國(guó)企檔案管理的重要性及工作方法

摘要：在國(guó)民經(jīng)濟(jì)總值中，國(guó)有企業(yè)所創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)占較大比重，國(guó)有企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的地位更加的突出。在國(guó)有企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)內(nèi)部各方面工作均受到了關(guān)注，尤其是檔案管理工作。在國(guó)有企業(yè)檔案管理備受關(guān)注的背景下，本文對(duì)國(guó)企檔案管理的重要性進(jìn)行了分析，并提出了具體的工作方法，以供參考。

關(guān)鍵詞：國(guó)企；檔案管理；重要性；工作方法

在國(guó)企發(fā)展過(guò)程中，其主要的精力集中在經(jīng)濟(jì)利益獲取方面，從而忽視了其它方面的工作，比如說(shuō)檔案管理。近些年來(lái)，檔案管理工作地位逐漸地提升，檔案管理從邊緣地帶逐漸地向中心地帶前進(jìn)，目前在國(guó)企發(fā)展中，檔案管理已經(jīng)成為了主要工作內(nèi)容之一，做好檔案管理工作成為了國(guó)企發(fā)展中的新目標(biāo)。

一、國(guó)企檔案管理的重要性分析

國(guó)有企業(yè)的發(fā)展時(shí)間較長(zhǎng)，發(fā)展歷程較為豐富，在其發(fā)展過(guò)程中，對(duì)其多年的發(fā)展經(jīng)歷進(jìn)行記錄的就是企業(yè)檔案。國(guó)有企業(yè)檔案中的信息都是十分重要的，這些信息若是被充分的應(yīng)用，可以幫助人們了解國(guó)有企業(yè)的發(fā)展歷程，同時(shí)也有助于企業(yè)在未來(lái)發(fā)展中吸取經(jīng)驗(yàn)。國(guó)有企業(yè)的檔案內(nèi)容豐富多彩，這些檔案內(nèi)容具有較高的應(yīng)用價(jià)值。與此同時(shí)，在國(guó)有企業(yè)現(xiàn)階段發(fā)展過(guò)程中，為了對(duì)其發(fā)展情況進(jìn)行記錄，同樣構(gòu)建了企業(yè)檔案。在國(guó)有企業(yè)檔案中，包括的內(nèi)容較為豐富，不僅有生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)內(nèi)容，各項(xiàng)管理工作內(nèi)容，還有人力資源信息等。由方方面面構(gòu)成的國(guó)有企業(yè)檔案，其重要性是不言而喻的，這些檔案就是國(guó)有企業(yè)的發(fā)展象征，是發(fā)展的基石。國(guó)有企業(yè)檔案的應(yīng)用較為廣泛，將其應(yīng)用到企業(yè)文化建設(shè)中，可以幫助企業(yè)將以往發(fā)展歷程中的優(yōu)秀文化精髓提煉出來(lái)，結(jié)合現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展建設(shè)新的企業(yè)文化；將其應(yīng)用到法律問(wèn)題中，可以為企業(yè)在遇到法律風(fēng)險(xiǎn)的時(shí)候提供有效的法律證據(jù)，從而降低國(guó)有企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)[1]。對(duì)國(guó)企檔案管理工作進(jìn)行分析中可以確定，檔案管理工作的開展是具有重要作用的。

二、國(guó)企檔案管理的工作方法

國(guó)有企業(yè)以往對(duì)檔案管理工作并不重視，所以檔案管理工作在落實(shí)過(guò)程中，所能夠得到的支持是有限的，這樣就導(dǎo)致了國(guó)企檔案管理工作的落實(shí)形式化嚴(yán)重，檔案管理的實(shí)質(zhì)性作用并沒有充分地發(fā)揮出來(lái)。因此，在新時(shí)期，國(guó)企在開展檔案管理工作過(guò)程中，就應(yīng)創(chuàng)新工作方法，采取新的工作策略，以此來(lái)保證檔案管理的有效性。

（一）采用信息化的檔案管理模式

在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，信息化技術(shù)的應(yīng)用日益廣泛，其實(shí)際的應(yīng)用價(jià)值在諸多實(shí)踐應(yīng)用中得到了肯定。在信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用下，此技術(shù)在國(guó)企中的應(yīng)用已經(jīng)十分常見，因此構(gòu)建信息化的檔案管理模式是符合國(guó)有企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀的。在以往的檔案管理工作開展中，需要對(duì)紙質(zhì)的檔案進(jìn)行管理，一切管理工作都是由人工來(lái)完成的，這樣的檔案管理不僅效率較低，而且容易出現(xiàn)失誤，后期的檔案應(yīng)用也比較困難。面對(duì)這樣的情況，國(guó)企在開展檔案管理工作過(guò)程中，就應(yīng)采用現(xiàn)代化的管理模式。在現(xiàn)代化的檔案管理中，檔案由紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，電子檔案的傳輸以及保存都比較容易，而且在電子檔案存儲(chǔ)中，可以將其存入到一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，將檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并且進(jìn)行編號(hào)，按照編號(hào)順序存儲(chǔ)，這樣后期想要查看檔案的時(shí)候，只需要輸入檔案編號(hào)即可查看，十分的方便快捷。同時(shí)，在信息化檔案管理中，管理人員還可以對(duì)檔案進(jìn)行雙重備份，這樣即使檔案原件丟失或者是被損害，還可以應(yīng)用備件。信息化的檔案管理工作在開展中，管理效率較高，而且管理更加的科學(xué)合理。

（二）規(guī)范文書檔案管理

在檔案管理工作中，文書檔案管理是重要的工作內(nèi)容之一，這一部分工作內(nèi)容雖然涉及到的內(nèi)容比較多，而且管理較為瑣碎，但是做好此方面的管理工作是非常有必要的，對(duì)國(guó)有企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著積極的作用。國(guó)企的規(guī)模較大，經(jīng)營(yíng)活動(dòng)較多，所以產(chǎn)生的文書檔案數(shù)量也是十分可觀的。這些文書檔案具有實(shí)際的管理價(jià)值，因此在文書檔案管理中，對(duì)此管理工作進(jìn)行規(guī)范，確保管理質(zhì)量是極為有必要的。在具體的管理中，需要保證檔案內(nèi)容字跡是清晰可見的，檔案的內(nèi)容是完整的，檔案資料是齊全的，在此基礎(chǔ)上，在對(duì)文書檔案進(jìn)行管理中，必須要按照相關(guān)的規(guī)定來(lái)開展管理工作，依照具體的規(guī)章制度來(lái)辦事，以此來(lái)確保檔案管理的有效性。同時(shí)，在文書檔案管理工作開展中，完善的管理制度是極為關(guān)鍵的存在，制度的完善，可以為文書檔案管理工作的落實(shí)提供依據(jù)以及支持，這樣可以確保文書檔案管理工作更加的規(guī)范合理。

（三）對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)進(jìn)行提升

國(guó)企檔案管理工作在開展中，檔案管理人員是非常重要的組成部分，檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理的質(zhì)量，因此鑒于兩者之間的密切聯(lián)系，國(guó)企想要做好檔案管理工作，就應(yīng)對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行提升。在檔案管理部門落實(shí)工作中，為了提高部門的整體管理水平，國(guó)企可以采用招聘的方式來(lái)為此部門工作注入新的活力，以此來(lái)促使此工作能夠煥發(fā)新的生機(jī)。國(guó)企在招聘檔案管理人員過(guò)程中，必須要依照嚴(yán)格的招聘流程來(lái)進(jìn)行，杜絕走后門等現(xiàn)象的出現(xiàn)，保證招聘的質(zhì)量[2]。與此同時(shí)，國(guó)企在對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)中，可以采用網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)為主，現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)為輔的培訓(xùn)方式，培訓(xùn)導(dǎo)師應(yīng)針對(duì)管理人員的薄弱點(diǎn)入手進(jìn)行培訓(xùn)，這樣有針對(duì)性的培訓(xùn)，可以快速的提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，有利于檔案管理人員更好地開展檔案管理工作。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，在國(guó)企制定發(fā)展目標(biāo)過(guò)程中，應(yīng)將做好檔案管理工作放入到目標(biāo)設(shè)置中。國(guó)企應(yīng)提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，同時(shí)在這一工作具體落實(shí)過(guò)程中，檔案管理部門應(yīng)該實(shí)事求是，深入到實(shí)際的管理中，找出檔案管理中存在的問(wèn)題，然后有針對(duì)性的解決問(wèn)題，以此來(lái)提高檔案管理的質(zhì)量。國(guó)企檔案管理工作的有效落實(shí)，對(duì)企業(yè)做出合理的發(fā)展決策有著積極的作用，同時(shí)這一管理工作的開展，也有利于企業(yè)文化的建設(shè)。鑒于檔案管理的重要性，國(guó)企必須要貫徹落實(shí)好這一管理工作，以此來(lái)為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳玉玲.現(xiàn)代化管理手段和服務(wù)方式在國(guó)企檔案管理中的應(yīng)用[J].中國(guó)經(jīng)貿(mào)，2016，（21）：61

[2]宋玉芬.簡(jiǎn)論現(xiàn)代化管理手段和服務(wù)方式在國(guó)企檔案管理中的應(yīng)用[J].卷宗，2016，（10）：5

作者簡(jiǎn)介：陳琦園（1985.09），女，漢族，貴州貴陽(yáng)，貴陽(yáng)市水利交通發(fā)展投資（集團(tuán)）有限公司，助理政工師，大學(xué)本科，人力資源管理。