電力工程檔案管理工作探討

張自立

【摘 要】隨著國家電力體制改革的深化和企業(yè)市場化的不斷推進(jìn)，電力建設(shè)投資額度越來越大，記錄電力建設(shè)工程的檔案日趨復(fù)雜，專業(yè)性也更強(qiáng)；下文針對產(chǎn)生這些問題的原因的基礎(chǔ)上，提出提高人員認(rèn)識、完善管理制度、全面開展培訓(xùn)以及實(shí)施全過程檔案管理等改進(jìn)措施。

【關(guān)鍵詞】電力工程；檔案管理；改進(jìn)措施

【Abstract】With the deepening of the reform of the national power system and the continuous advancement of the marketization of enterprises， the amount of investment in power construction is getting larger and larger， and the files for recording electric power construction projects are becoming more complex and more professional； the following are based on the reasons for these problems. ， Put forward improvement measures such as improving personnel awareness， improving the management system， comprehensively carrying out training， and implementing the whole process of file management.

【Key words】Power Engineering；Archive Management；Improvement Measures

1. 概述

眾所周知，電力工程檔案是工程建設(shè)過程、工程實(shí)體狀況、工程建設(shè)質(zhì)量的最真實(shí)、最全面、最原始的記錄，日益成為一項(xiàng)維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、合法權(quán)益（工程變更、索賠動態(tài)依據(jù)）及反映企業(yè)歷史真實(shí)面貌重要的基礎(chǔ)工作，也是工程項(xiàng)目投產(chǎn)后運(yùn)行、檢修、改建、擴(kuò)建及技術(shù)改造等工作的重要依據(jù)。在工程建設(shè)過程中，及時(shí)收集技術(shù)檔案信息，準(zhǔn)確鑒別工程文件材料，規(guī)范整理技術(shù)檔案，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，不僅是為當(dāng)前在建工程中各項(xiàng)工作做好服務(wù)，也是為工程項(xiàng)目投產(chǎn)后開展各項(xiàng)工作做好服務(wù)。

2. 電力工程檔案管理存在問題

當(dāng)前，電力檔案在管理工作中存在著自動化水平不高、收集整理不規(guī)范、管理和深度、幅度不夠等問題。

2.1 電力企業(yè)的檔案管理得不到高層應(yīng)有的重視。

許多領(lǐng)導(dǎo)對電力檔案的管理認(rèn)識不夠，認(rèn)為這只是文本范疇，和市場占有率、供電可靠率、電壓質(zhì)量等比起來簡直是微不足道。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，導(dǎo)致電力企業(yè)在檔案管理方面投入甚少，出現(xiàn)檔案室設(shè)施不全，儲存條件和儲存手段落后的情況，無法為企業(yè)提供高質(zhì)量、高效能的服務(wù)。

2.2 電力企業(yè)檔案管理缺乏專業(yè)部門和專業(yè)人員。

有些電力企業(yè)檔案管理人事檔案管理信息，僅是一個(gè)簡單的收集和分類、存儲，使企業(yè)檔案歸檔不一樣，很多該保存的資料沒有得到保存，而大量沒有價(jià)值的資料倒是被長期保存了起來，不僅不能推動企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，還會在一定程度上增加企業(yè)的經(jīng)營成本。

2.3 電力企業(yè)的檔案管理的信息化建設(shè)滯后。

信息化是檔案管理工作的最終發(fā)展方向，也是提高檔案管理工作的有效途徑。但是從目前的情況來看，很多電力企業(yè)沒有把檔案信息化納入企業(yè)信息化的整體規(guī)劃當(dāng)中，管理檔案的計(jì)算機(jī)配置相對落后，軟件、硬件設(shè)備都亟待更新，高素質(zhì)的檔案信息化管理人才不足，檔案管理工作的信息化程度還是相對滯后的。

3. 改進(jìn)電力工程檔案管理的主要措施

3.1 規(guī)范電力企業(yè)檔案管理機(jī)制。

加強(qiáng)制度建設(shè)，建立科學(xué)的企業(yè)檔案管理體系，完善檔案管理的規(guī)章制度，明確職能，將各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與部門工作同步考核、同步發(fā)展。

3.2 加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。

加強(qiáng)檔案工作機(jī)構(gòu)，配備檔案專職人員，各業(yè)務(wù)部門和各專項(xiàng)工作配備兼職檔案人員，形成系統(tǒng)的檔案工作格局。在實(shí)際工作的開展中，爭取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，支持檔案管理工作。

3.3 培養(yǎng)和選配高素質(zhì)檔案工作人員。

提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，充實(shí)熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)，掌握業(yè)務(wù)工作流程的復(fù)合型人才從事檔案工作，建立一支有理想、有道德、有知識、有素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍，以適應(yīng)新形勢下檔案工作的需要。

3.4 加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化、信息化。

通過計(jì)算機(jī)技術(shù)及檔案管理軟件在檔案管理中的運(yùn)用，系統(tǒng)地完成文件的登記、檢索、打印、統(tǒng)計(jì)等工作，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，提高工作效率，加速公文信息運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)辦公及文件歸檔、檢索自動化，業(yè)務(wù)檔案信息實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)查詢、利用。

3.5 開展檔案人員全面業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

要對檔案人員進(jìn)行定期的教育培訓(xùn)，不斷地激發(fā)和調(diào)動檔案工作人員的積極性和自覺性，提高其工作能力。還可以通過招聘那些懂法律、會外語、精計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才，改變目前檔案管理部門所顯現(xiàn)的知識結(jié)構(gòu)不合理，年齡結(jié)構(gòu)老化的狀況。

3.6 實(shí)施工程項(xiàng)目全過程檔案管理。

3.6.1 從工程源頭介入檔案管理。

（1）堅(jiān)持從檔案材料形成的“源頭”抓住，做提前控制。工程項(xiàng)目成立后，建設(shè)單位的工程檔案管理部門管理檔案披露，披露內(nèi)容的項(xiàng)目和竣工驗(yàn)收資料的收集、整理、歸檔范圍及要求。

（2）工程項(xiàng)目開工后，建設(shè)單位項(xiàng)目管理和檔案管理部門對設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行檔案交底，檔案交底的內(nèi)容主要是建設(shè)過程中文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求。

（3）各參建單位要以“建一流工程、創(chuàng)一流檔案”為目標(biāo)，認(rèn)真分解檔案工作目標(biāo)任務(wù)。要根據(jù)規(guī)程規(guī)范要求，做好技術(shù)文件材料的形成、積累，并注重形成質(zhì)量，技術(shù)文件材料的形成與工程建設(shè)同時(shí)計(jì)劃、同時(shí)布置、同時(shí)檢查、同時(shí)考核，保證其真實(shí)可靠。

3.6.2 認(rèn)真做好工程中期檔案控制。

（1）工程開工后，檔案管理部門要加強(qiáng)現(xiàn)場的檢查和指導(dǎo)力度，全程參與，確保工程檔案各個(gè)管理環(huán)節(jié)始終受控在控。檔案管理部門要檢查項(xiàng)目管理部門和各參建單位的工程技術(shù)文件的收集、整理情況，對不符合歸檔要求的文件提出意見，督促整改完成，形成閉環(huán)。

（2）項(xiàng)目開工后，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)場的檢查和監(jiān)督，充分參與，以保證項(xiàng)目文件每個(gè)管理環(huán)節(jié)始終控制在控制。檔案管理部門檢查的項(xiàng)目管理的部門和單位參與的建設(shè)工程技術(shù)檔案的收集、整理，對不符合歸檔要求的文件提出意見，督促整改完成，形成閉環(huán)。

（3）在業(yè)務(wù)指導(dǎo)上，檔案專職人員應(yīng)勤跑工地，跟蹤了解項(xiàng)目信息，隨時(shí)檢查指導(dǎo)。在具體工作中，要主動參與各項(xiàng)重要建設(shè)活動和工程的竣工驗(yàn)收，把工作做到現(xiàn)場，超前控制，把問題解決在檔案提交之前。遇到檔案資料收集確有難度的，要積極向本單位主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并及時(shí)與施工建設(shè)等相關(guān)單位溝通，爭取對方理解、支持和配合。

3.6.3 嚴(yán)格實(shí)施工程后期檔案檢查。

（1）項(xiàng)目管理部門和各參建單位在階段性工作完成后，要按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（ GB/T11822 - 2000） 的要求對本單位（ 部門） 涉及到的項(xiàng)目文件進(jìn)行整理、立卷，編寫移交目錄清單。檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)督查，歸檔文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，應(yīng)真實(shí)記錄和反映項(xiàng)目建設(shè)過程和竣工時(shí)的實(shí)際情況，圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備。檢查驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)范要求的，堅(jiān)決退回整改。

（2）在檔案接收方面，要充分利用行政程序把關(guān)，建立工程檔案初驗(yàn)認(rèn)可制和檔案驗(yàn)收合格報(bào)送移交制，保證工程檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，保證不出現(xiàn)擅自修改、偽造或事后補(bǔ)做的現(xiàn)象。參與工程建設(shè)的施工、安裝、監(jiān)理、調(diào)試等單位應(yīng)在竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)，向項(xiàng)目管理部門移交。設(shè)計(jì)單位在可研、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、竣工圖編制等階段性工作完成后即歸檔，竣工圖歸檔時(shí)間不得超過竣工驗(yàn)收后二個(gè)半月?？⒐を?yàn)收后兩個(gè)半月內(nèi)項(xiàng)目管理部門將項(xiàng)目的全部檔案向本單位檔案部門整體移交歸檔，在移交紙質(zhì)檔案的同時(shí)，還應(yīng)移交相應(yīng)的電子文件、工程重要活動的音像材料。

（3）電力工程檔案歸檔范圍包括，建設(shè)項(xiàng)目前期文件、施工文件、監(jiān)理文件及竣工驗(yàn)收文件。招投標(biāo)文件由公司委托的招標(biāo)代理單位歸檔，招標(biāo)公司出具中標(biāo)通知書給建設(shè)單位歸檔。項(xiàng)目管理和檔案管理部門對各參建單位提交的竣工資料進(jìn)行驗(yàn)收，保證歸檔文件的完整、準(zhǔn)確。確認(rèn)符合歸檔條件后，辦理交接手續(xù)。

4. 結(jié)束語

電力工程檔案管理是一項(xiàng)長期性與復(fù)雜性共存的工作，需要以工程建設(shè)單位為主導(dǎo)、電力系統(tǒng)各相關(guān)單位通力配合才能達(dá)到滿意效果。相信在今后不斷實(shí)踐的基礎(chǔ)上，針對電力工程檔案管理中不斷出現(xiàn)的新問題，不斷改進(jìn)管理的方式方法，合理安排人力、物力，深入開展工程項(xiàng)目管理的全過程控制，一定會使電力工程檔案管理水平邁上一個(gè)新臺階。

參考文獻(xiàn)

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[文章編號]1619-2737（2018）04-20-810