館藏檔案利用之我見

趙品

館藏檔案的利用是檔案館的主要任務之一，也是衡量檔案館工作的重要標志。在經(jīng)濟社會新的發(fā)展時期，館藏檔案的利用工作發(fā)生了深刻變化，主要表現(xiàn)為：一是由原來的單一工作查考利用，轉變?yōu)樯鐣鹘缙毡槔?；二是利用人?shù)急劇增加。以本檔案館為例，2010年接待查閱利用檔案者1931人次， 2017年，接待人數(shù)達3848人次；三是由過去單位利用檔案多，轉變?yōu)楝F(xiàn)在個人利用檔案多。以上三大變化，對檔案利用工作提出了新的要求。如何充分發(fā)掘館藏檔案信息資源，為社會各界提供及時、準確、高效的檔案信息，最大限度地實現(xiàn)館藏檔案的使用價值，是檔案館面臨的迫切任務。根據(jù)本人館藏檔案利用工作的實踐經(jīng)驗和深入思考，我認為應做好以下幾方面工作。

一、豐富館藏檔案信息資源，切實改善館藏檔案結構

建立門類齊全、結構合理、管理科學、內容豐富的館藏體系是檔案館工作發(fā)展的方向，而館藏檔案的數(shù)量、結構、內容直接決定著檔案館的作用、地位和效益，決定著檔案信息資源利用工作的開展程度。

（一）拓寬渠道，擴大館藏檔案覆蓋

隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，對館藏檔案的來源、渠道、種類、數(shù)量、使用等提出了新的需求。檔案館必須適應新的形勢需要，合理制定檔案接收計劃，擴大檔案接受范圍。除依法開展到期檔案的接收外，還應把電子檔案、民生檔案、企業(yè)檔案、重要二級機構檔案納入接收范圍。同時，對轄區(qū)內的一些重大活動、重要事件，檔案部門也應主動跟進，積極參與，并將形成的檔案直接接收進館，為檔案利用工作提供豐富的信息資源，切實改變館藏檔案結構單一、不能滿足需求的現(xiàn)狀，方便更多利用者查閱。

（二）加強指導，提高立卷歸檔水平

在實際工作中，由于基層單位和部門檔案隊伍不穩(wěn)定，人員變動頻繁，業(yè)務不熟悉，造成斷檔缺檔現(xiàn)象時有發(fā)生。這就要求檔案管理部門加強對單位檔案資料的歸檔指導、業(yè)務培訓和觀摩演練，確保單位在年度立卷歸檔時，該收集的材料收集上來，該歸檔的材料按時歸檔。同時，嚴格要求，對歸檔材料不齊全、不完整、不符合相關規(guī)定的，堅決退回整改，直至符合標準，保證立卷質量。

（三）完善機制，促進檔案法規(guī)落實

要協(xié)同有關部門，通過多種形式，向社會廣泛宣傳檔案法律、法規(guī)，使這些法律、法規(guī)轉化為社會成員規(guī)范利用館藏檔案的自覺行為準則。要加強和完善檔案收集職能，形成規(guī)范的、科學的、合理的運作機制，防止擅自推遲和截留檔案。要依據(jù)法律、法規(guī)，通過必要的行政手段，規(guī)范應移交進館檔案的流向。要加強檔案資源安全管理，采取符合安全制度的、規(guī)范的技術、管理措施和手段，確保館藏檔案信息存儲、傳輸、利用的安全。要加強檢查考評，發(fā)揮正向激勵作用，不斷推進館藏檔案科學規(guī)范、升級進位。

二、全面應用信息技術，完善查閱利用體系

隨著信息技術的快速發(fā)展，其引領作用越來越明顯。在這個大背景下，檔案工作只有乘上信息技術的快車，才能實現(xiàn)現(xiàn)代化，更好地服務社會、服務群眾。

（一）大力應用信息技術開發(fā)管理檔案

根據(jù)利用需求分析，對確定優(yōu)先數(shù)字化的檔案，有計劃地進行數(shù)字化加工，掃描后上網(wǎng)待用；對尚未數(shù)字化檔案的批量利用需求，建立快速反應機制，以最快的速度組織力量突擊掃描加工，提供利用。通過不同的數(shù)字化方式，滿足不同的利用需求，既可提供便利快捷的服務，又能有效保護檔案原件。

（二）推進數(shù)字化進程，建設電子檔案館

建立涵蓋全部館藏檔案的文件及目錄數(shù)據(jù)庫、圖像數(shù)據(jù)庫，對文書檔案、實物檔案、聲像檔案進行掃描，實現(xiàn)數(shù)字圖像與相關聯(lián)的目錄數(shù)據(jù)的掛接。編制公開目錄和利用指南，定期公開檔案信息。建立信息目錄共享平臺，實現(xiàn)計算機快速檢索，使接待能力適應查閱需求的增長。

（三）不斷豐富檔案服務方式和手段

以多樣化、人性化的服務為依托，采取現(xiàn)場接待、電話查詢、在線預約、網(wǎng)上查閱、定期回訪等途徑，服務社會，服務百姓。同時，積極探索海外組織和個人查檔利用工作，以適應新形勢下對外開放和檔案合作交流工作需求。

三、強化檔案人員能力培養(yǎng)，提升檔案開發(fā)利用質效

管好檔案、用好檔案，關鍵在人。提升館藏檔案利用水平的前提和基礎是檔案管理人員素質能力的提高。當前，檔案管理人員應強化以下三種意識，培養(yǎng)工作能力，提升業(yè)務水平。

（一）強化學習意識

過去，檔案利用工作主要以傳統(tǒng)的手工檢索、查閱方式為主，利用人數(shù)少，接待量小，工作效率低。隨著現(xiàn)代信息技術的應用，館藏檔案利用工作由傳統(tǒng)的檢索方式向現(xiàn)代化的檢索方式轉變。這就要求檔案管理人員，除熟練掌握檔案專業(yè)知識外，還要加強現(xiàn)代化知識的學習，如計算機知識、網(wǎng)絡知識、數(shù)據(jù)庫管理知識及電子文件的管理知識。只有不斷學習，錘煉能力，才能提高工作效率，更好地開發(fā)利用館藏檔案信息資源，推進檔案利用工作現(xiàn)代化。

（二）強化服務意識

館藏檔案的利用工作，就是使館藏檔案最大限度地為社會各界提供有效服務，充分發(fā)揮檔案的作用。這就要求檔案管理人員自覺培養(yǎng)服務意識、強化服務措施、提升服務水平。首先，要熟悉館藏。對每一個全宗的組織沿革、機構變化、職能任務、檔案形成和整理情況及利用價值全面熟悉，尤其是對重點全宗的檔案情況，更要了如指掌，真正做到利用者提出查閱問題，能立刻想到應從哪一個全宗查閱，對于復雜的問題，能明白應從那幾個全宗調檔。其次，要搞好需求預測。了解不同方面、不同時期對檔案的需求，有的放矢開展檔案信息資源收集整理，激活沉寂的檔案信息資源，變被動服務為主動服務，最大限度為查閱檔案提供便利。第三，要提高館藏利用效率。除法律法規(guī)另有規(guī)定外，各檔案館應當共享館藏檔案信息，并開展館際間利用服務協(xié)作，除涉及國家秘密等特殊情況外，利用者可就近到檔案館申請查用有關檔案信息。

（三）強化創(chuàng)新意識

事業(yè)的發(fā)展離不開創(chuàng)新。提高館藏檔案利用水平和質效，同樣需要創(chuàng)新舉措。要結合檔案館的實際情況和社會需求，積極探索館藏檔案利用的新途徑、新方法。如：通過新聞發(fā)布會、報紙、電視、廣播、檔案信息網(wǎng)站等形式，向社會公眾通告開放館藏檔案的信息；參與當?shù)匚幕ㄔO，征集書畫攝影作品入館，提升館藏文化品位；依托館藏檔案，深入挖掘深入整合有關當?shù)貧v史、地理、文化、民俗等方面資料，制作電視節(jié)目，從檔案的視角向廣大市民解讀本地歷史文化和風土人情，進一步拓寬檔案宣傳渠道，讓廣大群眾增強認同感、自信心。只有拓寬思路，把創(chuàng)新文章做好了，館藏檔案就能活起來、火起來，并發(fā)揮出更大作用。

總之，館藏檔案信息資源的利用是一項長期而艱巨的工作，是實現(xiàn)檔案價值的有效途徑。在實際工作中，要正確認識館藏檔案利用工作的重要性，運用現(xiàn)代信息技術，使館藏檔案信息資源更好地為社會發(fā)展和經(jīng)濟建設等各項事業(yè)服務。

（作者單位：石家莊市鹿泉區(qū)檔案館）