淺談文書檔案管理的特點(diǎn)與創(chuàng)新策略

魏麗麗

摘 要：文書檔案管理在各個社會機(jī)構(gòu)、單位的業(yè)務(wù)范疇中占據(jù)著重要的地位。最近幾年來，隨著我國科學(xué)技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅速發(fā)展，在這樣的社會、經(jīng)濟(jì)背景下，文書檔案管理又呈現(xiàn)出嶄新的特點(diǎn)，但是在管理技術(shù)快速發(fā)展的同時又面臨著新一輪的挑戰(zhàn)。如果要讓文書檔案管理的工作效率得到大步提升，就需要及時更新和創(chuàng)新文書檔案管理的策略。論文首先敘述了文書檔案管理的特點(diǎn)，通過特點(diǎn)的闡述又全面分析和探究了文書檔案管理中現(xiàn)存的問題，最后根據(jù)問題進(jìn)一步提出了對于文書檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新的建議及策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；文書檔案；策略；創(chuàng)新。

引言：文書檔案有著一定的客觀性特征，可以通過機(jī)構(gòu)、單位的發(fā)展歷程反映出來科學(xué)決策、問題解決、研究探索、生產(chǎn)經(jīng)營、加強(qiáng)管理等方面的成效。文書檔案管理在整個檔案管理領(lǐng)域中扮演著重要的角色，它是一種有著服務(wù)性、技術(shù)性和政治性等特點(diǎn)的檔案管理工作。在社會發(fā)展的新時期，政治、經(jīng)濟(jì)、社會背景等都發(fā)生了巨大的變化，因此，建立、健全既完整又準(zhǔn)確的檔案管理系統(tǒng)以及及時搜集、整理和保管好檔案，是整個社會向前發(fā)展的必然要求。所以，應(yīng)當(dāng)深入探究文書檔案管理的特點(diǎn)，通過特點(diǎn)提出創(chuàng)新性的建議和策略。

1.文書檔案管理的特點(diǎn)

1.1綜合性

檔案管理一般都需要通過機(jī)構(gòu)、單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)進(jìn)行綜合管理。以檔案的分類來看，檔案主要囊括了：人事基礎(chǔ)信息檔案、黨務(wù)工作檔案、物資設(shè)備檔案、基礎(chǔ)建設(shè)檔案以及科學(xué)技術(shù)研究檔案等。以檔案的溯源分類來講，主要包括了：上級部門下發(fā)的文件，以及企業(yè)、事業(yè)單位制定的政策性、規(guī)章性、業(yè)務(wù)性、章程性和指導(dǎo)性類文件。

1.2專業(yè)性

在現(xiàn)實(shí)工作中所構(gòu)成的文書檔案，能夠反映工作的整體情況。所以，文書檔案的內(nèi)容有著一定程度上的專業(yè)性特點(diǎn)。例如，企業(yè)、事業(yè)單位撰寫的長遠(yuǎn)發(fā)展計(jì)劃，以及關(guān)于業(yè)務(wù)的拓展等內(nèi)容，都有著比較強(qiáng)的專業(yè)性。

1.3保密性

文書檔案的管理的主要目的是給機(jī)構(gòu)、單位的一些工作提供幫助與指導(dǎo)。所以，文書檔案通常都是只提供給機(jī)構(gòu)、單位的內(nèi)部人員查看和使用，它的對外開放程度比較低，有著很強(qiáng)的保密性特點(diǎn)和專業(yè)性。

1.4階段性

在如今的組織結(jié)構(gòu)中，機(jī)構(gòu)、單位的行政管理部門相對較多，這就造成文書檔案的內(nèi)容和時間段比較松散、不連貫，因此，為了保持文書檔案的連貫性和完整性，各個機(jī)構(gòu)和單位對于文書的管理周期通常是半年或者一年。

2.文書檔案管理中存在的問題

首先，文書檔案的管理制度不健全、不完整。根據(jù)資料調(diào)查顯示，當(dāng)今很多機(jī)構(gòu)及單位的文書管理多少都有著不規(guī)范的地方。例如，不科學(xué)地設(shè)置文書檔案目錄，還有文書檔案編號編列不太準(zhǔn)確等。部分單位甚至還在使用老舊、傳統(tǒng)的文書管理模式，而沒有根據(jù)時代的發(fā)展變化及時改變管理模式，從而造成文書檔案的管理制度無序混亂、不嚴(yán)謹(jǐn)?！?】因此，文書檔案難以發(fā)揮其作用。

另外，文書檔案檢索效率比較低。如今，我國的文書檔案檢索方式主要分為手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索兩種方法。并且根據(jù)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多機(jī)構(gòu)、單位仍然將手工檢索作為主要方式，而手工檢索的效率相對計(jì)算機(jī)檢索就比較低，不得不浪費(fèi)掉大量的時間。隨著機(jī)構(gòu)、單位的發(fā)展，相應(yīng)的文書檔案的數(shù)量也在不斷增加、內(nèi)容也在不斷地豐富。因此，機(jī)構(gòu)、單位必須及時豐富和創(chuàng)新檢索方式，讓檢索效率逐步得到提高，這樣才可以滿足時代發(fā)展的要求。所以，這就需要文書檔案的管理人員在工作時必須合理地運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索，讓檢索的內(nèi)容的準(zhǔn)確性得到快速提升，這樣也能夠縮短檢索的時間。

最后，文書檔案的管理人員的素質(zhì)還需要提高。如今，有些單位為了降低運(yùn)營成本，在文書檔案管理的人員工作模式中使用兼職的方式，招聘一些不具有專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平能力低的人員管理文書檔案。例如，讓辦公室的秘書負(fù)責(zé)文書檔案的管理，然而秘書的工作內(nèi)容本來就紛繁蕪雜，要能專注于文書檔案管理是很難的。所以這樣必定會讓文書檔案管理的質(zhì)量受到嚴(yán)重的影響。因此，機(jī)構(gòu)或者單位必須招聘具有專業(yè)素質(zhì)涵養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力水平高的專門人員來負(fù)責(zé)文書檔案的管理工作。

3.文書檔案管理創(chuàng)新策略

3.1提高文書檔案管理人員素質(zhì)

文書檔案管理人員的素質(zhì)對于機(jī)構(gòu)、單位的文書檔案管理效率有著直接的影響。因此，應(yīng)該建立、健全較為完善的專門文書檔案管理制度，并且讓負(fù)責(zé)文書檔案管理的相關(guān)人員定期參加課程培訓(xùn)，在課程培訓(xùn)結(jié)束后，還應(yīng)該組織相關(guān)考核方式，并通過參考考核結(jié)果來制定相應(yīng)的獎勵和懲罰制度，對于考核中得到優(yōu)秀的人員應(yīng)當(dāng)給予相應(yīng)的獎勵或者職位晉升機(jī)會，另外，對于考核中表現(xiàn)不好的人員則應(yīng)該給予批評或者相應(yīng)的懲罰，從而從側(cè)面激勵文書檔案管理人員積極、自覺地參加課程培訓(xùn)，熟練地掌握最新的文書檔案管理知識和學(xué)習(xí)管理技能，讓自己的專業(yè)素質(zhì)得到提高。

3.2制定健全的文書檔案管理制度

文書檔案管理制度是規(guī)范文書檔案管理行為的基本準(zhǔn)則，它也是讓機(jī)構(gòu)、單位的文書檔案管理工作能夠順利推進(jìn)得到保證的基礎(chǔ)。所以，機(jī)構(gòu)、單位應(yīng)該結(jié)合自己的實(shí)際情況，可以通過對傳統(tǒng)的檔案管理制度中的排列、銷毀、借出、鑒定、分類、收集和整理等流程進(jìn)行一定程度的改變和創(chuàng)新，及時更新和創(chuàng)新文書檔案的管理制度，從而制定出順應(yīng)時代發(fā)展需求以及符合自身實(shí)際情況的文書檔案管理制度?！?】改變和創(chuàng)新文書檔案得管理制度，不僅對于提升機(jī)構(gòu)、單位的檔案管理工作的規(guī)范性有所幫助，而且還能夠讓文書檔案管理工作中的各個流程都能夠更加地規(guī)范化、一致化和標(biāo)準(zhǔn)化。讓文書檔案的管理工作的完整性和效率性得到提高，從而為機(jī)構(gòu)、單位檢索和儲存文書檔案提供更大的幫助，最終可以讓單位整體的工作效率得到大步提升。

另外，應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新文書檔案管理手段。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和移動通信的迅速發(fā)展，我國快速地進(jìn)入到信息網(wǎng)絡(luò)時代，這對于文書檔案的管理有重大的推動作用。然而在另一方面看來，文書檔案的管理也迎來了嶄新的挑戰(zhàn)。一般的人工管理文書的方式已經(jīng)很難滿足信息網(wǎng)絡(luò)時代和機(jī)構(gòu)、單位業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。因此，必須要及時地改變和創(chuàng)新文書檔案的管理方式。首先，應(yīng)該自發(fā)地認(rèn)識到文書檔案計(jì)算機(jī)自動化管理的必要性，合理地使用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高文書檔案管理的安全性、整體性、保密性。改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法，將其轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)信息管理的方式，并且對每一份文書檔案進(jìn)行整理和編號，然后進(jìn)行安全防火墻設(shè)置。這樣不僅對增強(qiáng)文書檔案內(nèi)容的安全性、保密性有著重要作用，另一方面也對能夠及時使用檔案內(nèi)容有著輔助作用。另外，還可以通過使用二維碼、條形碼等載體檢索和錄入內(nèi)容。【3】這樣能夠使文書檔案內(nèi)容的應(yīng)用性得到有效提升，而且還能夠使文書檔案管理的工作效率得到提升。

結(jié)束語：總而言之，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅速發(fā)展的環(huán)境下，如今的機(jī)構(gòu)、單位文書的管理，應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的重要性，根據(jù)實(shí)際情況構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)新型管理方式，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)讓文書檔案管理的效率得到有效提升；另外，還應(yīng)當(dāng)提升文書檔案管理相關(guān)人員的職業(yè)素養(yǎng)，讓其對管理內(nèi)容具備應(yīng)有的職業(yè)知識；最后，機(jī)構(gòu)、單位的相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)建立、健全文書檔案管理的機(jī)制、體系，讓文書檔案的管理有理可依、有跡可循。

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（作者單位：淄博市太河水庫管理局）