chǎn)經(jīng)營方式進行創(chuàng)新，最新的發(fā)展方向昂想、新政策需要文秘工作人員時刻關(guān)注，第一時間對辦公方式的變化以及文秘的新標準進行了解，方便對所產(chǎn)生的問題進行有效解決。

（四）加強辦事效率

文秘工作人員應該及時貫徹落實領(lǐng)導下達的所有命令，但是也需要存在靈活的思維和逐漸，對工作范圍內(nèi)的工作應無條件接受，在擁有更好的建議或者是存在問題情況下應該和領(lǐng)導及時溝通，盡量避免工作中出現(xiàn)失誤。每項工作的開展都要制定好計劃。每天都會有新任務交給文秘工作人員，這些工作大部分非常復雜，而且對工作效率要求很高，有時還會發(fā)生突發(fā)性工作事件，工作期間也不允許出現(xiàn)重復和遺漏工作的情況。

四、提升辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的重要對策

（一）創(chuàng)建完善的獎罰機制

針對辦公室工作來講，賞罰分明的環(huán)境可有效激發(fā)辦公室工作人員積極主動性，特別是從事文秘工作人員。因為健全的獎勵系統(tǒng)可大力培養(yǎng)員工的競爭意識，推動文秘工作人員對工作存在更高的追求，從而對自身的工作技能和工作效率進行有效提升。獎懲制度自身作用就是警告，可以促進工作人員對自身工作進行自我完善。健全的獎懲機制需要將工作人員的辦事效率、工作能力作為基礎(chǔ)進行評估，在擬定獎懲機制過程中，應該盡最大能力確保制度的合理性和科學性，完成擬定之后需要對其實行重復測評。

（二）將技能培訓和特定的考核標準提供給辦公室文秘工作人員

企事業(yè)單位工作人員培訓內(nèi)容涉及到文秘工作基礎(chǔ)內(nèi)容，有利于文秘迅速進步，特別是在國有企業(yè)剛剛步入改革和創(chuàng)新階段，針對國有企業(yè)的管理工作也應該提出相對應的全新標準，文秘工作要想為所在單位提供更好的服務，就要對文秘工作人員開展相關(guān)培訓，還要擬定針對性的考核體制，不僅能夠檢驗員工培訓效果，還能將良好的競爭意識樹立在員工中間。

（三）充分激發(fā)文秘的創(chuàng)新意識

創(chuàng)新是一個國家和企業(yè)發(fā)展的重要動力。很多人感覺辦公室文秘工作缺乏靈活性，只要機械性的將工作完成就可以。但是，文秘在實際工作中還需要對自身工作行為和思想進行創(chuàng)新。站在辦公室文秘角度，為了把低效率的傳統(tǒng)辦公模式和方法淘汰掉，必須對其工作實施創(chuàng)新，尋找出更加先進、效率更好的辦公方式和模式，以此來提升整個辦公室的工作效率和質(zhì)量。要想將辦公室文秘的創(chuàng)新意識激發(fā)出來，具有以下詳細對策：鼓勵從事文秘工作人員創(chuàng)新工作行為觀念，領(lǐng)導和員工之間要擁有良好的溝通，從而創(chuàng)造良好的創(chuàng)新環(huán)境；企業(yè)領(lǐng)導應該將自身帶頭作用進行充分發(fā)揮，還需要具備前瞻意識，想盡一切方式將創(chuàng)新理念引入到辦公室工作中，從而便于啟發(fā)文秘工作人員。

（四）加強學習理論知識

文秘工作要想得到上級領(lǐng)導和工作人員的認可，需要具備很高的政策理論標準和業(yè)務能力?，F(xiàn)階段，各級領(lǐng)導干部都具備很高的素質(zhì)，接觸的信息面特別廣泛，對問題研究程度深入，全面熟悉全局和基層的工作，如果文秘人員不努力學習，就無法對實際情況進行了解，也無法站在客觀角度進行準確判斷、為其提供合理有效的服務，也就沒辦法跟上領(lǐng)導的思路。所以，文秘人員必須對自身學風保持端正態(tài)度，把握好一切可以參加學習機會和條件，將學習作為提高自身綜合素質(zhì)、迎接挑戰(zhàn)以及提高工作能力的一種方式。

（五）對文秘工作人員數(shù)量展開合理計劃

文秘工作過程中會涉及到很多工作，并且擁有巨大的日常工作量，如果文秘工作人員數(shù)量不足，很有可能難以完成領(lǐng)導安排的各項任務；文秘工作人員數(shù)量太多，又可能會出現(xiàn)推脫責任的現(xiàn)象，從而降低辦公效率，文秘人才的作用也無法得到充分發(fā)揮，進而導致人力資源出現(xiàn)大量浪費現(xiàn)象。所以，需要對辦公室工作進行科學評估，以此來安排文秘數(shù)量，將文秘人員數(shù)量維持在合理范圍內(nèi)。

（六）加強辦公室文秘人員教育和管制

辦公室文秘者在國有企業(yè)辦公室工作中作為直接執(zhí)行人員，只有加強文秘工作者的教育和管理力度才能提升工作水平。第一，加大培訓文秘工作人員專業(yè)技能力度，提升他們的辦公效率，特別是文字功底，與此同時還要對文秘工作人員的服務意識進行不斷提升；加強職業(yè)教育，提升文秘工作人員的職業(yè)素養(yǎng)；全方位貫徹落實責任制，具體工作專人負責，以此來對其工作行為實施更好的規(guī)范，對辦公室文秘人員的工作責任心進行有效提升，從而將企業(yè)辦公室文秘工作人員培養(yǎng)成一支具有高效專業(yè)技能的人才團隊。

（七）壯大文秘團隊

文秘工作在企業(yè)中最為繁重，只依靠一個人根本無法將辦公室文秘工作做好，對企業(yè)今后的穩(wěn)定發(fā)展也非常不利。要想全面提升文秘工作水平，就要提高文秘工作人員的薪資待遇，在多方面實行激勵措施，拓展文秘工作人員數(shù)量，為企業(yè)辦公室文秘工作人員提供有效保障。

五、結(jié)束語

在當今經(jīng)濟迅速發(fā)展背景下，信息技術(shù)同樣也在處于高速發(fā)展狀態(tài)，企業(yè)要想不斷提升自身競爭力，就要對辦公室進行整改，在辦公室中文秘作為核心工作人員，提升自己工作品質(zhì)和工作水平，對提高企業(yè)競爭力具有重要現(xiàn)實意義。

參考文獻：

[1]彭杏.辦公室秘書如何更好地發(fā)揮參謀助手作用[J].辦公室業(yè)務，2018（12）：89+92.

[2]梁爽.淺論信息化背景下國有企業(yè)文秘工作特點[J].企業(yè)研究，2013（06）：131-132.