房產(chǎn)檔案管理工作的創(chuàng)新研究

黃文杰

【摘 要】培養(yǎng)房地產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)意識和找到檔案風(fēng)險(xiǎn)教育處理的方法，并能從國家層面來提高房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，才能抵御房地產(chǎn)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)評估是解決投資風(fēng)險(xiǎn)、突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)及人才風(fēng)險(xiǎn)等一系列問題的關(guān)鍵。采用創(chuàng)新的思維來解決房地產(chǎn)檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)，這是房地產(chǎn)檔案管理的重要工作。

【關(guān)鍵詞】動態(tài)管理；對策；檔案；管理

【Abstract】Cultivate risk awareness of real estate archives and find ways to handle archive risk education， and from the national level， it is possible to improve the anti-risk ability of real estate archives in order to withstand the risks of real estate archives management. The risk assessment of real estate archives is the key to solving a series of problems such as investment risk， sudden risk and talent risk. The use of innovative thinking to solve the risks of real estate records management is an important task in the management of real estate records.

【Key words】Dynamic Management；Countermeasures；Archives；Management

1. 一般資料

房地產(chǎn)管理是管理機(jī)構(gòu)的重要組成部分，其目的是運(yùn)用科學(xué)的管理方法按照國家政策使房產(chǎn)保持良好的狀態(tài)，再根據(jù)實(shí)際情況盡可能地改善住房居住條件。很多的房產(chǎn)管理工作仍在沿用單機(jī)信息式管理的模式，然而若想要跟上發(fā)展的步伐和變化不定的信息化社會，就必須盡快地建立與發(fā)展相適應(yīng)的更科學(xué)的管理體系。房產(chǎn)信息化管理就意味著借助網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)手段來提高房產(chǎn)管理服務(wù)水平和工作效率。

2. 加強(qiáng)動態(tài)管理

2.1 材料管理。

房屋的文件和各種材料的分類與保存就是房地產(chǎn)檔案，它是房地產(chǎn)管理部門行政管理和經(jīng)營管理都能夠搞好工作的一項(xiàng)重要依據(jù)，也是房地產(chǎn)進(jìn)行經(jīng)營管理活動所依據(jù)企事業(yè)單位的一項(xiàng)重要原始憑證。其內(nèi)容主要包括：（1）接管調(diào)查資料及房屋接管通知書；（2）房產(chǎn)建筑設(shè)備管理記錄新建樓房的竣工圖紙和有關(guān)技術(shù)資料；（3）房屋平面圖及附表（藍(lán)圖對照表）；（4）房屋租金計(jì)算表；（5）與單位議定使用的有關(guān)房屋的各種協(xié)議簽報(bào)批示、法院判決書、變化的證明文件、產(chǎn)權(quán)來源等；（6）撤管通知單；（7）租賃契約、裝修設(shè)備的保單；（8）房屋的歷史資料要事先估價(jià)存檔。

2.2 科學(xué)的管理和開發(fā)利用檔案的房產(chǎn)檔案編目。

房屋產(chǎn)權(quán)檔案編目的重點(diǎn)是它是否科學(xué)。在不斷減少或增加的同一地段的產(chǎn)權(quán)檔案的情況下，其變化后按順序排列，而檔案則始終是在同一地號內(nèi)可按照巷門或路、牌號或街道進(jìn)行檢索和登記以檢索目錄的形式。建設(shè)部明確指出 “檔案排列應(yīng)以房屋坐落的地方為序”，在適應(yīng)房地產(chǎn)檔案的動態(tài)管理中科學(xué)的解決房產(chǎn)檔案編目的問題是很重要的，且這也是有利于房地產(chǎn)檔案動態(tài)管理的科學(xué)方法。遇到產(chǎn)權(quán)變更的時(shí)候?qū)⒎饷嫔细臑樾庐a(chǎn)權(quán)人的姓名，原產(chǎn)權(quán)人的后面可把變更的產(chǎn)權(quán)人寫在備注欄中并與原始檔案存放在一起，同時(shí)使變更登記與原始登記合并在一起，各地也可根據(jù)實(shí)際情況科學(xué)的進(jìn)行編目。加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理需要建立一套健全的檔案資料和嚴(yán)密的檔案管理程序制度，以隨時(shí)更好的掌握經(jīng)營房產(chǎn)的類型和各項(xiàng)附屬設(shè)施的變化動態(tài)和使用數(shù)量等，避免國家財(cái)產(chǎn)遭受不應(yīng)有的損失。房地產(chǎn)檔案的管理必須用創(chuàng)新的思維研究房地產(chǎn)檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)和應(yīng)對這些風(fēng)險(xiǎn)的對策。

2.3 檔案管理。

對于房屋檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、保管、整理、提供利用和收集鑒定等是房產(chǎn)檔案管理的幾項(xiàng)重要工作，所以房地產(chǎn)檔案的工作管理內(nèi)容包括： （1） 房地產(chǎn)檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)資料若需變動和更改時(shí)資料員必須加蓋圖章，否則必須按照有關(guān)規(guī)定不得任意更改；（2）全棟房屋拆除和發(fā)還或移交時(shí)，將資料在檔案產(chǎn)權(quán)表上注明文號且在檔案封面和檔案袋上加蓋“注銷”圖章并另行存放，其檔案和檔案號不能用于以后接管的房地產(chǎn)；（3） 保證房產(chǎn)檔案的完整準(zhǔn)確須有專職資料員進(jìn)行管理。

3. 加強(qiáng)建設(shè)房地產(chǎn)

（1）房產(chǎn)檔案的原件是有著不可替代的作用的。它是房產(chǎn)身份的唯一合法證明即檔案數(shù)據(jù)的來源，所以要正確處理好檔案原件及檔案數(shù)據(jù)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理是加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、建立產(chǎn)權(quán)交易信息的管理系統(tǒng)。傳統(tǒng)的手工模式在其模塊徹底改變后的內(nèi)部局域網(wǎng)設(shè)有產(chǎn)權(quán)變更登記、初始登記、換證登記、交易管理和抵押登記等。

（2）在這個(gè)房產(chǎn)檔案信息化時(shí)代對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的存儲分析和運(yùn)算具有很大的意義，但是不能因?yàn)橛?jì)算機(jī)的普及就忽視對原始檔案的管理，所以計(jì)算機(jī)的應(yīng)用只是提供方便和快捷的一種手段而不能最終替代原始檔案的地位。但是比較通用的且能熟練掌握一個(gè)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)及管理的軟件平臺也是很重要的。通過登記、收件、歸檔、初審和復(fù)審等各個(gè)工作環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息資源得到共享，同時(shí)設(shè)立抵押庫和查封庫，有效地避免查封房地產(chǎn)的登記交易、抵押和重復(fù)抵押等違法行為的發(fā)生。

4. 房地產(chǎn)檔案的收集工作

（1）檔案齊全完整是最關(guān)鍵的，由于房地產(chǎn)檔案來源比較分散，所以要求房地產(chǎn)檔案管理部門要切實(shí)做好房產(chǎn)檔案材料的收集工作。當(dāng)前制定了房地產(chǎn)文件材料歸檔范圍、各類兼職、各類房產(chǎn)檔案歸檔制度、分類方案以及專職檔案員責(zé)任制的崗位目標(biāo)。

（2）要選能力強(qiáng)的工作人員幫助收集整理房地產(chǎn)資料、協(xié)商房地產(chǎn)檔案的移交問題，并深入到相關(guān)部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)以確保做好收集工作。房產(chǎn)地址不清和字跡不規(guī)范、材料不全等情況要重新整理以保證系統(tǒng)規(guī)范和材料完整。最后要嚴(yán)把質(zhì)量大關(guān)，認(rèn)真歸檔卷數(shù)及案卷質(zhì)量并檢查檔案移交目錄。

5. 樹立風(fēng)險(xiǎn)意識

（1）房地產(chǎn)檔案作為一種全新的管理方式--信息化管理正處在初步實(shí)踐的階段，存在的各種風(fēng)險(xiǎn)問題現(xiàn)在還沒有得到足夠的重視，所以我們既要積極教育又要有防范風(fēng)險(xiǎn)意識和采取有效措施進(jìn)行應(yīng)對的能力。當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)突發(fā)時(shí)，由于對風(fēng)險(xiǎn)管理措施的認(rèn)識不夠而帶來的損失將是無法挽回，后果可能是災(zāi)難性的。然而在領(lǐng)導(dǎo)對房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識不足的情況下，工作人員應(yīng)對房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理手段加以完善，也必須正確的樹立風(fēng)險(xiǎn)意識。

（2）計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和發(fā)展使檔案電子化，給檔案的備份和異地存儲提供了可能，這就需要加大力度宣傳其存在的風(fēng)險(xiǎn)，防止因風(fēng)險(xiǎn)意識淡薄導(dǎo)致房地產(chǎn)檔案管理工作出現(xiàn)安全隱患。對于只顧當(dāng)前效益而給房地產(chǎn)檔案建設(shè)帶來不必要的問題，需要更加的注意。所以需要不斷提高對房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力的認(rèn)識，并把這種抗風(fēng)險(xiǎn)意識提高到國家需要的戰(zhàn)略層面上來。在房地產(chǎn)檔案的管理上也可以進(jìn)行創(chuàng)新和借鑒，國家采取了很多切實(shí)可行的方法對股市風(fēng)險(xiǎn)和金融的控制也取得了很好的成效。如在股市中應(yīng)對不可抗力帶來的風(fēng)險(xiǎn)時(shí)客戶交易的資料采取異地備份的方法。一方面新入庫檔案資料需要進(jìn)行電子化工作，另一方面要對已有庫存檔案電子化。

6. 結(jié)語

隨著我國各項(xiàng)管理制度逐步深化不斷改革，加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案的科學(xué)管理工作已迫在眉睫，而真正要做好它不僅房地產(chǎn)管理人員需要轉(zhuǎn)變觀念和學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理方面知識，還需要結(jié)合實(shí)際情況更新房產(chǎn)檔案管理手段和對相關(guān)制度的支持。讓所有建筑物能夠濃縮成一部完整的發(fā)展史就必須建立和完善數(shù)字化系統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案。

參考文獻(xiàn)

[1] 趙旭.論新時(shí)期房產(chǎn)檔案管理工作的開展[J].中國科技縱橫，2011，（19）.

[2] 馬建華.加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理為和諧城市建設(shè)服務(wù)[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2011，（19）.

[3] 孫巖.淺談房產(chǎn)檔案管理[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2009，（33）.

[文章編號]1619-2737（2018）04-08-716