融資租賃企業(yè)業(yè)務(wù)檔案的管理與利用分析

裴鑫

摘 要：近年來，由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)進(jìn)入換擋期，經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)動(dòng)力從傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)向新興產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)移，促進(jìn)了制造業(yè)的升級(jí)換代。融資租賃作為集融資與融物、貿(mào)易交易與技術(shù)更新于一體的新型金融產(chǎn)業(yè)，在我國(guó)轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式、調(diào)整產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)所帶來機(jī)遇與挑戰(zhàn)中逆勢(shì)上揚(yáng)，保持著較高增速；融資租賃企業(yè)一方面需要應(yīng)對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，另一方面還需要應(yīng)對(duì)信用風(fēng)險(xiǎn)上升給資產(chǎn)質(zhì)量帶來的壓力。而融資租賃企業(yè)業(yè)務(wù)檔案的管理與利用則是企業(yè)業(yè)務(wù)健康發(fā)展的基礎(chǔ)條件，因此，對(duì)當(dāng)前我國(guó)融資租賃企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀特點(diǎn)、問題和對(duì)策等相關(guān)問題的研究，有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：融資租賃；業(yè)務(wù)檔案；檔案管理

中圖分類號(hào)：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A doi：10.19311/j.cnki.16723198.2018.30.047

1 融資租賃企業(yè)業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和改革開放的深入，融資租賃企業(yè)的業(yè)務(wù)檔案數(shù)量急劇增長(zhǎng)。融資租賃企業(yè)業(yè)務(wù)檔案是融資租賃企業(yè)在辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)過程中形成的用以記錄、反映租賃業(yè)務(wù)辦理和管理過程的重要文件（紙質(zhì)文件和電子文件）和原始憑據(jù)以及圖表、聲像等資料，是公司綜合檔案體系的一部分。融資租賃企業(yè)的業(yè)務(wù)檔案有其區(qū)別于一般檔案的特點(diǎn)，主要是：

一是檔案期限較長(zhǎng)。融資租賃業(yè)務(wù)從開始到交易結(jié)束，時(shí)間可以長(zhǎng)達(dá)幾年，有的甚至長(zhǎng)達(dá)幾十年，在這一過程中很多相關(guān)文件都可能發(fā)生改變，所以融資租賃業(yè)務(wù)檔案應(yīng)實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理，隨時(shí)對(duì)歸檔材料進(jìn)行更新，從而確保檔案材料的時(shí)效性。

二是檔案文件種類多樣。融資租賃業(yè)務(wù)過程中會(huì)產(chǎn)生各種各樣的資料，如企業(yè)內(nèi)部審批材料、交易相關(guān)文件和權(quán)屬證書等，如何對(duì)這些文件材料進(jìn)行科學(xué)合理的分類是一個(gè)復(fù)雜的過程。

三是檔案信息內(nèi)容涉及廣泛。融資租賃業(yè)務(wù)涉及許多專業(yè)知識(shí)，如金融學(xué)知識(shí)、法律知識(shí)等，因此，單一的知識(shí)結(jié)構(gòu)已經(jīng)不能滿足融資租賃企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理的要求，檔案管理員不僅要充分掌握檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，還要了解融資租賃相關(guān)知識(shí)，以及國(guó)家關(guān)于融資租賃行業(yè)的方針政策等，只有這樣，才能制定出符合融資租賃企業(yè)實(shí)際的業(yè)務(wù)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和工作流程。

四是檔案利用需求量較大。由于融資租賃業(yè)務(wù)檔案能夠準(zhǔn)確地反映出企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況，可以為業(yè)務(wù)決策提供參考依據(jù)，從而為企業(yè)未來的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃的制定指明方向。因此，企業(yè)管理者和業(yè)務(wù)人員對(duì)于業(yè)務(wù)檔案的利用需求量較大，利用頻繁、利用目的多樣化。

2 當(dāng)前我國(guó)融資租賃企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理中存在的普遍問題

第一，檔案管理工作不夠規(guī)范嚴(yán)格。近年來，各行各業(yè)對(duì)檔案的重視都有所加強(qiáng)，融資租賃企業(yè)也逐漸開始重視檔案的管理，然而不少融資租賃企業(yè)只注重行政類檔案的管理，業(yè)務(wù)檔案則散落在各業(yè)務(wù)部門，沒有對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行及時(shí)歸檔，也沒有明確的分類方案進(jìn)行檔案整理，致使業(yè)務(wù)檔案管理不夠規(guī)范，檔案丟失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

第二， 檔案管理制度“寬容忍”。雖然較多的融資租賃企業(yè)已陸續(xù)制定了本單位業(yè)務(wù)檔案管理辦法，但在現(xiàn)實(shí)實(shí)施過程，經(jīng)常會(huì)需要出于便于業(yè)務(wù)辦理等因素，放寬制度要求，特別是對(duì)于電子檔案的利用管理，要求松散、雜亂無章，安全問題尤為突出。

第三，歸檔范圍不夠齊全。大部分融資租賃企業(yè)的業(yè)務(wù)檔案管理員只需要在每筆業(yè)務(wù)結(jié)束后對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行收集歸檔，不需參與企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，無法完全的掌握企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全部信息，這就很有可能造成業(yè)務(wù)檔案在收集和利用上產(chǎn)生一些問題。此外，很多融資租賃企業(yè)也沒有將聲像等特殊載體的業(yè)務(wù)檔案納入收集范圍，造成聲像業(yè)務(wù)檔案歸檔不夠及時(shí)。

第四，專業(yè)檔案管理人員缺乏。由于融資租賃企業(yè)大部分屬于新興企業(yè)，很多都沒有聘請(qǐng)專業(yè)人員來進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案管理工作，很多都是其他崗位人員兼職檔案管理，檔案管理的業(yè)務(wù)水平較低，這導(dǎo)致了融資租賃企業(yè)檔案管理的效率普遍不高。

第五，檔案保管環(huán)境有待改善。很多融資租賃企業(yè)的業(yè)務(wù)檔案是由經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人員分散保存，基本采用檔案柜或文件柜進(jìn)行存放，配置專門檔案庫(kù)房的融資租賃企業(yè)較少，也缺乏專業(yè)設(shè)備存放電子檔案和聲像檔案。

第六，檔案信息化建設(shè)有待加強(qiáng)。當(dāng)前，我國(guó)融資租賃企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理的信息化水平普遍不高，大多沒有開發(fā)或購(gòu)買功能齊全、成熟配套的業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)軟件；有的企業(yè)對(duì)檔案目錄進(jìn)行了電子化處理，或?qū)χ匾獦I(yè)務(wù)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描……需要耗費(fèi)較多的人力和精力，檔案管理的效率不高，信息化水平仍然較低。

第七，企業(yè)總體的檔案意識(shí)有待提高。一些融資租賃企業(yè)只重視業(yè)務(wù)的完成，認(rèn)為檔案管理無足輕重；有些企業(yè)甚至沒有主管部門和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督。這也造成了檔案管理工作在協(xié)調(diào)上容易出現(xiàn)各種問題。

3 改進(jìn)策略

3.1 完善業(yè)務(wù)檔案規(guī)章制度

業(yè)務(wù)檔案類型較多，包括文書檔案、電子檔案和聲像檔案等，無規(guī)矩不成方圓，融資租賃企業(yè)應(yīng)制定完善的業(yè)務(wù)檔案管理制度，包括歸檔制度、庫(kù)房管理制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案查（借）閱制度等。業(yè)務(wù)檔案管理員要嚴(yán)格遵守相關(guān)制度，做好業(yè)務(wù)檔案的收集、分類整理、歸檔保管及開發(fā)利用等工作，只有這樣，才能為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的有序進(jìn)行打下良好的基礎(chǔ)。

3.2 加強(qiáng)與企業(yè)各業(yè)務(wù)部門之間的聯(lián)系

為了不斷優(yōu)化歸檔范圍，業(yè)務(wù)檔案管理員一方面要積極與其他部門保持聯(lián)系，要深入前臺(tái)業(yè)務(wù)部門，自覺自動(dòng)的收集各部門的資料，及時(shí)催收重要檔案，并對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的歸檔；另一方面還要具備主動(dòng)意識(shí)，積極參與企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)會(huì)議，及時(shí)了解企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)狀況，了解與業(yè)務(wù)相關(guān)各文件的價(jià)值，對(duì)重要文件進(jìn)行收集，確保歸檔文件材料的完整與真實(shí)。

3.3 優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)

融資租賃企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)立專職的業(yè)務(wù)檔案管理員，對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)專業(yè)化；可以建立檔案工作的考核獎(jiǎng)懲制度，獎(jiǎng)勵(lì)工作表現(xiàn)良好的員工，從而提高業(yè)務(wù)檔案管理員的積極性。

3.4 推進(jìn)檔案電子化建設(shè)

過度的使用紙質(zhì)檔案不僅不利于檔案的保存，同時(shí)還影響檔案工作效率。因此，部分企業(yè)可在規(guī)范檔案門類、案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄格式基礎(chǔ)上，建立機(jī)讀目錄索引，通過掃描數(shù)字化實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子化管理，并建立目錄與原文的對(duì)應(yīng)關(guān)系；有條件的企業(yè)還可以根據(jù)自身的實(shí)際情況積極開發(fā)或購(gòu)買成熟的檔案管理系統(tǒng)，讓企業(yè)所有部門都能夠通過這一系統(tǒng)來利用相關(guān)檔案信息，從而提升檔案資源的利用效率。

3.5 創(chuàng)新檔案利用服務(wù)方式

除了開展查閱、摘抄、復(fù)印、外借等傳統(tǒng)的利用方式，業(yè)務(wù)檔案管理員還可根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求對(duì)利用需求量較大的信息建立電子臺(tái)賬，積極進(jìn)行檔案編研工作，以便企業(yè)相關(guān)人員使用，這就要求業(yè)務(wù)檔案管理員必須對(duì)收集來的檔案信息材料進(jìn)行整體把控。

3.6 重視對(duì)檔案工作的宣傳教育

融資租賃企業(yè)要積極在企業(yè)內(nèi)開展對(duì)有關(guān)業(yè)務(wù)檔案提供利用工作的宣傳培訓(xùn)，使全體員工加深對(duì)業(yè)務(wù)檔案價(jià)值和業(yè)務(wù)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，提高全體員工的檔案意識(shí)。

4 總結(jié)

業(yè)務(wù)檔案是融資租賃企業(yè)生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，融資租賃行業(yè)作為新興行業(yè)在未來很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)必將得到較大的發(fā)展，但現(xiàn)階段融資租賃企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)也日趨激烈，因此企業(yè)必須要努力做好業(yè)務(wù)檔案的管理與利用工作，推動(dòng)業(yè)務(wù)檔案的信息化建設(shè)，不斷提升檔案管理整體水平。只有這樣，才能使企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

參考文獻(xiàn)

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