淺談二級(jí)學(xué)院研究生秘書(shū)工作

【摘要】隨著研究生教育規(guī)模的不斷擴(kuò)大、培養(yǎng)模式的日趨多樣化，研究生管理工作日益繁重，研究生管理逐漸成為制約研究生培養(yǎng)質(zhì)量的一個(gè)重要因素。為此，多數(shù)高校二級(jí)學(xué)院設(shè)立了“研究生秘書(shū)”職位。二級(jí)學(xué)院研究生秘書(shū)即是研究生院與二級(jí)學(xué)院、研究生導(dǎo)師與研究生之間銜接者，又是研究生教育管理工作的直接組織者和執(zhí)行者，因此，充分認(rèn)識(shí)二級(jí)學(xué)院研究生秘書(shū)應(yīng)該具備的作用和應(yīng)該提升的能力，對(duì)于充分發(fā)揮二級(jí)學(xué)院研究生秘書(shū)的作用、切實(shí)提高研究生管理的水平、培養(yǎng)質(zhì)量具有重要意義。

【關(guān)鍵詞】二級(jí)學(xué)院 研究生 秘書(shū)工作

【中圖分類(lèi)號(hào)】G47.2 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2018）34-0018-02

一、二級(jí)學(xué)院研究生秘書(shū)應(yīng)發(fā)揮好“四種作用”

充分發(fā)揮二級(jí)學(xué)院研究生秘書(shū)在研究生管理工作中的作用，是提高研究生培養(yǎng)質(zhì)量的關(guān)鍵。

（一）思想引導(dǎo)作用

習(xí)近平總書(shū)記指出：“我國(guó)高等教育肩負(fù)著培養(yǎng)德智體美全面發(fā)展的社會(huì)主義事業(yè)建設(shè)者和接班人的重大任務(wù)，必須堅(jiān)持正確政治方向?！彼枷胝喂ぷ餍枰灤┭芯可逃虒W(xué)的全過(guò)程，實(shí)現(xiàn)全方位、全過(guò)程的育人。研究生秘書(shū)作為研究生教育管理的一線工作人員，往往擔(dān)負(fù)著研究生政工干部責(zé)任，在學(xué)校、學(xué)院黨委（總支）等部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)下對(duì)研究生進(jìn)行政治思想教育，是研究生思想政治教育的重要參與者。在對(duì)研究生進(jìn)行分類(lèi)引導(dǎo)，培養(yǎng)學(xué)生的體質(zhì)、人文、審美、心理、思政、道德能力方面發(fā)揮著不可替代的作用。

（二）參謀助手作用

研究生秘書(shū)是分管院長(zhǎng)的參謀和助手，要協(xié)助分管院長(zhǎng)及導(dǎo)師制定培養(yǎng)計(jì)劃、教學(xué)大綱，還要協(xié)助教學(xué)檢查、評(píng)估等工作。同時(shí)研究生秘書(shū)要及時(shí)收集、整理有關(guān)教學(xué)、教務(wù)資料，建立健全的各類(lèi)檔案。研究生秘書(shū)的工作既要圍繞工作重點(diǎn)按部就班、踏實(shí)工作，又要未雨綢繆、獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。在重大問(wèn)題的處理上，增強(qiáng)敏銳性，發(fā)揮主觀能動(dòng)性。另外，研究生秘書(shū)還要做深入教育改革的參與者，與授課教師積極配合，積極參加教學(xué)、課程、實(shí)踐課改革，提高研究生教育的培養(yǎng)質(zhì)量。

（三）溝通橋梁作用

二級(jí)學(xué)院研究生秘書(shū)工作與研究生人才培養(yǎng)的教學(xué)過(guò)程中緊密相關(guān)，是研究生教育教學(xué)過(guò)程中的中介。因此，研究生秘書(shū)要擺正工作位置、端正工作心態(tài)，真正發(fā)揮服務(wù)育人的作用；同時(shí)，還要經(jīng)常深入師生進(jìn)行調(diào)研，想問(wèn)題辦事情從大局出發(fā)，從而發(fā)揮綜合服務(wù)的作用，為教育教學(xué)工作順利開(kāi)展增磚添瓦。

（四）行為示范作用

研究生的年齡結(jié)構(gòu)、社會(huì)閱歷、生活方式等方面與本科生有較大區(qū)別，他們的團(tuán)隊(duì)意識(shí)較淡薄、活動(dòng)積極性相對(duì)較低。針對(duì)這一特點(diǎn)，二級(jí)學(xué)院研究生秘書(shū)應(yīng)掌握合理的教育方式，做到為人師表，自覺(jué)在研究生黨團(tuán)、學(xué)生會(huì)和社團(tuán)的協(xié)助下，充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮研究生自我教育、自我管理、自我服務(wù)的積極性與主動(dòng)性。結(jié)合專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)，組織社會(huì)實(shí)踐、學(xué)術(shù)創(chuàng)新、創(chuàng)業(yè)教育等活動(dòng)以促進(jìn)研究生綜合素質(zhì)的發(fā)展。

二、二級(jí)學(xué)院研究生秘書(shū)應(yīng)具備的“四種能力”

二級(jí)學(xué)院研究生秘書(shū)工作量大，瑣碎繁雜，頭緒眾多，工作繁重，要求其必須具備較為過(guò)硬的綜合素質(zhì)。

（一）業(yè)務(wù)處理能力

二級(jí)學(xué)院研究生秘書(shū)的工作繁雜，內(nèi)容多，且事務(wù)性工作居多。工作內(nèi)容涵蓋了研究生的招生、培養(yǎng)、學(xué)位、學(xué)籍、就業(yè)等方面。這要求研究生秘書(shū)既要掌握秘書(shū)的基本專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又要掌握相關(guān)學(xué)院相關(guān)學(xué)科的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。同時(shí)要熟知研究生院和學(xué)院與研究生教育相關(guān)的各種規(guī)章制度，以及各位導(dǎo)師的教學(xué)、科研狀況等，同時(shí)要兼顧了解研究生的學(xué)習(xí)、科研和生活，提高自身組織協(xié)調(diào)能力，以利于研究生培養(yǎng)質(zhì)量的提高。

（二）組織領(lǐng)導(dǎo)能力

二級(jí)學(xué)院研究生秘書(shū)的定位是為研究生培養(yǎng)服務(wù)，兼顧研究生管理，是研究生教育管理工作的基層執(zhí)行者和組織者，全程參與研究生的招生、培養(yǎng)、學(xué)位、就業(yè)指導(dǎo)、派遣等工作，兼顧教務(wù)，學(xué)工。因此，二級(jí)學(xué)院研究生秘書(shū)必須注意統(tǒng)籌安排?？茖W(xué)制定工作目標(biāo)計(jì)劃，嚴(yán)密組織實(shí)施，才能使各項(xiàng)工作有的放矢、有序推進(jìn)。

（三）溝通協(xié)調(diào)能力

良好的溝通協(xié)調(diào)能力是研究生秘書(shū)工作高質(zhì)量、高效率的保障。作為研究生秘書(shū)要善于“彈鋼琴”，時(shí)常保持輕松平靜的心態(tài)，遇事不慌不忙。針對(duì)不同的對(duì)象，采用不同的溝通協(xié)調(diào)方法，要學(xué)會(huì)“換位思考”，才能及時(shí)妥善地處理教學(xué)過(guò)程中的問(wèn)題。對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)，要做到尊重而不恭維、服從而不盲從；對(duì)待導(dǎo)師，要做到平等協(xié)調(diào)、尊重理解、互敬互諒；對(duì)待研究生，要做到態(tài)度熱忱、真心實(shí)意；對(duì)自己，要做到工作勤勞、任勞任怨、處事穩(wěn)妥，好的工作態(tài)度也是順利開(kāi)展工作的法寶。

（四）科學(xué)管理能力

研究生秘書(shū)在教學(xué)管理工作中經(jīng)常遇到研究生院、學(xué)院、導(dǎo)師與學(xué)生等多方面的問(wèn)題。大部分研究生秘書(shū)既要及時(shí)處理各類(lèi)問(wèn)題，又要兼顧正常的工作。因此，良好的工作方法是有效地促進(jìn)工作開(kāi)展的保障。在工作中，注意分清主次、溝通協(xié)調(diào)、有效安排、調(diào)動(dòng)研究生自我管理積極性，從而促進(jìn)二級(jí)學(xué)院研究生各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。

三、二級(jí)學(xué)院研究生秘書(shū)成長(zhǎng)應(yīng)用好“三種力量”

二級(jí)學(xué)院研究生秘書(shū)隊(duì)伍是推進(jìn)高校研究生教育改革不可或缺的重要保障，建設(shè)一支高素質(zhì)的研究生秘書(shū)隊(duì)伍需多方發(fā)力、多措并舉，依靠多種力量促進(jìn)其健康成長(zhǎng)、穩(wěn)定高效的發(fā)揮作用。

（一）政策的引領(lǐng)力量

研究生秘書(shū)是高校實(shí)施研究生二級(jí)管理的重要力量，但從實(shí)踐看，部分高校對(duì)二級(jí)學(xué)院研究生管理人員不同程度存在重視不夠的問(wèn)題，研究生秘書(shū)同時(shí)兼任科研秘書(shū)或教學(xué)秘書(shū)的現(xiàn)象較為普遍。改變這一狀況首先要從思想上認(rèn)識(shí)到研究生管理工作的重要性，充分重視研究生二級(jí)管理工作。其次，人事部門(mén)應(yīng)按編制落實(shí)配置專(zhuān)門(mén)的研究生秘書(shū)管理崗位，安排專(zhuān)職管理人員并大力提高研究生秘書(shū)的地位和待遇，使之在晉升、職稱(chēng)評(píng)定、評(píng)優(yōu)等方面能夠享受到政策優(yōu)惠，從而激發(fā)研究生秘書(shū)的自信心和工作熱情，加強(qiáng)學(xué)院的研究生管理工作。

（二）制度的制約力量

管理行為學(xué)認(rèn)為，獎(jiǎng)勵(lì)可以得到，懲罰可以避免。研究生秘書(shū)工作效率的提高是研究生教學(xué)管理高效的一個(gè)因素。因此，要改革并完善研究生秘書(shū)的管理制度，規(guī)范各項(xiàng)規(guī)章并落實(shí)到位。加強(qiáng)規(guī)章制度的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)研究生管理規(guī)范化、科學(xué)化的重要措施， 直接影響著研究生秘書(shū)的工作程序、質(zhì)量和效率。健全的規(guī)章制度可以約束、指導(dǎo)和激勵(lì)研究生秘書(shū)的行為。只有健全各項(xiàng)規(guī)章制度，充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮研究生秘書(shū)的工作積極性，才能把研究生教育管理水平提高到一個(gè)新的層次。

（三）培訓(xùn)的提升力量

提高研究生秘書(shū)的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力將有利于推動(dòng)研究生管理走向科學(xué)化。而提高素質(zhì)和能力的最有效途徑就是加強(qiáng)崗位培訓(xùn)和技能培訓(xùn)，使研究生秘書(shū)能夠適應(yīng)崗位的新需求。學(xué)校應(yīng)將二級(jí)學(xué)院研究生秘書(shū)的培訓(xùn)進(jìn)修和學(xué)習(xí)交流納入學(xué)校的常規(guī)計(jì)劃?？梢酝ㄟ^(guò)學(xué)歷提高教育、短期培訓(xùn)班、工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、學(xué)術(shù)交流和跨校（院）參觀學(xué)習(xí)等方式，為二級(jí)學(xué)院研究生秘書(shū)成長(zhǎng)提供實(shí)踐鍛煉的機(jī)會(huì)，提高研究生秘書(shū)隊(duì)伍的整體工作水平。

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作者簡(jiǎn)介：

鄭桂紅（1977.02-），女，漢族，山東鄆城人，碩士，研究方向：生理學(xué)與生物化學(xué)。