淺論房地產(chǎn)檔案管理

彭峻宇

【摘 要】房地產(chǎn)檔案能夠反映一定時期的建筑水平，同時又是進(jìn)行房屋交易、處理房地產(chǎn)糾紛、城市拆遷規(guī)劃、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)權(quán)屬登記等的重要依據(jù)。因此，研究房地產(chǎn)檔案管理方法，具有至關(guān)重要的意義。

【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)檔案管理；特點(diǎn)；方法

【Abstract】The real estate archives can reflect the construction level of a certain period of time. At the same time， it is an important basis for housing transactions， handling real estate disputes， urban demolition planning， real estate ownership registration， and so on. Therefore， it is of vital importance to study real estate file management methods.

【Key words】Real estate records management；Characteristics；Methods

近年來隨著房地產(chǎn)市場的逐步拓展，房地產(chǎn)檔案的數(shù)量也日漸增多。房地產(chǎn)檔案能夠反映一定時期的建筑水平，同時又是進(jìn)行房屋交易、處理房地產(chǎn)糾紛、城市拆遷規(guī)劃、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)權(quán)屬登記等的重要依據(jù)。因此，研究房地產(chǎn)檔案管理方法，具有至關(guān)重要的意義。

1. 房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)

1.1 房地產(chǎn)檔案信息的復(fù)雜性特征。

（1）房地產(chǎn)檔案信息是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理活動中形成的權(quán)證、契約、文件、照片、圖紙、表冊等不同形式和不同載體的歷史記錄以及經(jīng)過再加工后形成的信息產(chǎn)品。房地產(chǎn)信息匯集過程中，設(shè)計的房地產(chǎn)平面圖測繪、房地產(chǎn)面積測量、土地界限的認(rèn)定等均需要規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、技術(shù)性的專業(yè)要求。

（2）在建立好房地產(chǎn)檔案之后，部分檔案屬性也在不斷變更，如房地產(chǎn)的買賣、繼承、贈與、交換等權(quán)屬變更，同時房屋的擴(kuò)建、翻改、拆遷等也在不斷變化，有很強(qiáng)的動態(tài)性特點(diǎn)。房地產(chǎn)檔案隨著產(chǎn)權(quán)人的變更而變化，因此需要及時補(bǔ)充和更新材料，以確保房地產(chǎn)檔案的可靠性與真實(shí)性。

（3）房地產(chǎn)檔案信息的可靠性與真實(shí)性能夠?yàn)楫a(chǎn)權(quán)審核和調(diào)處糾紛提供明確參考與有力保障。房地產(chǎn)管理部門按照一定的操作要求代表政府行使職能。各程序之間能夠相互制約、相互監(jiān)督，從而使房地產(chǎn)檔案信息具有真實(shí)性與法律性。

（4）另外房地產(chǎn)作為固定資產(chǎn)，無論在單位集體還是在個人財產(chǎn)構(gòu)成中，都占有重要的財產(chǎn)比例，因此房地產(chǎn)檔案的存儲質(zhì)量將直接決定產(chǎn)權(quán)人房地產(chǎn)檔案的價值和其佐證作用。

1.2 房地產(chǎn)檔案的多角度服務(wù)特征。

隨著房地產(chǎn)二、三級市場的逐次放開，房地產(chǎn)的交易也逐步活躍起來。只有通過對房地產(chǎn)權(quán)屬檔案進(jìn)行查證，才能確保各交易行為的合法有效性。一方面能夠有效為法院解決房地產(chǎn)糾紛服務(wù)。隨著房地產(chǎn)事業(yè)的發(fā)展，各種房地產(chǎn)糾紛案（事）件也呈逐步上升的趨勢。在房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理過程中形成的權(quán)屬檔案能夠有效的保護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益；另一方面作為一種永久性的重要信息資源，當(dāng)?shù)禺a(chǎn)檔案不僅可以為國家各種住宅建設(shè)宏觀決策提供重要的信息數(shù)據(jù)，同時還可以較為全面的反映出各種權(quán)屬房產(chǎn)的結(jié)構(gòu)、戶數(shù)、面積等，能夠有效的將各類數(shù)據(jù)提供給建設(shè)部門。

1.3 房地產(chǎn)檔案價值的漸進(jìn)性特征。

（1）初始文獻(xiàn)信息的開發(fā)能夠通過收集整理房地產(chǎn)檔案原件、復(fù)印件形成匯編結(jié)果。通過對初始信息的歸納梳理，有利于房地產(chǎn)檔案管理部門的閱覽、證明等，使龐雜的信息數(shù)據(jù)更為有序集中。

（2）在初始文獻(xiàn)信息的基礎(chǔ)上，對房地產(chǎn)檔案原件需再次進(jìn)行整理。經(jīng)整理后的信息檔案能夠提供房地產(chǎn)檔案信息線索，以供查閱房地產(chǎn)檔案信息的來源。經(jīng)過梳理后的檔案信息，脈絡(luò)更為清晰、查找更為便捷、統(tǒng)計更有效率，可以在較短的時間內(nèi)對較大信息量的房地產(chǎn)檔案信息有大概的了解。

（3）在以上信息梳理的基礎(chǔ)上，可以經(jīng)過歸納總結(jié)和分析研究，概括形成更為濃縮的房地產(chǎn)檔案信息。高度概括的房地產(chǎn)檔案信息不僅具有更強(qiáng)的指導(dǎo)意義，也因其提供的動態(tài)性、預(yù)測性、評述性內(nèi)容而具有更高的參考價值。

2. 房地產(chǎn)檔案管理的方法

近年來，隨著房地產(chǎn)檔案數(shù)量的增長和房地產(chǎn)檔案使用率的不斷增加，房地產(chǎn)檔案管理的重要作用逐步凸顯，如何加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理成為亟待解決的問題。

2.1 提升從業(yè)人員與相關(guān)人員對房地產(chǎn)檔案管理的重視度。

房地產(chǎn)檔案管理科學(xué)與否直接影響房地產(chǎn)市場的管理秩序和發(fā)展進(jìn)程。加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理，能夠充分依托房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的原始依據(jù)，合法證明權(quán)利人與房屋土地的權(quán)力關(guān)系，為實(shí)施產(chǎn)權(quán)管理和產(chǎn)權(quán)保障提供可靠的法律依據(jù)。因此，為維護(hù)房地產(chǎn)權(quán)力人的合法權(quán)益，各級政府和相關(guān)部門從業(yè)人員需對房地產(chǎn)管理工作高度重視，并爭取在財力、人力、物力上給予充分的支持。

2.2 以制度為準(zhǔn)繩規(guī)范房地產(chǎn)檔案管理。

嚴(yán)格的管理制度，是規(guī)范當(dāng)?shù)禺a(chǎn)檔案管理行為的有效方法。按照房地產(chǎn)檔案管理的工作要求，需要建立于完善立卷歸檔制度、檔案借閱制度、檔案保管制度、檔案統(tǒng)計、鑒定、銷毀制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制度、檔案信息化管理制度等，以此規(guī)范房地產(chǎn)檔案管理的方法和程序。

2.3 夯實(shí)房地產(chǎn)檔案管理的基礎(chǔ)工作。

依據(jù)《檔案法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》、《城市房地產(chǎn)管理法》等相關(guān)規(guī)定，做好房地產(chǎn)檔案初始信息收集、多次信息梳理、系統(tǒng)分類歸檔等工作；同時按照收集、整理、歸檔的工作流程，收集整理、歸檔調(diào)檔等腰嚴(yán)格檢查、認(rèn)真校對，對原有房地產(chǎn)檔案信息進(jìn)行徹底清查，以保證初始、基礎(chǔ)信息的連續(xù)有效性；依據(jù)房地產(chǎn)管理分類的相關(guān)規(guī)定，制作統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，建立統(tǒng)一分類、編碼目錄，使檔案編號和登記冊、簿、卡等保持一致。注意檔案排放的有序性，以便于查閱、管理和使用；做好基礎(chǔ)檔案的審核工作，保證房地產(chǎn)檔案的真實(shí)性，對各個環(huán)節(jié)的檔案認(rèn)真校對，并與原始憑證進(jìn)行核對。

2.4 充實(shí)人才隊伍加快房地產(chǎn)檔案的信息化管理。

房地產(chǎn)檔案管理工作需要專門的從業(yè)人員，需要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)同時，也精通計算機(jī)方面的專業(yè)知識。因此需要加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理人員的技能培養(yǎng)，充實(shí)現(xiàn)代化檔案管理的專業(yè)知識，使房地產(chǎn)檔案管理人員能夠全面系統(tǒng)的掌握檔案管理專業(yè)知識，能夠更好的收集檔案、管理檔案和開發(fā)利用檔案資源。同時要加強(qiáng)從業(yè)人員應(yīng)用計算機(jī)工作的業(yè)務(wù)能力與水平，以人才為基礎(chǔ)加快建立現(xiàn)代化的檔案管理信息處理系統(tǒng)，從而使房地產(chǎn)檔案的價值得到進(jìn)一步提升。

2.5 建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)暢通檔案管理渠道。

依據(jù)《檔案法》集中統(tǒng)一管理原則，房地產(chǎn)檔案管理可施行三級管理制度，采取集中分級管理相結(jié)合的辦法，建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌、組織、管理、協(xié)調(diào)；同時應(yīng)有分管檔案工作的負(fù)責(zé)人，并有負(fù)責(zé)檔案管理工作的專職從業(yè)人員，負(fù)責(zé)檔案具體的收集、整理、編目、立卷、移交等工作。最后應(yīng)建立綜合檔案管理室，作為專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、移交和檔案的利用，將檔案管理工作與全面整體管理工作結(jié)合起來，提高房地產(chǎn)檔案的利用率和利用價值。

3. 結(jié)語

在社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制格局下，各地城鎮(zhèn)住房制度改革逐步推進(jìn)，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)已經(jīng)呈現(xiàn)多元化的格局。隨著房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)交易的不斷增多，產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移的日益頻繁，房地產(chǎn)檔案的重要性也被越來越多的重視。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，尤其是住房制度改革的深化進(jìn)行和房地產(chǎn)交易市場的活躍，房地產(chǎn)檔案利用次數(shù)、頻度逐步增加，利用需求不斷增長，從而對房地產(chǎn)檔案管理提出了更高的要求。積極思考房地產(chǎn)檔案管理的方法，如何能充分的發(fā)揮房地產(chǎn)檔案的作用，以便于更好的為房地產(chǎn)管理事業(yè)服務(wù)，是需要更多業(yè)內(nèi)人士不斷思考、積極探索的重要問題。

[文章編號]1619-2737（2018）04-08-715