ERP管理系統(tǒng)在高校固定資產(chǎn)采購中的應(yīng)用
——以用友ERP U8 V10.1為例

陳宏博

天津商務(wù)職業(yè)學(xué)院，天津300350

目前，高校仍采用獨(dú)立的財(cái)務(wù)系統(tǒng)核算所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。經(jīng)過對(duì)高校固定資產(chǎn)采購流程的梳理發(fā)現(xiàn)高校在采購固定資產(chǎn)時(shí)，首先，由采購部門手工填制政府采購合同；其次，采購手續(xù)執(zhí)行完畢，貨物抵達(dá)學(xué)校時(shí)，倉管部門再手工填制入庫單，同時(shí)在獨(dú)立固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)錄入固定資產(chǎn)卡片；再次，采購部門持有采購合同、入庫單、采購發(fā)票等原始憑證到財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)資金的撥付；最后，財(cái)務(wù)部門審核上述原始憑證，在獨(dú)立的財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)填制記賬憑證（借：教育事業(yè)支出 貸：銀行存款；借：固定資產(chǎn)貸：固定基金）。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)是兩個(gè)獨(dú)立系統(tǒng)，這兩個(gè)系統(tǒng)的信息不能共享，導(dǎo)致了賬務(wù)信息和管理信息是彼此孤立的，無法通過勾稽關(guān)系，完成信息核對(duì)。實(shí)務(wù)中，只有通過定期的清產(chǎn)核資，才能達(dá)到賬實(shí)核對(duì)、賬賬核對(duì)的目的。

ERP管理系統(tǒng)能較好地將經(jīng)濟(jì)體內(nèi)部的各種管理信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)，使各項(xiàng)信息達(dá)成快速有效的稽核。由于ERP管理系統(tǒng)在供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)能發(fā)揮巨大作用，所以被企業(yè)廣泛應(yīng)用，但目前高校普遍未使用該系統(tǒng)，主要原因是對(duì)于ERP管理系統(tǒng)沒有較好的認(rèn)知，簡單地認(rèn)為“供應(yīng)鏈只是企業(yè)購銷存業(yè)務(wù)的結(jié)合，學(xué)校和供應(yīng)鏈沒有太多關(guān)系”。其實(shí)，ERP管理系統(tǒng)是集成化管理信息系統(tǒng)，高校同樣需要各個(gè)管理信息快速高效傳遞，優(yōu)化工作流程，以達(dá)到管理層的管理需求。

通過對(duì)高校固定資產(chǎn)采購實(shí)務(wù)的分析，現(xiàn)有兩種方法可以完成會(huì)計(jì)處理要求。（注：所有模塊的操作人員可以根據(jù)實(shí)際需求的功能權(quán)限，對(duì)管理人員類別進(jìn)行變更或細(xì)分，下述操作人員僅為舉例說明）

一、ERP管理系統(tǒng)在高校固定資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)中的應(yīng)用

（一）采用供應(yīng)鏈+財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊進(jìn)行操作（第一種方法）

1.簽訂政府采購合同時(shí)，采購人員在用友ERP管理系統(tǒng)中，打開【業(yè)務(wù)工作】-【供應(yīng)鏈】-【采購管理】-【采購訂貨】-【采購訂單】模塊，進(jìn)入【采購訂單】模塊后，點(diǎn)擊“增加”按鈕，業(yè)務(wù)類型選擇“固定資產(chǎn)”業(yè)務(wù)，其余均按要求正常錄入，點(diǎn)擊“保存”并“審核”。

2.收到固定資產(chǎn)時(shí)，采購人員打開【業(yè)務(wù)工作】-【供應(yīng)鏈】-【采購管理】-【采購到貨】-【到貨單】模塊，點(diǎn)擊“增加”按鈕，業(yè)務(wù)類型選擇“固定資產(chǎn)”業(yè)務(wù)，點(diǎn)擊“生單”，依據(jù)“采購訂單”生成“到貨單”，點(diǎn)擊“保存”并“審核”。

3.采購人員將采購發(fā)票、運(yùn)費(fèi)發(fā)票通過“采購發(fā)票”模塊錄入進(jìn)管理系統(tǒng)。打開【業(yè)務(wù)工作】-【供應(yīng)鏈】-【采購管理】-【采購發(fā)票】-【普通采購發(fā)票】模塊，點(diǎn)擊“增加”按鈕，業(yè)務(wù)類型選擇“固定資產(chǎn)”業(yè)務(wù)，點(diǎn)擊“生單”，依據(jù)“采購訂單”生成“普通發(fā)票”，點(diǎn)擊“保存”。再次點(diǎn)擊“增加”按鈕，業(yè)務(wù)類型選擇“固定資產(chǎn)”業(yè)務(wù)，存貨選擇“運(yùn)費(fèi)”，稅率改為0，在“原幣金額”錄入原始發(fā)票價(jià)稅合計(jì)金額。

4.固定資產(chǎn)入庫，倉管人員需打開【業(yè)務(wù)工作】-【供應(yīng)鏈】-【庫存管理】-【入庫業(yè)務(wù)】-【采購入庫單】模塊，點(diǎn)擊“生單”按鈕，依據(jù)“采購到貨單（籃字）”生成“采購入庫單”，選擇倉庫為“固定資產(chǎn)倉庫”，點(diǎn)擊“保存”并“審核”。

5.完成采購發(fā)票和采購入庫單操作后，采購人員需進(jìn)行手工結(jié)算，打開 【業(yè)務(wù)工作】-【供應(yīng)鏈】-【采購管理】-【采購結(jié)算】-【手工結(jié)算】模塊，單擊“選單”按鈕，在“選單”界面，點(diǎn)擊“查詢”，進(jìn)入查詢界面后，需對(duì)于過濾條件進(jìn)行增設(shè)“是否為固定資產(chǎn)”的公共方案，并將此方案設(shè)為“常用”。經(jīng)過應(yīng)用此方案進(jìn)行篩選后，將采購發(fā)票、運(yùn)費(fèi)發(fā)票與采購入庫單進(jìn)行手工分?jǐn)偤徒Y(jié)算。

由于初中生的思維正處于從直觀到抽象、從感性到理性的發(fā)展階段，因此，在教學(xué)中，無論是問題類型的選擇，還是“路線”類型的確定，都不能超越這個(gè)階段學(xué)生的數(shù)學(xué)認(rèn)知能力.

6.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)登陸系統(tǒng)，打開【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】-【應(yīng)付款管理】-【應(yīng)付單據(jù)處理】-【應(yīng)付單據(jù)審核】模塊，對(duì)于采購發(fā)票和運(yùn)費(fèi)發(fā)票進(jìn)行應(yīng)付單據(jù)審核。審核后，進(jìn)入【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】-【應(yīng)付款管理】-【制單】 模塊，合并生成記賬憑證“借：教育事業(yè)支出 貸：應(yīng)付及暫存款”。

7.出納付款時(shí)，需打開【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】-【應(yīng)付款管理】-【付款單據(jù)處理】-【付款單據(jù)錄入】模塊，在付款單界面，點(diǎn)擊“增加”，并錄入付款的相關(guān)信息，并點(diǎn)擊“保存”。

8.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)登陸系統(tǒng)，打開【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】-【應(yīng)付款管理】-【付款單據(jù)處理】-【付款單據(jù)審核】模塊，對(duì)于出納制作的“付款單”進(jìn)行“審核”。同時(shí)打開【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】-【應(yīng)付款管理】-【核銷處理】-【手工核銷】模塊，篩選出應(yīng)付款的單位，將“應(yīng)付款”予以核銷處理。最后，進(jìn)入【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】-【應(yīng)付款管理】-【制單】模塊，合并生成記賬憑證“借：應(yīng)付及暫存款 貸：銀行存款”。

9.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)打開【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】-【固定資產(chǎn)】-【卡片】-【采購資產(chǎn)】模塊，對(duì)于未轉(zhuǎn)采購資產(chǎn)的訂單進(jìn)行選擇，并點(diǎn)擊“增加”，在“采購資產(chǎn)分配”界面，錄入固定資產(chǎn)“使用部門”、“使用年限”等相關(guān)數(shù)據(jù)，保存并生成固定資產(chǎn)卡片。

10.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)打開【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】-【總賬】-【憑證】-【填制憑證】模塊，填寫“借：固定資產(chǎn) 貸：固定基金”分錄，并保存。

（二）采用財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊進(jìn)行操作（第二種方法）

1.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)打開【固定資產(chǎn)】-【卡片】-【資產(chǎn)增加】模塊，錄入“固定資產(chǎn)卡片”上錄入“固定資產(chǎn)編號(hào)”、“增加方式”、“使用年限”等相關(guān)信息，并保存卡片。

2. 打開 【固定資產(chǎn)】-【處理】-【批量制單】模塊，生成憑證，“借：固定資產(chǎn) 貸：固定基金”。

（1）啟用“采購管理”模塊：財(cái)務(wù)人員在【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】-【應(yīng)付款管理】-【應(yīng)付單據(jù)錄入】模塊錄入“其他應(yīng)付單”，在“其他應(yīng)付單”界面，點(diǎn)擊“增加”，表頭科目選擇“應(yīng)付及暫存款”，按采購發(fā)票價(jià)稅合計(jì)錄入金額，表體科目選擇“教育事業(yè)支出”，方向?yàn)椤敖琛?。保存并審核。運(yùn)費(fèi)發(fā)票的操作相同。在制單環(huán)節(jié)制單，生成合并分錄的記賬憑證，會(huì)計(jì)分錄為“借：教育事業(yè)支出 貸：應(yīng)付及暫存款”。

（2）不啟用“采購管理”模塊：財(cái)務(wù)人員在 【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】-【應(yīng)付款管理】-【應(yīng)付單據(jù)錄入】模塊錄入“采購普通發(fā)票”，錄入的相關(guān)細(xì)節(jié)與第1種方法第3條錄入“普通采購發(fā)票”信息完全相同，在此不做贅述。

4.付款單、手工核銷、合并制單與第一種情況的第7、8步驟完全相同，在此不做贅述。生成會(huì)計(jì)分錄為“借：應(yīng)付及暫存款 貸：銀行存款”。

（三）兩種處理方法的對(duì)比

1.相同之處

（1）形成固定資產(chǎn)卡片。在兩種業(yè)務(wù)處理方法中，均形成了固定資產(chǎn)卡片。固定資產(chǎn)卡片登記了使用部門、使用年限等關(guān)鍵信息，由此將固定資產(chǎn)使用信息集成進(jìn)入ERP管理系統(tǒng)，便于管理部門對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行追蹤管理。

（2）采購固定資產(chǎn)相關(guān)信息從應(yīng)付款管理系統(tǒng)制作相關(guān)記賬憑證后，傳入總賬系統(tǒng)。第一種方法，采購信息從供應(yīng)鏈采購管理模塊傳導(dǎo)進(jìn)入應(yīng)付款管理系統(tǒng)，最后形成“應(yīng)付及暫存款”的記賬憑證，再傳入總賬系統(tǒng)。第二種方法，是在未啟動(dòng)采購模塊下，在應(yīng)付款管理系統(tǒng)錄入采購發(fā)票、運(yùn)費(fèi)發(fā)票信息，生成“應(yīng)付及暫存款”的記賬憑證，傳入總賬系統(tǒng)。

（3）付款環(huán)節(jié)，在應(yīng)付款管理中制作相關(guān)記賬憑證，并傳入總賬系統(tǒng)。兩種方法均針對(duì)應(yīng)付款進(jìn)行付款、核銷，生成付款記賬憑證，最后傳入總賬系統(tǒng)。

2.不同之處

（1）第一種方法是采用“供應(yīng)鏈+財(cái)務(wù)鏈”的方式，能綜合所有的信息，使各種信息在短期內(nèi)互通。但是《事業(yè)單位會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》要求高校在處理固定資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)時(shí)，必須填制兩張記賬憑證（借：教育事業(yè)支出 貸：應(yīng)付及暫存款；借：固定資產(chǎn)貸：固定基金）；《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》只需填制一張記賬憑證（普通發(fā)票，即借：固定資產(chǎn) 貸：應(yīng)付賬款）。而管理系統(tǒng)對(duì)于一筆業(yè)務(wù)只能生成一張記賬憑證，第一張記賬憑證（借：教育事業(yè)支出 貸：應(yīng)付及暫存款）在采購業(yè)務(wù)中生成了，就無法再生成第二張記賬憑證，所以只能通過總賬系統(tǒng)單獨(dú)補(bǔ)錄（借：固定資產(chǎn)貸：固定基金）記賬憑證。這種情況是無法將固定資產(chǎn)模塊與總賬模塊進(jìn)行自動(dòng)對(duì)賬，只有在期末采用手工進(jìn)行對(duì)賬。在此環(huán)節(jié)，和原來的獨(dú)立財(cái)務(wù)系統(tǒng)處理方式雷同。

（2）第二種方法是單獨(dú)采用財(cái)務(wù)鏈的方式，將固定資產(chǎn)模塊的信息傳遞到總賬模塊，生成固定資產(chǎn)增加的記賬憑證（借：固定資產(chǎn) 貸：固定基金），以便期末兩個(gè)模塊的數(shù)據(jù)自動(dòng)對(duì)賬，與原來的獨(dú)立財(cái)務(wù)系統(tǒng)處理方式有著本質(zhì)的區(qū)別，達(dá)到了管理控制的目的。但是供應(yīng)鏈采購管理模塊尚未充分應(yīng)用，采購相關(guān)信息也未傳到管理信息控制中心，導(dǎo)致信息管理無法形成閉環(huán)管理。如果不啟動(dòng)采購管理模塊，也可以將采購發(fā)票等部分信息通過應(yīng)付款管理平臺(tái)錄入，形成閉環(huán)管理。但此種做法僅限于固定資產(chǎn)管理，對(duì)于高校日常經(jīng)營活動(dòng)中還有其他大量采購業(yè)務(wù)，所有數(shù)據(jù)都需要供應(yīng)鏈采購管理模塊進(jìn)行整體信息傳導(dǎo)綜合管理，所以啟動(dòng)供應(yīng)鏈采購管理模塊是很有必要的。

二、固定資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)應(yīng)用ERP管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

經(jīng)過上述以用友ERP U8 V10.1為例，分析了高校應(yīng)用ERP系統(tǒng)在固定資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)中的操作流程，經(jīng)過梳理，得出了高校利用ERP管理系統(tǒng)相對(duì)于獨(dú)立財(cái)務(wù)系統(tǒng)處理固定資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)的優(yōu)勢(shì)。

（一）便于跟蹤固定資產(chǎn)使用情況，精準(zhǔn)投放采購資金

一方面，高校的固定資產(chǎn)卡片多在后勤部門管理，財(cái)務(wù)部門只能通過獨(dú)立財(cái)務(wù)系統(tǒng)的總賬模塊對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行查詢。另一方面，高校的固定資產(chǎn)不計(jì)提折舊，所以財(cái)務(wù)部門無法掌握固定資產(chǎn)使用情況，對(duì)于年初的采購預(yù)算只能通過各部門的申報(bào)情況進(jìn)行模糊管理，無法做到精準(zhǔn)投放采購資金；如果采用ERP管理系統(tǒng)，所有信息全部集成在一個(gè)系統(tǒng)下，財(cái)務(wù)部門通過固定資產(chǎn)模塊對(duì)各部門固定資產(chǎn)使用狀況進(jìn)行查詢，根據(jù)查詢情況，可以將年初匯總的固定資產(chǎn)購置計(jì)劃進(jìn)行分析，統(tǒng)籌安排、精準(zhǔn)投放采購資金。

（二）采購環(huán)節(jié)引入內(nèi)部控制制度，降低運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)

采購管理與庫存管理是兩個(gè)獨(dú)立的模塊，將內(nèi)部控制引入其中，使采購和倉管分離，只有通過“結(jié)算”環(huán)節(jié)，才能完成一項(xiàng)采購業(yè)務(wù)，采購信息傳遞到財(cái)務(wù)系統(tǒng)，進(jìn)行下一環(huán)節(jié)操作；如果缺少采購發(fā)票或是入庫單等手續(xù)不齊的固定資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)將無法通過“結(jié)算”傳遞到財(cái)務(wù)鏈環(huán)節(jié)，從而降低了運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。

（三）通過有效核銷，降低付款環(huán)節(jié)差錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)

出納付款后，會(huì)計(jì)對(duì)出納的付款業(yè)務(wù)進(jìn)行審核并進(jìn)行核銷，通過核銷，系統(tǒng)對(duì)原欠款信息在欠款報(bào)表上自動(dòng)清除。出納也可以通過對(duì)欠款報(bào)表進(jìn)行查詢，有效規(guī)避多付款、付錯(cuò)款的現(xiàn)象發(fā)生。

綜上所述，高校中應(yīng)該采用ERP管理系統(tǒng)對(duì)所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行核算，依托ERP管理系統(tǒng)梳理業(yè)務(wù)流程，優(yōu)化工作流程，提高經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)，ERP管理系統(tǒng)對(duì)于內(nèi)部控制的應(yīng)用也發(fā)揮著巨大的作用。

經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的所有信息來自最初的管理模塊，經(jīng)過業(yè)務(wù)流程逐步推進(jìn)，最終傳到財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)終端；而記賬憑證來自于財(cái)務(wù)系統(tǒng)之外，在總賬系統(tǒng)匯集。總賬模塊只能查詢、審核、記賬，沒有修改功能，如需修改，需要原所有操作人員共同參與所有流程撤銷工作，由最初操作人員進(jìn)行相關(guān)信息修改后，再按原流程循環(huán)回來。所有業(yè)務(wù)不再是隱匿的，而是全部公開在ERP管理系統(tǒng)中流暢運(yùn)行，不僅增加了各環(huán)節(jié)的相互監(jiān)督、相互制約，減少舞弊發(fā)生，而且加強(qiáng)了各部門的信息互通分享，提高了管理效益，降低差錯(cuò)的發(fā)生。