企業(yè)檔案信息化建設對策研究

張燕

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）8-272-01

摘要 在企業(yè)的管理與經(jīng)營中，檔案管理發(fā)揮著非常顯著的重要作用，其不但能夠為企業(yè)的各項決策工作提供必要的信息支撐，同時，還能通過檔案資料的整合與利用，采為企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展奠定基礎等。因此，加快企業(yè)檔案管理的信息化建設，是企業(yè)檔案管理的一個重要發(fā)展要求，其對于企業(yè)的發(fā)展與進步起著非常重要的影響作用。所以說，我們必須要強化企業(yè)檔案管理的信息化建設，進一步促進檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升?；诖?，本文主要對企業(yè)檔案信息化建設對策進行了分析。

關鍵詞 企業(yè)檔案 信息化建設 對策研究

隨著信息時代的到來，企業(yè)檔案管理手段及管理模式等發(fā)生了深刻的變化，企業(yè)檔案信息化勢在必行。企業(yè)檔案作為企業(yè)重要信息資源，在企業(yè)信幾息化建設中具有重要作用。

一、企業(yè)檔案信息化建設的必要性

（一）有助于提高檔案管理的工作效率

檔案信息化的應用可以避免紙質(zhì)檔案收集、整理等方面的弊端，降低了檔案管理人員花費的時間和精力，減輕工作人員的負擔，提高了工作效率。同時，檔案的變動都可以通過計算機記錄、調(diào)整等，使企業(yè)領導能及時根據(jù)實際情況作出正確決策。

（二）檔案更便于保存

紙質(zhì)檔案材料內(nèi)容繁多，不利于長時間保存，而計算機技術(shù)可以使檔案材料以多種形式保存起來，一定程度上避免檔案材料的丟失和損壞。同時，通過信息技術(shù)建立的電子檔案，可以規(guī)范檔案管理，能夠?qū)⒉煌悇e的檔案按其特點保存。

（三）提升檔案檢索效率

企業(yè)檔案的利用通過綜合應用管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)多途徑多方式的利用檢索，工作的效率會提高很多。當然，企業(yè)檔案的信息要達到此目的，必須要按照檔案管理規(guī)律和規(guī)范，設計構(gòu)建出一套科學的網(wǎng)絡檔案管理流程和程序。

二、企業(yè)檔案信息化建設對策

（一）領導者要轉(zhuǎn)變觀念，加大重派賜到更

在當今網(wǎng)絡化和數(shù)字化背景下，企業(yè)領導者要認清形勢，看到檔案信息化的重要性，從而運用信息化手段來加強檔案管理工作。首先，企業(yè)的檔案部門要對自身有明確的定位，不能因為領導忽視而產(chǎn)生消極懈怠情緒，要及時加強與領導者的溝通，讓領導者明白做好檔案信息化工作的深遠意義。其次，領導者自身要與關注社會發(fā)展主流，學習先進的管理理念，利用信息技術(shù)提高檔案管理水平，從而不斷加大信息化建設的資金投入，為檔案信息化建設提供物質(zhì)和資金基礎。

（二）檔案管理制度

企業(yè)應根據(jù)國家有關檔案信息化建設的規(guī)范和標準，建立健全電子檔案的形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度，收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度，安全管理與責任追究制度。落實好各項保障措施，根據(jù)電廠檔案的特點，執(zhí)行相關技術(shù)標準，規(guī)范電子檔案的數(shù)據(jù)格式，實現(xiàn)電子檔案的全程管理。企業(yè)應保證電子檔案真實、完整和有效。對保管期限為永久和長期的電子檔案，應同時保存相應的紙質(zhì)檔案，并確保相關電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。

（三）網(wǎng)絡基拙設施

網(wǎng)絡是檔案信息系統(tǒng)得以實施的基礎。檔案信息化必項要建立在.個可靠、穩(wěn)定、安全的網(wǎng)絡環(huán)境中。關鍵線路主要實現(xiàn)雙鏈路，增強網(wǎng)絡交換能力，優(yōu)化內(nèi)部網(wǎng)絡布線。網(wǎng)絡檔案管理功能可以在現(xiàn)有的網(wǎng)絡基礎上進一步開發(fā)，實現(xiàn)檔案信息化。

（四）硬件配備叉數(shù)據(jù)庫系繞開發(fā)

根據(jù)企業(yè)實際情況對數(shù)據(jù)庫的運行模式，服務器的型號、數(shù)量及工作模式，存儲設備、存儲地點和存儲方式進行分析比較，選擇最佳配置方案。

（五）完善的安全體系

建設成果是企業(yè)生存和發(fā)展立于不敗之地的關鍵，保障企業(yè)檔案信息不被泄露，是企業(yè)檔案管理人員的重要任務。建立檔案信息安全保障體系，是確保檔案信息和系統(tǒng)安全，保證歸檔電子文件真實、完整、有效的必要措施。要強化對檔案辦公計算機及其他信息設備的使用與管理，涉密檔案的電子設備、應用系統(tǒng)必須滿足保密要求，涉密計算機信息系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)采取物理隔離，涉密計算機嚴禁連接互聯(lián)網(wǎng)且不能通過互聯(lián)網(wǎng)傳遞企業(yè)的涉密信息，并通過相應的獎懲制度約束職業(yè)行為。

（六）做好檔案信息化人才隊伍建設

隊伍結(jié)構(gòu)、能力、水平要與企業(yè)信息化建設相匹配，與社劊言息化發(fā)展水平相適應。主要包括系統(tǒng)分析人員、仟發(fā)人員、測試人員和管理人員，加強在職培訓和業(yè)務學習，提高其自身綜合素質(zhì)。同時，企業(yè)要著重建立一支以復合型人才為核心、管理型人才為基礎的隊伍來滿足企業(yè)檔案信息化建設日益增長的需求。

三、結(jié)語

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)向各個行業(yè)滲透是一個趨勢，檔案管理引入互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)也是一個必然的發(fā)展過程中選擇，借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建設的檔案信息管理系統(tǒng)能夠幫助部門提高檔案管理的效率。一方面，能夠打破時間和空間上的限制，方便用戶對檔案信息進行共享。另一方面。能夠?qū)n案進行及時的信息溯源和更新，方便刊一些特殊的項目檔案信息進行及時的歸檔存儲。

參考文獻：

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