新時期農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作現(xiàn)狀、問題與對策

習(xí)瀏

摘要：以湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院為例，總結(jié)梳理當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的特色和現(xiàn)狀，深入分析農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作存在的問題，探索進(jìn)一步加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的有效對策。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研單位；檔案管理；現(xiàn)狀；問題；對策

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：0439-8114（2018）16-0105-04

DOI：10.14088/j.cnki.issn0439-8114.2018.16.025 開放科學(xué)（資源服務(wù)）標(biāo)識碼（OSID）：

Current Situation， Problems and Countermeasures of the Archives Management in Agricultural Scientific Research Units in the New Period

——Taking Hubei Academy of Agricultural Sciences as An Example

XI Liu

（Hubei Academy of Agricultural Sciences，Wuhan 430064，China）

Abstract： Taking Hubei Academy of Agricultural Sciences as an example， the characteristics and current situation of the archives management in agricultural scientific research units were summarized， the problems existing in the archives management of agricultural scientific research units were analyzed in depth， and then some effective countermeasures for further strengthening the archives management of agricultural scientific research units were explored.

Key words： agricultural scientific research unit； archives management； current situation； problems； countermeasures

農(nóng)業(yè)科研單位的檔案主要包括文書檔案、科研檔案、基建檔案、會計檔案、音像檔案、實物檔案等[1，2]。其中主要以科研文書、實物檔案為主體，這是區(qū)別于一般行政單位的主要特色。

1 湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院檔案事業(yè)現(xiàn)狀

湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院（以下簡稱“省農(nóng)科院”）有100多年歷史，根據(jù)檔案資料，最早可追溯至二十世紀(jì)初湖廣總督張之洞創(chuàng)辦的南湖農(nóng)業(yè)試驗場。1950年更名中南農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所，是國家建立的六個大區(qū)農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)之一。1978年更現(xiàn)名。全院設(shè)有10個研究所（中心），9個處室。研究領(lǐng)域涉及農(nóng)業(yè)各個方面，是湖北省政府直屬、湖北省規(guī)模最大的綜合性農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位。根據(jù)檔案記載，現(xiàn)有職工總數(shù) 4 695人。“十二五”期間，落實科研經(jīng)費(fèi)8.82億，承擔(dān)各類項目3 083項。選育的農(nóng)作物新品種在全省覆蓋率達(dá)50%以上，年示范推廣和科技服務(wù)面積超過333萬hm2，為湖北省農(nóng)業(yè)科技進(jìn)步貢獻(xiàn)率達(dá)到57.7%做出了主要貢獻(xiàn)。

目前，省農(nóng)科院檔案室室藏檔案10 151卷，另有院管人事檔案340件、黨員檔案1 165件。院屬12個獨(dú)立的二級單位分設(shè)全宗，分設(shè)有檔案室。各級各類院管檔案中，50%以上是科研檔案，主要收錄：項目準(zhǔn)備階段的可行性報告、申請書、任務(wù)書、合同書以及開題報告等文件；實驗階段的各種試驗、配方、觀測數(shù)據(jù)、田間調(diào)查、場圃圖、田間棚室設(shè)施設(shè)計圖紙以及重要的影像資料等；驗收階段的結(jié)題報告、驗收報告、鑒定材料、財務(wù)管理報告、論文論著等；成果及獎勵申報階段的成果鑒定證書、品種審定證書、專利證書等與項目成果相關(guān)的材料；對外科技服務(wù)活動情況、科研成果的示范性推廣工作、為農(nóng)民提供的可行性報告、技術(shù)方案、建議及進(jìn)行技術(shù)論證等技術(shù)咨詢工作、科技信息文獻(xiàn)服務(wù)、科技培訓(xùn)工作開展情況等材料[3，4]。湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院的檔案工作積累了大量農(nóng)業(yè)科研資料，是湖北省農(nóng)業(yè)科技工作豐富的檔案資源儲備地。

2 新時代檔案工作的主要經(jīng)驗與啟示

2.1 堅持黨管檔案原則，樹牢“四個意識”

省農(nóng)科院黨委高度重視檔案工作，將黨管檔案作為堅持黨的領(lǐng)導(dǎo)的重要方面，牢記“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”宗旨，落實管黨治黨主體責(zé)任。深化“兩學(xué)一做”學(xué)習(xí)教育，通過安排專題會議研究推進(jìn)檔案保密工作、將《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）、《中華人民共和國保守國家秘密法》（以下簡稱《保密法》）納入黨委中心組學(xué)習(xí)等方式，貫徹落實習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想、黨的十九大精神，學(xué)深悟透關(guān)于檔案工作的一系列重要指示批示精神，把思想和行動統(tǒng)一到中央和省委的決策部署上來，深化對檔案工作重要性認(rèn)識，破除省委書記蔣超良指出的工作中存在的“四種思想”，不斷增強(qiáng)“四個意識”，切實提高思想認(rèn)識和政治站位。

2.2 重視頂層設(shè)計系統(tǒng)謀劃，落實新時代檔案工作要求

成立由院黨委書記任組長的院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立工作專班，貫徹落實《檔案法》及中央、省檔案局有關(guān)文件精神，定期召開檔案管理工作會議，研究解決檔案管理工作中的重大問題，切實增強(qiáng)檔案工作的預(yù)見性、主動性、實效性，落細(xì)落實新時代檔案工作的新任務(wù)新要求。不斷豐富和完善院檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系“三個體系”建設(shè)內(nèi)涵，一次性投入30萬元改善院檔案室的硬件設(shè)施配套，每年投入2萬元推進(jìn)數(shù)字化為核心的檔案信息化建設(shè)。建立綜治網(wǎng)格化管理體系，落實人防、物防、技防“三位一體”的安全防范體系。對12個院屬單位實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、分類指導(dǎo)。院級檔案工作連續(xù)多年保持機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理省一級等次，截至2017年，6個二級單位通過省一級評審。

2.3 強(qiáng)化科學(xué)規(guī)劃管理，檔案工作務(wù)實有序推進(jìn)

完善包括《省農(nóng)科院檔案人員崗位責(zé)任制度》《省農(nóng)科院檔案保密制度》以及檔案立卷歸檔、移交接收、安全保管、查閱利用、鑒定銷毀等規(guī)范制度的建設(shè)，匯編《湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院檔案管理制度》，初步搭建院檔案管理規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)框架。建立數(shù)字化檔案管理模式，全院辦公自動化OA系統(tǒng)上線，極大地簡化、優(yōu)化了擬文、發(fā)文、簽章、存檔等制文工作流程，增加了文書檔案存儲的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性、保密性和實效性。引入檔案社會化服務(wù)企業(yè)開展歷年檔案資料的補(bǔ)充整理歸檔工作，建立完善各類檔案完整系統(tǒng)的案卷目錄和歸檔文件目錄的同時，有效彌補(bǔ)資源和人力方面的不足。配備世紀(jì)科怡檔案管理系統(tǒng)，啟動專業(yè)檔案信息資源管理模式，確保院檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

2.4 構(gòu)建完善檔案資源體系，專業(yè)檔案全國領(lǐng)先

除常規(guī)檔案資源外，省農(nóng)科院在科研專業(yè)檔案庫建立方面具備獨(dú)特優(yōu)勢，擁有完善的科研專業(yè)檔案資源體系。依托湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院糧食作物研究所建立的湖北省種質(zhì)資源庫共收集、貯存各類作物（植物）種質(zhì)資源檔案3.8萬份以上，分屬161科705屬1 458個種，資源數(shù)量和種類均居全國前列。“十一五”和“十二五”期間收集到以非洲國家為主的國外種質(zhì)資源檔案3 000余份，形成了省農(nóng)科院非洲資源特色，該種質(zhì)資源庫承擔(dān)國家和省級國合項目，為國內(nèi)外作物優(yōu)質(zhì)種質(zhì)資源的發(fā)掘與創(chuàng)新利用提供優(yōu)質(zhì)檔案資源。

依托湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)技術(shù)研究所建設(shè)的農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)信息公共服務(wù)平臺，是以滿足各類涉農(nóng)主體服務(wù)，特別是農(nóng)業(yè)生產(chǎn)性服務(wù)需求，以流媒體、云計算和大數(shù)據(jù)技術(shù)為支撐的云平臺。目前包括9大農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫、14大農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)應(yīng)用管理系統(tǒng)和27個核心業(yè)務(wù)應(yīng)用模塊，收集、整理3 500個物種、5 733個品種、7 350個病害、6 400個蟲害、 8 740個通用商品名稱、80個通用服務(wù)名稱基礎(chǔ)檔案信息；整理并錄入湖北省內(nèi)98個村21 382戶的基礎(chǔ)信息檔案，為全省農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)鏈上各環(huán)節(jié)的主體以及這些主體所從事的活動內(nèi)容、方式、過程、結(jié)果等進(jìn)行研究提供了強(qiáng)大的檔案支撐。

2.5 構(gòu)建開放的檔案利用格局，檔案利用成效顯著

圍繞科研這一中心工作，拓展編研新形式，開放檔案利用格局，充分挖掘檔案價值，提高檔案利用的社會效益。近年來，除《會議紀(jì)要》《工作報告》《規(guī)章制度匯編》等常規(guī)編研外，緊緊圍繞“三萬”、農(nóng)業(yè)科技“五個一”、精準(zhǔn)扶貧等重點工作，動員各處室、各院屬單位力量，聯(lián)合編研《習(xí)近平總書記“三農(nóng)”思想學(xué)習(xí)資料匯編》《農(nóng)業(yè)科技“五個一”畫冊》《湖北省農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新中心“十三五”創(chuàng)新團(tuán)隊項目任務(wù)書匯編》《科研工作年報》等一大批檔案編研成果。2015年省農(nóng)科院啟動宣傳片拍攝制作工作，收集整理全省19個省農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新中心聯(lián)盟單位圖片、視頻檔案2 000余份。2017年啟動院志編纂工作，集中展示科技成果、專家風(fēng)采，傳承農(nóng)科文化、發(fā)掘歷史智慧。2018年啟動院改革開放40周年成果展廳建設(shè)工作，展廳共三大板塊459 m2，設(shè)置院廳、所廳、榮譽(yù)室24個展區(qū)，通過形象墻、創(chuàng)意文化墻、實物立體展柜、紅外線感應(yīng)控制等展陳設(shè)備，展示數(shù)千份史料檔案、成果實物檔案和榮譽(yù)實物檔案，全方面體現(xiàn)省農(nóng)科院全貌。檔案在對外宣傳、成果推廣應(yīng)用、擴(kuò)大省農(nóng)科院影響力等方面發(fā)揮了重要作用。

3 農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理存在的主要問題

3.1 新時代檔案制度建設(shè)有待進(jìn)一步加強(qiáng)

檔案制度的建設(shè)和完善同樣需要與時俱進(jìn)。目前執(zhí)行的檔案系列工作規(guī)范是基于傳統(tǒng)檔案收集、整理、儲存、管理、利用等流程，但在大數(shù)據(jù)的時代背景下，檔案數(shù)字化發(fā)展是必然的前進(jìn)方向。特別是省農(nóng)科院機(jī)構(gòu)龐大、下屬單位較多且屬地分散，OA系統(tǒng)和科怡系統(tǒng)的并行運(yùn)用還處在磨合期，科怡系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)工作尚未啟動，各級各類電子檔案的集中部署應(yīng)用、分級管理和立體式構(gòu)架仍未建立，迫切需要建立健全數(shù)字化檔案管理相關(guān)制度來理順相關(guān)工作，提高檔案工作效率，優(yōu)化數(shù)字檔案質(zhì)量。

3.2 實物檔案存儲的投入有待進(jìn)一步加大

目前省農(nóng)科院檔案辦公總面積150 m2，其中庫房面積97.3 m2，能充分滿足文書檔案、基建檔案、會計檔案和紙質(zhì)科技檔案存儲需要。但作為農(nóng)業(yè)科研單位，科技檔案中有大量的影像資料和實物資料，一些研究成果、品種的實物標(biāo)本和字畫、照片的存儲需要專業(yè)設(shè)備和專門技術(shù)人員操作，這方面的資金和場地投入仍顯不足。榮譽(yù)室的建設(shè)仍未啟動，院申報機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理省特級條件仍不成熟。

3.3 兼職檔案工作人員能力有待進(jìn)一步提升

作為非檔案主業(yè)單位，湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院本部及12個院屬單位，除機(jī)關(guān)秘書科設(shè)置專職檔案人員外，各研究所、直屬單位檔案工作一般由辦公室人員兼職。加上辦公室人員配備不足，每個人都有較大量的行政工作，時間上難以保證檔案管理過程的連續(xù)性，在保障基本的存儲和查閱工作質(zhì)量的前提下，很難使檔案管理工作提檔升級并充分開發(fā)利用。隨著新時代檔案法規(guī)的不斷更新，檔案工作要求的不斷提高，在無法配置更多人手開展檔案工作的情況下，急需提升兼職工作人員的專業(yè)知識，豐富現(xiàn)代化檔案管理知識，提升檔案工作能力。

4 對策與建議

4.1 提高思想認(rèn)識，推進(jìn)依法治檔

經(jīng)濟(jì)社會變革與進(jìn)步必然對檔案管理工作形成新的挑戰(zhàn)，直面挑戰(zhàn)，乘勢而為，檔案事業(yè)才能在服務(wù)科研中心工作中開創(chuàng)新局面。在新形勢下深刻把握檔案工作的客觀規(guī)律，樹立法治理念，提高依法治檔能力，履職盡責(zé)，是新時代農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作的改革重點。要提高對檔案工作重要性認(rèn)識，以標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、精細(xì)化的法定程序開展檔案管理，強(qiáng)化規(guī)矩意識、保密意識、服務(wù)意識、責(zé)任意識，著眼于解決檔案管理體制機(jī)制深層次的矛盾和問題，著眼于構(gòu)建有利于檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的法治環(huán)境，著眼全省“三農(nóng)”工作大局，聚焦“三大攻堅戰(zhàn)”重點任務(wù)，找準(zhǔn)檔案編研和利用的突破口和結(jié)合點，建立檔案工作發(fā)展環(huán)境不斷優(yōu)化的支撐體系，凝聚成推動檔案工作科學(xué)發(fā)展的強(qiáng)大合力。

4.2 加強(qiáng)信息化制度建設(shè)，實現(xiàn)科學(xué)規(guī)劃管理

要以各院屬單位分創(chuàng)省檔案一級單位為契機(jī)，實現(xiàn)以評促建、以評促改、以評促練。堅持“統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、安全保密”的原則，建立健全數(shù)字化檔案管理相關(guān)制度，對數(shù)字化檔案管理工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃。要加強(qiáng)各檔案室的硬件設(shè)施建設(shè)和檔案信息化建設(shè)，大大提高檔案立卷歸檔、數(shù)據(jù)錄入、檢索、分析和利用等方面的工作效率。將檔案的信息化、數(shù)字化建設(shè)項目化、具體化，納入年度目標(biāo)任務(wù)中，重點推進(jìn)。要按照“輕重緩急、急用常用優(yōu)先”原則，有序安排庫藏各類歷史檔案的數(shù)字化加工工作，特別是照片、音頻、視頻以及科研成果實物標(biāo)本檔案的綜合數(shù)字化多媒體數(shù)據(jù)庫。改變“重存儲、輕利用”的習(xí)慣，充分運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案利用效率，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中提升檔案管理與檔案服務(wù)水平，為爭創(chuàng)機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理省特級打下堅實基礎(chǔ)[5]。

4.3 強(qiáng)化保密意識，管好用好實物檔案

要強(qiáng)化新時期檔案工作保密意識，在涉及到核心科研成果檔案的收集、整理和利用過程中，要嚴(yán)格程序，并在指定的場所閱辦，確保核心技術(shù)安全保密。要以籌建院改革開放40周年成果展廳為契機(jī)，為實物檔案管理工作的順利開展提供體制、機(jī)制、人力、財力、物力保障。建立并完善實物檔案、數(shù)字檔案保存利用的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供標(biāo)準(zhǔn)化的館藏技術(shù)服務(wù)，進(jìn)行安全保護(hù)所必需的有效管理和技術(shù)改造，杜絕網(wǎng)絡(luò)安全隱患。在充分收集整理的前提下，建設(shè)好省農(nóng)科院榮譽(yù)室。

4.4 完善獎勵激勵機(jī)制，提升檔案隊伍素質(zhì)

選配政治素養(yǎng)強(qiáng)、業(yè)務(wù)技能精、跨學(xué)科能力強(qiáng)、適應(yīng)性好的人才到專兼職檔案崗位上，加快造就一支政治強(qiáng)、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的高素質(zhì)檔案干部隊伍。在提高政治素質(zhì)上下功夫，用科學(xué)發(fā)展觀武裝干部思想，引導(dǎo)他們用習(xí)近平新時代社會主義思想指導(dǎo)檔案工作，提高干事創(chuàng)業(yè)的水平。充分利用省檔案局各類教育平臺，以舉辦講座、開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)等形式，提升業(yè)務(wù)人員宏觀認(rèn)知能力，培養(yǎng)發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題能力，在補(bǔ)齊業(yè)務(wù)工作“短板”上下功夫，提升檔案工作服務(wù)能力和服務(wù)水平[6]，推動省農(nóng)科院檔案工作不斷科學(xué)化、規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王春敏，劉 敏，李素敏.關(guān)于農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的若干對策和建議[J].天津農(nóng)業(yè)科學(xué)，2016，22（1）：129-131.

[2] 劉 萌.農(nóng)業(yè)科研管理工作效率提升研究[J].熱帶農(nóng)業(yè)工程，2013，37（5）：46-48.

[3] 楊冬權(quán).在中央和國家機(jī)關(guān)檔案工作會議上的講話[N].中國檔案報，2015-04-16（2）.

[4] 張俊杰.農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理初探[J].吉林農(nóng)業(yè)，2011（8）：7.

[5] 曹麗紅.探析檔案信息化建設(shè)與檔案管理[J].黑龍江科學(xué)，2017（5）：40-41.

[6] 王莉芳，汪 杰，辛紅霞，等.農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理探索與實踐

——以江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院為例[J].檔案與建設(shè)，2013（10）：67-69.