對做好辦公室文秘工作的幾點(diǎn)認(rèn)識

王文峰

摘 要：現(xiàn)階段，隨著社會的飛速發(fā)展，科學(xué)體制機(jī)制改革不斷深化，行政辦公室文秘工作肩負(fù)著以文輔政的重?fù)?dān)，傳統(tǒng)意義上的秘書已經(jīng)不能勝任現(xiàn)代社會對秘書工作的要求，秘書被賦予更多的工作與職責(zé)，需要提升自己成為高水平的綜合性人才，成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。本文探討了當(dāng)前行政辦公室文秘工作存在的問題及對策，充分發(fā)揮辦公室的職能作用，提高工作效率和服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：做好；辦公室文秘工作；幾點(diǎn)認(rèn)識

引言

做好行政辦公室文秘工作最直接的就是提高自身能力，文秘工作的性質(zhì)決定了對其有較為全面的要求，其中最主要的有學(xué)習(xí)能力、寫作能力和綜合協(xié)調(diào)能力。

1提高自身能力

1.1提升學(xué)習(xí)能力

要樹立文秘良好的外在形象，講究文秘禮儀，提升學(xué)習(xí)能力是必不可少的。社會不斷變化發(fā)展，行政加快更新步伐，知識更是日新月異。做行政文秘如果死守原有經(jīng)驗，就只能固步自封，逐漸被時代所淘汰。提升學(xué)習(xí)能力，一是要更新文秘相關(guān)業(yè)務(wù)知識。業(yè)務(wù)知識對任何職場人士來說都是基本技能，是工作的“飯碗”。行政的發(fā)展是思路的更新，大到行政制度方針改變，小到辦公室檔案管理的電子化都是不斷發(fā)展變化的。作為辦公室文秘，只有接受新的業(yè)務(wù)知識，不斷更新才能真正做好行政的日常工作。二是學(xué)習(xí)政策理論?？梢哉f一個不熟悉國家方針政策，不了解時事行情，不清楚行業(yè)動態(tài)的人是做不好行政文秘工作的。為此有些行政專門設(shè)立了理論研究部門，針對國家大政方針、宏觀調(diào)控動向，為行政自身發(fā)展尋求更好道路和方向。行政辦公室文秘作為行政管理的助手，就是要懂政治、講經(jīng)濟(jì)、知法規(guī)，更要做到擅觀察、常總結(jié)、勤分析。三是學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)管理。行政辦公室文秘作為日常文件的起草者、公司文化的宣傳者、領(lǐng)導(dǎo)思想的傳達(dá)者，很多時候需要“站在領(lǐng)導(dǎo)的角度”看待問題，這時就需要學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)“參謀”。

1.2提升寫作能力

行政辦公室文秘除了當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)“參謀”，最基本的工作應(yīng)該是文案寫作。文秘接觸最多的應(yīng)該是會議籌備也就需要做會議記錄、紀(jì)要及會后宣傳，還有公司各類公文起草，涉及公司制度、公司發(fā)文等，還有行政的宣傳工作。上述各項工作，除了基本的格式要求，最重要的是堅實(shí)的文字基礎(chǔ)和過硬的寫作能力。提高寫作能力是一個不斷積累的過程。這要求我們?nèi)粘９ぷ髦校环艞壢魏慰梢藻憻捵约何墓P的機(jī)會，不小看任何文體，一個通知也要字句通順、邏輯清晰、格式準(zhǔn)確。除日常工作以外，要多看、多讀、多背、多想，多看好文章，提升知識儲備，多背好句子，做好文字儲備。有時候在寫作中不知道怎么對文章內(nèi)容進(jìn)行歸納提煉形成一個引人注目的小標(biāo)題，這時突然冒出的“點(diǎn)子”就跟平時的積累不無關(guān)系，而這些“點(diǎn)子”往往就是領(lǐng)導(dǎo)欣賞的。

1.3提升協(xié)調(diào)能力

協(xié)調(diào)能力體現(xiàn)行政辦公室文秘的綜合素質(zhì)，影響文秘上傳下達(dá)的實(shí)效。提高協(xié)調(diào)能力，就要正確處理工作各項目的關(guān)系，文秘工作事項較為繁雜，涉及有日常事務(wù)、臨時任務(wù)、各項活動等，需要文秘分清主次，拿捏輕重；提高協(xié)調(diào)能力，也要正確處理組織間的關(guān)系，對內(nèi)主要是各級關(guān)系，對外為各個組織單位之間的關(guān)系；提高協(xié)調(diào)能力，還要正確處理人際關(guān)系，正確處理上下級關(guān)系，擁有良好的人際關(guān)系，能為秘書工作起到良好的推動作用。

2樹立三個意識

2.1樹立創(chuàng)新意識

在國家提倡“全民創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”的時候，關(guān)鍵是行政單位要加快實(shí)現(xiàn)開放式創(chuàng)新，具體到辦公室文秘個人上也要牢固樹立創(chuàng)新意識，要以創(chuàng)新的精神去接受、思考、研究本職工作，迎接新問題、新常態(tài)。做到不以舊思維做新工作，不以舊方法走新道路，才能不以舊標(biāo)準(zhǔn)上新臺階，才能永葆秘書職業(yè)的生機(jī)和活力，全面發(fā)揮文秘職能作用，實(shí)現(xiàn)自身價值。

2.2樹立服務(wù)意識

作為行政辦公室文秘，要充分意識到辦公室在工作當(dāng)中的作用和宗旨那就是服務(wù)?？梢哉f服務(wù)意識就是文秘的行政的生命線。一個文秘，他可以規(guī)范地接聽電話、禮貌地詢問事宜、合理地回答問題，但如果沒有樹立服務(wù)意識，只是機(jī)械地完成工作，那么這樣的工作是生硬、模式化的工作。秘書職業(yè)特點(diǎn)決定其接近權(quán)力中心而沒有決策權(quán)，這就需要秘書真正樹立服務(wù)意識，調(diào)整心態(tài)，做到“干練而低調(diào)”。

2.3樹立奉獻(xiàn)意識

作為行政辦公室文秘要充分認(rèn)識到辦公室的職能和職業(yè)的特性。辦公室工作，可以說是默默無聞，不求回報的。比如起草的講稿，如能被領(lǐng)導(dǎo)一字不差地念出來，這是對文秘工作的肯定，應(yīng)該為此感到欣喜。所做的后勤工作。員工們感受到了行政關(guān)懷就是自己工作做到位的一種體現(xiàn)。在行政辦公室文秘的位置上，就是要樹立奉獻(xiàn)意識，堅守崗位、默默奉獻(xiàn)；在工作中，關(guān)心集體，關(guān)注員工冷暖，為行政運(yùn)作創(chuàng)造有力條件；在作風(fēng)上，顧大局、識大體，既要高屋建瓴也要細(xì)致入微。

3重視文秘禮儀

上述能力和意識的外化表現(xiàn)就是禮儀。文秘禮儀是文秘自身觀念、意識、素質(zhì)和行為方式的總和。負(fù)責(zé)上傳下達(dá)、溝通內(nèi)外的行政辦公室文秘除了掌握基本的文秘知識，具備較好的工作能力外，更應(yīng)該樹立形象意識，提升禮儀修養(yǎng)，以適應(yīng)不同場合的規(guī)范禮儀。禮儀是人們在社會、道德、習(xí)俗、宗教等方面所認(rèn)同和遵守的行為規(guī)范或準(zhǔn)則，是文明程度和道德修養(yǎng)的一種外在表現(xiàn)形式。秘書禮儀，是秘書在工作、社會活動中，為塑造個人以及組織的良好形象，向相關(guān)交流對象表示尊重及友好的規(guī)范或程序，是秘書日常工作的重要組成部分，涉及內(nèi)容為辦公、接待、外事、社交、形象禮儀等。秘書人員處于行政對外交流的前沿，是行政的形象，秘書入員禮儀是否合乎規(guī)范反映了所代表的行政的形象高低，有了良好的秘書禮儀不僅樹立形象、便于工作也有利于展示個人價值，獲得認(rèn)可，因此行政辦公室文秘需特別重視文秘禮儀。

結(jié)語

結(jié)合文秘工作對如何做好新時期行政辦公室文秘工作的幾點(diǎn)思考。其中最大的體會是，行政辦公室文秘工作者是一個奉獻(xiàn)大于索取、工作不出政績的崗位，可謂“好漢子”不想干，“賴漢子”干不了，選擇文秘工作必須要有樂于吃苦、不怕受累、甘于寂寞的奉獻(xiàn)精神。探討做好行政辦公室文秘工作的思路和方法，就是要更好地找出行政辦公室文秘工作的規(guī)律，提高行政文秘工作的效率，使文秘工作更好地為行政發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[2]張朝陽.略論行政辦公室主任的知識結(jié)構(gòu)[J].管理觀察，2014（18）.

（作者單位：江蘇省東?？h人大辦公室）