超發(fā)貨單銷售在用友ERP中的業(yè)務(wù)處理

□（鄭州升達(dá)經(jīng)貿(mào)管理學(xué)院河南鄭州451191）

銷售是企業(yè)取得生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成果的必經(jīng)過(guò)程，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的中心。用友ERP-U8 系統(tǒng)支持普通銷售、委托代銷、分期收款、直運(yùn)業(yè)務(wù)、零售等業(yè)務(wù)類型，以及銷售退貨等逆向業(yè)務(wù)。普通銷售根據(jù)“發(fā)貨———開票”的先后處理順序可以分為先發(fā)貨后開票業(yè)務(wù)和開票直接發(fā)貨業(yè)務(wù)，而企業(yè)95%以上的常規(guī)業(yè)務(wù)基本上都采用“先發(fā)貨，后收款”的賒銷業(yè)務(wù)模式。本文以普通銷售業(yè)務(wù)為切入點(diǎn)，結(jié)合案例，重點(diǎn)分析用友ERP-U8 V10.1 超發(fā)貨單出庫(kù)業(yè)務(wù)的操作流程及注意事項(xiàng)。

一、用友ERP-U8 V10.1超發(fā)貨單出庫(kù)業(yè)務(wù)流程

超發(fā)貨單出庫(kù)業(yè)務(wù)是普通采購(gòu)業(yè)務(wù)中的特例之一，即發(fā)貨單上的數(shù)量小于出庫(kù)單上的數(shù)量的銷售業(yè)務(wù)。本文以亮康眼鏡公司為例進(jìn)行分析。2018年6月20日，銷售批發(fā)部員工夏于與光明公司簽訂銷售合同，出售男士高端太陽(yáng)鏡60副，無(wú)稅單價(jià)420元，增值稅稅率為16%，且當(dāng)日發(fā)貨。開具發(fā)票時(shí)，客戶要求再多買2副，財(cái)務(wù)部門根據(jù)客戶要求開具了62副男士高端太陽(yáng)鏡的增值稅專用發(fā)票一張，而后客戶從大運(yùn)倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)出62副男士高端太陽(yáng)鏡。業(yè)務(wù)部門將銷售發(fā)票交給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門結(jié)轉(zhuǎn)此業(yè)務(wù)的收入及成本。然而發(fā)貨單上的數(shù)量是60副，銷售發(fā)票和銷售出庫(kù)單上的數(shù)量均是62副。由于發(fā)貨單上的數(shù)量與銷售出庫(kù)單上的數(shù)量不相等，所以此業(yè)務(wù)中的銷售出庫(kù)單不能根據(jù)審核后的發(fā)貨單或復(fù)核后的發(fā)票自動(dòng)生成。在用友ERP-U8 V10.1軟件中的操作步驟如下：

（一）取消“銷售生成出庫(kù)單”

在企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)的“業(yè)務(wù)工作”選項(xiàng)卡中，執(zhí)行“供應(yīng)鏈→銷售管理→設(shè)置→銷售選項(xiàng)”命令，取消“銷售生成出庫(kù)單”選項(xiàng)。

（二）銷售部門員工與光明公司簽訂銷售合同，填寫并審核銷售訂單

在企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)的“業(yè)務(wù)工作”選項(xiàng)卡中，執(zhí)行“供應(yīng)鏈→銷售管理→銷售訂貨→銷售訂單”操作，在銷售訂單頁(yè)面，執(zhí)行“增加→填寫信息→保存→審核”操作。如果在操作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)存貨編碼中沒(méi)有男士高端太陽(yáng)鏡，那么原因一般出在存貨檔案屬性選擇上。銷售訂單如圖1所示。

圖1 銷售訂單

圖2 發(fā)貨單

（三）銷售部門參照銷售訂單填制并審核發(fā)貨單

在企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)的“業(yè)務(wù)工作”選項(xiàng)卡中，執(zhí)行“供應(yīng)鏈→銷售管理→銷售發(fā)貨→發(fā)貨單”操作，在發(fā)貨單頁(yè)面，執(zhí)行“增加→生單（參照訂單）→保存→審核”操作。發(fā)貨單如上頁(yè)圖2所示。

（四）填寫并復(fù)核銷售專用發(fā)票

在企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)的“業(yè)務(wù)工作”選項(xiàng)卡中，執(zhí)行“供應(yīng)鏈→銷售管理→銷售開票→銷售專用發(fā)票”命令，在銷售發(fā)票頁(yè)面，執(zhí)行“增加→生單（參照發(fā)貨單）→修改表體數(shù)量為62副→保存→復(fù)核”操作。在此項(xiàng)操作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)單據(jù)無(wú)法保存，彈出 “發(fā)票上貨物的累計(jì)開票數(shù)量已大于發(fā)貨數(shù)量！”的對(duì)話框。結(jié)合圖1，可以看出發(fā)票上的存貨數(shù)量（62副）大于發(fā)貨單上的存貨數(shù)量（60副），要解決此問(wèn)題，需要在銷售選項(xiàng)中進(jìn)行設(shè)置，執(zhí)行 “銷售管理→設(shè)置→銷售選項(xiàng)”操作，勾選“允許超發(fā)貨量開票”選項(xiàng)。

（五）銷售部門通知倉(cāng)管部門發(fā)貨，倉(cāng)管部門審核出庫(kù)單

在企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)的“業(yè)務(wù)工作”選項(xiàng)卡中，執(zhí)行“供應(yīng)鏈→庫(kù)存管理→出庫(kù)業(yè)務(wù)→銷售出庫(kù)單”命令，在出庫(kù)單頁(yè)面，執(zhí)行 “生單（銷售生單）→修改表體數(shù)量為62副→保存→審核”操作。在銷售生單頁(yè)面，勾選右上角的“根據(jù)累計(jì)出庫(kù)數(shù)更新發(fā)貨單”選項(xiàng)，此項(xiàng)操作可在出庫(kù)單保存后同時(shí)更新發(fā)貨單上的存貨數(shù)量。但是，銷售出庫(kù)單仍然無(wú)法保存，彈出如圖3所示對(duì)話框。

圖3 出庫(kù)單數(shù)量問(wèn)題

1.在庫(kù)存系統(tǒng)勾選“允許超發(fā)貨單出庫(kù)”選項(xiàng)。從圖3中可以看出，出庫(kù)單若想保存成功，需要允許系統(tǒng)超數(shù)量出庫(kù)。故在庫(kù)存系統(tǒng)設(shè)置中勾選“允許超發(fā)貨單出庫(kù)”選項(xiàng)。但是修改后依然出現(xiàn)圖3問(wèn)題。

2.在存貨檔案設(shè)置“出庫(kù)超額上限”為5%。問(wèn)題中提示“［00001］是否序列號(hào)管理？”說(shuō)明應(yīng)該到存貨檔案中去尋找答案，修改存貨檔案并設(shè)置超額出庫(kù)上限為5%。但是，通過(guò)上述設(shè)置后依然不能保存出庫(kù)單，出現(xiàn)如圖4所示問(wèn)題。

圖4 出庫(kù)單問(wèn)題

圖5 存貨檔案

圖6 應(yīng)收憑證

圖7 結(jié)轉(zhuǎn)成本

3.在存貨檔案設(shè)置“發(fā)貨允超上限”為5%。從圖4可以看出，單據(jù)無(wú)法保存的原因出在存貨本身可發(fā)貨數(shù)量上，所以需要對(duì)存貨的發(fā)貨上限進(jìn)行設(shè)置。打開“存貨檔案→控制”選項(xiàng)卡，把“發(fā)貨允超上限”設(shè)置為5%，如圖5所示。修改完成后，保存銷售出庫(kù)單，同時(shí)，發(fā)貨單上的數(shù)量自動(dòng)更新為62副。

（六）根據(jù)復(fù)核過(guò)的銷售專用發(fā)票生成應(yīng)收憑證

1.審核發(fā)票。打開應(yīng)收管理系統(tǒng)，選擇“應(yīng)收單據(jù)處理→應(yīng)收單據(jù)審核→審核發(fā)票”。

2.應(yīng)收制單。打開應(yīng)收管理系統(tǒng)，雙擊 “制單處理”，選擇發(fā)票制單，生成并編輯銷售專用發(fā)票的應(yīng)收轉(zhuǎn)賬憑證，如第96頁(yè)圖6所示。

（七）結(jié)轉(zhuǎn)成本

1.銷售出庫(kù)記賬。打開存貨核算系統(tǒng)，依次單擊“業(yè)務(wù)核算→正常單據(jù)記賬”，選中本業(yè)務(wù)生成的銷售發(fā)票，然后單擊記賬。

2.生成憑證。打開存貨核算系統(tǒng)，依次單擊“財(cái)務(wù)核算→生成憑證”，單擊選擇按鈕，選擇銷售發(fā)票，生成轉(zhuǎn)賬憑證，如第96頁(yè)圖7所示。

二、總結(jié)

超發(fā)貨單銷售業(yè)務(wù)中的發(fā)貨單數(shù)量小于出庫(kù)單數(shù)量，從上述操作流程中可以看出，該業(yè)務(wù)的操作過(guò)程并不難，但需要系統(tǒng)設(shè)置的內(nèi)容較多，分別需要對(duì)銷售系統(tǒng)的發(fā)票、存貨系統(tǒng)的出庫(kù)單以及存貨檔案進(jìn)行設(shè)置，并且三者缺一不可。故超發(fā)貨單出庫(kù)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)重點(diǎn)在于各個(gè)模塊的設(shè)置。