淺談企業(yè)降低管理費用的途徑

朱明霞

[摘要]本文從思想層面上降低企業(yè)管理費用、建立預(yù)算管理體系、實施定額、限額報銷管理制度、成本費用歸口管理，分部門核算控制、強化企業(yè)的授權(quán)審批制度等方面闡述了企業(yè)降低管理費用的途徑，以期為促進企業(yè)管理費用的有效降低提供參考。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；降低；管理費用

引言

隨著近年來我國乃至世界經(jīng)濟的飛速發(fā)展，使得各個企業(yè)面臨著巨大的市場競爭壓力，致使企業(yè)盈利在不斷下降。而在企業(yè)之中管理費用主要包括固定費用與變動費用兩種，因此在面對市場競爭時，企業(yè)需加強對變動可控費用的控制，通過多種途徑來實現(xiàn)企業(yè)管理費用的有效降低。

一、思想層面上降低企業(yè)管理費用

在企業(yè)之中，任何工作的開展都需依靠企業(yè)內(nèi)的員工來進行完成，因此，若想對企業(yè)的管理費用進行有效的降低，則企業(yè)應(yīng)從思想層面提升企業(yè)全體人員的節(jié)約意識，并提升企業(yè)內(nèi)管理人員在費用方面的管理意識，以此來從人員方面實現(xiàn)企業(yè)管理費用的有效降低。首先，企業(yè)的相關(guān)部門，應(yīng)安排專門的人員來對企業(yè)內(nèi)部的員工，開展節(jié)約意識培養(yǎng)工作，將節(jié)約的理念滲透到企業(yè)日常工作的方方面面，如在辦公時充分利用辦公信息系統(tǒng)，最大限度的減少紙張的用量，對企業(yè)內(nèi)部包括電腦、空調(diào)、照明、飲水機在內(nèi)的耗電量較高的設(shè)備，企業(yè)各個部門應(yīng)安排專門的人員負責(zé)其使用及關(guān)閉的情況，并做好相應(yīng)的監(jiān)督檢查工作。此外，企業(yè)應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的節(jié)約宣傳標(biāo)語，并將之張貼于公共區(qū)域內(nèi)，并安排相應(yīng)的值班人員，來對人員浪費的行為進行嚴(yán)格的檢查，從根本上杜絕人員浪費的發(fā)生。這種在思想層面上的節(jié)約意識的培養(yǎng)，不僅僅能夠大大提升人員的自我約束力，降低企業(yè)的管理費用，還能夠促進企業(yè)的節(jié)能環(huán)?；l(fā)展。

二、建立預(yù)算管理體系

企業(yè)在當(dāng)前階段的管理之中，為實現(xiàn)管理費用的有效降低，應(yīng)結(jié)合企業(yè)的實際情況，建立相應(yīng)的預(yù)算管理體系，充分利用費用預(yù)算及資金預(yù)算，來對各個階段的管理費用進行合理的控制。第一點，事前控制。對此階段進行管理費用的控制時，相關(guān)人員應(yīng)結(jié)合企業(yè)的年度財務(wù)預(yù)算及戰(zhàn)略目標(biāo)，來開展目標(biāo)管理費用及管理費用率方面的制定工作，并在制定完成之后將其進行分解，并使之在各個層級的部門之中得到落實，以此來開展各個部門預(yù)算方面的編制工作，此時相關(guān)的財務(wù)人員，應(yīng)對實際的各項財務(wù)支出預(yù)算的合理性及必要性進行全面的審議，確保財務(wù)支出都有科學(xué)合理的使用依據(jù)。這種對管理費用進行控制的方法，可通過明細的預(yù)算，來對總的費用及各個環(huán)節(jié)的費用進行良好的控制。第二點，事中控制。在企業(yè)各個部門的預(yù)算指標(biāo)制定完成后，各個部門的相關(guān)人員應(yīng)依據(jù)該指標(biāo)，來開展每月資金的預(yù)算工作，并制定相應(yīng)的支出憑證，使部門所支出的資金都有相應(yīng)的記錄及證明，確保對各項支出費用的嚴(yán)格控制。此外，對于工作之中實際所花費的金額需嚴(yán)格遵守相應(yīng)的預(yù)算，僅報銷在預(yù)算范圍內(nèi)的金額，若有必要的超出金額，則需填寫相應(yīng)的申請，并由企業(yè)相應(yīng)管理人員批準(zhǔn)后方可報銷。第三點，事后控制。在預(yù)算管理體系之中，僅僅在前期預(yù)算及實際使用之中對管理費用進行控制，無法達到最佳的控制效果。此時，企業(yè)應(yīng)在月終時，應(yīng)依據(jù)相應(yīng)部門的預(yù)算指標(biāo)及其實際的執(zhí)行比例，來開展月度的考核工作，并以差異率為依據(jù)設(shè)置相應(yīng)的獎懲機制，以此達到相關(guān)人員降低管理層費用的激勵作用。

三、實施定額、限額報銷管理制度

在企業(yè)經(jīng)營活動的開展之中，變動可控費用是企業(yè)進行管理費用控制時的重點控制內(nèi)容，因此企業(yè)應(yīng)對包含車輛費、辦公費、招待費、差旅費在內(nèi)的變動可控費用，采用定額及限定報銷相結(jié)合的管理制度，來對管理費用進行合理的控制，并依據(jù)相應(yīng)的制度，來制定出與之相符的書面制度規(guī)范，如《出差費用管理制度》等，并依據(jù)企業(yè)員工的實際工作情況及員工自身的級別，來進行報銷限額的規(guī)定。此時應(yīng)注意在實際的工作之中，報銷管理的相關(guān)人員，應(yīng)嚴(yán)格遵守相應(yīng)的規(guī)章制度，對于超出限額的部分不予報銷。

四、成本費用歸口管理，分部門核算控制

企業(yè)在開展核算控制工作時，除需對車輛差旅、業(yè)務(wù)招待、辦公用品等方面的應(yīng)用較為頻繁且可控的變動費用進行相關(guān)核算規(guī)定的制定外，因還需開展各個部門的核算控制工作，便需制定相應(yīng)的《成本費用分部門核算規(guī)則》來進行規(guī)范化的管理，其中應(yīng)使企業(yè)員工明確，費用報銷時其需填寫自身所屬的部門及所需報銷的項目，以便于企業(yè)財務(wù)工作開展時，可依據(jù)部門及相應(yīng)的項目并參考市場平均值，來進行費用的匯總及核算。此外，還應(yīng)將各個部門的費用情況納入到考核之中，將之與部門相關(guān)負責(zé)人及員工的業(yè)績情況掛鉤。

五、強化企業(yè)的授權(quán)審批制度

企業(yè)在進行管理費用的控制時，不僅僅是單純的加強變動可控費用的控制，還需在各項費用發(fā)生時進行合理的控制，嚴(yán)格遵守計劃預(yù)算，嚴(yán)格審批的原則，來開展相應(yīng)的控制管理工作，確保各個環(huán)節(jié)管理費用的嚴(yán)格控制，實現(xiàn)企業(yè)管理費用的有效降低。在對變動可控的管理費用進行控制時，應(yīng)采用分級控制費用支出的方法來開展相關(guān)的工作，第一點，對于企業(yè)花費較多的差旅費，在進行批準(zhǔn)時，相關(guān)人員需先行填寫申請表，并經(jīng)企業(yè)經(jīng)理及主管領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)批準(zhǔn)后，方可出差。第二點，若涉及到緊急情況需申請費用時，則可向管理副總監(jiān)以上職位的領(lǐng)導(dǎo)申請簽字，并經(jīng)自身所在部門的負責(zé)人批準(zhǔn)后進行費用的報銷。第三點，在進行必要的業(yè)務(wù)招待工作時，相關(guān)人員應(yīng)先向綜合管理部門報備，經(jīng)過其核準(zhǔn)后填寫相應(yīng)的審批申請單后，方可依據(jù)客人的級別開展相應(yīng)的招待工作，并不可超出規(guī)定額度。第四點，在相關(guān)費用進行報銷時，需具備齊全的手續(xù)，并經(jīng)核對后方可予以報銷。

六、結(jié)論

總而言之，企業(yè)的日常經(jīng)營活動的開展過程之中，所產(chǎn)生的管理費用較多且涉及方面較為復(fù)雜，應(yīng)在思想、體系、制度等方面依照相關(guān)的流程進行精細的控制，以此來實現(xiàn)企業(yè)管理費用的有效降低，促進企業(yè)的長遠發(fā)展。