淺談檔案資料的優(yōu)化歸納管理

崔暖

當(dāng)前，由于檔案資料的數(shù)量不斷增長，社會分工不斷細(xì)化，各層級的信息量大而全。加之檔案資源越來越多，檔案的服務(wù)功能也表現(xiàn)的越來越明顯，傳統(tǒng)的檔案資料歸納管理方式和方法已經(jīng)越來越難以適應(yīng)現(xiàn)代社會利用的需求。因此，檔案資料的優(yōu)化歸納管理就顯得尤為重要。

一、努力提高檔案管理人員的自身素質(zhì)

要實行檔案資料的優(yōu)化歸納管理。一是要提高檔案管理人員的基本素質(zhì)，包括他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識水平；二是要加強(qiáng)檔案管理人員的政治學(xué)習(xí)，特別是我國已經(jīng)進(jìn)入了新時代，檔案管理人員要以黨的十九大精神為指導(dǎo)，增強(qiáng)黨性修養(yǎng)，提高思想道德素養(yǎng)，進(jìn)而自覺遵從黨和政府的工作大局；三是要努力學(xué)習(xí)適應(yīng)崗位要求的基礎(chǔ)知識，不斷深化調(diào)查與研究，進(jìn)一步提升新時代對檔案信息的認(rèn)知和需求，持續(xù)歸納總結(jié)與細(xì)化探索，不斷加強(qiáng)管理水平；四是要具備操作計算機(jī)的能力，不具備操作計算機(jī)能力的檔案工作人員就不能勝任當(dāng)前檔案管理工作的需要。因此，抓好檔案資料優(yōu)化歸納管理，必須要有一支高素質(zhì)的檔案管理員隊伍，要加強(qiáng)人才專業(yè)培訓(xùn)，吸收多方面人才，善于發(fā)現(xiàn)人才，不斷壯大和充實現(xiàn)代化檔案管理人才隊伍，進(jìn)而實現(xiàn)檔案資料的優(yōu)化歸納管理。

二、強(qiáng)化管理制度，建立優(yōu)化管理的新模式

強(qiáng)化檔案管理制度的實施非常重要，如檔案資料的收集制度，檔案歸檔的范圍規(guī)定，檔案保管期限的制度，檔案保管利用的制度等相關(guān)制度與規(guī)定。上述這些制度與規(guī)定應(yīng)當(dāng)及時納入單位的崗位職責(zé)和有關(guān)考核辦法當(dāng)中，從而進(jìn)一步提升全員檔案的大局意識，并要求部門的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)有專人負(fù)責(zé)配合檔案部門進(jìn)行相關(guān)資料的歸檔工作，強(qiáng)化檔案登記與傳遞制度，實行動態(tài)化的檔案關(guān)聯(lián)管理，如發(fā)生遺失應(yīng)當(dāng)及時查尋并補(bǔ)缺，以確保檔案資料的一致性和完整性。

檔案資料管理工作頭緒繁多，整理難度大，這就要求我們應(yīng)當(dāng)建立符合本單位實際情況的檔案資料優(yōu)化歸納模式，因而差異化的檔案資料優(yōu)化歸納模式就顯得尤為重要。而檔案、圖書影音資料的優(yōu)化歸納管理方法是適合現(xiàn)代化檔案管理的新模式。單位對檔案資料、圖書影音資料實行優(yōu)化歸納管理，不僅能夠有效節(jié)約時間與成本，規(guī)范檔案資料的收納與整理，而且能夠及時提供更多，更加全面的綜合信息，實行檔案資料優(yōu)化歸納管理是單位動態(tài)管理的必然需求。因此，在落實檔案管理制度方面，設(shè)定專職檔案工作人員的職責(zé)內(nèi)容，制定檔案借閱守則，檔案保管與保密制度，檔案工作考核辦法等，從制度先行，保障檔案工作的每一步流程有跡可循，確保檔案資料的質(zhì)優(yōu)量明，規(guī)范檔案類別與載體的有效統(tǒng)一，以使檔案的立卷、歸檔、保管、移交、統(tǒng)計、利用、鑒定、銷毀等各環(huán)節(jié)都依據(jù)而行，為實行檔案資料的優(yōu)化歸納管理工作夯實基礎(chǔ)。

三、檔案資料優(yōu)化歸納管理方法

（一）區(qū)分緩急，重點排序

現(xiàn)代檔案管理的主要目的就是檔案為社會所用，而實現(xiàn)檔案資料優(yōu)化歸納管理的目的是為了提升檔案的利用效率。綜合性檔案館在實現(xiàn)檔案資料優(yōu)化歸納管理的過程中應(yīng)當(dāng)先行確定檔案的重要程度、檔案的內(nèi)容價值，檔案的利用率，以及檔案的保密等級，和檔案的開放情況，并對其進(jìn)行排序、篩選。把核心檔案，以及社會利用程度較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先排序，從而進(jìn)一步提升并規(guī)范檔案管理的計算機(jī)網(wǎng)格化進(jìn)程和檔案資料社會利用效率與價值。

（二）區(qū)分檔次，節(jié)約時效

著錄過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)把握案卷的三檔分類方法：

第一檔，把問題簡單化、價值性低的檔案進(jìn)行案卷級別的著錄；

第二檔，把同一卷內(nèi)的多個文件重復(fù)相同內(nèi)容的檔案進(jìn)行文件組合級別的著錄；

第三檔，把重要性文件進(jìn)行文件級別的著錄。

上述三檔級別的著錄分類方法，在檔案著錄工作中，不僅節(jié)省時間，提高效率，而且規(guī)范統(tǒng)一著錄條目和錄入條目。

（三）區(qū)分類別，提升速率

對全引目錄案卷，在著錄過程中，可直接在全引目錄上進(jìn)行分類標(biāo)引。對于具有特殊形式的檔案可使用計算機(jī)進(jìn)行名稱、時間、地址等類別案卷目錄錄入，再通過軟件程序統(tǒng)一劃出類別號。利用檔案目錄的原始信息進(jìn)行分類能夠減少著錄的環(huán)節(jié)，從而提升著錄的速度和效率。

（四）大數(shù)據(jù)信息，提升數(shù)據(jù)庫質(zhì)量

大數(shù)據(jù)信息處理是現(xiàn)代化信息必不可少的技術(shù)，將檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理與存儲是強(qiáng)化檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案全文數(shù)據(jù)庫，以及檔案多媒體數(shù)據(jù)庫的必然要求，同時，也是檔案資料優(yōu)化歸納管理的重要組成部分。

（作者單位：晉冀魯豫烈士陵園管理處）