醫(yī)院照片檔案管理存在的問題與對策

彭雪琴

摘 要：照片檔案是醫(yī)院綜合檔案中一個重要的組成部分，它作為歷史的真實記錄，對醫(yī)院的建設發(fā)展、科學研究、宣傳教育等都有其他檔案不可替代的重要作用。數(shù)碼時代的來臨，數(shù)碼照片日益增多，醫(yī)院照片檔案管理中存在的問題亟待從制度建設方面、組織管理體系等方面予以解決。

關鍵詞：醫(yī)院照片檔案；問題與對策

照片檔案是醫(yī)院綜合檔案中一個重要的組成部分，它作為歷史的真實記錄，對醫(yī)院的建設發(fā)展、科學研究、宣傳教育等都有其他檔案不可替代的重要作用。照片檔案因其外在形式與實質內容都有別于其他檔案，所以對其管理的要求也不同于其他檔案。以筆者所在醫(yī)院為例，隨著近年來數(shù)碼照片量的增多，照片檔案收集和管理中存在問題越來越凸顯，解決的迫切性也日益嚴峻。

一、醫(yī)院照片檔案管理的現(xiàn)狀

（一）搜集不齊全，造成從源頭上缺失照片。照片檔案搜集不齊全一是體現(xiàn)在某項活動生成的照片不成系列，造成活動組照有欠缺。如重大集體活動時，有主席臺的整體照片，卻沒有每個領導人講話的個人照片；有大會場的照片，卻沒有參會人尤其是某些有特殊身份參會人的特寫照片，或該有合影的活動，卻沒有收集到合影照。二是醫(yī)院某些活動或項目遺漏了拍照環(huán)節(jié)。如病房里經常有病人送錦旗的感人場面，醫(yī)務人員在接受錦旗時往往顧不上拍照留念，導致感動瞬間留下了遺憾；或是缺少一些特殊罕見病例在疾病的初期、病程中、手術過程中或治愈后形成反差對比的照片。醫(yī)院很多活動或病例都是唯一性的，而原始照片的缺失就將造成永久的不可彌補的遺憾。

（二）移交或整理不及時，造成照片檔案的信息不全或產生誤差。照片形成后，拍攝者因種種原因可能不會及時向檔案室移交，或移交照片數(shù)量有限，導致照片檔案收集不全或照片反映的相關活動信息不全面。另外照片移交后，檔案管理人員不能及時對照片進行歸檔整理，導致大量的照片積壓，經時累月后，與照片相關的時間、地點、人物、背景等記錄信息就會出現(xiàn)誤差，造成照片的文字說明信息不準確，使將來照片檔案的開發(fā)利用大打折扣[1]。

（三）日常管理不規(guī)范，造成照片檔案不成體系。國家檔案局分別于2002年和2014年出臺了《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）和《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T 50—2014）。前者主要針對傳統(tǒng)的感光材料為載體的紙質照片，后者則針對的是數(shù)碼照片。盡管國家有專門的管理規(guī)范出臺，但是目前的檔案管理人員并不能嚴格按照規(guī)范進行日常管理，有些對保管期限判斷不準確，不分主次輕重全部按永久類保管，無形中增加了管理負擔和儲存空間壓力；有些著錄的信息書寫不全；有些從計算機倒入到存儲設備時做不到一式叁套，有時只有一套或兩套，而對存儲材料的抽樣機讀檢驗更做不到兩年或四年一次，對存儲在磁性載體上的數(shù)碼照片檔案也做不到每4年轉存一次。

二、醫(yī)院照片檔案管理存在問題的原因分析

通常，從照片的生成到照片的歸檔，要經歷多個環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)中所涉及人員的業(yè)務素質、技術水平、檔案管理意識等都對照片檔案的形成與管理產生較大的影響。另外，所在單位管理者的檔案管理理念、為檔案存儲提供的人財物支持等也對照片檔案管理的成效產生重大影響。

（一）缺乏檔案管理意識。檔案管理意識的缺乏首先體現(xiàn)在單位領導者或管理者，由于檔案管理的社會效益明顯大于經濟效益，遠期效益大于近期效益，而社會效益往往體現(xiàn)在無形中，遠期效益又在短期內遙不可及，所以檔案管理很少被醫(yī)院領導者或管理者重視，更不用說被納入醫(yī)院建設發(fā)展規(guī)劃中。不被納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃，當然也就不會有醫(yī)院的頂層設計，不會有專門的資金支持，進入不了醫(yī)院的主流業(yè)務范圍。

（二）缺乏專業(yè)人員隊伍。檔案管理意識的缺乏必然導致人力資源的供給不足，很多醫(yī)院的檔案管理人員要么是兼職的，即便有專職人員也可能是個別的從護理或其他崗位轉崗而來，臨近退休的老同志，這些人員無論從知識結構、管理意識和工作熱情來講，都完全不能滿足檔案管理的需要。

（三）缺乏溝通協(xié)作。目前，很多醫(yī)院配備有專門的攝影人員，照相器材也是一流的先進的數(shù)碼設備，但是，拍攝者與照片需求者可能缺乏溝通，所拍攝的照片不能完全滿足使用者的需要；另外，拍攝者與照片檔案管理者之間也缺乏溝通，造成該移交存檔的照片沒有及時移交存檔，這就是照片從源頭上缺失的原因所在。

（四）缺乏管理規(guī)范性。最新的數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范出臺于2014年，在此之前的數(shù)碼照片檔案歸檔和管理工作沒有權威的標準，檔案管理人員只能憑工作經驗隨意處置[2]。即便是《規(guī)范》出臺以后，各單位也不盡然能及時組織人員學習培訓，并嚴格按《規(guī)范》進行管理。

三、對策

（一）健全管理機構，提供組織保障。醫(yī)院要設立綜合檔案室，安排專門區(qū)域作為檔案管理辦公室、閱檔室和檔案庫房。在院務部配備檔案管理專職人員，同時在黨群部、器械部、采購部、信息部、統(tǒng)計室等生成檔案較多的部門設立兼職檔案管理員，由此組建一支檔案管理專兼職人員并行的隊伍，為檔案管理提供組織保障。另外，為擴大照片檔案的來源途徑，可在院內培養(yǎng)一支業(yè)余攝影隊伍，這些業(yè)余攝影人員來自于醫(yī)院各個部門和崗位，日?？梢噪S手抓拍工作中的場景，可不斷為檔案室輸送來自醫(yī)院各戰(zhàn)線的鮮活照片，豐富照片檔案室藏。

（二）加強學習培訓，提高管理意識和業(yè)務水平。一是加強檔案法的學習培訓。通過學習培訓，增強醫(yī)院干部、職工的檔案意識，特別是領導干部的檔案管理意識。領導重視是提高檔案管理水平的前提，要把檔案管理納入領導的重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內容來抓，與醫(yī)院業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領導、管理者和職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作。二是要加強照片檔案管理人員的業(yè)務培訓。照片檔案管理人員有必要了解攝影理論與技巧，同時將接收照片的關口前移，多關注醫(yī)院的重大活動和重大事務進展情況，從源頭上把住照片檔案的數(shù)量和質量關，確保接收移交照片時，不遺漏、不缺失。同時要學習掌握照片檔案管理規(guī)范，熟悉工作流程和技術要求，以全面適應照片檔案管理工作的需要。

（三）健全工作制度，規(guī)范檔案管理運行。要建立照片檔案的收集、移交、保管和銷毀等系列制度，從照片檔案的收集、移交、整理、著錄、保管、銷毀等環(huán)節(jié)上，明確照片檔案的工作要求、流程及技術規(guī)范，并將責任歸口到相應科室，工作落實到具體人員，形成統(tǒng)一完善的照片檔案管理體系。

（四）鼓勵開發(fā)利用，發(fā)揮照片檔案的價值。照片檔案資源的開發(fā)利用是照片檔案管理的主要目的，通過照片檔案深層次開發(fā)，提高照片檔案的使用價值，為醫(yī)院業(yè)務發(fā)展及醫(yī)院管理服務。照片檔案管理人員要樹立服務意識，使照片檔案為醫(yī)院管理、臨床醫(yī)療、教學科研等工作提供服務。積極開展編院史修院志、畫冊制作、圖片展覽等多種形式的編研活動，吸引醫(yī)院領導和職工對照片檔案的關注，同時對患者和社會各界良好地展示醫(yī)院形象，提高醫(yī)院的知名度和美譽度，充分發(fā)揮照片檔案社會效益。

隨著信息技術的快速發(fā)展，各種信息量的飛速增多，人們已經不自覺地進入了讀圖時代，看文字不如看圖片更省時省力、便捷有效，所以照片檔案作為重要的檔案信息資源，越來越體現(xiàn)它的價值存在。作為醫(yī)院管理者，要充分認識到照片檔案對醫(yī)院建設與發(fā)展的重要意義，從人力、物力、財力等各方面給予支持，進一步促進照片檔案的規(guī)范管理。

參考文獻：

[1] 孫小勇. 聲像檔案的管理和應用. 數(shù)字與縮微影像，2017，1：2.

[2] 溫爽.事業(yè)單位數(shù)碼照片檔案管理對策研究.內蒙古科技與經濟，2016，10：19.