房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)中的問題與對(duì)策研究

梁景強(qiáng)

【摘 要】本文根據(jù)作者的工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合房產(chǎn)檔案信息化管理特點(diǎn)與重要性，就針對(duì)房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)中的幾個(gè)問題提出幾點(diǎn)建議，僅供同行參考。

【關(guān)鍵詞】房產(chǎn)檔案；信息化；管理；系統(tǒng)

【Abstract】Based on the author's work experience and combining with the characteristics and importance of real estate archives information management， this article proposes several suggestions for the construction of real estate archives informatization.

【Key words】Real Estate Archives；Informatization；Management；Systems

1. 引言

（1）以前，我們一直使用傳統(tǒng)的人工方式來管理文件檔案，管理水平停留在紙質(zhì)介質(zhì)的基礎(chǔ)上，這種傳統(tǒng)的方式存在效率低下和查找時(shí)間長、共享信息差、差錯(cuò)率明顯比較高和對(duì)庫房要求很大等缺陷。傳統(tǒng)手工處理方式已經(jīng)過時(shí)，不能適應(yīng)新時(shí)代的房產(chǎn)檔案管理方式發(fā)展的需要。

（2）隨著信息技術(shù)的發(fā)展及應(yīng)用，以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的信息管理必然要取代傳統(tǒng)手工方式。信息化管理房產(chǎn)檔案已成為一種趨勢(shì)，同時(shí)也是提高房產(chǎn)檔案管理利用效率重要途徑之一。房產(chǎn)檔案信息化管理是現(xiàn)代檔案管理的必然趨勢(shì)，它不僅是權(quán)屬登記、房地產(chǎn)糾紛仲裁、房產(chǎn)交易、史跡考證、解決房產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)。對(duì)于管理者和決策者來說，城市房地產(chǎn)管理發(fā)展也是至關(guān)重要的。

2. 房產(chǎn)檔案管理信息化的重要性

房產(chǎn)管理部門一般都保存了近代和現(xiàn)今的房產(chǎn)檔案資料，并擔(dān)負(fù)著收集、管理與提供房產(chǎn)信息的責(zé)任。長期以來，它為政府、為人民提供了準(zhǔn)確而可靠的基礎(chǔ)資料。從業(yè)務(wù)上看，房產(chǎn)檔案信息管理具有量大、復(fù)雜、更新快、用途廣的特點(diǎn)；而傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理方法全部是依靠手工收集、整理加工，周期長、消耗大，紙質(zhì)存儲(chǔ)，占據(jù)空間大，易磨損、檢索費(fèi)力費(fèi)時(shí)，無法進(jìn)行深層次的日日臻完善，更無法滿足信息共享，已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。通過網(wǎng)絡(luò)為支撐的計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以極大地促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理模式的重大改變，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的現(xiàn)代化，提高檔案的管理水平和利用質(zhì)量，更好地為為房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。在我國全面建設(shè)小康社會(huì)的戰(zhàn)略中，為城市建設(shè)和房產(chǎn)檔案管理信息化帶來了機(jī)遇，同時(shí)，房地產(chǎn)交易的逐漸火爆，使查閱房產(chǎn)檔案的需求也逐步的增多。就以某市房屋產(chǎn)權(quán)交易管理中心檔案館數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)為例，近幾年，僅因房產(chǎn)權(quán)屬登記的檔案調(diào)閱量就平均每年近10萬條，這還不包括抵押登記、法律糾紛和房屋拆遷等其它原因的調(diào)閱。房產(chǎn)檔案最根本的作用就在于為物權(quán)確認(rèn)提供依據(jù)，房地產(chǎn)登記的基礎(chǔ)來源于完整準(zhǔn)確的房產(chǎn)登記檔案，每一宗交易行為的確認(rèn)都離不開房產(chǎn)檔案的利用和管理，房產(chǎn)檔案有效地維護(hù)著房地產(chǎn)市場(chǎng)的健康發(fā)展。提升管理水平、提高工作質(zhì)量和效率，是房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的一個(gè)極其重要的環(huán)節(jié)。

3. 房產(chǎn)檔案信息化管理特點(diǎn)

隨著房產(chǎn)檔案信息化管理和現(xiàn)代化建設(shè)的深入，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在房產(chǎn)檔案管理領(lǐng)域的普遍使用，大大提高了檔案管理的工作效率.也使房產(chǎn)檔案信息化管理明顯優(yōu)越于其他的檔案管理，具有自己的特色。

3.1 檔案資料數(shù)字化和專業(yè)性。

房產(chǎn)檔案信息化的基礎(chǔ)管理就是將檔案實(shí)體與日常服務(wù)分離，檔案實(shí)體被作為原始的憑證入庫保存，以一次房產(chǎn)登記為宗，建立房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫，并與各種載體的檔案資料轉(zhuǎn)化為電子數(shù)字化形成的相應(yīng)圖像進(jìn)行無縫掛接。大量的信息被計(jì)算機(jī)處理和程序識(shí)別，用這些信息構(gòu)成相關(guān)的信息化管理數(shù)據(jù)庫，建立房產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)對(duì)信息轉(zhuǎn)變?yōu)槿粘７?wù)，主要利用存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中的集圖、文、像于一體的多媒體信息。其專業(yè)性為房產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)房產(chǎn)登記工作，房產(chǎn)檔案是房產(chǎn)登記活動(dòng)中形成的真實(shí)記錄，其房產(chǎn)權(quán)屬登記和交易管理工作是依照一定法規(guī)進(jìn)行的，是其它任何部門都不能代替的，房產(chǎn)登記部門是產(chǎn)生房產(chǎn)檔案的專業(yè)部門。房產(chǎn)管理工作，面廣量大，政策性強(qiáng)，形成的檔案材料專業(yè)性強(qiáng)，在內(nèi)容和形式上與一般公文有明顯的區(qū)別，以簿、圖、檔為主要內(nèi)容的房產(chǎn)檔案在管理上也有自己專業(yè)的管理方法。

3.2 信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化和動(dòng)態(tài)性。

房產(chǎn)檔案信息化的核心是利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息交流傳遞，達(dá)到實(shí)現(xiàn)信息資源共享。借助計(jì)算機(jī)技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，可以使檔案一經(jīng)產(chǎn)生就能馬上在網(wǎng)上綜合利用，省卻了傳統(tǒng)意義上那種收集、整理、移交、歸檔中不必要的時(shí)間浪費(fèi)，確保信息價(jià)值最充分的利用。通過網(wǎng)絡(luò)將圖形庫管理、產(chǎn)權(quán)管理、檔案管理有機(jī)結(jié)合起來，所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)里完成，有利于快捷方便地完成產(chǎn)籍登記、修改、統(tǒng)計(jì)、編目、查詢、打印等程序，顯著提高檔案管理工作的效率。房產(chǎn)檔案形成后，房產(chǎn)權(quán)屬情況并不是一成不變的，隨著房產(chǎn)的買賣、交換、贈(zèng)與繼承、分割上、裁決等交易行為使房屋產(chǎn)權(quán)不斷發(fā)生變化和房屋的新建、翻建、改建、擴(kuò)建等房產(chǎn)變更。因而，房地產(chǎn)檔案處于不斷變更和轉(zhuǎn)移之中，具有很強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性。只有全面真實(shí)地反映房屋變化，才具有其利用價(jià)值。

3.3 查詢應(yīng)用智能化和圖檔結(jié)合。

充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代化設(shè)備，使房產(chǎn)檔案信息存儲(chǔ)都實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，這樣可以使檔案信息網(wǎng)上智能化檢索，瀏覽快捷方便，效率高，節(jié)省了很多人力物力，可以隨時(shí)查閱所需要的房產(chǎn)信息，并可在必要時(shí)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)傳輸，為物權(quán)確認(rèn)提供重要依據(jù)，是房地產(chǎn)登記的全程工具。有效維護(hù)房地產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益，促進(jìn)房地產(chǎn)市場(chǎng)健康發(fā)展，為加快城市建設(shè)提供信息服務(wù)。在房產(chǎn)檔案管理中形成了以簿、圖、檔為主要內(nèi)容的產(chǎn)籍，房屋權(quán)屬情況并不是一成不變的，登記簿是房屋權(quán)利歸屬和內(nèi)容的根據(jù)；圖包括分層分戶圖平面圖、分丘圖平面圖等反映權(quán)利狀態(tài)范圍，形象直觀；檔指狹義的房產(chǎn)登記文字材料，彌補(bǔ)了圖的不足，反映產(chǎn)權(quán)的來龍去脈，詳盡細(xì)致，真實(shí)可靠。如果圖離開檔案，就失去了它的權(quán)利歸屬含義；反之，檔離開圖，權(quán)利范圍則不明。只有圖檔結(jié)合，才能真正把權(quán)利反映清楚。

4. 房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)中注意問題

4.1 房產(chǎn)檔案信息一定要遵循真實(shí)完整的原則。

管理檔案者可以通過掃描儀導(dǎo)入房產(chǎn)登記資料等圖形文件和對(duì)不同格式的數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯處理，通過專網(wǎng)提供檔案利用服務(wù)，并與房屋登記、市場(chǎng)管理、測(cè)繪等相關(guān)部門的信息系統(tǒng)實(shí)行聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)行數(shù)據(jù)交換或共享。房產(chǎn)檔案是整個(gè)房產(chǎn)物權(quán)管理過程的完整歷史記錄，記錄必須與實(shí)際相符，記載的權(quán)利人、權(quán)利范圍必須清楚。真實(shí)完整性是房產(chǎn)檔案的生命，也是發(fā)揮檔案現(xiàn)實(shí)效用的基礎(chǔ)和前提，每類原始登記材料產(chǎn)生都有一定的規(guī)律，按照一定順序排列，形成系列化，具有成套性。把工作中直接形成的文字材料、圖、表及各種帳、冊(cè)和原始憑證收集齊全，整理到位，使檔案信息的內(nèi)容豐富、翔實(shí)、完整，使之在經(jīng)過建立、利用后仍保持與原始狀態(tài)一樣，全面整體、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反應(yīng)房產(chǎn)自然狀況和權(quán)利狀態(tài)。

4.2 檔案信息系統(tǒng)需設(shè)置房產(chǎn)檔案變更、修改模塊。

房產(chǎn)權(quán)利和房地情況并不是固定不變的，具有極強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，所以房產(chǎn)檔案也是就成了“活”檔案。物權(quán)管理要求簿、檔、圖與房產(chǎn)現(xiàn)狀始終保持一致，房產(chǎn)檔案必須作相應(yīng)更改，檔案目錄隨檔案材料作動(dòng)態(tài)注記。房屋產(chǎn)權(quán)變更轉(zhuǎn)移、滅失的原產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)據(jù)可以利用汁算機(jī)進(jìn)行修改和調(diào)整，形成產(chǎn)權(quán)變更數(shù)據(jù)目錄，從根本上確保房屋產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)據(jù)庫的完整性和準(zhǔn)確性。

4.3 建立個(gè)人住房信息系統(tǒng)。

房產(chǎn)檔案信息作為一種重要的信息資源，是國家檔案信息資源的重要組成部分，加強(qiáng)開發(fā)利用，對(duì)于落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面發(fā)展，構(gòu)建和諧社會(huì)具有重要的意義。建立覆蓋各市、縣在內(nèi)的個(gè)人住房信息系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)省轄市一個(gè)獨(dú)立的信息系統(tǒng)平臺(tái)、一個(gè)數(shù)據(jù)庫運(yùn)行模式和全國范圍內(nèi)信息的互聯(lián)互通。政府和在關(guān)部門通過利用房產(chǎn)檔案，以房產(chǎn)檔案為憑據(jù)，可以解決很多在城市建設(shè)中出現(xiàn)的問題，對(duì)國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展和生產(chǎn)力發(fā)展發(fā)揮舉足輕重的作用。

5. 結(jié)語

房產(chǎn)檔案管理與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的有效結(jié)合，以提供有效的檔案信息服務(wù)為宗旨，與城鄉(xiāng)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)，與本市、縣（區(qū)）房屋登記與交易管理工作相協(xié)調(diào)，使社會(huì)各屆更好的利用房產(chǎn)檔案，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)搭建高效、安全的數(shù)字化和信息化平臺(tái)，這是房產(chǎn)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

[文章編號(hào)]1619-2737（2018）04-08-718