PDCA循環(huán)在門診電子病歷系統(tǒng)上線中的應用

沈亭婷 徐所鳳 董影影 喬雅莉

摘 要：本文主要介紹我院為加快門診電子病歷系統(tǒng)的上線進度，在系統(tǒng)上線中應用經典的戴明環(huán)管理方法。PDCA循環(huán)的實施，確保了系統(tǒng)上線的進度，增強了院內各科室間的溝通與協(xié)調，提高了門診電子病歷的使用率。

關鍵詞：PDCA循環(huán)；門診電子病歷；醫(yī)院信息系統(tǒng)

中圖分類號：R197.324 文獻標識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1006-1959.2018.13.010

文章編號：1006-1959（2018）13-0034-02

Abstract：This article mainly introduces the hospital's on-line progress to speed up the outpatient electronic medical record system，and applies the classic Deming ring management method in the system.The implementation of the PDCA cycle ensures the progress of the system on-line，enhances communication and coordination among departments within the hospital，and improves the use rate of outpatient electronic medical records.

Key words：PDCA cycle；Outpatient electronic medical record；Hospital information system

PDCA循環(huán)是美國質量管理專家戴明博士首先提出的，所以又稱戴明環(huán)。PDCA循環(huán)的含義是將質量管理分為四個階段，即計劃（plan）、執(zhí)行（do）、檢查（check）、處理（action）[1]。PDCA循環(huán)不僅在質量管理體系中運用，也適用于一切循序漸進的管理工作。門診電子病歷系統(tǒng)不僅提高了病歷書寫的規(guī)范性與準確率，保障了用藥安全，還提升了醫(yī)生的工作效率，縮短了患者的就診時間，融洽了醫(yī)患關系，保障了患者就診信息的安全性，確保了患者的持續(xù)治療，實現(xiàn)了醫(yī)療數(shù)據(jù)的永久性和連續(xù)性。為使我院門診電子病歷系統(tǒng)順利上線實施，自2016年5月在我院系統(tǒng)上線中開始實施PDCA循環(huán)管理，并通過四個階段的不斷循環(huán)實現(xiàn)系統(tǒng)上線及功能完善。

1 計劃（P）

1.1系統(tǒng)上線存在問題調研 2016年5月著手系統(tǒng)上線，信息科多次組織召開了相關科室協(xié)調會，通過對會議內容及會議結果進行梳理，發(fā)現(xiàn)目前系統(tǒng)上線主要存在以下問題：①HIS系統(tǒng)中門診醫(yī)生站程序需完善：○a修改、新增相關病歷內容的字段；○b考慮方便醫(yī)生使用，設計規(guī)范便捷的病歷模板；○c門診電子病歷與病歷自助打印需開發(fā)接口。②門診病歷打印的具體格式及病歷紙張大小未能確定。③從管理角度出發(fā)，為保證門診病歷的規(guī)范性，需重新梳理合理的就醫(yī)流程。④系統(tǒng)上線無相關考核機制干預，醫(yī)生參與積極性不夠。

1.2組織成立QC小組 針對系統(tǒng)上線存在問題所涉及到的相關科室，我院成立了由分管院長、醫(yī)務處、門診部及信息科等相關人員組成的QC（quality control circle）小組。分管院長主持工作，負責協(xié)調督導；醫(yī)務處負責臨床組織協(xié)調及病歷質控；門診部負責門診就診流程協(xié)調及控制；信息科負責系統(tǒng)建設、維護及培訓工作。

1.3原因分析 門診電子病歷系統(tǒng)推進不暢，QC小組多次召開會議分析原因：①門診醫(yī)生站原有的病歷書寫畫面已不能滿足需求，操作繁瑣且無病歷模板維護、引用等系列功能。②信息科與醫(yī)務處多次會議協(xié)調，最終不能完全確定紙張大小及病歷格式，導致接口開發(fā)有阻礙。③管理科室未按實際情況串連就診流程，思考流程是否會有變動。④醫(yī)生習慣手寫病歷。⑤相關科室責任意識不強。見圖1。

1.4確定目標及對策 程序不完善及病歷格式、紙張大小不能確定是系統(tǒng)上線主要阻力之一，信息科針對以上問題列出明確目標，制定相應對策：與分管院長、醫(yī)務處開會討論確定病歷格式及紙張大小問題，同時由醫(yī)務處負責組織到外院考察學習。信息科負責與HIS廠商溝通協(xié)調，督促程序完善進度。

1.5制定計劃及實施方案 按預定計劃，分階段實施，制定系統(tǒng)上線甘特圖（圖2）。

2實施階段（D）

2.1 組織協(xié)調會、明確相關科室工作任務 由醫(yī)務處組織、信息科全力配合，集中門診部、臨床科室進行會議討論，主要目的是分析系統(tǒng)上線存在的問題及解決方案，并記錄如下：①由醫(yī)務處盡快確定病歷打印樣式及紙張大小。②信息科與HIS工程師對接，完善HIS功能（特別是模板維護及調用），根據(jù)醫(yī)務處病歷樣式及時調整相關病歷錄入界面。③由醫(yī)務處協(xié)調動員醫(yī)務人員整理個人模板信息，科室模板由各科按病種定人維護。④由門診部及信息科結合電子病歷系統(tǒng)，重新串聯(lián)門診就診流程，以防病歷打印存在漏洞及問題。

2.2培訓推廣 培訓由醫(yī)務人員培訓和門診導醫(yī)培訓兩部分組成。醫(yī)務人員培訓部分由醫(yī)務處組織，通知涉及到門診醫(yī)生工作站的全體醫(yī)務人員到達培訓現(xiàn)場，由信息科分批次進行了門診電子病歷系統(tǒng)應用培訓，并將此項培訓工作納入了月度考核。門診導醫(yī)培訓則由門診部組織通知門急診全體導醫(yī)人員參加培訓，信息科人員現(xiàn)場講解有關自助設備的日常維護操作及注意事項。

2.3病歷片語、模板基礎數(shù)據(jù)錄入 在醫(yī)務處的督促、信息科的指導下，全院醫(yī)務人員加緊病歷模板維護的步伐，結合科室力量集中進行模板維護。在維護過程中，出現(xiàn)相關系統(tǒng)問題及時聯(lián)系信息科人員，涉及到程序完善的問題由信息科聯(lián)系HIS工程師現(xiàn)場解決。

3 檢查階段（C）

3.1培訓后各科室使用意見處理 經過四次系統(tǒng)操作培訓，信息科積極搜集臨床使用科室的意見及建議，并與醫(yī)務處會議協(xié)商共同探討解決方案，由信息科整理修改需求后與HIS、旭雅雙方工程師共同對接解決，其中包括系統(tǒng)界面處理、系統(tǒng)功能完善、門診病歷樣式調整等系列問題。

3.2 各科室使用情況監(jiān)測 門診電子病歷系統(tǒng)試運行期間，系統(tǒng)運行狀況方面由信息科每日至臨床科室搜集并匯總問題，積極與工程師對接問題并修改；病歷質控方面由醫(yī)務處對系統(tǒng)內門診電子病歷進行病歷質量監(jiān)控及使用率的監(jiān)測，發(fā)現(xiàn)問題及時與信息科及臨床科室進行溝通協(xié)調。

4處理階段（A）

門診電子病歷系統(tǒng)正式上線運行后，經一段時間的系統(tǒng)維護及質控督導，針對目前門診電子病歷質控方面存在的問題，將提出下一步整改計劃計劃。如按相關科室需求完善質控報表及功能；定期聽取使用科室的需求及建議，以便更好的為臨床科室服務，促進門診電子病歷系統(tǒng)功能更加完善。

5 應用效果

系統(tǒng)于2016年10月正式運行，目前全院門診病歷書寫質量大大提高。在多方溝通協(xié)調及共同努力下，門診電子病歷系統(tǒng)在臨床科室中的使用率已超85.52%。該系統(tǒng)上線不僅優(yōu)化就診流程，告別了紙質病歷，逐步建立完整患者電子信息，提升了醫(yī)院的服務能力，將我院信息化建設推向一個新臺階。

6 總結

門診病歷是醫(yī)師臨床經驗、專業(yè)水平、態(tài)度等方面的綜合體現(xiàn)[2]。在門診電子病歷系統(tǒng)上線中應用PDCA循環(huán)模式，主要目標在于提高系統(tǒng)上線進度，確保病歷書寫質量，提高病患滿意度。在PDCA循環(huán)計劃制定前，需要進行廣泛深入的調查研究，充分參考患者和醫(yī)護人員的需求，從而確保PDCA循環(huán)目標的有效達成[3]。PDCA 循環(huán)管理法在門診電子病歷系統(tǒng)上線中的應用效果顯著，不僅能夠明顯提升系統(tǒng)上線效率，優(yōu)化系統(tǒng)整體流程，還能提升醫(yī)院信息化管理水平，提高患者滿意度。

參考文獻：

[1]崔國通，卓瑩，陳秋萍.PDCA在門急診藥房管理中的應用[J].海峽藥學，2017，29（5）：268-270.

[2]解凌云，李成玉.PDCA 循環(huán)在門診醫(yī)療質量管理中的應用探討[J].基層醫(yī)學論壇，2017，21（1）：96-97.

[3]鄧彰恂.基于PDCA循環(huán)的醫(yī)療質量管理效果分析[J].臨床醫(yī)學研究與實踐，2017，2（5）：128-129.

收稿日期：2017-12-12；修回日期：2017-12-27

編輯/王朵梅