基于用戶需求的咨詢設(shè)計企業(yè)人員證書檔案管理系統(tǒng)設(shè)計

袁衛(wèi)平

摘 要：人員證書檔案因其在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的重要性，已成為咨詢設(shè)計企業(yè)檔案資源的重要構(gòu)成部分和無形資產(chǎn)，也逐漸成為咨詢設(shè)計企業(yè)參與市場競爭的重要手段。本文以某咨詢設(shè)計企業(yè)為例，在對用戶需求進行調(diào)研分析的基礎(chǔ)上，闡述了人員資質(zhì)證書檔案管理系統(tǒng)設(shè)計的原則、功能模塊和操作流程，并分析了該系統(tǒng)設(shè)計的優(yōu)點和存在的不足，進而提出了系統(tǒng)改進的一些建議，以為類似實踐提供參考。

關(guān)鍵詞：用戶需求；咨詢設(shè)計企業(yè)；人員證書檔案；管理系統(tǒng)；設(shè)計

咨詢設(shè)計企業(yè)人員證書是指咨詢設(shè)計企業(yè)人員為從事咨詢設(shè)計行業(yè)通過考試、評審等方式所獲取的相關(guān)證書，主要包括員工崗位資格證書、職業(yè)技能等級證書、專業(yè)技術(shù)資格證書及其他執(zhí)業(yè)資格證書等。由于這些證書是相關(guān)人員在實踐活動中形成的能夠證明自身專業(yè)能力、從業(yè)資格和資質(zhì)等方面的原始記錄，也是咨詢設(shè)計企業(yè)進行招投標(biāo)、人員備案等經(jīng)營生產(chǎn)活動頻繁利用的文件，因此，人員證書往往被咨詢設(shè)計企業(yè)視為人員證書檔案保存在檔案部門進行集中統(tǒng)一管理和利用。當(dāng)前，人員證書檔案因其在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的重要性，已成為咨詢設(shè)計企業(yè)檔案資源的重要構(gòu)成部分和無形資產(chǎn)，也逐漸成為咨詢設(shè)計企業(yè)開展市場競爭的重要手段。

1 人員證書檔案管理系統(tǒng)設(shè)計的必要性

1.1 企業(yè)信息化發(fā)展的客觀要求。當(dāng)前，咨詢設(shè)計企業(yè)的信息化建設(shè)得到快速推進，“線上辦事”已成為該類企業(yè)日常工作開展的新常態(tài)，傳統(tǒng)的人員證書檔案手工管理不僅效率低，且很難融入整個企業(yè)的信息化建設(shè)，不加以改變很可能成為企業(yè)發(fā)展的阻礙之一。

1.2傳統(tǒng)管理方式和模式存在諸多弊端。（1）從申請角度而言，目前很多企業(yè)都在各地設(shè)立子公司和分部，而人員證書檔案一般集中統(tǒng)一保存在總部的檔案部門，相關(guān)人員如需借用，則要到檔案部門實地查詢和辦理借用手續(xù)，借用人員的時間和精力消耗較大，易影響正常生產(chǎn)經(jīng)營工作。

（2）從審批角度而言，因人員證書檔案借用申請需相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批，線下申請需借用人員當(dāng)面找領(lǐng)導(dǎo)進行審批簽字，而一旦領(lǐng)導(dǎo)出差在外，將無法完成審批簽字。

（3）從管理角度而言，對于大中型咨詢設(shè)計企業(yè)而言，檔案部門需管理的人員證書檔案數(shù)量多，工作量大，而手工管理在編目、檢索、查詢等方面的效率低，且容易出錯，給相關(guān)工作帶來較大影響。此外，人員證書檔案手工管理不利于利用數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析，檔案部門難以掌握利用的特點和規(guī)律，對企業(yè)工作的支撐力度有限。

隨著咨詢設(shè)計企業(yè)信息化建設(shè)的不斷推進和企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)環(huán)境的變化，傳統(tǒng)的人員證書檔案手工管理方式和線下借用模式已難以滿足企業(yè)的需求，其各種弊端開始顯現(xiàn)?；诖?，在當(dāng)前信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，某咨詢設(shè)計企業(yè)檔案部門為了更好服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動，已開始探索利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建人員證書檔案管理系統(tǒng)，以促進人員證書檔案的管理效率和服務(wù)水平的提升。

2 用戶需求調(diào)研分析

人員證書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計需建立在對用戶需求調(diào)研分析的基礎(chǔ)上，因此，某咨詢設(shè)計企業(yè)對用戶進行了調(diào)研和分析，并從三個維度來分析總結(jié)了用戶需求及其特點。

2.1 證書借用申請角度——企業(yè)經(jīng)營、人力資源管理等部門人員。（1）可在系統(tǒng)中簡單快速地檢索到所需人員證書檔案的信息：證書檔案的狀態(tài)（是否在庫）、名稱、類型、所屬人、有效期等。

（2）可瀏覽、下載所需人員證書檔案的電子掃描件。

（3）可在線申請借用人員證書檔案的原件，并可以跟蹤申請流程和辦理情況。

（4）在分部的借用申請人員，無需奔赴總部的檔案部門去取證書檔案的原件，希望檔案部門能以最快的速度送達所需證書檔案。

2.2 證書借用審批角度——相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)人員。（1）出差在外也可以通過網(wǎng)絡(luò)和移動端進行在線審批。

（2）查閱審批記錄，掌握相關(guān)的經(jīng)營生產(chǎn)動態(tài)。

2.3 證書管理角度——檔案管理人員。（1）可在線管理人員證書檔案：將歸檔接收的人員證書檔案的相關(guān)信息錄入到系統(tǒng)中，并可以進行“添加”“刪除”“修改”“審批”等操作，對系統(tǒng)中的信息進行動態(tài)管理。

（2）在線辦理借還。

（3）在線查詢以往的借用記錄信息，并可對記錄信息進行統(tǒng)計分析，為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支撐。

3 人員資質(zhì)證書檔案管理系統(tǒng)設(shè)計——以某咨詢設(shè)計企業(yè)為例

3.1 系統(tǒng)設(shè)計的原則。（1）全程在線：將人員證書檔案的申請、審核審批和借用管理等全部流程進行線上辦理，是人員證書檔案系統(tǒng)設(shè)計的初衷，也是人員證書檔案管理未來的發(fā)展趨勢。

（2）簡單易用：由于人員證書檔案的借用需求具有緊迫性和時效性，而經(jīng)營等部門的借用人員又沒有過多時間和精力去學(xué)習(xí)掌握較為復(fù)雜的系統(tǒng)及流程，因此，系統(tǒng)的設(shè)計在操作方面要簡單易用，盡可能節(jié)約學(xué)習(xí)的時間。

（3）響應(yīng)快速：如上所述，人員證書檔案的借用需求具有急迫性和時效性，因此系統(tǒng)響應(yīng)要盡可能及時，避免因系統(tǒng)響應(yīng)過慢而影響借用工作，進而對咨詢設(shè)計企業(yè)的經(jīng)營等工作產(chǎn)生不良影響。

（4）安全性：人員證書檔案對企業(yè)和證書所有人來說至關(guān)重要，它不僅體現(xiàn)了企業(yè)和證書所有人的專業(yè)水準(zhǔn)，還包含了企業(yè)的商業(yè)機密，因此，該系統(tǒng)的設(shè)計要在安全上有所保障，避免人員證書檔案信息被非法攻擊和泄露。

3.2系統(tǒng)設(shè)計的模型和操作流程

3.2.1 系統(tǒng)模塊及功能。某咨詢設(shè)計企業(yè)檔案部門根據(jù)用戶需求調(diào)研和分析的結(jié)果，并依據(jù)系統(tǒng)設(shè)計的原則，設(shè)計了涵蓋申請、審批和管理等功能模塊的咨詢設(shè)計企業(yè)人員證書檔案管理系統(tǒng)。

（1）申請模塊。申請模塊是指可供相關(guān)人員根據(jù)工作需求在系統(tǒng)中填寫所借用申請的功能模塊。一般由相關(guān)人員根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)，借用所要參與項目咨詢設(shè)計人員的相關(guān)證書檔案。申請模塊作為該系統(tǒng)的第一個模塊，是審批模塊和管理模塊的前提和基礎(chǔ)。該模塊主要包含申請人及申請借用信息的填寫功能、選擇所需人員證書檔案添加到借用申請單的功能、將申請單發(fā)送至相關(guān)部門進行審批的功能。此外，申請人員在填寫申請的時候，還應(yīng)選借用類型是“原件”還是“電子掃描件”。

（2）審批模塊。審批模塊能夠滿足相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)對人員證書檔案借用申請信息進行審核審批的需求，主要是一種對申請信息進行審批的功能，審批意見主要包括同意借用（點擊“執(zhí)行下一步”，流轉(zhuǎn)到檔案部門辦理）和不同意借用（將申請連同意見一起返回給申請人員）兩種。

（3）管理模塊。管理模塊主要有以下功能：

一是人員證書檔案管理的功能。檔案部門能夠?qū)θ藛T證書檔案系統(tǒng)的相關(guān)信息進行添加、上傳、修改、刪除等管理操作。一般而言，企業(yè)人力資源部每年會將相關(guān)人員證書歸檔到檔案部門，由檔案部門集中統(tǒng)一管理和提供利用。檔案部門接收到人員證書檔案后，會將證書信息（證書名稱、類別、歸檔時間、所屬人等）錄入到系統(tǒng)中，同時對證書檔案原件進行高清掃描，將電子掃描件上傳至系統(tǒng)，可供企業(yè)相關(guān)人員瀏覽和下載。

二是人員證書檔案借用申請辦理功能。檔案人員還可以對人員證書檔案的借用申請進行借還辦理。檔案部門在線接收借用申請任務(wù)，并根據(jù)相關(guān)申請調(diào)出原件或下載電子掃描件，送至申請人員處。人員證書檔案歸還后，消除記錄登記，將人員證書檔案歸還入庫。

三是查詢統(tǒng)計的功能。檔案人員通過系統(tǒng)的檢索功能，隨時查詢系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，并可對以往借用申請記錄和利用情況進行統(tǒng)計。

3.2.2系統(tǒng)操作流程。圖1是某咨詢設(shè)計企業(yè)人員證書檔案管理系統(tǒng)的操作流程，具體步驟如下：

（1）人員證書檔案借用申請。申請人員進入申請模塊后，系統(tǒng)會自動顯示申請人的基本信息（如姓名、所在部門、借用日期等）。申請人只需填寫“預(yù)計歸還日期”“審批部門”“用途”等申請。申請信息填寫完整后，申請人點擊“添加”按鈕，可從系統(tǒng)中的人員證書檔案庫中依次檢索和調(diào)取所需人員的證書信息，并可進行多次添加，如果操作錯誤，可以隨時點擊“移除”按鈕，將選擇的人員證書檔案從申請單中移除。添加完畢后，申請人可點擊“送審批部門”，此時，電子申請單便流轉(zhuǎn)到相關(guān)審批部門，由部門領(lǐng)導(dǎo)進行審批。

（2）人員證書檔案借用審批。在審批模塊中，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)θ藛T證書檔案借用申請信息進行審核審批。相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)接到申請后，判斷申請是否符合相關(guān)要求和工作任務(wù)需求，從而做出“同意”或“不同意”的批示和操作。相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)如果認為申請信息有問題，則會填寫審批意見，返回給申請人，由申請人重新申請。如果同意申請，則會點擊“執(zhí)行下一步”，該申請信息則會流轉(zhuǎn)到檔案部門，由檔案部門進行借用辦理。

（3）人員證書檔案借用辦理。檔案部門接收到經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批的借用申請后，會對相關(guān)信息進行核對，經(jīng)核對無誤后，則會點擊“接受申請”。如果申請人借用的是電子掃描件，則由檔案人員下載后發(fā)送給申請人；如果申請人借用的是原件，檔案人員將會按照申請單從庫中調(diào)出原件，送至申請人處，若是子公司或分部工作人員借用的，檔案部門則會安排公司班車送達。人員證書檔案借出后，檔案人員會將庫中的人員證書檔案的狀態(tài)由“在庫”改為“不在庫”，同時登記借用申請人、借用時間、審批部門（人員）等信息。最后，當(dāng)申請人將證書原件歸還至檔案部門，檔案人員會隨之將相關(guān)人員證書檔案的信息進行登記修改，并將原件按照固定順序放回庫中。至此，整個借用流程完全閉合。

4 系統(tǒng)設(shè)計的優(yōu)點、應(yīng)用效果和不足

4.1 系統(tǒng)設(shè)計的優(yōu)點和應(yīng)用效果。該系統(tǒng)一期項目自2016年2月開始籌建，于2017年2月基本建設(shè)完成，已在全企業(yè)范圍內(nèi)運行將近一年的時間。在系統(tǒng)運行和應(yīng)用中，該系統(tǒng)體現(xiàn)了以下設(shè)計優(yōu)點和效果。

（1）全流程在線辦理，打破時空限制，提高服務(wù)效率。從系統(tǒng)設(shè)計和操作流程可以看出，該系統(tǒng)可滿足人員證書檔案的在線借閱、在線審批和在線借用處理等，可謂是全程在線辦理。與傳統(tǒng)的人員證書檔案借用辦理模式相比，打破了時間和空間上的限制，避免了異地借用、審批等帶來的不便，不僅降低了借用人員、審批部門領(lǐng)導(dǎo)的時間和精力成本，還大大提高了辦事效率，最大限度地保障了企業(yè)經(jīng)營等業(yè)務(wù)的順利完成。例如，按照傳統(tǒng)的方式，從相關(guān)人員申請借用到最終獲取證書，一般需要幾個小時甚至幾天的時間，而通過該系統(tǒng)辦理，總部人員完成整個流程一般只需十幾分鐘，子公司和分部也只需1-3個小時。

（2）實現(xiàn)了數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理，提高了人員證書檔案的管理水平。人員證書檔案具有數(shù)量大、種類多和利用頻繁等特點，傳統(tǒng)手工管理方式和線下管理模式，不僅管理效率低，且容易出錯。該系統(tǒng)的設(shè)計和運用，實現(xiàn)了人員證書檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理，不僅降低了管理的復(fù)雜性，而且給人員證書檔案的歸檔、編目、檢索和統(tǒng)計等工作帶來了極大的便利，提升了人員證書檔案的管理水平。

（3）便于檔案部門掌握人員證書檔案的利用規(guī)律，助力企業(yè)市場競爭力的提升。該系統(tǒng)具有查詢和統(tǒng)計借用記錄的功能，可供檔案部門查詢和統(tǒng)計以往的借用記錄，包括借用的人員、部門、證書、證書類型和借用的用途。通過對這些數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，檔案部門可以掌握哪些部門和人員經(jīng)常借用人員證書檔案，哪些人員證書檔案以及哪些類型的人員證書檔案會被經(jīng)常借用，借用的人員證書檔案經(jīng)常用于什么事項。通過對這些數(shù)據(jù)的查詢和統(tǒng)計，可以幫助檔案部門了解和掌握人員證書檔案的利用特點和規(guī)律，從而為企業(yè)的經(jīng)營和生產(chǎn)提供決策支撐，最終有助于提升檔案部門的影響力和咨詢設(shè)計企業(yè)的市場競爭力。2018年3月份，該企業(yè)檔案部門利用該系統(tǒng)的查詢統(tǒng)計功能，快速調(diào)取了2017年的借用記錄和數(shù)據(jù)，形成了《某咨詢設(shè)計企業(yè)2017年人員證書檔案利用統(tǒng)計報告》，并上報至企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營領(lǐng)導(dǎo)班子，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供檔案服務(wù)。

（4）在一定程度上保障了人員證書檔案原件的安全。人員證書檔案具有唯一性，一旦丟失和損壞，難以補辦。人員證書檔案企業(yè)經(jīng)營的基礎(chǔ)資源，經(jīng)營人員外出投標(biāo)要經(jīng)常借用，借用頻率高，原件一旦保護不善，容易丟失和損壞。而人員證書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計，可以滿足電子掃描件的上傳，在招標(biāo)單位不要求原件的前提下，借用人員可申請借用電子掃描件，既方便攜帶和展示，又較大程度上保護了原件的安全。據(jù)統(tǒng)計，2017年某咨詢設(shè)計企業(yè)的人員證書檔案原件被借用了311人次總計756件，較2016年下降了約38%，而人員證書檔案電子掃描件被下載借用了107人次總計322件，而2016年未提供電子掃描件的借用服務(wù)。原件借用頻率的降低和電子掃描件借用的激增，確保了人員證書檔案原件的安全。

4.2 系統(tǒng)設(shè)計存在的不足和改進。由于該系統(tǒng)尚處于初步運行階段，人員證書檔案尚未全部錄入到系統(tǒng)中，所以系統(tǒng)的人員證書檔案信息還不夠全面。目前，為了滿足企業(yè)對人員證書檔案的需求，該咨詢設(shè)計企業(yè)的檔案部門正抓緊時間進行錄入，相信在不久的將來即可確保人員證書檔案信息的完整齊全。

此外，隨著當(dāng)前手機移動媒體的快速發(fā)展，該咨詢設(shè)計企業(yè)相關(guān)人員提出了利用手機客戶端實現(xiàn)人員證書檔案的在線申請、審批和辦理等需求。稍顯遺憾的是，由于條件的限制，目前該系統(tǒng)還只能在PC客戶端運行。不過，當(dāng)前該咨詢設(shè)計企業(yè)已著手系統(tǒng)的二期建設(shè)，重點開發(fā)手機移動客戶端，滿足手機在線辦理的需求。一旦實現(xiàn)該項功能，無論是借用申請人員、審批領(lǐng)導(dǎo)，還是檔案人員，都可隨時隨地在手機移動客戶端開展相關(guān)工作，工作效率也將得到進一步提升。

（作者單位：鄭州市水利建筑勘測設(shè)計院 來稿日期：2018-06-01）