淺論事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化措施

王芳

摘 要：檔案管理主要是對各類信息進(jìn)行收集、歸檔、存儲、調(diào)閱等相關(guān)活動(dòng)，是事業(yè)單位的一項(xiàng)重要管理工作，也是事業(yè)單位的職責(zé)所在，但依據(jù)目前的情況來看，我國事業(yè)單位在檔案管理方面雖然基本能夠滿足社會(huì)、國家及人民的需求，但還存在多種管理現(xiàn)狀，使事業(yè)單位的檔案管理水平與質(zhì)量較低，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀，依然需要給予優(yōu)化。本文也主要對其現(xiàn)狀進(jìn)行簡要談?wù)?，并提出相關(guān)優(yōu)化措施，旨在改善事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀；優(yōu)化措施

檔案管理是對個(gè)人、團(tuán)體等各類信息和資料進(jìn)行管理，雖然在短期內(nèi)體現(xiàn)不出其價(jià)值，也看不到價(jià)值所在，但依據(jù)長期來看，其具有極為重要的作用及較高的價(jià)值，因?yàn)橥ㄟ^檔案管理，可以把各類信息、資料進(jìn)行完整的保存，在需要的時(shí)候可以調(diào)閱、參考、使用等，便于解決今后的各類事務(wù)。例如，在各類糾紛中可以提供原始資料，便于用作證據(jù)、憑證等作用。但就當(dāng)前情況來看，事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀還不容樂觀，主要包括管理工作不夠重視、檔案管理專業(yè)性低、信息化程度低、管理經(jīng)費(fèi)投入不足等現(xiàn)狀，難以達(dá)到當(dāng)代社會(huì)所要求的管理水平與質(zhì)量，所以，必須要利用多種優(yōu)化措施給予優(yōu)化。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）對檔案管理不夠重視

檔案管理不夠重視是目前各事業(yè)單位普遍存在的管理現(xiàn)狀，其主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，首先，管理人員對檔案收集、整理、歸檔、保存等工作不認(rèn)真或者不付責(zé)任，例如，不考慮檔案的完整性就給予歸檔、在保存過程中紙質(zhì)原始檔案存放混亂等，都會(huì)造成檔案的不完整性且容易丟失，降低了檔案的保存及使用價(jià)值；其次，對檔案的保密性不夠重視。檔案借取條件較為寬泛，而且在借閱人在還檔時(shí)不仔細(xì)檢查檔案的完整性，這種不重視的工作態(tài)度極易造成檔案信息、資料外泄等情況。造成對檔案管理不夠重視的原因也有兩種，首先，檔案管理工作屬于一項(xiàng)管理性的工作、純服務(wù)性的工作，不會(huì)給事業(yè)單位帶來實(shí)質(zhì)性的財(cái)富，在人民對事業(yè)單位的評價(jià)方面也忽視檔案管理方面，所以，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員都輕視檔案管理工作；其次，檔案管理人員本身業(yè)務(wù)認(rèn)識、業(yè)務(wù)能力較低，再加上事業(yè)單位對檔案管理要求、標(biāo)準(zhǔn)較低，從而導(dǎo)致對檔案管理不夠重視的情況產(chǎn)生。

（二）檔案管理的專業(yè)性較低

由于事業(yè)單位對檔案管理的重視度較低，也促使檔案管理專業(yè)性較低，其主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面，其一，管理人員不專業(yè)。管理事業(yè)也屬于一項(xiàng)社會(huì)專業(yè)，其工作人員也需要具有專業(yè)能力，但從當(dāng)前的事業(yè)單位的檔案管理人員來看，很多工作人員并非該專業(yè)畢業(yè)或者沒有專業(yè)、深入的學(xué)習(xí)相關(guān)知識，而是由其它部門調(diào)任或者由其它專業(yè)的人員來從事相關(guān)工作，這都造成檔案管理人員非專業(yè)化的情況；其二，檔案管理制度不專業(yè)。由于單位、職業(yè)、部門的不同，檔案管理制度與其它部門的管理制度也存在差異，所以，應(yīng)該對檔案管理方面制定專業(yè)、專門的管理制度，然而，很多檔案管理制度不僅不完善，而且也缺乏科學(xué)性，這就導(dǎo)致了其專業(yè)性較低的現(xiàn)象；第三，具體工作不專業(yè)，例如，對檔案沒有進(jìn)行合理的分類、重復(fù)整理、工作流程隨意化等，都是工作不專業(yè)的具體表現(xiàn)，極易造成檔案存儲混亂，難以快速調(diào)取，甚至是丟失。

（三）信息化水平低

在當(dāng)今信息技術(shù)發(fā)達(dá)的社會(huì)，各行各業(yè)都在向信息化管理方向發(fā)展，對于事業(yè)單位的檔案管理來說，應(yīng)用信息化的管理模式，對其管理工作大有幫助，可以有效的提高管理質(zhì)量與水平。然而，在實(shí)際的檔案管理中，由于受到人員技術(shù)、管理系統(tǒng)等多方面的因素影響，使檔案管理信息化發(fā)展較慢，以至于使信息化管理水平較低。其主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面，首先，對于一些較小的事業(yè)單位而言，依然全部采取紙質(zhì)保存與管理的方法，依然是人工分類、利用紙質(zhì)進(jìn)行記錄等，而沒有采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，信息化管理水平為零；其次，在當(dāng)前技術(shù)條件下，很多事業(yè)單位雖然已經(jīng)引用了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)從事檔案管理工作，雖然記錄檔案的歸檔日期、分類、存放位置等信息，但受軟件限制，既不能形成電子檔案，在本單位其它部門也不能進(jìn)行檔案信息共享，也就是說當(dāng)在本單位其它部門要使用相關(guān)檔案時(shí)，必須要到檔案管理部門調(diào)取才能進(jìn)行使用。這也說明檔案管理信息化水平較低。

（四）管理經(jīng)費(fèi)投入不足

檔案管理部門也是事業(yè)單位部門的一種，其工作也是事業(yè)單位的一項(xiàng)不可或缺的工作，在檔案管理部門發(fā)揮正常作用和正常運(yùn)行時(shí)，也需要給予充足的資金來做保障，然而，在實(shí)際的檔案管理工作中，由于事業(yè)單位對此項(xiàng)工作的不夠重視，導(dǎo)致管理經(jīng)費(fèi)投入不足。在實(shí)際的檔案管理工作中也有兩大方面體現(xiàn)出管理經(jīng)費(fèi)的投入不足，首先，由于時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，檔案管理的相關(guān)設(shè)施、設(shè)備沒有足夠的資金來更新，特別是在信息化設(shè)備的引進(jìn)方面投資較多，資金缺乏較為嚴(yán)重，導(dǎo)致用于管理的設(shè)施、設(shè)備較為陳舊；其次，很多事業(yè)單位為了節(jié)約開支，或者因資金問題，聘用專業(yè)能力、業(yè)務(wù)能力不高的人員從事檔案管理工作。

二、針對當(dāng)前現(xiàn)狀的優(yōu)化措施

（一）檔案管理人員要認(rèn)識檔案管理的重要性

檔案管理工作雖然不能為事業(yè)單位直接創(chuàng)造財(cái)富，但其是事業(yè)單位不可或缺的一項(xiàng)管理工作，其對檔案保存、調(diào)取、應(yīng)用發(fā)揮有著極為重要的作用。因此，必須要讓檔案管理人員深刻認(rèn)識、理解到檔案管理工作的重要性，才有利于提高其管理質(zhì)量與水平，才能對優(yōu)化當(dāng)前管理現(xiàn)狀提供幫助。為此，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人首先要提高檔案管理工作的重視度和提高對檔案管理的認(rèn)識，并對檔案管理提出新的管理要求，以便引起檔案管理人員的重視，有利于其重新認(rèn)識檔案管理的重要性；其次，為了能夠有效讓檔案管理人員認(rèn)識到檔案管理的重要性，事業(yè)單位可以經(jīng)常召開相關(guān)會(huì)議，向管理人員講解其重要性?；蛘甙l(fā)放教育宣傳資料，向管理人員宣傳其工作的重要性，使管理人員耳濡目染，便于提高其認(rèn)識。

（二）完善規(guī)章制度

規(guī)章制度不僅可以規(guī)范工作，也可以為管理提供必要的依據(jù)，是任何單位不可或缺的管理制度。所以，針對當(dāng)前檔案管理制度不夠?qū)I(yè)的現(xiàn)狀，就必須要制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，使其管理制度具有科學(xué)性、嚴(yán)格性、專業(yè)性，才能起到優(yōu)化現(xiàn)狀的作用。為此，相關(guān)人員要對現(xiàn)行的規(guī)章制度進(jìn)行分析，依據(jù)單位的具體情況、實(shí)際狀況考慮其科學(xué)性、合理性、實(shí)用性，并針對不合理、不科學(xué)的規(guī)章制度進(jìn)行修改，補(bǔ)充缺失的規(guī)章制度，力保規(guī)章制度的完善性、實(shí)用性，才能正確的指導(dǎo)著檔案管理工作和規(guī)范著檔案管理工作。

（三）提高管理人員工作能力

工作能力是做好任何事務(wù)的前提條件，所以，為了改善事業(yè)單位當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)狀，也需要提高管理人員的工作能力，其工作能力包括管理類專業(yè)知識、檔案業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德三個(gè)方面。對于管理類專業(yè)知識而言，事業(yè)單位應(yīng)經(jīng)常給相關(guān)人員提供學(xué)習(xí)、培訓(xùn)機(jī)會(huì)，使其管理知識不斷的得到更新，才能滿足實(shí)際的管理需要，管理人員也應(yīng)積極參加相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)；對于檔案業(yè)務(wù)能力而言，需要結(jié)合管理專業(yè)知識對單位的檔案管理進(jìn)行仔細(xì)、深入研究，找出適合培養(yǎng)和提高自身在檔案方面業(yè)務(wù)的方法，并努力學(xué)習(xí)，力求提高自身的業(yè)務(wù)能力；對于職業(yè)道德而言，也極為必要與重要，其直接關(guān)系著管理人員的工作態(tài)度，因此，必須要通過加強(qiáng)思想道德學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，或者開展思想政治建設(shè)等多種途徑，以此來提高管理人員的職業(yè)道德。

（四）增加檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入

對于事業(yè)單位而言，任何一項(xiàng)決策、計(jì)劃都需要相關(guān)經(jīng)費(fèi)的支撐，否則，各項(xiàng)行動(dòng)、計(jì)劃將難以落實(shí)，在檔案管理現(xiàn)狀優(yōu)化方面也不例外。所以，事業(yè)單位在對檔案管理重視的基礎(chǔ)上要增加管理經(jīng)費(fèi)的投入，其經(jīng)費(fèi)主要用在兩個(gè)方面，其一，由于在正常的檔案管理中，檔案資料一直在不斷的增加，所需要的場所、基礎(chǔ)設(shè)備等也要相應(yīng)的增加，特別是在當(dāng)今信息化的社會(huì)，檔案管理要向著信息化方向發(fā)展，但在信息化的建設(shè)中要投入大量的資金，所以，投入的資金一部分要用于檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；其次，由于檔案管理具有極為重要的作用，也需要具有專業(yè)性的人員從事相關(guān)工作，因此，另一部分資金也需要投入在人事方面，用于培養(yǎng)現(xiàn)有人員或者高薪招聘專業(yè)能力較強(qiáng)的人員從事相關(guān)工作。

三、總結(jié)

檔案具有極為重要的保存價(jià)值和具有決定性的參考、利用價(jià)值，所以，針對當(dāng)前的管理現(xiàn)狀，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者及檔案管理部門的管理者應(yīng)該引起足夠的重視，制定實(shí)用、可行的優(yōu)化措施給予優(yōu)化，進(jìn)一步提高檔案管理水平與質(zhì)量。

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