新疆高校學(xué)籍精細(xì)化管理探析

梁艷

【摘 要】 文章分析了新疆高校學(xué)籍管理存在的學(xué)籍管理制度不完善、學(xué)籍管理重視程度不夠、學(xué)籍管理系統(tǒng)信息更新滯后等問題，提出精細(xì)化學(xué)籍管理的對(duì)策是：要完善制度建設(shè)、提高精細(xì)化管理意識(shí)、精準(zhǔn)學(xué)籍管理信息等方面探索新舉措，以提高學(xué)籍管理工作精細(xì)化水平。

【關(guān)鍵詞】 學(xué)籍管理；精細(xì)化；管理制度

一、問題的提出

精細(xì)化管理源于西方發(fā)達(dá)國家的企業(yè)管理實(shí)踐，是現(xiàn)代工業(yè)時(shí)代一種先進(jìn)的企業(yè)管理方法，是指管理活動(dòng)的規(guī)范化、管理質(zhì)量的精確化、責(zé)任落實(shí)的明確化。精細(xì)化管理是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，將其引向深入的一種思想和管理模式。它的特征是“精確、細(xì)致、深入、規(guī)范”，主要目標(biāo)是最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本，提高管理效能。

學(xué)籍管理是對(duì)取得學(xué)習(xí)資格的學(xué)生從入學(xué)注冊(cè)到畢業(yè)學(xué)位授予等方面全過程管理。學(xué)籍管理往往關(guān)涉學(xué)生的合法權(quán)益，是高校教學(xué)管理的重要環(huán)節(jié)，這就需要高校按照黨的教育方針、教育規(guī)律以及學(xué)生身心發(fā)展特點(diǎn)，采取先進(jìn)的管理理念和管理手段，從學(xué)生入學(xué)注冊(cè)、 課程考試、成績記載及重修、休學(xué)與復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)與試讀、主輔修制、獎(jiǎng)勵(lì)與處分、畢業(yè)與畢業(yè)資格審核、學(xué)位授予等方面進(jìn)行有效管理。學(xué)籍管理的過程，也是對(duì)學(xué)生實(shí)施導(dǎo)向、激勵(lì)、規(guī)范和制約的過程。[1]

隨著高等教育改革的不斷深入，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，如何建立科學(xué)的學(xué)籍管理體系機(jī)制受到高等學(xué)校管理部門和高等教育研究者的重視。周春林發(fā)現(xiàn)學(xué)籍管理中存在許多粗放管理現(xiàn)象，他認(rèn)為應(yīng)該著力提高過程管理和關(guān)鍵控制點(diǎn)管理力度。楊奕、田寶柱、王艷彥和梁黎明發(fā)現(xiàn)學(xué)籍管理工作中存在制度不健全、工作流程混亂、管理效率低等問題，他們建議精簡管理程序、創(chuàng)新學(xué)籍管理信息體系。當(dāng)前，國家實(shí)施“雙一流”高校建設(shè)戰(zhàn)略，新疆高校面臨著前所未有的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)，這對(duì)高校管理體系包括學(xué)籍管理工作提出更高的要求。

二、新疆高校學(xué)籍管理存在的問題

1、學(xué)籍管理制度不完善

新疆各高校均能依據(jù)《中華人民共和國教育法》、《中華人民共和國高等教育法》、《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定一系列與學(xué)籍管理相關(guān)的規(guī)章制度。但是高校普遍對(duì)管理制度的規(guī)范性重視不夠，規(guī)章制度的制定往往滯后于學(xué)校的發(fā)展。現(xiàn)行規(guī)章制度的制定，常常會(huì)出現(xiàn)表述不嚴(yán)謹(jǐn)、表達(dá)不清晰，部分規(guī)定經(jīng)常出現(xiàn)含糊其辭的現(xiàn)象。例如，學(xué)籍管理?xiàng)l例中關(guān)于轉(zhuǎn)專業(yè)管理規(guī)定中“特殊情況除外”、“相關(guān)規(guī)定”“一般情況”等字眼，對(duì)特殊情況未做任何解釋及限定，學(xué)籍管理制度還不夠周嚴(yán)，致使院系在轉(zhuǎn)專業(yè)實(shí)際操作中隨意性大，制度執(zhí)行力差。

2、學(xué)籍管理重視程度不夠

學(xué)籍管理工作瑣碎、繁雜、勞動(dòng)強(qiáng)度大、突發(fā)情況多，部分院系對(duì)學(xué)籍管理人員的招聘和重視程度不夠。學(xué)籍管理人員多由新進(jìn)教師兼任，未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏教學(xué)管理基本技能和教育學(xué)、心理學(xué)等管理知識(shí)，沒有學(xué)籍管理工作經(jīng)驗(yàn)積累。學(xué)校對(duì)學(xué)籍管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，忽視管理人員的成長需要和心理需求，工資待遇低，職稱評(píng)定難度大，許多老師不愿從事學(xué)籍管理工作，能力強(qiáng)、經(jīng)驗(yàn)豐富的學(xué)籍管理人員甚而產(chǎn)生轉(zhuǎn)崗的念頭，人員更替頻繁。

學(xué)籍工作千頭萬緒，紛繁復(fù)雜，作為學(xué)籍工作的組織者、實(shí)施者，學(xué)籍管理人員任務(wù)重、心理壓力大，疲于處理瑣碎的日常事務(wù)，沒有更多的時(shí)間主動(dòng)去探索先進(jìn)的管理辦法和管理手段。長此以往，內(nèi)耗不斷，管理效率低下，諸如學(xué)生成績漏錄、錯(cuò)錄、成績單遺失等情況時(shí)有發(fā)生。

學(xué)生個(gè)人對(duì)學(xué)籍管理缺乏正確的認(rèn)識(shí)，在學(xué)籍管理中處于被動(dòng)地位，對(duì)選課、重修、重考、畢業(yè)設(shè)計(jì)對(duì)自身影響認(rèn)識(shí)不夠，甚至有些學(xué)生直到被降級(jí)、無法正常畢業(yè)時(shí)才發(fā)現(xiàn)有課程不及格，創(chuàng)新學(xué)分沒修夠等。

3、學(xué)籍管理系統(tǒng)信息更新滯后

隨著學(xué)校信息化建設(shè)的發(fā)展，學(xué)籍管理通過網(wǎng)上綜合教學(xué)管理技術(shù)平臺(tái)與多管理部門實(shí)現(xiàn)學(xué)籍信息資源的共享，有效地提高了學(xué)籍管理信息化工作的效能。但管理部門對(duì)學(xué)籍管理系統(tǒng)中學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生信息更新不及時(shí)，導(dǎo)致學(xué)生信息不準(zhǔn)確、不完善，不利于相關(guān)部門對(duì)學(xué)生學(xué)籍信息查詢。例如每學(xué)期因病休學(xué)、應(yīng)征入伍保留學(xué)籍、未通過課程降級(jí)、轉(zhuǎn)專業(yè)、復(fù)學(xué)等學(xué)籍異動(dòng)，學(xué)生信息變動(dòng)較大。學(xué)籍異動(dòng)辦理涉及到多個(gè)部門，包括院系申請(qǐng)上報(bào)、教務(wù)處審批更改信息、送達(dá)學(xué)生處、學(xué)生社區(qū)、保衛(wèi)處等多部門多環(huán)節(jié)。只要其中一個(gè)環(huán)節(jié)學(xué)生學(xué)籍信息更新不及時(shí)，就會(huì)致使學(xué)生信息錯(cuò)誤、缺失，影響到開學(xué)重考、期末跟班補(bǔ)考、成績錄入、成績核對(duì)、畢業(yè)審核等工作，增加學(xué)籍管理人員工作量。

三、促進(jìn)高校學(xué)籍管理精細(xì)化的對(duì)策

學(xué)籍管理工作中任何細(xì)小的失誤都可能造成嚴(yán)重的教學(xué)事故，損害到學(xué)生的切身利益。精細(xì)化管理雖然源于企業(yè)管理，但對(duì)于高校學(xué)籍管理部門來說，在工作中引入這一管理理念，理論上，它可以指導(dǎo)我們形成組織管理的一種“精細(xì)”境界，指明學(xué)籍管理的方向；實(shí)踐上，它為學(xué)籍管理部門提供了一種提高管理水平的重要方法和途徑，對(duì)于解決目前學(xué)籍管理中存在的各種問題具有積極作用。

1、完善制度建設(shè)，明確學(xué)籍管理

通常情況下，各高校為維護(hù)學(xué)校正常教育教學(xué)秩序和生活秩序，保障學(xué)生合法權(quán)益，規(guī)范管理，都會(huì)制定相應(yīng)的管理規(guī)章制度。學(xué)籍管理是高校管理的重要環(huán)節(jié)，要求有章可依、有據(jù)可查。學(xué)校管理部門在制定學(xué)籍管理制度時(shí)，既要維護(hù)管理制度的權(quán)威性，又要以學(xué)生為本，依法建章，制度涵蓋面廣，內(nèi)容系統(tǒng)詳盡。在學(xué)籍管理操作過程中，增強(qiáng)法制意識(shí)、制度意識(shí)，明確學(xué)校與學(xué)生的法律關(guān)系，把學(xué)籍管理工作納入法制程序，用制度進(jìn)行學(xué)籍管理。

2、重視學(xué)籍教育，提升精細(xì)化管理意識(shí)

學(xué)生是學(xué)籍管理的主體，學(xué)籍管理工作要充分調(diào)動(dòng)學(xué)生的主動(dòng)性。學(xué)院應(yīng)開展形式多樣的活動(dòng)，加強(qiáng)對(duì)新入學(xué)學(xué)生的學(xué)籍管理教育，組織高年級(jí)學(xué)生對(duì)學(xué)籍管理文件進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，正確認(rèn)識(shí)學(xué)籍管理對(duì)自身的影響，在學(xué)籍管理工作中變被動(dòng)為主動(dòng)。教務(wù)人員是學(xué)籍管理工作的組織者和執(zhí)行者，學(xué)校要選拔經(jīng)驗(yàn)豐富、責(zé)任心強(qiáng)、樂于奉獻(xiàn)、計(jì)算機(jī)操作技能嫻熟的專門人員承擔(dān)學(xué)籍管理工作。學(xué)校要重視學(xué)籍管理人員的心理健康和業(yè)務(wù)技能，支持他們外出學(xué)習(xí)、職稱晉升，加大校內(nèi)培訓(xùn)力度，定期對(duì)學(xué)籍管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)技能和計(jì)算機(jī)操作水平進(jìn)行培訓(xùn)。重視新舊交替的平穩(wěn)過度。學(xué)籍管理人員要善于發(fā)現(xiàn)問題、研究問題、解決問題，以精細(xì)化的理念來進(jìn)行學(xué)籍管理，提升學(xué)籍管理水平。

3、構(gòu)建動(dòng)態(tài)高效的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，精確學(xué)生學(xué)籍信息

準(zhǔn)確的學(xué)籍信息是學(xué)籍管理精細(xì)化的前提條件。學(xué)籍管理工作要充分利用信息系統(tǒng)的便捷性、廣泛性，加大學(xué)籍管理規(guī)章制度宣傳力度，將準(zhǔn)確的學(xué)生信息、教學(xué)動(dòng)態(tài)、工作流程共享給高校師生及各職能部門。要加快高校信息化建設(shè)，構(gòu)建符合學(xué)校特點(diǎn)的教務(wù)管理平臺(tái)，注重系統(tǒng)的整體性、規(guī)范性。創(chuàng)新學(xué)籍信息管理平臺(tái)，加強(qiáng)系統(tǒng)管理，定期對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行核查維護(hù)，對(duì)錯(cuò)誤的信息進(jìn)行校正，加強(qiáng)學(xué)生學(xué)籍信息的動(dòng)態(tài)管理。

學(xué)籍管理工作能否高效、科學(xué)的開展，對(duì)穩(wěn)定學(xué)校的正常教學(xué)秩序，保質(zhì)保量地完成教學(xué)任務(wù)，促進(jìn)高校學(xué)風(fēng)建設(shè)，提高教學(xué)質(zhì)量，培養(yǎng)優(yōu)秀的人才影響巨大。面對(duì)建設(shè)“雙一流”的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，應(yīng)更重視學(xué)籍管理工作，引入精細(xì)化管理理念，將學(xué)籍管理納入精細(xì)化管理之中，采取多種措施，精細(xì)管理，準(zhǔn)確高效，不斷提高學(xué)籍管理的有效性、科學(xué)性。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 楊奕，田寶柱，王艷彥，梁黎明. 新時(shí)期高校學(xué)籍管理工作探析[J].教育教學(xué)論壇，2015.2.

[2] 周春林，梁中.大學(xué)教務(wù)精細(xì)化管理探索-以本科生學(xué)籍管理為例[J].寧夏師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2008.2.

[3] 楊曉宏.淺談信息不對(duì)稱對(duì)高校學(xué)籍管理的影響[J].教育觀察，2015.7.

【作者簡介】

梁 艷（1988.2—）女，漢族，新疆石河子人，碩士，新疆大學(xué)紡織與服裝學(xué)院教師，主要從事高校教學(xué)管理研究.