數(shù)字化背景下高校聲像檔案的 收集工作

汪倩秋

高校聲像檔案資料直觀、生動地記錄了學(xué)校不同時期教學(xué)、科研、管理的變化和發(fā)展，展示了高校的發(fā)展歷程，具有重要的保存和利用價值。但在實際檔案收集整理工作中，與文書、教學(xué)等種類檔案相比，高校聲像檔案存在著增長速度緩慢的現(xiàn)象，其主要原因為：1.聲像檔案收集歸檔意識不足。隨著科技的發(fā)展以及聲像檔案數(shù)字化程度的提高，聲像檔案拍攝成本和門檻逐步降低，人人都可以是拍攝者，但大多數(shù)聲像檔案所有者沒有收集歸檔的意識，這使得聲像檔案的收集工作變得十分艱難，數(shù)量無法有效地提高。2.聲像檔案收集不全面。目前，高校聲像檔案還沒有一個統(tǒng)一實用的分類，故而高校聲像檔案普遍存在收集不全面、不完整的現(xiàn)象。同時，在實際收集過程中，部分聲像檔案質(zhì)量欠佳，檔案的相關(guān)信息和題名不夠清晰和完整，檔案管理人員在接收檔案時，又沒有及時更正，提出必要的要求，這就造成了聲像檔案信息不完整的狀況。3.聲像檔案收集不規(guī)范。許多學(xué)校聲像檔案收集工作不夠規(guī)范，聲像檔案管理人員技術(shù)和能力薄弱，同時聲像檔案立卷混亂，這使得聲像檔案的檢索、提取、利用工作艱難。這一些問題已經(jīng)嚴(yán)重影響了高校聲像檔案的收集工作，成為檔案館在豐富館藏中的重要問題，這不僅影響了聲像檔案資料的保存和管理，也給以后的開發(fā)利用造成了困難。在數(shù)字化背景下如何實現(xiàn)高校聲像檔案的有效收集，本文將結(jié)合聲像檔案的實際工作總結(jié)自己的工作經(jīng)驗，并提出一些設(shè)想。

一、注重宣傳，加強培訓(xùn)

為了提高聲像檔案管理部門的綜合實力，切實做好檔案收集工作，高校檔案部門須充分利用多種形式，大力宣傳《中華人民共和國檔案法》《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》《照片檔案管理規(guī)范》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等法律、法規(guī)，普及聲像檔案知識。在工作中，立檔單位要運用板報、展覽、知識競賽等多種形式，向校內(nèi)員工和社會大力宣傳聲像檔案知識，定期聘請專業(yè)人員對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容主要為以下幾點：

（一）聲像檔案的歸檔范圍。為了使檔案收集者明確檔案收集的范圍和內(nèi)容，僅以河海大學(xué)檔案館為例，館內(nèi)根據(jù)聲像檔案資料載體的特殊性，在《高等學(xué)校的實體分類法》十個一級類目的基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化，將聲像檔案分為黨政、教學(xué)、科研學(xué)術(shù)、外事活動、產(chǎn)品和儀器設(shè)備、文體、校園建設(shè)、獲獎、人物九個一級類目。這一分類規(guī)范的形成不僅有利于拓寬聲像檔案的收集渠道，也能夠有效保證和實現(xiàn)聲像檔案收集的完整性。

（二）聲像檔案的管理技術(shù)。技術(shù)問題包括“資料生成的基本原理、復(fù)制所需要的必須環(huán)境、聲像資料信息的存儲、電腦文件格式之間的相互轉(zhuǎn)換，以及一定水平的聲像操作技術(shù)和聲像播放儀器的正確使用” 等等。

（三）聲像檔案的檢查工作。數(shù)碼聲像材料的采集格式應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）的要求。收集完聲像檔案后，檔案收集者應(yīng)將歸檔的聲像材料在相應(yīng)設(shè)備上演示或檢測，做到聲像清楚，內(nèi)容完整準(zhǔn)確，載體材料必須保持原貌，不磨損、劃傷，不能進(jìn)行技術(shù)修改。

（四）聲像檔案文字說明的正確標(biāo)注。影片、錄像、錄音等檔案材料應(yīng)將原件歸檔，并附以文字說明。對于有底片的照片必須將底片與照片同時歸檔，并附以文字說明，內(nèi)容包括：事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素，底片與照片影像應(yīng)當(dāng)一致。

（五）聲像檔案的組卷和編號規(guī)則。在接收檔案后，聲像檔案管理人員要根據(jù)聲像文件材料形成規(guī)律和多種載體的特點，統(tǒng)一歸檔的格式，組卷、編號，并備注適當(dāng)?shù)奈淖终f明，錄入專用的聲像檔案管理系統(tǒng)。對同一載體多項內(nèi)容的，采用按主題內(nèi)容逐一著錄的方法；對同一內(nèi)容、多載體合成的檔案，應(yīng)選擇具有代表性的照片歸檔，并“注明參見號，既保持聲像載體檔案的原始順序，又憑借著錄，保證不同內(nèi)容的聲像材料具有獨立的使用性” 。

聲像檔案的編號（以河海大學(xué)檔案館為例）：

年度號：為聲像材料的歸檔年度

一級類目號SX：為聲像檔案代號

二級類目說明：

01――照 片 02――錄音帶

03――錄像帶 04――幻燈片

05――磁 盤 06――影視膠片

07――縮微膠片 08――光 盤

因為聲像檔案的特殊性，對于聲像檔案的立卷，有幾點說明：①本館的聲像檔案立卷形式和本館的教學(xué)、文書、科技等檔案保持統(tǒng)一，同時因為本館的聲像檔案較多，故而采用三級類目分類組卷。②聲像檔案因為載體和內(nèi)容的特殊性，一般都作為永久性檔案進(jìn)行保存，越是老照片，越珍貴，故而不做保管年限的要求。③照片檔案因為其特殊性，分為感光材料照片（即傳統(tǒng)照片，一般包括底片、照片和文字說明三部分）和數(shù)碼照片（一般包括數(shù)碼圖像及文字說明兩部分），編號中將在照片代號后加標(biāo)注。如：膠片照片20**-1SX01.1-1～n；數(shù)碼照片20**-1SX01.2-1～n；底片則在相關(guān)膠片照片下做好備注。（圖一）

二、科學(xué)征集，遠(yuǎn)程歸檔

學(xué)校應(yīng)積極重視和支持聲像檔案工作，制定相關(guān)的聲像檔案規(guī)章制度，并定期對各部門的檔案工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)，促使聲像檔案管理的各項規(guī)章制度得到落實。在檔案的收集上，建議各高校采用重點收集和廣泛收集的策略，重點強化收集宣傳部、現(xiàn)代教育技術(shù)中心、辦公室等聲像檔案較為集中的部門，以及一些經(jīng)常被委派參與拍攝學(xué)校的各項重大活動的老師，并在學(xué)校各部門、各學(xué)院設(shè)置兼職聲像檔案員。同時，隨著信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日臻完善，高校的檔案管理部門應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，擴(kuò)大聲像檔案收集的范圍。在校內(nèi)，學(xué)校每年定期向全校教職工征集一、兩次聲像檔案。在校外，學(xué)校還需與新聞媒體等機(jī)構(gòu)加強聯(lián)系，及時收集與本校有關(guān)的聲像檔案。為了保證高校聲像檔案的全面和信息的完整，提高各歸檔者的歸檔積極性，檔案館可為各兼職聲像檔案員開設(shè)本校的聲像檔案系統(tǒng)端口，使其可以直接進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程在線歸檔。（圖二）

聲像檔案遠(yuǎn)程歸檔有以下的一些優(yōu)點：1.能夠提高兼職檔案員的歸檔意識。各兼職檔案員可以看到其它兼職檔案員上傳的照片數(shù)量，以及照片信息整理的完整度，彼此之間形成一定的責(zé)任意識和競爭觀念。這一做法使得各檔案管理人員的工作更加地量化，不僅有利于提高工作人員的工作積極性，也方便對其工作進(jìn)行考核。2.聲像檔案的收集工作變得更加方便、便捷。各兼職檔案員可以在本校局域網(wǎng)內(nèi)隨時隨地地對聲像檔案進(jìn)行保存和歸檔，這大大地提高了聲像檔案的歸檔效率，特別是許多高校都有異地距離較遠(yuǎn)的多個校區(qū)。3.有利于保證聲像檔案信息的完整。例如，照片類檔案如果事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素填寫不完整，則各兼職檔案員無法將相關(guān)聲像檔案錄入系統(tǒng)。這不僅有利于解決聲像檔案文件名填寫遺漏、不規(guī)范的問題，也有利于保證聲像檔案資料來源的可靠性。

同時，遠(yuǎn)程歸檔也有一些缺點和需要注意的問題，例如1.安全性問題。系統(tǒng)增加多個端口必然會給系統(tǒng)增加一定的危險系數(shù)。為了解決這個問題，在系統(tǒng)程序構(gòu)建時，系統(tǒng)的開發(fā)人員可以對相關(guān)的一些性能進(jìn)行提升，用VPN和https等協(xié)議進(jìn)行加密，從而構(gòu)建安全的通信連接，如只有聲像檔案管理員才具有下載功能。2.照片容易重復(fù)。后期需要借助于相關(guān)的系統(tǒng)提示重復(fù)的照片，管理員審核把關(guān)后，進(jìn)行取舍和刪減。

對于一些實物類聲像檔案，各兼職檔案員和各部門還應(yīng)該在完成遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)歸檔的同時，將各種實物類聲像檔案移交學(xué)校檔案館進(jìn)行統(tǒng)一保管，并逐步形成相應(yīng)的聲像檔案交接制度。錄入專用的聲像檔案管理系統(tǒng)后，檔案管理人員應(yīng)選擇具有珍貴價值和歷史意義的數(shù)碼照片進(jìn)行沖洗，建立專門的表、冊、卡分門別類整理歸檔，后將聲像檔案有序地上架。

三、彌補短板，擴(kuò)充內(nèi)容

2015年，我校百年校慶，在制作校史館和收集校史資料的過程中，聲像檔案的弊病暴露無遺，主要為以下兩點。

一是聲像檔案普遍存在“斷檔”的現(xiàn)象。學(xué)校聲像檔案儲備關(guān)于學(xué)術(shù)會議、文藝活動和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)出席學(xué)術(shù)活動的聲像檔案很多，但是展現(xiàn)學(xué)?？蒲?、教學(xué)、工程等工作的聲像檔案卻微乎其微，這一些檔案存在著“斷檔”的現(xiàn)象。高?？蒲小⒔虒W(xué)、工程等過程中聲像檔案作為記錄高校教研活動、科學(xué)研究等的第一手資料，以其拍攝記錄的真實性、生動性，有著十分重要的作用和意義，如拍攝記錄下的教研活動的精品課程、示范課程、學(xué)科競賽等是學(xué)校教學(xué)成果和歷史的重要證據(jù)；在科學(xué)研究過程中記錄下來的實驗過程、研究過程、課題答辯、課題論證、科研成果及其運用效益等聲像檔案是宣傳學(xué)?？蒲谢顒拥幕顟B(tài)資料；社會調(diào)查聲像資料記錄了廣泛的社會生活聲像資料，不僅為科學(xué)研究提供了鮮活的資料，也是向政府提供咨詢的最有力的素材。這一些檔案作為文本資料的重要補充，是教研活動、科學(xué)研究等非常重要的參考，其中一些在80年代之前拍攝的聲像資料尤為珍貴，也具有很高的開發(fā)利用價值。這一些檔案的缺失使得許多學(xué)校發(fā)生的事件得不到充分的展示，無疑是一種遺憾。

由此，我們必須加強收集科研、教學(xué)、工程類聲像檔案的意識，采取各種措施，使學(xué)校教職工充分認(rèn)識到高校缺失的“斷檔”檔案資料是宣傳學(xué)校最強有力的材料，是學(xué)校學(xué)科建設(shè)、科學(xué)研究、平臺建設(shè)的重要支撐，是教師從事科研的重要參考。檔案管理人員要及時向其他科室或相關(guān)部門收集零散的、有保存價值的聲像資料，對體現(xiàn)高校教學(xué)、研究特色的素材要進(jìn)行詳細(xì)登記，在學(xué)校舉行相關(guān)活動時應(yīng)派員提前介入，加強指導(dǎo)，必要時可直接參與相關(guān)活動材料的收集，使“斷檔”檔案不斷檔。凡在科研課題、基本建設(shè)項目等活動中產(chǎn)生的聲像材料，應(yīng)隨項目歸檔時間一同歸檔。同時，隨著記錄手段和方式的現(xiàn)代化、多元化，資料的內(nèi)容更加豐富多彩，高?？蒲衅脚_中的圖書資料、儀器設(shè)備等，要注意（下轉(zhuǎn)55頁）（上接52頁）對其拍照，為其留下寶貴的聲像檔案，以此作為當(dāng)時教學(xué)情況的有力參考。

二是許多照片信息不全，缺少說明。目前高校檔案館中的許多館藏聲像檔案空有圖片，缺少說明。許多照片因為年代已久，缺少必要的說明，常常出現(xiàn)照片無法對應(yīng)、文字說明不規(guī)范、像素、格式不符合歸檔要求等問題，故而降低了相應(yīng)的開發(fā)利用的可能性和價值。高校里的每一張照片都反應(yīng)了學(xué)校黨政、教學(xué)、科研、交流、校園文化等多個方面的內(nèi)容。為了豐富聲像檔案內(nèi)容，讓聲像檔案發(fā)揮更大的作用，讓每一張照片都“有話可說”，更好地保存和保護(hù)相關(guān)檔案，在實際檔案管理工作中，我們可以將采用多種形式來補充和豐富聲像檔案?！巴ǔ１憩F(xiàn)為錄音磁帶和對錄音的逐字記錄兩種形式” 的口述檔案不僅有效地保護(hù)歷史記憶，也是聲像檔案有力的補充和印證。將聲像檔案與口述檔案相集合，下力氣收集聲像檔案背后的故事，從而擴(kuò)充聲像檔案的內(nèi)容，發(fā)揮聲像檔案中“聲”的效果。親歷者通過回憶和口述從多個側(cè)面、多個角度真實地再現(xiàn)歷史原貌，以此達(dá)到口述檔案與館藏文書檔案相互補充與印證。這不僅可以糾正以往校史記錄中的錯誤，澄清某些事件的真?zhèn)?，以此相互佐證，還可以提供一些待查史實的線索，揭示某些重要史實的細(xì)節(jié)與背景，以及背后鮮為人知的感人故事，從而勾勒出一個立體生動的歷史脈絡(luò)，豐富學(xué)校內(nèi)容，以幫助人們更真實地了解學(xué)校的發(fā)展史。

注：本文系江蘇省高校檔案研究會檔案科研課題《數(shù)字化背景下高校聲像檔案的管理研究》（項目編號：jsgdz2016-02）的階段性研究成果

（作者單位：河海大學(xué)檔案館）